第4章活动方式---QCC培训手册.doc

第四章 QCC的活动方式第一节 QCC的组成一 组圈当一个组织还不曾推行QCC时，组织应先成立QCC委员会及其下属的QCC事务局，先在全组织内进行统一的QCC策划，制订QCC推展案（QCC活动办法）（如果自身力量有限，可聘请顾问来辅导），然后在全组织内进行大规模的教育训练，当员工对QCC相当熟悉后，再依据年度活动计划表(见表5-1)，发布圈活动通告，新圈在此时进行组圈。当一个组织推行QCC已进行到成熟期时，每年QCC事务局依据年度活动计划表，如表5-1，发布圈活动通告，新圈得于此时进行组圈。表5-1某集团2002年度QCC活动计划序号工作项目2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月1成立QCC委员会及其下属的QCC事务局2新圈成立及登记3第一轮课题登记4第一轮QCC活动5第一轮各分公司、事业部成果发表6第二轮课题登记7第二轮QCC活动8第二轮各分公司、事业部成果发表9第三轮课题登记10第三轮QCC活动11第三轮各分公司、事业部成果发表12全集团成果发表13休整二新圈的组成1.新圈组建之原则指令性原则：l 在QCC导入期可使用行政手段，进行指令式组建品管圈。这样可推动QCC的活动；l 在需解决组织内重大问题或需跨部门协作才能完成课题时，要用行政指令来组建QCC。但是，当QCC活动在组织内推行很成熟的情况下，再用指令性原则，则不仅违背了员工自愿参与的原则，而且会导致种种弊端，阻碍QCC的发展。三“自愿“原则“自愿参加、自愿结合、自愿组建”，这是在QCC活动较成熟时期所遵循的原则。只有坚持三个“自愿”原则，才能提高QCC的内聚力，引发圈员的自动力，使QCC各圈自觉地开展卓有成效的活动，毕竟QCC是半官半民的组织，严格地说它应属于非正式的全员性组织，所以组建应遵循三自愿原则。相似性原则：同一场所、工作相似和工作互补的员工，主动相结合成为圈；基层性原则：依层级编制，由最基层相同单位的员工组成。2.新圈组建的方法新圈组建方法有三种：自上而下的组建根据组织当年的品质工作的难点和重点，有计划、有步骤地组建品管圈。上下结合的组建上级部门推荐课题和任务，与下属单位协商确认课题，员工自愿参与组建。自下而上的组建由组织基层员工根据组织的品质方针和品质目标，确定课题，自由组建。这三种方法，一般是随着QCC活动的成熟情况而从不自主到自主的过程。如下图：自下而上QCC活动成熟程度上下结合自上而下发展期初期成熟期图5-1 QCC发展过程图3.QCC的组建形式QCC组建形式有7种：（1）基层班组内组建主要以稳定工序品质、提高产品和服务品质，降低消耗、保证安全、加强班组建设、提高职工素质等为主要内容组建起来，并与行政班组的中心工作密切配合，促进班组各项任务的完成。（2） 跨班组组建要解决的产品或服务品质与多个班组有着密切的关系情况时组建。如提高汽车公司驾驶室的焊接品质，光靠一二个班组是不行的，就需要多个工序联合作战，才能解决驾驶室焊接品质。（3） 按流水装配线工位操作者组建如汽车装配线、电视机装配线、电脑装配线等。（4） 按专业工种组建如冲压工种、电工、钢筋工、钳工、电焊工、车工等。这样有利于专业技术管理的提高。（5） 三合一形式组建如汽车工业，它是以QCC圈长、行政组长和工会小组长为主体，以预防为主组成的“三合一”小组。（6） 以工作项目组建如以组织当年品质目标实现中的关键问题，以项目招标的形式，自愿组圈接标，组成项目圈。（7） 联合组建形式即在组织内成立中心圈，再分成若干中、小型圈。如某企业集团公司某事业群，进行了一个以提高IBM电脑主机壳成品率为主的QCC活动，成立了一个大型的圈。