财务与监察部出访准备资料.docVIP

山东大学威海分校社团联合会财务与调研部一、财务与调研部工作职能1、对各校级学生社团财务工作进行监督，并定期对全校各学生社团财务情况进行公示；2、定期召开各社团财务负责人会议；3、开展各学生社团的登记、变更和注销工作；4、对社团的活动进行质量监察；。5、受理各学生社团及其会员的投诉，并向相关部门反应督办，办理社团违纪处理事；6、调研学生社团及社团青年的各项信息，促进学生社团联合会（以下简称“社联”）各项工作地更好开展；7、完成主席团分配的其他工作。二、财务与调研部工作制度（一）部门文化建设制度1、部长副部长轮换制副部长轮换制：一人承担部长职务，选三人承担副部长职务，此时布置任务时没有局限，即没有文化、调研、财务之区别，所有承担本周部长、副部长的人负责做好本周的日常工作，并根据部门的整体工作计划做好相应的督促。一周的体验周结束后，需要记录好本周所做成的主要工作，并做好相应的工作交接，进行成员互评。如此进行随机搭配。搭配人员由抽签选择产生。2、 部门文化墙建设：包括部门工作制度、部门工作总结和工作计划、部门大事年表、部门工作时间计划推进表，形成独特的图形。3、资料保存 （1）重要资料以两种方式存档：电子版和打印版； （2）打印版有专门的文件夹，并有存放文件夹的文件库。4、部门读书计划：（1）在每本书计划的三周之内每周周一部门会议上询问干事进程，并交流主要感受；（2）形成读书笔记和读书心得（格式随意），在结束后评选出“最佳书虫”，获得赠书一本或者精美笔记本一个；（3）交流时间和场地：交流时间：定于周六或周日约持续一个小时。 交流地点；第一次：社联；第二次：户外草坪； 第三次：户外草坪。（4）具体活动形式：分成三组之后，pk式竞答通过集体讨论，选出本书最佳十条经典语句；抽签方式选问题。事先做好问题纸条，然后抽签之后回答相关问题（问题征集由大家完成）；分成三组之后，pk式竞答，记录分数，然后得分最高的组可以要求得分最低的组表演节目。（二）社团成立申请流程1、社团申请条件：（1）社团发起人必须是我校在籍的本科生，研究生；（2）发起人数不得少于5人，发起人应学习成绩合格，未受过任何处分，具备开展该社团活动所具备的素质；（3）社团宗旨必须有利于同学身心的发展和校园文化的建设；（4）社团须配备至少一名固定老师或有相关经验的学生作为指导；（5）校内无性质相同或类似的学生社团存在；（6）非赢利性；（7）社团需要有规范的社团名称，社团应拥有明确而独立的全称及简称；(8)社团需要有规范的章程。学生社团应有规范章程，应包括社团的名称、目的、组织机构、会员资格、会员权利义务、活动开展、财务制度等内容；章程应与社团的日常活动保持一致。2、 申请所需材料及其相关规定（1）申请所需材料A、山东大学威海分校学生社团联合会新建社团申请资料（于社团天地网下载）B、编写本学生社团未来三年的发展规划草案，内容包括社团未来发展的目标、方向，未来会员规模、如何服务会员、未来社团品牌活动的建设目标及其具体措施等等，标题统一采用（社团名称）三年发展规划，字数要求2000字以上；C、 所有发起人及拟任负责人的学生证复印件及在校成绩单。（2）相关规定A、社团名称：社团名称应简单明了。（注：进行统计等活动时可以使用简称，但社团对外宣传、举行活动时必须使用全称）B、 必须满足“五个一”工程，即：“一个学生社团”、“一位指导老师”、“一个挂靠部门”、“一个品牌活动”、“一个合作单位”。3、申请流程社团联合会财务与调研部在此过程中充分为社团利益考虑，帮助社团完善成立社团所需要的申请材料，对社团成立进行指导。递交申请方式：申请人准备好以上所述申请准备材料，于每周的周一至周四晚九点至十点送至社团联合会财务与调研部。