促销品管理制度.doc

促销品管理制度(07.1.18修改版)为加强促销品的管理，提高促销品的使用效率，加快促销品核销的进程，简化、减少促销品核销活动的报表，使促销品核销工作更加规范、有序，特制定本制度。一、促销品定义 1、分类：1）促销品包括：赠品、样品、试用品、广告宣传品和终端道具；2）未经公司总裁办批准不允许办事处自行购买促销品。2、定义：1) 赠品：主要用于促销活动中，用于刺激消费而赠于或无偿派发的物品。2) 样品：主要用于产品检验、新产品推出上市时办理入市准销证的产成品、产品包装与外包装。3) 试用品：主要用于产品终端售卖过程中由促销人员给消费者试用以利于销售的公司产品。4) 广告宣传品(POP)：主要指通过张贴、悬挂等手段用于配合产品销售、宣传产品功能、展示品牌形象等的广告宣传物品。5) 终端道具：主要用于终端形象宣传、产品陈列、促销活动开展等一系列诸如柜台、屏风、桌子、灯箱、陈列架、托架、眉挂、店招、立牌、吊牌、堆码箱、服装（包括在商场购买的工装）、转盘、美容器械、电视、音响、VCD等可长期周转使用的助销物品。二、促销品申报和发放1、库存发布：1）市场部每月18号向销售公司提交下月可申请的促销品明细。2）每月1820号由各销售公司以正式通知形式告知一线下月可申请的促销品明细。2、申报、发放流程：城市经理根据网点销售需求及网点费率制定促销品使用方案和需求数量（11-13号，21-23号）城市经理向办事处申请促销品 办事处审核可行性、合理性。同意的即上系统申报办事处审核 否定同意 审核促销活动的可行性、申报数量的合理性以及办事费率是否超标销售公司/销管审核 否定 营运部在下月7号前安排将促销品发运到省级办事处当地中转仓营运部复核配发 促销品到货后由省级督导验收并安排配发至各城市(省级经理安排协助)办事处分发至各城市要求：1.常规促销活动起止时间：本月26日下月25日。可在该段时间内可自行调整。2.活动方案制定必须详细、具体、可行，赠品使用数量明确，合理。3.每次促销活动方案必须提前5天上报办事处审批。 三、促销品管理) 实物管理（1）验收入库：1)发放到省级办事处的促销品，由省级督导按出库单所列品种数量清点签收，如有差异需在出库单中列明，并要求送货人签名及留存送货人证件复印件，以备追索；同时向公司营运部反馈，协助营运部追回损失。2)运至城市的促销品由城市经理清点签收，填写入库单办理入库。3)促销品需按品牌、种类堆放整齐，严禁乱摆乱放；促销品仓库内不得抽烟及有其它明火。4)所有促销品必须在办理完入库手续后方可配发领用。5)公司财务部每月初将上月 “促销品发放核对表”发往各销售公司，由销售公司组织省级督导/财管经理负责于3个工作日内核对。有异议的经核实可在次月调整，销售公司发到各办事处10个工作日无书面申报异议情况的视同无异议。（2）申请领用：促销品只适用于终端网点，必须由业务人员将促销品直接投入到终端网点。有下列情况之一的网点，不得申请和配发赠品，由办事处经理和财管共同控制：1、 A、到期促销活动未按规定时间核销赠品的；2、 B、促销方案未通过审批的；3、 C、赠品费用率超办事处内部控制标准的。非可控网点可申请开展促销活动、领用赠品。非可控网点适合开展捆赠促销，凭网点签收函核销。不同网点的促销活动不得填写在同一张申报单上，必须分店申报，一店一单。即使同一网点同时开展多个促销活动，领用赠品时应分别填写在各自的促销赠品申报单上，不得混淆和合并填写。一次活动分次领用赠品的，应分别在领用处填写领用数量并分次签名。每一次申请的活动时间，不得超过30天，超过30天的活动，应分期分次申报。对第一期促销效果不佳的网点不得再次申报同一方式的促销活动。（3）发放：1）促销活动获批后，由导购员在促销赠品申报单上填列实际领用数量并亲笔签名，城市经理按申报单中审批数量配发赠品。发放赠品时要注意以下问题：A、必须遵循按单领用的原则，凭促销赠品申报单领用相对应的赠品。B、促销赠品申报单一式两联，第一联自存联，由省级办事处省级督导自存。第二联核销联，在网点领用赠品时随货交导购员。若第二次领用赠品时，导购员必须携带核销联，凭单领赠品2）省级督导对促销品的品种结构、适用性、保质期、库存结构的合理性负责，并负责促销品的收发存工作。