它共分三个层次：第一层次为最高领导层组建的圈，由集团主管品质的副总任圈长，分公司总经理、总工程师为辅导员，圈员由生产、技术、车间等部门主管组成；第二层次由有关业务课室、车间有关员工组成中间层品管圈；第三层次是由各基层单位组成的圈。全集团形成了一个有权威、高效、快速协调运转的品管圈群，以一定的时期解决一个企业最主要的问题。三 .圈名的产生圈名的起法可以依下面的原则来起：1.各圈员共同拟定圈之信念起圈名要结合本圈实际工作，由圈员共同拟定圈之信念。2.投票选圈名圈起名的程序是组圈以后的第一次圈会上，由圈员根据圈之信念各提出若干圈名，再由大家投票表决，得票最多者当选圈名，且不可由主管强制性地命名。圈名可多样化，如某公司各圈的圈名：垫圈（寓义：企划部是公司各项工作的辅助，是各项工作的铺垫，是公司一个零件，以机械中的零件“垫圈”来自称。），红苹果圈（这是台资厂一个以女员工为主的管制课所组建的一个圈，红苹果代表女孩子青春向上的意思。），弹性圈（这是一个以机械设计为主的研发课所组成的圈，“弹性”是机械中的一个物理概念，这样圈名既表示该圈与机械有关，又表示这个圈是永不屈服的。），还有如新浪圈、奋进圈、三色圈、烽火圈等等。四 圈长的产生圈长可由下列二种方式来产生：1.QCC活动初期亦可由基层主管担任。因为这时QCC知识还没有普及，基层员工还不太具备QCC知识，而基层主管是经过QCC培训的，故应先由基层主管担任。2在QCC活动进入成熟期时，圈长应由单位员工相互推选而产生。这时如果还让基层主管担任圈长，就不太好，因为QCC进入成熟期时，基层员工对QCC已相当熟悉，均可以担任圈长，而基层主管还有更繁重的任务，并且基层主管在圈员当中又有一定的威严，不利于圈内活泼的氛围，故这时应由圈员互选圈长。五 聘请辅导员1.圈活动初期可由主管担任辅导员。因为一个组织推行QCC，肯定先对主管级员工进行培训，那么这时的主管应会有相当的QCC知识，可担任辅导员一职。2.圈活动进行到成熟期，可聘请资深圈长或曾经拿到“辅导员训练课程”结业证书的员工担任辅导员；六选定课题1.课题的来源有三种：l 自选课题：针对自己所在单位目前最需解决的问题点来选择课题；l 指导性课题：由上级或辅导员进行指导、推荐的课题；l 指令性课题：由上级主管指令的课题。当组织内的圈是联合组成的圈时，这时的课题一般是指令性的圈，当组织认为需要解决某个问题时，会对某个圈发出指令性课题。2.如何进行自选课题：l 针对上级方针目标在本部门落实的关键点选题。如果不这样，也就失去了成立圈的意义。l 从现场或QCC本身存在的问题选题。自主地从现场或QCC本身存在的问题寻找问题，这是QCC的自主自发性的体现。l 从内外客户不满的问题中去选题。能从内外客户不满的地方找到问题并加以解决，这是组织建立QCC的最大期望。3.5M选题法5M是五个英文单词的每一个字母，5M选题法是说选题时应注意的五个要点。Manageable（ 力之所及）每个圈皆要量力而为，课题宜小不宜大，不宜冀想过大，只可逐步长级。Measurable （有效可测）并不需要一定是计量化，但至少要效果是可以衡量的。Moderate Duration （需时适中）每个主题不应需要过长时间处理，通常在一至三个月内便可完成。Management Appreciation（公司赏识） 选题时可考虑若果有成效，公司方面是否会表示赏识。Members Pride（ 圈以自豪） 圈员可问自己，假若完成此课题，是否会感到自豪。4.选题注意问题： l 课题名称应一目了然地看出要解决什么问题（不可抽象）；l 选题理由应注重目的和必要性七 确定目标确定活动目标和预计完成的日期。