4、新社团成立的审批程序（1）社联对社团申请材料进行初审，初审工作应在上交材料后一周内完成。审查事项包括：A、申请材料是否真实齐全；B、社团长远发展方向及规划是否具有可行性；（2）初审后，社联将对社团成立的可行性展开调研，并撰写调研报告，时间在三周内完成；（3）社联将申请材料附上客观意见及社团成立可行性的调研报告上交团委；（4）团委审核通过后，社团进入考核（试成立）阶段。考核阶段：A、考核期不短于一学期，社联会有权依实际情况延长考核期；B、社联针对社团活动（对内活动与对内活动）、社团性质、社团组织机构、社团工作及社团发展前景进行全面观察考核；C、社团须开展1-2次的大型活动，活动开展程序与其他社团相同；D、社团须参加社联会组织的社团统一纳新，社团不得单独、私自纳新及收取会费；E、社团须按照社联相关规定按时报账等等。（5）考核阶段结束，社联会根据社团运作情况作出最终评定；（6）团委批准正式成立，社团办理注册手续，社联出示公告；（7）若考核期长至一学年，社联会将撤销社团成立的申请，且社团发起人在2学年内不得再次申请成立新社团；（三）学生社团注销流程1、材料准备（1）注销申请书（2）社团财产清单注:注销申请书仅是自动要求注销的学生社团需要提交，强制要求注销的学生社团不需提交。2、自动要求注销的学生社团的注销流程（1）社团负责人向社团联合会提交注销申请书。注销申请书中应注明：已被社团联合会批准通过的活动已全部完成；社团联合会已安排工作的完成情况；社团注销理由。（2）注销申请书经社团联合会通过后，提交财产清单，并配合社团联合会进行财产清产工作。（3）社团联合会完成清算工作后，社团负责人到社团联合会进行注销登记。3、被强制注销的学生社团的注销流程（1）社团联合会根据被警告的学生社团的整改情况，认为应该注销的社团，上报山东大学威海分校校团委；（2）经山东大学威海分校校团委批复同意注销的社团，其负责人应向社团联合会提交财产清单，移交学生社团财产，配合社团联合会进行清算工作；（3）社团联合会完成清算工作后，社团负责人到社团联合会进行注销登记。4、以下情况社团被责令注销：（1）社团无负责人或总人数少于十人；（2）社团长期处于瘫痪状态，无法正常进行社团活动；（3）活动范围和内容违背该社团宗旨，经多次整顿无效的；（4）财务出现严重混乱，无法解释其财务收入与支出情况的；（5）盗用社团名义从事非法活动，或违反国家政策的；（6）社团在一学年内被警告两次的；（7）社团在一学期内未举办活动的；（8）社团活动严重触犯校纪校规或校学生社团联合会其他合理规定的。5、公告社联将注销社团在社团天地网予以公告。6、资料存档（1）注销申请书一式两份，一份交由注销社团原负责人保存，一份交由社团联合会存档。（2）社联相关部门应保留清查状况，做出清查报告并存档,并负责保管已注销社团的公共财产和经费。（所清查的资金物质将为往后的社团活动提供帮助）（四）查账制度附件：山东大学威海分校校级社团查账制度（试行）一、查账时间每月月末最后三个工作日（周一至周三）全天。二、查账方法1、查账方式改为网上办公，由学生社团联合会（以下简称“社联”）建立社团查账邮箱：swsl_；2、社团仍按日常开支状况整理账本（账本格式见附件），以备审查小组审查账目使用，但是不需要交给社联，只需社团每月填写山东大学威海分校学生社团财务报表并在月末周四之前发送到以上邮箱；3、财务报表的相关内容应该填写完整（除备注无特殊情况不许填写外，其余都应按实际按实际情况填写），经核实无误后再上交，否则会有相应扣分；4、财务报表以附件的形式发放，附件重命名为：XX协会X月财务报表，否则会有相应扣分；5、邮件主题应改为：XX协会X月财务报表，否则会有相应扣分；6、在财务报表中需要财务负责人的签字，目的是希望社团相关人员能够及时审查社