3）组织开展促销活动时，应优先考虑消化现有库存，以免因促销品过期而造成浪费。对临质期在一年以内的促销品，省级督导和城市经理在组织开展促销活动时应优先消化此类促销品，以免因促销品过期而造成浪费。4） 省级督导和城市经理应定期清理促销品，对发生呆滞、残损的促销品进行整理归类，编制报表报办事处和销售公司、财务部审批，并按批复意见处理。6) 样品、试用品、广告宣传品和终端道具由省级督导按辖区内可控网点需求限额配发。（4）使用：1)终端道具的领用到期必须归还，如果违规借出，则道具管理人将承担损坏赔偿的所有责任。2)终端道具因使用年限到期或非人为原因导致道具提前报废时，由省级督导编制报表经办事处经理和财管经理签批后向公司财务部申请报损。3）终端道具采取借用方式，促销活动结束后一律退回当地存放地，不得以任何理由存放在终端网点和客户处。终端网点使用中的的终端道具必须由省办经理指定专人跟踪管理并对其安全负责。4)因网点人员异动，必须对已领用的赠品进行移交。未移交清楚的，接交人可以不接收促销赠品申报单核销联，移交人承担赔偿责任。接收核销联的，出现任何问题，均由接交人承担赔偿责任。2、帐务管理：1)省级督导和城市经理应分别建立促销品台帐，登记促销品收发存情况，每月必须定期盘点核对。2)省级驻地财管必须每月组织各地城市经理、省级督导对促销品进行盘点，核对帐目,确保帐帐、帐实、帐证相符。对发生盘亏、短少的赠品及时报告处理。3)城市经理对保管的促销品安全负责，每月末对促销品进行实地盘点，编制促销品盘点表。4)总部财务监控到帐帐相符，通过检查、核对等措施进而控制办事处促销品费用。 四、促销品核销核销流程：销售代表填写促销品申报单、促销品出库单 促销活动提前申请，批准后按申请数量填写出库单、制作宣传POP、告知促销员活动内容 导购员填写终端网点赠品发放明细表赠品记帐起止时间为上月26-下月25日，赠品使用数量与本月的销售直接挂钩，务必准确、真实销售代表填写赠品核销明细表、编制本月促销品进销存月报表、促销品盘点表，城市经理确认根据导购上交的终端网点赠品发放明细表，编制核销表格。附申报单、出库单做核销依据，每月3日前上交办事处 省级督导依据促销品盘点表和各城市报表编制全省本月促销品核销汇总表 促销品进销存月报表按月上报财务部。核销资料定期寄财务部。平时由财管妥善保管。财管在每月8号前编制促销品进销存汇总月报表并上报财务部 要求：1、促销赠品签收函必须有导购员签收、卖场签收章。签收函的数量等于或小于申请数量。2、 各城市的赠品核销明细表等于各网点的终端网点赠品发放明细表总和。3、 促销品进销存月报表体现了各地的促销品使用、库存情况，务必准确真实，勾稽关系正确。 2、核销规定1） 可控网点：凭终端网点赠品发放明细表和促销赠品导购签收函(见附件1格式)核销。促销赠品导购签收函须由城市经理签发，销售代表和导购签收；必须由本人签名。2）半可控网点：凭促销赠品签收函(见附件2格式)核销。a、促销赠品签收函必须由网点签收；b、卖场有效签收人指： 网点收货员、卖场采购、卖场门店订单负责人。卖场签收人必须留手机号码。3）各办督导及财管对上述两种签收函每月进行不少于10单的抽查。4) 可控网点每一次促销活动开展时，导购员应认真填写赠品使用情况，在活动结束后将结余赠品随同促销赠品申报单第二联和终端网点赠品发放明细表交给销售代表/城市经理。终端网点赠品发放明细表必须由导购本人签名。5) 各城市必须于促销活动结束后的15天内将促销赠品申报单核销联连同核销凭证上交省级办事处，否则，网点领用的赠品无法冲帐，所领用的赠品全额由领用人赔偿。6) 促销品核销工作由省级督导提供基本资料，财管经理负责核销审核工作。7) 促销活动结束后，申报单中的赠品结存数量，应全部退回，不得结留。如果结存的赠品适用于下次开展的活动，也应办理“假退库”手续。8) 对于网点来说，促销活动开始时，单到赠品到。促销活动结束时，单回赠品核销。单没有交回，工作就没有结束。压表就无法核销赠品，要承担赔偿责任。9) 申请批准后未开展促销活动的，应在促销赠品申报单上注明“作废”字样，报省级办事处注销。10) 样品和试用品在使用完后，由领用人填制赠品核销汇总表，经省级办事处经理和财管经理签批后可予核销。11)一次性使用的广告宣告品由领用人填写赠品调拨单经省级办事处经理和财管经理签批后即可核销。