K3物流单据操作流程规定.doc

K3物流单据操作流程规定制定背景：金蝶K3是公司内部核算和信息共享的平台，操作的规范、及时是确保核算和信息及时准确的前提条件。供应、库管、生产、物流、销售、财务几个模块环环相扣，每个环节的操作都很重要，每个环节的工作效果都会影响所有其他人的工作效果，最终体现在财务上。目前K3操作人员较多，物流需对物的流动在K3单据操作加强监管。概述：流程主要根据公司物料流动，规范金蝶K3物料的流动中的操作流程、操作时间限定和管理，起到组织、协调作用。让K3操作顺畅、数据核算及时正确，为大家提供更好的信息共享平台。本操作流程规定包括采购流程的时间规定和管理，生产领料、项目领料的时间规定和管理，销售流程的时间规定和管理，扎帐、关帐流程的时间规定和管理。一、流程时间规定1、日常采购流程、时间规定：目标完成采购的全部业务过程业务背景根据采购业务在金蝶K3中完成采购申请、订单、入库、暂估、发票传递应付模块，反应采购业务的流程序号处理说明责任部门责任人时间要求1根据企业的实际需要，手工录入生成采购申请单。业务部门计划人员当月+202采购员依据采购申请单、采购价格，向供应商下达采购订单并审核，并跟踪订单执行情况，根据实际情况可变更订单或手工关闭订单。供应科采购员订单日+23由库管员对货品的数量进行收货。依据采购订单生成外购入库并审核，打印产品入库单签字。物管物管人员验收入库日+14会计根据交票及附入库单情况，下推生成采购发票，并勾稽，入库核算，冲暂估保证入库单与采购发票匹配。月底对未来发票物资进行暂估。生成凭证。财务科成本会计收票日+05当在采购过程中的运输费用，采用费用发票来记录和管理。财务科接到相应的费用票据之后在K/3系统中审核物流科录入的费用发票，费用核算进入物资成本。财务科成本会计/费用会计收票日+06对付款进行审核、付款单、生成凭证、承兑月底对帐财务科成本会计/出纳/总帐次月+62、日常生产领用、项目领用流程、时间规定：目标K3及时反映公司物料流动，控制程序先后顺序的前提下及时核算，生成领用成本。业务背景在采购流程及时准确录入情况下，完成生产、日常、项目领用，财务及时核算公司材料、固定资产的领用成本序号处理说明责任部门责任人时间要求1库管人员按照实际物料领用录入生产领料单、其他出库单物管物管人员领料日+12供应于扎帐前三天完成采购订单的制单和审核（锰矿、碱、石灰膏、煤陆续到库，存在例外，按采购日常管理操作）供应供应业务员扎帐日-33车间物管理清2级库车间物管车间核算/物管扎帐日+04库管人员按照实际物料领用完成生产领料单、其他出库单审核物管物管人员扎帐日+15月底入库全部做完，采购运费全做完，所有涉及原材料，周转材料部分必须月底前准确做完，同时准确做完所有进项税金，方便核对，入库核算后总帐与供应链入库核对一致后，成本会计电子邮件告知库管并抄送总帐，可以导出生产领料给车间成本核算员财务成本会计/总帐/费用会计次月+36财务进行领用核算财务成本会计/总帐次月+33、日常销售流程、时间规定目标完成销售的全部业务过程业务背景根据实际销售业务在K3中完成销售订单、调拨单、销售出库、销售发票，最终传递到应收模块适用范围工商业企业最常用的一种销售业务。序号处理说明责任部门责任人时间要求1产品入库根据实际产品数量按时录入产品入库单（请不要月底才入库），月底需要盘点（包括外库），加强沟通了解。物管科库管员产品入库+12业务人员将客户提出的产品需求整理后在销售订单输入屏幕中录入K/3系统，以形成销售订单。销售科销售业务人员订单日+13物管根据物流提货单发货，公司发货在途做调拨单，自提销售根据物流提货单做销售出库单，各片区根据各自发货情况及时录入销售出库并告知物管。物管对销售出库单进行审核。