行政工作职能.doc

综合办公室岗位职责行政工作职能建立健全公司行政管理制度，在全公司范围内实行计划管理和微机化管理；保证公司各项管理制度，有效地贯彻实施，并对员工执行情况进行监督；保障公司各部门办公物品的及时到位；保障公司办公设备等正常运行；有效地管理公司固定资产；建立起有序的办公秩序；监控公司办公支出成本；建立公司档案管理系统；通过有益的员工活动的组织工作，建立公司企业文化。行政工作具体内容一、 公司行政管理制度建设与执行对公司颁布的管理制度实施推广，协助公司领导做好培训和宣传；按公司检查反馈制度要求，对公司各项目、各部门工作运行情况实施督查、报告和处理；规范公司办公秩序并负责监督；制订公司档案及公文管理细则、工作目标，经批准后负责执行；拟定公司会议制度并负责协调、组织；制订公司办公物品、固定资产采买工作程序和行政管理细则、工作目标，经批准后负责执行；规范公司员工礼仪、仪容仪表并负责监督；根据国家有关法规，制订公司治安保卫、消防工作制度及实施细则，经批准后组织实施；制订法制、防火安全教育及消防专业技术培训计划，经批准后组织实施；负责公司安全保卫工作，配合各部门做好如管理、网络、营销等商业机密的防护工作；制订公司驾驶员及机动车管理细则，经批准后负责执行；配合大厦物业管理部门工作，做好公司员工午餐、保安、保洁等方面的工作，以保证公司优良的办公环境。二、 办公秩序管理检查、管理员工考勤，对员工迟到、早退、旷工、休假等及时记录、做出参考处理意见；办公环境的监督及维护，包括环境卫生、办公区域内物品摆放、绿色植物养护等等；会议室、培训室、各职能办公室的使用管理；检查公司员工执行规章制度的情况，并按程序填写过失单，办理员工违纪处理；检查固定资产使用情况，对人为损坏及误操作造成的情况及时处理，保障办公使用，并按制度规定对责任人进行处罚。三、 成本支出控制与物品采买参与编制公司办公物品购买预算，并进行有效控制；根据公司工作进展需要，组织办公室装修、入住；掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用；会同财务部确定合理物资采购量，及时了解办公物品存货情况，进行合理采购；汇总各部门的采购申请单，编制办公采购计划；选择、评审、管理供应商，建立供应商档案；进行市场询价，采购所需物资；采购物资的报验和入库；采购过程中的退、换货；采购合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。四、 档案公文管理建立公司的档案管理办法，指定专人负责收集整理本部门工作资料、文件保存及归档工作；监督、检查公司各部门档案管理工作，并进行总目录的汇总、重要档案资料的收存；根据领导指示及本部门工作需要，拟定公文，经审批后下发并监督、报告执行情况；对公司订阅、购买的各种报刊、图书、资料等建立资料库，做好目录，按照规范的借阅手续进行管理。五、 活动组织负责大型员工活动方案的策划、报批及实施；负责公司重大会议和内部活动的筹划与组织；根据需要配合各部门组织举行活动。六、 内、外部联络经公司领导委托，代表公司与相关政府部门和有关社会团体、机构的联络，协调地方关系；协助公司领导接待重要客人；与所在地政府行政机关（如派出所、安委会、车管所、街道管理处等等）建立良好的协作关系；协助业务部门进行公关工作；与各部门建立顺畅的沟通渠道，定期组织内部交流；保管公司营业执照和组织机构代码证；与物业部门建立良好的合作关系，配合做好物业管理工作。七、 后勤服务管理员工餐、客餐，保障员工及来客正常就餐；办理来客或因公出差员工车票、机票、饭店等的订购手续；对文件往来传递的管理，如快递、名片印制公司的选择、结帐等；办公用品的统计与发放；处理因公发生的各种维修事项（物业部分除外）；回复员工对公司政策等问题的咨询；管理制服配备工作，如制服配备的人员资格审查、制服制作厂商的选择、购进与发放、 员工离职折旧计算等；需办公室办理的行政费用的支付，如手机费、会员费、养路费等；公司电话、传真等接转；来访客人的接待；办公室文件、文稿的复印、打印、校对；饮水机及饮用水的管理；办公区内绿色植物及花卉的管理。八、 安全保卫配合物业管理部门，组织处理治安、火灾突发性事件，及时调查事件原因并制定预防和整改措施；定期组织检查公司重点部位内保和重点防火区域消防设施及防范措施情况，发现隐患，及时落实限期整改；负责公司前台的管理，监督检查公司出入管理制度执行情况；主管公司消防器材、设施的配置、维护、更换、定检工作；定期主持安全保卫例会，并参加公司有关安全、防火工作会议和当地公安、消防部门召开的会议；按工作程序做好与相关部门横向联系，并及时对部门间争议提出界