团账目及财务报表的正确性，一旦社团账目或财务报表出现问题，签字人员将为其负相关责任；7、社联财务与调研部分配不同的人员分别整理7种不同类别社团上交的财务报表，将其下载存档再发到财务与调研部邮箱，并且按要求填写山东大学威海分校社团查账汇总表；8、周四结束查账，财务与调研部全体人员召开查账总结会；9、社联将在周日之前把本月的查账公示表在社团天地网上上公示，请各社团及时核对，如有不符请联系相关人员进行修改，周一正式公示，此后将不再对其修改；10、每学期，社联将不定期抽查一次社团账本（具体注意事情及奖惩措施届时通知）。三、监督方法（有待进一步完善） 为配合查账工作，特设立以下监督方法。1、每学期组织一次社团满意度调查。2、建立会员投诉体系：（1）设置投诉电话：社联财务与调研部负责人联系方式；（2）建立投诉邮箱：swsl_；（3）设立社团权益部为投诉地点。3、由社联及会长委员会的相关人员组成审查小组，审查小组的作用：在接到会员投诉时，审查社团账目及其他情况。4、报账结束后，社联工作人员会及时将本月的财务公示表张贴到大一公寓楼的公示板上，将社团财务对会员透明化，同时请会员监督协会。四、与之前查账方法的区别1、会费使用的票据证明用发票、收据均可，但是发票、收据均需要有清晰可见的印章；2、报账时，不用带账本，但仍需要协会按要求的统一的标准整理账本，既可以清晰、明确地记录社团的经费使用状况，又能满足审查小组审查工作的需要；3、社联财务与调研部有相关人员分别负责不同类别社团的账目审查工作，查账效率提高，职责更加明确；4、节省社团人员的报账时间，使查账流程简化；5、为社团提供了更多自由发展的空间。五、奖惩措施1、按规定，社团应在查账周的周一至周三将财务报表发到相应邮箱，在此时间段内配合社联查账的社团加2分。其查账结果与学期末星级社团的评定分数相关。2、对于报账时间（周三）截止后，仍未报账的社团，社联将按规定回收会费，暂替其保管一学期，并给予警告处分；具体返还时间由其在本学期所评选的星级社团情况而定，若社团星级比上一届的星级低，则暂不返还，且此学期的查账加分为0。3、财务报表相关内容应该填写完整（除备注无特殊情况不许填写外，其余都应按实际按实际情况填写），经核实无误后再上交，否则减1分。4、财务报表以附件的形式发放，附件重命名为：XX协会X月财务报表，否则减0.5分。5、邮件主题应改为：XX协会X月财务报表，否则减0.5分。6、每学期进行一次社团满意度调查。若会员反映的情况与协会上报的会费使用状况不符，社联有权要求对该社团的账本及财务状况进行审查，由社联主席团及相关部门负责人和会长委员会的部分成员组成审查小组。若审查结果与会员反映情况相符，则按山东大学威海分校学生社团联合会工作手册相关规定给予该社团相关的处分。7、若有会员投诉，社联将按会员投诉情况对社团的账本及财务状况进行审查，由社联主席团及相关部门负责人和会长委员会的部分成员组成审查小组，对其上述情况进行审查。若审查结果与会员反映情况相符，则按相关规定给予该社团相关的处分。处分措施将参照山东大学威海分校学生社团联合会工作手册中的相关规定（例如工作手册中规定：对于一学期未举办活动的社团，社联有权将其注销）。本制度自颁布起开始实行，如与其他制度有冲突，以本制度的相关规定为主；本制度的最终解释权归山东大学威海分校学生社团联合会财务与调研部，该部门有权按实际情况修改制度。 财务与调研部学生社团联合会2011年2月27日 附件 各社团账本统一格式 账本左页 账本右页贴发票处：发票背面须注明： 用途（包括活动名称及花销明细）、经手人、时间（若本协会取得商家赞助,请在备注中标明是物品还是资金以及商家名称，并附带有商家签字的协议。）本期可使用的金额：日期项目收入支出经手人备注（此项无需时可略去）本期余额：注：1、项目一栏内容包括：活动名称以及花销明细。