设定目标要掌握目标管理的SMART原则：Specific:目标要清晰明确，就是主题要明确；Measurable:目标要可衡量，就是要以数据作目标；Attainable:目标经过努力是可达成的，就是不要订做不到的目标；Relevant:订定的目标是团体与个人均需要的；Time Table:目标的达成、衡量是有时程的。设定活动目标的方法有：l 根据公司或部门方针及计划，考量圈目前的水准，由全体圈员自主的设立目标值；l 检讨目标达成的可能性，是否能力所及？是否有共同的方向？是否能在期限内达成？以作定案；l 目标尽可能数量化、具体明确化，考虑活动结束后能够评价，能够被肯定。例：错误率由5%降为1%。l 尽量以活用的统计方法来决定目标，如柏拉图、统计图、推移图等以使目标具有挑战性；l 不能收集数据时，就以文字叙述欲达成之目标。八 新圈的登记QCC事务局依据年度活动计划表，发布圈活动通告后，新旧圈得于此时进行活动登记，其程序如下：1. 由圈长向QCC事务局领取圈注册登记表（见表5-2）和课题登记表（见表5-3）；2. 撰写登记表后，经主管核准后，于指定日期内，向QCC事务局提出登记申请；3. 然后到所在部门进行备案。4. QCC事务局根据提交的注册登记表和课题登记表进行确认，认为可以登记的圈进行登记，不符合组织政策的不予登记；5. 到本部门分干事处或QCC事务局领取圈活动记录表（圈会记录）（见表5-4）；6. 圈的注册登记不是一劳永逸的，而是每年都要进行一次重新登记，以便确认该圈是否还存在，或有什么变动，对停止活动持续半年的圈应予以注销；7. 需要说明的是，圈的注册登记要每年进行一次，而圈的活动课题，则应每选定一个课题，在开展活动之前都要进行一次课题的注册登记，两者不可混淆。在圈注册登记时，如果上一年度的活动课题没有结束，还不能注册登记新课题时，则应向QCC事务局书面说明情况。注册编号：表5-2品管圈注册登记表圈名所属单位 课 组成立日期 年 月 日课长登记日期 年 月 日组长圈类型圈的人数圈长副圈长（可有可无）辅导员职位职位职位圈员序号姓名性别学历资位职位备注123456789101112131415本年度课题名称目标值主管单位意见：总干事收 年 月 日件备注表5-3品管圈课题登记表圈名及编号所属单位课 组课长组长圈长副圈长（可有可无）辅导员课题名称登记日期： 年 月 日计划完成日期： 年 月 日问题现状目标需要协助部门协助项目与内容主管签字： 年 月 日总干事：收 年 月 日件表5-4 圈会记录圈名及编号所属单位 课 组开 会 时 间开会地点辅 导 员圈 长主 席本次是第 次圈会本次进度： 主题选定 目标设定 计划拟定 现况把握解析 对策拟定 对策实施检讨效果确认标准化 检讨与改进 其它出席人员签名：缺席人员：出席率实到人数 *100%= % 应到人数主管指导评语：会议记录：一 本次讨论议题：123二 上次议决事项执行状况：公司主管： 单位主管： 辅导员： 圈长： 记录：三 本次议题讨论及决议（含工作分配）四 主席结论：五 辅导员讲评：下次圈会预定时间下次会议主 席下次会议记 录九 设计圈徽及圈旗圈徽和圈旗是一个圈的标志，圈应该认真对待。因为圈徽和圈旗就象一个国家的的国徽与国旗一样，是一个圈的象征，在组织内成果发表、国内成果发表、国际成果发表时都可以拿着她，所以一定要有圈徽与圈旗。圈徽及圈旗的设计，可以以下列二原则来进行：l 以圈之信念设计圈徽，圈徽之图案宜简单易懂；l 圈旗以三角形为主，其上应有圈名和圈徽。多以红色为主，也可根据圈自身情况进行颜色设计。