第10章报表设计.doc

第10章 报表设计（8学时）一、【教学目标】1、掌握用报表向导设计报表。2、掌握用快速报表设计报表。3、理解报表数据源、报表布局、报表控件、报表变量的的概念，掌握用报表设计器设计报表。二、【重点和难点】重点：1、报表设计的基本方法与步骤。2、报表向导的使用方法。3、报表设计器的使用方法。4、报表打印方式的设置。难点：1、报表的布局。2、分组报表的设计。3、分栏报表的设计。三、【学法指导】1、理解报表的结构设计与实际打印之间的关系是学好本章的基础。2、加强实训操作，掌握好报表设计器的使用方法是学好本章的关键。四、【教学要点】 1 创建报表 11 报表的常规布局 创建报表之前，应该确定所需报表的常规格式。报表可能很简单，像电话号码列表一样，也可能非常复杂，像工程月报一样。 几种常规布局类型： 列报表：每列对应一个字段，字段水平方向放置，每行对应一条记录。如：分组总计报表、财政报表、存货清单、销售总结。 行报表：每列对应一个字段，字段水平方向放置，每行对应一条记录。如：列表。 一对多报表：一条记录或一对多关系。如：发票、会计报表。 多栏报表：页面分为多栏，每栏所包含字段相同，记录分栏依次排放。如：电话号码簿、名片。 12 使用报表向导 报表向导是创建报表的最简单途径，它自动提供很多“报表设计器”的定制功能，启动报表向导的操作方法：（1）“文件”-“新建”(或单击“新建”按钮)，打开“新建”对话框，“报表”-“向导”。（2）“项目管理器”，“文档”-“报表”-“新建”-“新建报表”对话框中，单击“报表向导”。（3）“工具”-“向导”-“报表”。（4）单击工具栏上的“报表”图表按钮。使用上述几种方法，首先弹出“向导选取”对话框。 如果报表的数据源是一个表，则选定“报表向导”，如果报表的数据源包含多个关联的数据表，则选定“一对多报表向导”。13 在报表设计器中创建空白报表 常用的启动报表设计器以创建报表的方法：（1）命令窗口中使用 CREATE REPORT （2）从“文件”菜单中选择“新建” (或直接单击工具栏上的“新建”按钮)，打开“新建”对话框，选择“报表”单选钮，再单击右侧“新建文件”按钮。（3）打开“项目管理器”，在“文档”选项卡中选择“报表”，再单击“新建”按钮，在弹出的“新建报表”对话框中单击“新建报表”按钮。 14创建快速报表 “快速报表”是创建简单布局的最迅速途径。但是它只能创建布局比较简单的报表，一般情况下，要得到用户比较满意的报表布局，还需要再在报表设计器中进行修改。若要创建一个“快速报表”，可以按照如下步骤：（1）创建一个空白报表，方法如前所述。（2）在“报表”菜单中，选择“快速报表”。如果事先没有打开的数据源，系统将弹出“打开”对话框，在“打开”对话框中选择数据源后，系统将弹出“快速报表”对话框，如果已经存在打开的数据源，系统直接弹出“快速报表”对话框。（3）在“快速报表”对话框中选择字段布局、字段和相关选项。 字段布局：字段布局对应两个按钮，单击左侧按钮产生列报表，单击右侧按钮产生行报表。“标题”复选框：如选中，则在报表中为每个字段添加一个字段名标题。“添加别名”复选框：如选中，则表示报表中在字段前面添加表的别名。 “将表添加到数据环境中”复选框：如选中，则表示把打开的表文件添加到此报表的数据环境中。若要为报表选择字段，则应单击“字段”按钮。（4）单击“快速报表”对话框中的“确定”按钮，报表设计器中就会出现创建好的快速报表，包括的基本带区有“页标头”、“细节”和“页注脚”，这时便可以预览和运行报表。（5）保存报表。注意：“快速报表”不能向报表布局中添加通用字段。 2 修改报表布局在“报表设计器”中打开报表文件的常用方法： 1)命令窗口: MODIFY REPORT 2)从“文件”菜单中选择“打开”(或直接单击工具栏上的“打开”按钮)，打开“打开”对话框，选择欲打开的报表文件，单击“确定”按钮。1规划数据位置 在报表设计器中，报表被分为若干个带区，预览和打印报表时，系统根据不同带区按不同方式处理数据。2调整报表带区的大小： （1）双击带区条形栏，出现对话框； （2）“高度”框中输入高度值； （3）单击“确定”。 