2、在右页记账，在左页依次粘贴各项活动经费使用情况的发票、收据或相应的有效票据证明，保证右页各帐所需的票据证明在对应的左页可以查到。3、 会费使用的票据证明用发票、收据均可，但是发票、收据均需要有清晰可见的印章。4、 请各协会能够及时整理账本，以满足社团资金管理的需要以及审查小组审核社团账本的工作需要。山东大学威海分校校级学生社团财务报表社团名称： 2-2学年第学期_月财务报表上期余额： 日期活动名称明细科目（例：买电线X米，X元/米）支出（元）收入（元）备注本期余额： 社团财务负责人签名: 联系方式：交表日期： 年 月 日注意：1、若本协会取得商家赞助,请在备注中标明是物品还是资金以及数额；2、除备注无特殊情况不需填写外，其余空格均需按实际情况填写，否则，会有相应扣分；3、日期填写明确，例如X年X月X日或X/X/X。山东大学威海分校社团查账汇总表社团类别： 汇总时间： 年 月 日 经手人：社团名称上期余额（元）本期余额（元）得分备注（得分原因）本月未报账社团：（五）社团活动经费申请1、社团活动经费申请的前提是：社团经费赤字2、申请流程：（1）社团提前一周上交社团经费申请表至社联财务与调研部；（2）社联审批后，将申请表上交团委老师审批；（3）团委老师审批后，社团即可办活动；（4）活动结束后，社团在三个工作日内将发票上交至社联财务与调研部；（5）社联审批后，将发票交与团委老师报销经费。（六）监察制度1、每一学期初，社联将检查社团在上一学期办活动的情况，并给予办活动数量少于规定数量的社团以警告处分；2、对于社团举办的周末文化空间、文心湖大讲堂、社团风景线、社团文化节等大型活动，社联将派相关人员到其活动现场对其活动质量进行监察、评分，所得分数将纳入社团星级评比中；3、对于社团的其他违规行为，社联将按照相关规定对其进行相应的处分。（七）物资管理制度1、物资管理范围凡是校学生社团联合会（以下简称“社联”）办公室一切物品均属于校学生社团联合会管理，物资的所有权归山东大学威海分校共青团委员会（以下简称“校团委”）所有，使用权归社联所有。任何物资的购买、使用、借用、归还、报废、遗失处理都必须严格按照校学生社团联合会财务与调研部物资管理制度执行。2、物资的购买（1）社联一切物资的购买须事前向财务与调研部申请，申请形式可以是口头或书面；（2）如果遇到较为紧急的情况，也可事后向财务与调研部补交书面申请；（3）财务与调研部的相关人员必须在在一个工作日对申请的物资进行登记，在三个工作日之内对申请结果进行答复；（4）物资购买之后，相关人员必须在两个工作日内向财务与调研部提交物资购买清单，并上交相关票据，以便于报销所需花费；（5）财务与调研部的相关人员必须在一个工作日之内对购买物资进行登记，登记内容包括：购买人、物资名称、单价、数量、购买时间、用途，如果物资来自于团委，购买人的填写以财务与调研部代替，如果购买的物资是桌椅等耐用品，必须对此物资进行编号，编号方法按照校团委有关规定执行；3、物资的使用（1）对于社联内部各部门的物资，所在部门有自主权；（2）使用完毕的物资，如会议记录本、笔等，除所在部门需要进行存档外，一律上交财务与调研部，之后才能申请购买新的；（3）物资在使用过程中如出现损坏的状况，必须将损坏的物资上交财务与调研部之后，才能申请购买新的，如发现是某人故意损坏，必须追究此人责任，并令其按原价赔偿；（4）使用电线、插排等相应的在使用时有安全隐患的物品，必须事先到校团委102室申请，如：电线的使用申请，必须事先向校团委用电许可，并上交责任事故保证书；4、物资的借用及归还（1）社联的物资不可借用给除校级社团之外的组织；（2）社联的物资的借用都必须事先向社联财务与调研部提出