下图是一个台资公司企划课组成的垫圈的圈旗：垫圈图5-2十 设计圈歌圈歌就象一个国家的国歌一样，是每个圈员经常唱的歌，圈应该设计自己的圈歌，如果没有作词作曲的人才，可借用当前流行的歌曲或历年流传的经典老歌，稍加修必即可，如对面的圈友看过来是根据流行歌曲对面的女孩看过来改编的。十一.各个圈应有自己的行为准则和圈之理念。因为这样可以用以约束自己的圈员，并使圈有一个信念，为之奋斗。圈的行为准则也可以说是圈规。如垫圈的行为准则（或圈规）是：全员参与、积极活动、亮出自己、开会不迟到、不早退、积极发言。垫圈的理念是：活动至上、成果为本十二.圈长之职责圈长的职责约有下列数项：1. 圈长为圈的代表人，为推动圈活动的灵魂人物2. 领导圈员积极参与活动3. 指导推进圈的活动圈长应对全面品质管理知识掌握较好，又具有相当的经验，圈长的重要任务是指导圈员学好全面品质管理的理论和方法，并有效运用于实践。4. 联络协调的作用圈活动经常涉及到班组工作现场问题，有时又和其他部门有紧密的联系，为取得有关方面的支持和帮助，圈长要经常及时和有关部门取得联系，并进行必要的协调。5. 统一全体圈员的意志、观念、作法6. 领导圈活动计划之拟定与执行7. 率先接受教育，以提升能力8. 培养后继圈长人选圈长在职时，要为培养后继圈长做出努力，以便自己升迁或调离时有后继圈长9. 向上级报告活动状况，并参与指导活动10. 引导圈会之进行11. 主持成果发表材料的编写工作12. 成果发表会之策划十三.对圈长的要求l 推行TQM（全面品质管理）的热心人；l 业务知识较丰富；l 具有一定的组织能力。十四.圈员的职责1 按时参加活动。品管圈为自愿参加，但一旦成为圈的一员，就应坚持经常参加圈的活动，积极发挥自己的才能，努力去发现问题，解决问题。2 按时完成任务。圈的课题需要由全体成员分担，每个圈员必须努力完成自己分担的任务，才能保证整个圈课题的进度。3 支持圈长工作。在安排圈活动时，每个圈员都应以全圈活动为主，服从圈长领导，并积极配合圈长工作。4 配合其他圈员工作。在共同活动中，圈员之间需互相沟通，互相帮助，传递必要的信息，共同创造协调、融洽的工作环境。第二节 圈会的召开一 .会的目的1. 汇集全体圈员的意见，以决定圈活动的方向；2. 透过圈会以沟通圈员的意见；3. 透过圈会以充分发挥圈员的能力。二 召开圈会之时机召开圈会比较灵活，它不像一般公司会议那么正规，形式很是灵活，有如下形式：1. 于部门统一指定开会时间内开会（定期会）；2. 上班中经请示核准后开会（临时会）；3. 机动选择共同工作空档时开会（不定期会）；4. 午休时间开会；5. 下班后或假期内开会；6. 员工集会时开会；7. 员工出游时开会；8. 员工聚餐时开会。三 召开圈会的地点圈会的地点是最灵活的，一般有以下几种：1. 会议室2. 工作现场3. 其他可供聚会之场所，如餐厅、郊外、圈员家中等。四 圈会的频率与时间原则上每周一次，每次30-60分钟，应该根据进度及现况调整。圈会间隔不易过长，过长了易引起圈员的松散心理，过短时问题不易解决，所以一般一至二周召开一次圈会。每次开圈会时间应控制在30-60分钟，不易过长或过短，太长的活动周期和不定期都会松散圈员参与热情和责任感降低，活动不连续会影响到课题目标的达成，过短不易解决问题。五 圈会的主席与纪录圈会的主席应由圈员轮流担当，圈会纪录亦是由圈员轮流担当，这样不仅使每位圈员均有锻炼的机会，更使圈员感到在圈内自己就是主人，更容易发挥自己的潜能。圈员通过轮流担当圈会主席可获得以下功效：自信心的培养、主持会议的技巧、大会发言的技巧、语言表达能力的锻炼等。圈员通过轮流担当圈会纪录，可获得以下功效：速记的锻炼、注意力的培养、文件整理能力的提高等。