海洋铁路有限公司信息管理制度.doc

海洋铁路有限公司信息管理制度第一条为了加强公司信息管理，根据实际情况，特制定本办法。第二条本办法适用于公司各部门。第三条公司内部信息。适用于在公司内部供公司领导、各部门进行参阅的信息。（一）公司公文适用于以公司名义正式发布的各类公文（如规定、办法、通知、通报、请示、报告、函以及明传电报等）。“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。“办法”适用于对某项工作或活动制定具体作法和要求。“通报” 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。“请示” 适用于向上级单位请求指示工作，并需要上级单位批准执行的文种。“报告” 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 “函” 适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。“明传电报”是公司一种用于传真文件格式。主要用于外地单位商洽工作、询问和答复问题。（二）通知适用于公司临时性的各类通知（如会议、行政、党政类事务性通知）。（三）会议纪要适用于公司召开的各类会议所形成的会议纪要（如周会纪要、月度生产协调会议纪要、物资采购供应联络会议纪要等）。（四）公司简报适用于公司发布的各类简报（如工程简报、安全简报等）（五）工程类信息每周上报上海铁路局工作计划及工程进展第四条公司对外宣传信息适用于公司对外进行宣传的各类信息。第五条公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部份组成。（除了红头以外用红色，其它部份都用黑色）。第六条发文单位（即文件红头，必须用红色），应写单位全称或规范化简称；与其它单位联合行文，主办单位应当排列在前。第七条发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。发文字号用方正仿宋3号字体，在横线（红色）上方标注，一级小标题用方正黑体，二级小标题用方正楷体。上报的公文（指“报告”、“请示”文种），应在横线上方左侧标注发文字号，空两格后，在右侧注明签发人（用方正仿宋3号字体）；发文字号和签发人居中排列。第八条公文标题（用方正小标宋2号字，在红线下方用间隔1行，居中排列），应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。 转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。如“转发批复的通知”；转发的文种是通知时，为“转发的通知”。公文标题的词组不能随意拆散，虚词、副词不另提行。第九条公文的主送单位（方正仿宋3号字），在公文页面的左端顶格、在公文标题之下采用4号宋体间隔1行排列。第十条公文正文用方正仿宋3号字，每个自然段的开头必须空两格。正文行间距29.5码，一般每行26个字。第十一条公文如有附件（用方正仿宋3号字），应在正文之后空一行、空两格、在成文日期之上标注。附件应标明顺序（阿拉伯数字）、名称及全称。 第十二条公文的成文日期（用方正仿宋3号字），一律按领导签发日期标明，靠公文页面右端退回两格处标注，并与居下的主题词原则按方正仿宋3号字保持三至四行距离。联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。第十三条公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖公章。联合发文，联合单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。印章应在成文日期上加盖，并将印章三分之二部分盖在日期之上。第十四条公文应标明主题词。上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词。“主题词”及每一个词组均用3号方正黑体；“主题词” 一般应在成文日期之下按3号仿宋字间隔三至四行，并在页面左端顶格标明；主题词各词组之间空两格标明。第十五条在主题词之下，左右顶格划一条实线。第十六条文件若有抄报和抄送单位（均用方正仿宋3号字），应在主题词横线以下左端顶格以次标明。第十七条文件若有抄报和抄送单位，应在其之下划一条实线，左右顶格。第十八条在文件的底端应标明发文的单位、年月日、打字人员、校核人员等（均用3号方正仿宋字）。第十九条能一页打完的公文只打一页，但须留三行盖章位置，抄报、抄送单位可转页，但在转页处的第一行空两格处、在括号内标明“此页无正文”。第二十条文字从左至右横写，横排；用纸应按国家标准为A4型，左侧装订。一般页面上、下距为3.5cm，左右距为2.8cm。第二十一条有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。第二十二条明传电报，应根据紧急程度，应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。第二十二条行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。向下级单位的重要行文，应同时抄送直接上级单位。第二十三条公司各部门对有关问题未经协商一致，不得行文。第二十四条同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和公司(项目部)不得联合行文。第二十五条请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。报告中不得夹带请示事项。第二十六条草拟公文应做到：1、要符合国家的法律、法规和方针、政策，符合公司的有关规定；2、情况确定，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；3、人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注英文缩写；4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；5、必须使用国家法定计量单位；6、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组在、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码，字体为Times New Roman。附录A：公文格式注：只有上行文（请示、报告）才加签发人海洋铁路有限公司海铁 20号签发人：标题（方正小标宋体2号字）主送单位：（正文方正仿宋3号字）一般每行26个字附件：1、