3 报表数据源和报表控件 31 设置数据源启动数据环境设计器的常用方法： “显示”-“数据环境”。 右击“报表设计器”，选择“数据环境”。 在“报表设计器工具栏”，单击“数据环境”按钮。如果使用表作为数据源，记录打印是按照表的顺序进行的。 要得到排序的数据源。表要设置索引。在数据环境设计器中设置索引： 启动数据环境设计器。 右击“数据环境设计器”，选择“属性”命令。 在“属性”窗口中选择对象框中“Cursor1”，“数据”选项卡，“Order”属性，在索引列表中选定当前索引。 32 标签控件1、 标签的使用方法:（1）从“报表控件工具栏”中，选择“标签”按钮。（2）在“报表设计器”中单击，变为文本编辑状态。（一个标签控件已放在报表中）（3）键入所需字符。使用 Enter 键换行，（4）单击标签控件外，完成输入。（5）如需更改，先选中“标签”按钮，单击文本可进行修改。2、 更改控件字体: 选中要更改的控件，“格式”-“字体”，更改报表的默认字体，“报表”-“默认字体”，将弹出没有“效果”栏的“字体对话框，在对话框中进行设置后，单击“确定”按钮即可。更改之前插入的控件字体保持原样不变。3、 更改控件颜色 选择控件，在调色板工具栏中，选“前景色”或“背景色”钮，再选颜色。 33 域控件 域控件主要用来显示表的字段、变量和其它表达式。1添加域控件（1）从数据环境中添加表字段作为域控件： 打开“数据环境”； 选择一个表或视图； 将字段拖拉到页面中。（2）从工具栏中添加表字段作为域控件： “报表控件”-“域控件”，单击报表某处，弹出“报表表达式”对话框。输入字段名，或“表达式”。单击“确定”按钮，完成域控件的添加。2修改域控件，如果要修改一个存在的控件，可双击此域控件，在“报表表达式”对话框中进行修改。也可在添加域控件的过程中直接设定。（1）如果添加的字段需要计算，在“表达式生成器”对话框中单击右侧“计算”按钮，弹出“计算字段”对话框。其中“重置”列表框中的值为表达式重置的初始值，“计算”区域中的 8 个单选项指定在表达式中执行的计算。（2）如果需要修改格式，单击“格式”文本框后面的对话按钮， 弹出“格式”对话框。首先应选择控件的类型：字符型、数值型、日期型，当类型发生变化时，“编辑选项”区域中的内容也会随之发生变化。（3）如果需要设置打印条件，单击“报表表达式”对话框中“打印条件”按钮，弹出“打印条件”对话框，在此对话框中进行设置。（4）还可以在“报表表达式”对话框中设置域控件位置。共有三种： 浮动：域控件相对于周围域控件的大小浮动。 相对于带区顶端固定：使域控件在“报表设计器”中保持固定的位置，并维持其相对于带区顶端的位置。 相对于带区底端固定：使字段在“报表设计器”中保持位置固定，并维持其相对于带区底端的位置。3域控件字体及颜色的设置 方法与“标签控件”中所述相同。 34 线条、矩形、圆角矩形控件的使用 从“报表控件工具栏”中，选择“线条”按钮，在“报表设计器”中拖曳光标，将生成一个线条（矩形、圆角矩形控件的使用方法类似）。直接拖曳往往使生成的控件大小、形状、线条粗细、线条样式、填充样式等不尽符合要求，这时可以：（1）调整大小。将光标移动至控件边缘按下鼠标，光标变成一对反向箭头，此时拖曳光标可改变控件大小。用键盘 shift+方向键 组合使用可以进行控件大小的微调。“方向键”定位置，“shift+方向键”定大小。（2）调整线条粗细及样式。选中待调整控件，从“格式”菜单中选择“绘图笔”，从子菜单中选择适当的线条粗细及样式。（3）调整填充样式。选中待调整控件，“格式”-“填充”，从子菜单中选择适当的填充样式。（4）双击待调整控件，对应线条和矩形控件弹出“矩形线条”对话框，对应圆角矩形控件弹出“圆角矩形”对话框。 35 图片ActiveX绑定控件 通过使用图片ActiveX 绑定控件，我们可以为报表添加图片、文档等 0LE 对象。OLE 是英文 Object Link and Embedding 的缩写，意思是：对象的链接与嵌入。例如，现在要生成个学生情况报表，希望在报表上方一侧放置一个与内容相关的图片， 以使报表看起来更加美观，那么这时，就需要用到“图片ActiveX绑定控件”了。在这里只简单介绍一下图片的添加和使用。