五、促销品报表编制1、 报表种类：终端网点赠品发放明细表、促销品盘点表、核销明细表、进销存明细表和核销汇总表、进销存汇总表。2、报表含义：1)终端网点赠品发放明细表反映终端网点赠品每日发放情况。2）促销品盘点表反映编报期内省级办事处或各存放点(城市)促销品期未实际结存数量。3）核销明细表反映编报期内各存放点(城市)辖区范围内的受益网点和核销促销品数量。4）进销存明细表反映省级办事处各存放点编报期内促销品收发存情况。5）核销汇总表反映编报期内省级办事处所有活动区域和核销促销品数量。6）进销存汇总表反映省级办事处辖区内所有促销品本月收发存情况。3、报表编制单位：1)终端网点赠品发放明细表由导购填写，上月26日至本月25日为本月结算日期。2）促销品盘点表、核销明细表和进销存明细表由城市经理负责编制。3)核销汇总表由省级督导负责编制，并转办事处财管审核。4)进销存汇总表由办事处财管负责编制，并上报电子版给公司财务部。4、报表报送时间：1）导购每月26日上交城市经理/销售代表。2）城市经理每月3号前上报办事处。3）省级督导汇总、财管经理审核后8号前报送公司财务部。六、奖罚规定1、责任归属1)城市经理为促销品管理的第一责任人。若暂放办事处管理的,则责任人为省级督导。2)财管经理及省级经理需严格把关，负责监督、审核促销品的核销工作，控制促销赠品费用率的执行情况。定期对促销品台帐、实物、核销进行监督、检查，并对违反规定的行为出具检查处理报告。2、奖惩规定1）奖励:A、财管经理及省级经理真实反映辖区内下属促销品违规操作的,查实每次奖励200元.并予以保密。B、督察部审计发现辖区内促销品管理严格,符合要求的,将对财管经理视情节给予全国通报表扬,并执行1000元以上的奖励.优秀者优先考虑晋升. 2)处罚:A、 终端赠品发放明细表非导购亲笔签名的，每单处罚城市经理20元。B、 促销赠品签收函非导购亲笔签名的，每单处罚城市经理20元。C、 促销赠品申报单关健内容不填写或填写不全，导致影响赠品核销的，每单处罚城市经理20元。D、 促销赠品申报单主要数据填写不正确不真实，导致虚报赠品核销的，由城市经理按虚报的赠品价值(厂价)全额赔款。赔款后虚报的赠品予以核销。E、 当次促销活动结束后10日内，结余赠品未退回的，由城市经理按结余的赠品价值(厂价)全额赔款，赔款后结余的赠品予以核销。F、 活动结束后15天内仍未上报核销凭证的，由城市经理按申报单上领用的赠品价值(厂价)的30%赔款，赔款后本次领用的赠品予以核销。 G、 上报的赠品核销凭证关健内容不符合规定，每单处罚城市经理20元，漏报少报未报的，每单处罚城市经理30元。H、 上述所有处罚由省级办事处提报销售公司并以通报形式下发，并在当月工资中扣除。I、城市经理对赠品的短少、遗失或因人为保管不善而造成的损毁、流失承担全额赔款责任。赔款后的赠品予以核销。J、样品和试用品使用年限到期后未在规定时限（15天内）办理核销手续的，由省级办事处财管经理按样品、试用品核算价的20%对领用人给予现金处罚后可予直接核销。K、城市经理和省级督导必须建立健全的促销品使用台帐，以表代帐或完全不立帐的，对城市经理和省级督导处以不低于300元的罚款。L、督察部审计或财务部审计发现辖区内促销品管理混乱，属于放任管理的，将对省级经理和财管经理视情节给予全国通报批评、警告直至辞退，并执行不低于1000元的处罚。M、伪造商场或导购签名，冒领促销品进行非法倒卖或用于其他不合法途径的，按审计督察条例执行处罚，严重的移交司法机关。附件1：促销赠品导购签收函（适用于可控网点） 导购员:公司定于 月 日至 月 日在你负责的网点展以下促销.详细的促销形式如下: 活动期间预计赠送赠品明细及数量如下:促销品代码名称规格配送数量实收数量现由销售代表将以上赠品送至卖场/超市.请予以签收,以确保活动的顺利开展.如果您发现签收的数量或明细与实物不符,请协助公司监督，不要签收.并请举报。投诉电话: 联系人: (此处填城市经理)公司电话督察部（公司保密处理）签收代表你如实收到赠品。感谢你的付出.雅倩公司 办事处 联络处导购签收本人已收到以上赠品，并承诺没有虚报数量或品种，否则，愿意全额承担。签收人：手机：日期：赠品发放人:(城市经理)赠品领取人: (销售代表) 手机：附件2：促销