六 圈长于圈会前应督促主席进行下列之准备工作：1. 圈长及主席必须明白确认开会通知的内容；2. 主席最迟在会议前1-2天作好会议准备，并通知与会者；3. 主席必须在事前掌握缺席者，并收集缺席者的意见；4. 主席必须在会前拟好圈会议程，以便开圈会进行时间分配与把握。5. 主席在会前必须先检视前次会议决议事项的执行状况；6. 圈会通知的内容应包含下列数项：项目内容理由（WHY）会议目的主题（WHAT）议题人（WHO）出席者何时（WHEN）开会时间场所（WHERE）会议地点方式（HOW）讨论方式七 圈会之程序开圈会应有如下程序：1. 唱圈歌这必须是在非工作时间开圈会时才进行的一个程序，若在工作时间，为了不影响其它员工的工作，则尽量不要唱圈歌，2. 主席说明本次会议的目的主席应对本次圈会的目的加以阐述，以便圈会有明确的目的。3. 圈员依次序报告上次会议议决事项的实施结果圈员应对上次会议决定的事项和自已分配的任务完成情况给予报告，以便大家对课题进展的情况有所了解，便于本次圈会安排任务。4. 本次圈会议题的讨论与议决圈会讨论时，圈员要积极发言，圈会主席要适时引导，不要任圈员沉默，不发言的圈员要指名让其发言。可利用头脑风暴法。5. 工作分配分配本次圈会后的工作，使每个圈员没有空闲的时候，满负荷工作，并规定完成期限。6. 临时动议圈的临时动议，是指本次圈会临时决议，是关于圈本期计划以外的而又必须要解决的问题。7. 辅导员讲评在圈会结束时，先由辅导员进行讲评，对本次圈会进行总结，指出不足和成绩。8. 列席主管讲评列席主管是本部门主管或本部门分干事或QCC事务局的人员，他们有较丰富的经验，应对圈进行整体讲评，也可以指出不足和成绩。9. 推选或宣布（轮流担任）下次主席及记录人员；在圈会要结束时，推选下次圈会主席和记录人员，注意要让每个圈员都有机会担当主席和记录人员。10. 记录者复述记录内容圈会即将结束时，由记录者复述记录内容，看是否有出入，有出入的地方大家一同更改。11. 议定下次会议日期。12. 会议记录由圈长呈请部门主管签核意见。这样以便主管把握各圈的进展情况，进行适时指导。13. 会议记录由圈长复印二份，一份送本单位分干事，一份送QCC事务局，原件由圈长保存。圈会记录一定要送给分干事和QCC事务局，作为资料由他们保管，也可作为掌握整个组织内QCC进展情况。八 主持圈会应注意事项1. 明确规定会议的开始与终了时间，并妥为控制只有这样才能使圈会更紧凑，中间不会有耽搁。2. 塑造全员都能轻松发言的气氛。圈员开会时应保持轻松的气氛，不要像平时开会时那么严肃，这时主管也只是普通圈员，不应有主管架子。3. 一个议题充分讨论有结果后，才能进行下一个议题不要几个议题一起讨论，要一个一个地进行。4. 对不发言者（即保守者）不要任其缄默主席可用发问的形式使沉默者发言。5. 对过分活跃者要采用“绿灯法”不要让他无限制地发言，而不让别人发言，适当的时候要亮出绿灯，让别人发言。6. 控制发言，避免离题，并控制会场秩序主持者应很好地控制发言，使圈员的发言不要偏离主题，对偏离主题的发言要适当引导，要控制好会场秩序。7. 主席以不参与发言或讨论为原则，多听取他人的意见主席应不参与发言和讨论，应在白板上记下圈员的发言，多听取其他圈员的意见。8. 避免用自我肯定的语气，如“我认为”；9. 避免用否定的语气，如“上级不会同意的”只要有想法都要说出来，不要顾及上级，不要老想着“这不行”、“那不行”等消极的东西。10. 避免对个人进行讨论（即对事不对人）圈会讨论应针对本期课题，不应对有个人的讨论。11. 不伤害与会者自尊心与自信心，尊重其经验不要对发言的人说“这不行