（1）在“报表控件”工具栏中选择“图片ActiveX绑定控件”按钮，在“报表设计器”内某处拖曳鼠标，弹出“报表图片”对话框，（2）在“图片来源”区域中选择图片来源： 选中“文件”单选钮。文件的位置和名称或图片文件。这样插入的图片是静态的，不随记录的变化而变化。 选中“字段”单选钮。报表中可以插入包含OLE对象的通用型字段。直接在文本框中输入字段名或单击其右侧对话按钮， 从弹出的“选择字段变量”对话框中选择字段或变量。如果通用字段的内容不是图片或图表，则出现的将是此对象的图标。（3）对于建立的控件边框，插入其中的图片或 OLE 对象可能不合适。可以将它们裁剪或按比例缩放，使之大小相适应。方法是：右击“图片ActiveX绑定控件”，选择“属性”。 对“假如图片和图文框大小不一致”区、“对象位置”区及“图片居中”项进行设置。（4）最后选择“确定”即可。 36 设计报表控件1选择多个控件 在控件周围拖动以画出选择框，当它们被选中后，可以作为一组内容来移动、复制或删除。2组合多个控件 选择想作为一组处理的控件，“格式”-“分组”，可把该组控件作为一个单元处理。“格式”-“取消组”，取消组。3 对齐多个控件几种调出“布局”工具栏的方法： “显示”-“布局工具栏”。 “右击”工具栏，在弹出的菜单中选择“布局”工具栏。4 移动控件 首先选择控件，再把它拖动到“报表”带区中新的位置上即可。控件移动的增量是不连续的，取决于网格的设置。拖动控件时应按住 Ctrl 键，忽略网格的作用。5 复制、删除报表控件 选择控件，从“编辑”-“复制” (或单击工具栏上的“复制”图表按钮)，然后选择“粘贴”(或单击工具栏上的“粘贴”图表按钮)，控件的副本将出现在原始控件下面。最后将副本拖动到布局上的正确位置。选择要删除的控件，“编辑”-“剪切”、单击工具栏上的“剪切”图表按钮或按 Delete 键都可以进行控件删除。 4 数据分组和多栏报表 数据分组:把一些具有某个相同信息的数据打印在一起。 例如，把所有男学生打印在一起，或所有学生分专业打印等。 多栏报表：将页面横向分为两个或多个部分。 41 数据分组 分组之后，报表布局就有了组标头和组注脚带区，可以向其中添加控件。组标头带区，包含组所用字段的“域控件”，组注脚，通常包含组总计和其它组总结性信息。如果报表的数据源是表，记录的顺序不一定适合于分组。也就是说如果没有对记录按分组表达式对应的字段进行排序，数据分组将是没有意义的。排序必须使用视图、索引或布局外的其它形式的数据操作来完成。通过为表设置索引，或者在数据环境中使用视图，可以把数据适当排序来分组显示记录。只能设置最多 3 级分组层次，Visual FoxPro 中允许最多 20 级数据分组，而常用的往往是不超过3级的数据分组。 42 单级数据分组报表 一个单组报表可以基于输入表达式进行一级数据分组。 例如，可以把组设在“性别”字段上来打印所有记录，相同性别的记录在一起打印。当然数据源必须按性别字段排序。具体操作方法如下：（1）启动“数据分组”对话框，下面是两种常用的启动方法： 从“报表”菜单中选择“数据分组”命令。 右击“报表设计器”，选中“数据分组命令”。（2）在“分组表达式”的第一个文本框内输入分组表达式，或单击对话按钮，在“表达式生成器”对话框中生成表达式， 然后单击“确定”按钮。（3）在“组属性”区域内设置属性： 选中“每组从新的一列上开始”，表示当组的内容改变时打印到下一列。 选中“每组从新的一页上开始”，表示当组的内容改变时打印到下一页。 选中“每组的页号重新从 1 开始”，表示当组的内容改变时打印到下一页，并且页号重新从l开始。 选中“每页都打印组标头”，表示当组的内容分布在多页上时，每页都打印组标头。 选中“小于右值时组从新的一页上开始”就是打印组标头时组标头距离页面底端的最小距离，应包括组标头和至少一行记录及页脚的距离。设置这个值可以避免孤立组标头的出现。（4）设置好后单击“确定”按钮。 43 多级数据分组报表 多级数据分组是基于嵌套分组的，嵌套分组有助于组织不同层次的数据和总计表达式。若要选择一个分组层次，应先估计一下更改值的可能频度。例如，报表可能需要一个按学生专业的分组和一个按学生性别的分组，那么它们能分别通过两个单级数据分组报表实现。