民办高校人事档案管理的现状与建议.doc

民办高校人事档案管理的现状与建议【摘要】民办高校的人事档案管理的现状与特点有三：一是师生比例大；二是从业人员构成复杂；三是教职工流动性大。对策与建议有三：一是领导要重视；二是完善规章制度建设，提高档案管理水平；三是从档案的基本环节做起，为档案的科学管理打好坚实基础。【关键词】民办高校；档案管理；问题与建议自2002年12月中华人民共和国民办教育促进法颁布以来，我国的民办教育获得了蓬勃发展，其中，民办高校的发展尤为引人注目。截止2011年底，我国民办高校已达 962 所，在校学生人数达384万人。民办高等教育已成为我国高等教育的一个重要组成部分，为社会做出了很大贡献。然而，如何规范、加强自身的管理，不断提升自身的办学水平，已成为其能否获得持续发展的关键。其中，人事档案的科学管理与合理利用就是一个重要环节。因此，有必要对民办高校的人事档案管理进行针对性的分析，并提出相应的改进措施与方法。现状与特点师生比例大。由于投资主体的性质不同，对目标利益的追求不同，民办高校的师资、管理人员的组织构成与公办高校相比有很大区别，对管理成本的控制更为严格。以湖南为例。湖南现有民办高校14所，其中，高职院校12所，本科院校2所，在校学生12.6万人，在校教职工4千2百余人，师生比大致为1:30，约为公办高校的三分之一。从业人员构成复杂。民办师资队伍的基本构成可用“二元结构、四个部分”来进行表述。所谓二元结构，是指专职教师、兼职教师两种不同的结构单元；所谓四个部分，是指着二元结构又可各分成两个不同的组成部分，即，专职教师可分为两种，一种是行政档案、组织关系均在学院，并由学院缴纳“五险一金”的教师；一种是公办高校退休教师，身体好，年龄未满68岁，且能完成规定教学工作量的。专职教师一般签订3年期以上的劳动合同。兼职教师也可分成两种，一种是代课教师，学院根据上课时数每月给付课时费，一种是从公司、企业、工厂聘请的双师型、技能型教师，学院根据合同规定按月给付酬金。兼职教师一般签订一年期的劳动合同。管理人员、工勤人员的构成情况与师资构成类似。教职工流动性大。民办高校的教学质量与公办高校相比，社会美誉度较低。尽管其成因十分复杂，但无疑与高水平的管理队伍，特别是双高型（高学历、高职称）的教师队伍不稳定有关。一般来说，由于民办高校人事管理基本形成了“双向选择，来去自由”准则，教职工的流动性较大。尽管签有劳动合同，但在实际操作层面，合同的制约往往形同虚设。教职工因个人需求得不到满足，说走就走的现象几乎时有发生。问题与对策笔者认为，民办高校教职工队伍的现状与构成特点，是与民办高校自身的特点相适应的。关键是怎样从发展的角度来分析现状和这些特点，怎样从人力资源开发与利用的视角，来做好人事档案的管理与利用工作。领导要重视。民办高校的迅速发展，使其档案管理的模式不得不发生大的变化，即由被动式管理向主动式管理转变。然而，不可讳言的是，部分民办高校没有配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门的工作人员来管这项工作，甚至没有配置专用的档案库房，从而使档案工作处于一种无序的状态。人事档案是记载教职工个人经历、学历职称、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、组织评价等内容的事实材料，是全面考察、了解和正确选拔、任用人才的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。因此，主管组织人事工作的学校领导，要高度重视人事档案管理工作。应在机构设置和人员编制上给以基本保证，档案管理经费要落实到位，增添必要的硬件设施，关心档案工作者的工作、学习、生活，要让他们具有同等的升迁机会。同时，应经常组织在岗人员进行业务培训，系统地掌握人事管理工作的政策、法规和专业知识，不断提升档案管理人员的综合素质。完善规章制度建设，提高档案管理水平。规章制度的健全与完善，是人事档案工作规范化的前提，也是提高工作效率的重要保证。由于民办高校人事构成比较复杂，更替比较快，必须建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度。要通过制度来规范人事档案管理工作，所有工作环节不允许出现任何差错。如材料的收集、筛选、甄别、补充、更新、完善，手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确，以及档案的保管、保密、利用、借阅、归档等等，都必须做到规范准确、万无一失。同时，还要做到档案管理归类准确、排列有序、条目清楚、查找便捷，真正做到档案信息的准确性、唯一性与权威性。从档案的基本环节做起，为档案的科学管理打好坚实基础。笔者从事档案管理工作多年，在工作实践中积累了些许经验，总结出“建、补、归、用”四个字，做好了这四个字，对档案管理也就能起到提纲挈领的效果。所谓“建”，就是建档，建立档案。不管是“二元结构，四个部分”的员工也好，还是遵循“双向选择、来去自由”的员工也罢，凡属是与学校签订了劳动合同的人员，一律须按要求交验并提供必要的个人资料，建立起个人档案。这些个人资料包括：交验学历、学位、身份证、职称等证书原件并提供复印件；交验劳动合同并提交复印件；填写相关表格等等，做到一人一档，人人有档。所谓“补”，是指个人档案材料的及时补充，不断完善。一个人目前所经历的，很快就会成为过去，成为历史，而档案就是对历史的如实记录。不过，“补”所重视的，是对历史事实“节点”的补充，如，学历的提升、职称的变化、职务的更迭、奖惩的记录、考核的记载等等，均应及时补充。不断补充的结果是，个人的档案记录逐步准确完备，从而更为完整客观地反映个人的真实情况。所谓“归”，是指对档案材料的筛选甄别、分门别类、归档整理。就档案管理的一般程序来说，任何个人材料进入档案，都需要有一个去粗存精、去伪存真的筛选、甄别的过程，这既是对历史事实的一种尊重，也是对当事人的一种义务。正是由于这种高度负责的服务态度和精益求精的工作精神，才使得由组织保管的个人档案具有了权威的特质。同时，分门别类与归档整理的基本要求是条目清晰，表里对应，装帧规范，查找便捷。除纸质件之外，个人档案的基本信息（如三龄一历）还应录入电脑，使之与纸质材料相对应，建立起个人基本情况的电子档案，以方便查找与使用。所谓“用”，主要是指采用、使用。个人档案是对个人历史的如实记录，它记载的是一个人成长、成才、成熟的历程，反映的是一个人能力、水平、学识的大小与高低，体现的是一个人品德、素养的程度与优劣。是组织考察、选用、使用人才最原始、最权威、最准确的信息与依据。档案是充满活力的，是完全可以“用”的。不过，任何形式的“用”，都必须在严格保密和符合程序要求的前提下进行。否则，“用”就成了“滥”，人事档案管理也就失去了科学性，失去了其最基本的意义。综上所述，就目前而言，民办高校与公办高校相比，由于投资主体的不同，在政策环境、舆论环境，以及社会认同程度等方面存在很大差异，其人事档案管理也就面临着很大