公司 市场营销部订单管理流程.doc

编 号订单管理流程页次 第4页 共4页生效日期版次 *公司订单管理流程文件编号版 本生效日期页 次AO第 1页共4 页编制人评审员 审批人 NO变更日期 变更内容版本编制/修改人确认人 批准人0公 司 机 密 不 准 翻 印1、 目的： 为确保公司产品销售、发运井然有序，准确及时，职责分明，往来清楚，特制定本工作流程及相关规定；2、 适用范围：本办法适用于惠恒金彩色印象实业有限公司产品物流配送作业中订单接受与处理全过程；3、 职责：3.1 订单业务组全责订单处理业务与订单处理流程的改善与提升，包括订单接收、订单确认、订单信息内部转达、部门衔接、订单审核、客户回执、订单修改、订单跟踪、订单结束再次确认等工作。3.2 市场营销人员负责签约客户资料移交到订单组和财务部，便与订单业务组和财务部的订单信息确认；协同订单业务组的客户信息、价格、产品要求、客户沟通相关确认。3.3 财务部负责审核客户订单款项是否及时到账，到账数是否同订单应收款项一致。3.4 生产事业部按照订单交期、产品要求及时回执订单业务组计划生产，并保证质量完成订单生产。3.5 物控部负责按照订单交期、相关要求及时发货、补货。3.6 工程部负责非常规订单或特殊订单打样、产品开发等工作。4、 术语/定义 无5、 程序 5.1 接收订单接收订单的方式一般使用传真/电子邮件（书面形式）订货两种；客户订单格式统一按照附件一客户产品订货单表格；5.2订单确认5.2.1确认所需货品、数量、交期、包装、特殊要求、价格、贴标、物流方式；5.2.2通过公司财务确认应收货款是否到帐，客户信用额度；5.3建立客户档案5.3.1客户名称、编号、等级，开发负责此客户的业务员资料；5.3.2客户信用额度，客户销售付款及折扣率条件； 5.3.3客户的配送区域，客户的收货地址；客户配送路径的顺序，客户点卸货特点；5.3.4客户配送要求，延迟订单处理方式；5.4存货查询与订单分配输入客户所订商品的名称、代码后，系统查对存货档的资料，查看此商品有无缺货，订单输入确认无误后，最主要的就是将订单汇总、分类、调拨库存；5.5依订单排定出货时间/顺序，订单信息经过主管审核后将订单信息转至财务部审核应收款项，再转至生产事业部/物控部。5.6若公司存货不足不能立即满足客户需求时，客户又不接受替代品，则按客户的要求与公司规定有如下几种方法处理;5.6.1重新调拨（若客户不允许过期交货，公司不愿失去订单时，则有必要重新调拨分配订单；）5.6.2补送（若客户允许不足部份可以等有货时再过期交货时，公司政策也允许，则采用补送处理；若客户允许不足订单额的部份或整张订单留待下一次订货时配送的，也采用补送处理；）5.6.3延迟交货（延迟交货分两种，一种有时限延迟交货，客户允许在一段时间内过期交货，且希望所有订单一起送达，一种无限延迟交货，客户允许不论延迟多久交货，希望所有订单一起送达，则等所有订货到后再一起配送；对延迟订单需要有记录存档与看板；）5.6.4取消订单（若客户希望所有订单一起到达，且不允许延期交货，公司也无法再重新调拨，则取消订单；）5.7订单经总经理和财务部审核后转至生产事业部与物控部。各部在接到订单后，应及时明了订单内容，如对订单存有质疑，必须在1小时之内反馈到市场部。市场部应对提出的问题及时澄清，做出解答，对引起误解的部分予以文字补充说明。5.8销售订单一旦确定下发，必须严格执行。对执行过程中出现的新问题造成不能满足订单要求或不能按时完成订单时，应在第一时间（即0.5小时内）反馈至订单组协调解决。5.8物控部订单资料输出需要打印出的资料包括：货单（或货单条码）、缺货资料，以及客户的每批次发货单和系统帐目备案，及时跟踪发货进度；5.9订单处理过程中备案相关订单资料归档，以便查询；5.10完毕结束后，客服人员应该跟客户最后确认收货。5.11非常规订单或特殊订单处理方式通过总经理审核之后转到工程部，工程技术人员先根据订单要求开发产品，产品打样后送客户确认，客户最终确认好之后再转至常规订单生产。6. 流程图 客户 下单市场部责任人： 信息确认 接受/确认/回执订单 资料移交 订单员库存查寻订单员订单调拨/制单/跟进订单员订单受理/建立客户档案副总经理责任人： 订单审核 财务