销售部/物管科销售业务人员/库管员发货日+14物流组织运输，对发出到在途的调拨单进行审核物流物流内勤发货日+15货物到港、到分仓库，物流科录入调拨单；由在途调入仓库，并由各片区审核确认物流科/销售科物流/销售内勤人员到货日+16财务按照销售要求开具发票，审核销售发票。销售发票由销售订单或者销售出库单生成。财务部销售业务会计发票开具日+17各个销售片区负责管辖范围内销售调拨单据录入和审核销售科销售业务人员调拨日+18当在销售过程中发生了销售费用，由物流科在K/3系统中录入费用发票，定期到财务科审核核对物流科物流科内勤人员当月+259销售出库单和销售发票的钩稽主要是可以核对销售出库单和销售发票，保证出库和开票信息的一致，另外在会计核算的角度上来讲可以保证成本和收入的匹配。财务部业务会计当月+30或314、月底扎帐、关帐、结账流程目标将K3核算经营活动转入下一期间业务背景月底对账、盘存后逐一对存货模块、应收模块、应付模块、固定资产模块、总账模块进行关帐，结账，转入下一核算期间。序号处理说明责任部门责任人时间要求1供应于扎帐前三天完成采购订单的制单和审核（锰矿、碱、石灰膏、煤陆续到库，存在例外，按采购日常管理操作）供应科业务员扎帐日-32物管于扎帐日前一天完成外购入库单制单和审核（锰矿、碱、石灰膏、煤陆续到库，存在例外，按采购日常管理操作）物管科库管员扎帐日-13扎帐当天车间、库管理清理2级仓库领料情况车间、物管车间领料人/物管扎帐日+04库管人员按照实际物料领用录入生产领料单、其他出库单、产品入库单并审核物管物管人员扎帐日+15采购模块单据录入审核完毕，财务完成入库核算、冲暂估、暂估核算后，核对总账存货与供应链入库是否一致. 财务科成本会计次月+36总帐与供应链入库核对一致后，成本会计电子邮件告知库管并抄送总帐，导出生产领料给车间成本核算员财务科成本会计次月+37成本会计完成成本核算，进行产品入库核算财务科成本会计次月+58扎帐日后5天内完成销售模块订单、出库、发票、费用发票、调拨单据的录入、审核，物管发出实际盘存表给财务，由业务会计检查销售、物流、物管葛秀红扎帐日+59出库事项完成后，完成出库核算，检查出库成本是否异常，结转销售成本。财务科总帐次月+510结转存货模块财务科总账会计次月+611核对应收模块与总账，应付模块与总账，结转应收应付模块财务科各业务会计/总帐次月+612完成固定资产模块核算，计提折旧，结转固定资产模块财务科总帐次月+613总账关帐，报表核算财务科总帐次月+614出具报表财务科总帐次月+7二、金蝶操作管理 原则：每个月责任人负起监督，催促作用；反馈人对K3操作进行检查定期将检查结果反馈给未按规定流程操作K3的操作员并抄送领导及责任人。目的让公司各个部门操作K3时，沟通畅通，提高整体工作效率。检查工作原则1-2月一次，目的达到准确共享采购、销售、生产、财务信息的效果，规定如下：序号监督内容管理办法责任人反馈人操作人1采购模块1检查各流程单据是否按时审核，若无法审核，上关联追溯查找单据录入人2操作日志及月底录入库单情况侧面了解操作人工作堆积情况王兰珍/总帐总帐计划录入员/采购员/库管员2生产、项目领用1定期抽查操作日志制单时间和实际领料时间.2 车间可以采用领料信息时，成本会计须电子邮件通知物管并抄送总帐成本会计成本会计库管员3销售模块（此模块需加强管理和监督，涉及广）1检查各流程单据是否按时审核，若无法审核，上关联追溯查找单据录入人2定期抽查业务发生日期与操作日志葛秀红/总帐销售业务会计销售人员/物管人员/物流人员/财务人员4月底关帐流程总帐检查截止日期，各模块操作核对情况财务科领导总帐财务人员注释当月:业务所发生时间的自然月次月:业务所发生时间的自然月的下一个月订单日:采购或者销售合同签订日;量和价敲定日收票日:财务收到供应或者物流的采购费用发票当天(采购发票配入库单,采购费用发票和销售费用发票配明细单据)验收入库日:物管检查外购货物合格签收日期,检查以台账登记验收入库的