但如果要按同专业中同一性别将记录分组，表就必须在关键值表达式上建立复合索引，例如：专业+性别。 建立多级数据分组报表的操作方法与建立单级分组报表的类似，不同之处在于第 2 步中在“分组表达式”的第一个文本框内 输入或生成了第一个“分组表达式”之后，还要接着输入或生成下一个“分组表达式”。对于不同的“分组表达式”，组属性可分别设置。数据分组按照创建顺序在报表中编号，数据分组越细，编号越大。一个数据分组对应一对“组标头”、“组注脚”带区，编号越小越靠外侧。建立完数据分组后，可以随时进行修改。再次打开“数据分组”对话框，通过组左侧的移动按钮来更改组的次序，使用“删除”按钮删除组带区。如果重新设置的组对应的索引发生变化， 则要重新修改索引。 对组重新排序不会改变原来定义的控件。对于移动的组，组带区中定义的控件都将自动移至新的位置。如果组被删除，它对应的组带区将被删除，连同其中包含的控件，也将提示是否同时删除。 44 多栏报表如果使用向导创建报表，则应该在第 4 步“定义报表布局”中将“列数”微调器的值改为欲设栏数。在报表设计器中，“文件”-“页面设置”，弹出“页面设置”对话框，在“列”区域中将“列数”微调器的值改为欲设栏数。 这时报表设计器中将添加一个“列标头”带区和一个“列注脚”带区。可以设置报表的左边距并为多列报表设置列宽和列间距。 在这种情况下，“列”一词指的是页面横向上打印的记录的数目， 不是单条记录的字段数目。“报表设计器”没有显示这种设置。 它仅显示了页边距内的区域，其中包含了页面中包含一条记录的一列。因此，如果报表中有多列，当更改左边距时，列宽将自动更改以显示出新的页边距。在向多栏报表添加控件时，注意不能超过报表设计器中带区的宽度，否则打印的内容将会重叠。 5 报表的输出 51 定义报表页面“文件”-“页面设置”，弹出“页面设置”对话框，单击“打印设置”按钮，将弹出“打印设置”对话框，在对话框中“纸张”区域内“大小”列表中选定纸张大小。若要选择纸张方向，在“页面设置”对话框中“方向”区选择一种方向。如果更改了纸张的大小和方向设置，应确认该方向适用于所选的纸张大小。例如，如果纸张定为信封，则方向必须设置为横向。可以设置报表的左边距并为多列报表设置列宽和列间距。若要设置左边距，从“文件”菜单中，选择“页面设置”，弹出“页面设置”对话框，在“左页边距”框中输入一个边距数值，页面布局将按新的页边距显示。 52 预览结果 预览报表结果是将设计好的报表输出到屏幕或活动窗口。 通过预览报表，不用打印就能看到它的页面外观。若要预览结果，有以下几种方法：（1）在命令窗口使用 REPORT 命令和 PREVIEW 关键字， REPORT FORM 学生.FRX PREVIEW 就可以预览报表“学生.FRX”结果了。（2）从“显示”菜单中选择“预览”。（3）从“文件”菜单中选择“打印预览”。（4）在工具栏上单击“打印预览”快捷按钮。 53 打印报表 使用“报表设计器”创建的报表或标签布局文件只是一个外壳，它把要打印的数据组织成令人满意的格式。在设计完成一个报表之后，我们往往需要把报表输出到打印机。打印报表有几种方式：（1）在命令窗口使用 REPORT FORM T0 PRINTER如 REPORT FORM 学生.FRX T0 PRINTER就可以打印报表“学生.FRX”了。（2）在“打印预览”窗口的工具栏上直接选择“打印”按钮。（3）从“文件”菜单中，选择“打印”，在弹出的打印对话框，上设置好打印机名等相关参数后，选择“确定”按钮。打印报表时，如果未设置数据环境，则显示“打开”对话框， 并在其中列出一些表，从中可以选定要进行操作的一个表。 6 举例例 10-l 已知有数据表“学生成绩.DBF”，请建立一张学生 成绩一览报表，面应该包含学号、姓名、英语成绩、数学成绩 (“学生成绩.DBF”表中已经存在这些字段)。要求报表分为两栏， 有标题“学生成绩一览表”，并希望能计算出每一位学生的合计 分数以及所有学生的英语分数总和。 主要操作步骤如下：（1）创建一个空白报表，此空白报表在报表设计器中打开。（2）通过菜单“文件”-“页面设置”，打开“页面设置”对话框，在“列”区