档案管理制度080623.doc

精选资料1、 目的为了集中统一管理本公司档案，维护档案的完整、准确、安全、保密，便于利用，为公司的经营、生产、工作服务。2、范围 本制度适用于公司各部门档案的资料收集、保管、移交归档。3、定义 档案是指公司在生产经营、产品开发、工作活动中形成的，有利用、查考价值，有历史凭证作用的材料。主要包括文书、技术、质量、财务、合同的档案材料。4、内容4.1总则4.1.1根据中华人民共和国档案法，结合公司实际情况，特制定本制度。4.1.2公司档案工作实行集中统一管理的原则，以便利用，维护档案的完整与安全。4.1.3公司档案工作在公司办领导下进行，公司办所属档案室负责公司档案的管理。4.1.4公司各部门应保证所经办文件资料的完整，工作任务（项目）完成后各部门应按规定及时将文件、资料向档案室移交归档。4.1.5归档的文件资料必须按时间、问题、作者、产品型号、保管期限等特征分类立卷。4.1.6档案室的任务A.负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。B.组织开展公司档案工作网络活动，督促、检查和协助各部门做好档案文件资料的收集、归档工作，并进行业务指导。C.编制公司档案分类目录、索引、卡片、汇编等检索工具和参考资料，办理档案资料的借阅、利用等服务工作。D.负责档案保管期限、密级的鉴定划分工作，办理已过期档案的销毁等具体工作。E.每年第一季度末负责对全公司上一年的归档文件、资料进行收集归档工作。F.认真学习中华人民共各国档案法、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷的基础方法，保证档案质量。 4.2归档范围 4.2.1有关科研档案归档范围A.科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、专题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同书等文件。B.研究实验阶段：各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等。C.总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。D.成果和奖励申请阶段：成果和奖励申请材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。F.推广应用阶段：推广应用方案，总结扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。 4.2.2有关产品设计档案归档范围A.产品规划阶段：可行性研究报告、新产品开发市场信息调查、有关领导审批意见、技术协议书、合同、设计任务书、产品选型方案技术设计（方案总图重要部件总图、必要计算书、方案说明、标准化综合要求、方案技术设计会记录）。B.产品设计阶段：（1） 产品施工图：产品总清、总图、产品总清单内列出的部（组）件总图、零件清单及零件图。（2） 产品安装图：砌砖图、基础负荷图、系统图、烟风道接口图、热膨胀系统图及其它有关图纸。（3） 技术资料：产品设计说明书、安装说明书、热力计算书、受压元件强度计算书、安全阀排放量计算书、烟空气阻力计算书、水力计算书、易损件清单、供应客户图纸及技术文件清单、铸件、锻件、石棉制品、外购、外协清单及产品包装文件（包装清单、包装图、供货清单）。C.产品试制阶段：产品试制记录、图样及技术文件修改通知书、产品试制总结。D.产品鉴定阶段：产品试制报告、测试原始记录、鉴定报告、鉴定大纲、审批文件、技术鉴定会议纪要、技术鉴定证书、参加鉴定人员名单、质量评定审查意见、热工测试报告、锅炉用户测试报告、锅炉运行情况等。 E.成果和奖励申请阶段：科研成果报告表、奖励证书、奖金发放单。 4.2.3有关产品工艺文件归档范围A.产品工艺方案、工艺调试报告。B.产品工艺路线。C.产品材料工艺消耗定额（冷加工、热加工、金加工、焊接）。D.工艺守则。E.工艺细则卡。F.工艺规程(备料、冷作、金工、焊接、热处理、铸、锻和典型工艺卡)。G.工艺试验研究方案和总结报告。H.专用工艺装备设计图纸、工艺装备验证报告。I.非标设备图纸、说明书、调试报告、移交卡。J.焊接工艺评定。K.工艺标准。L.工艺发展规划。M.生产服务(包括用户反馈)、产品制造攻关记录、重大工艺问题会议处理记录。N.工艺文件修改通知书。 4.2.4有关产品质量档案归档范围A.产品检验大纲、检验、试验计划。B.主要零部件材料理化试验报告、机械性能试验报告、热处理报告。C.主要零部件无损探伤检查报告、X光底片。D.水压试验报告。E.主要零部件加工记录卡、计量检测报告、技术联系单。F.材料代用申请单、材料数据汇总表、焊材领用凭证。G.焊接材料记录报告、试样记录报告。H.产品零件不合格品处理申请单。I.焊缝返修审批单、返修工艺卡。J.质量检查报告及重大质量问题分析报告和处理记录。K.用户信息反馈及事故分析报告、用户访问记录。L.锅炉质量合格证明书。M.市锅检所驻公司锅检组对产品质量检验报告单。4.2.5有关基建档案归档范围A. 公司总平面图、地下管道、线设施总平面图、土地地形图、土地征购报告及批准文件。B. 地质勘察设计、水文、地质、气象等分析技术资料。C. 基本建设工程项目的申请报告及上级批准文件、红线图、规划许可证、建筑许可证及产权证明。D. 基本建设工程项目设计任务书、总概算、预（决）算书、施工承包合同。E. 施工组织设计和技术交底、图纸会审记录。F. 隐蔽工程检查、验收记录。G. 钢筋混凝土构件抗压强度、予应力张拉试验报告及钢结构焊件、应力强度试验报告、砌筑砂浆、金属元件强度试验报告。H. 材料代用换算单。I. 设计变更工程联系单。J. 建筑物沉降观察记录。K. 原材料（钢材、水泥）质保书。L. 建筑安装工程施工质量评定证书。M. 建筑安装工程质量事故报告。N. 基本建设工程竣工验收报告。O. 基本建设建筑、动力管道、电力照明、给水、排水、采暖通风、环境保护、三废治理等竣工图（包括附属设备基础竣工图）。P. 机械设备工艺布置平面图。 4.2.6进口及国产精、大、稀设备、仪器档案归档范围A.设备计划购买申请书、协议书。B.引进设备须有项目建议书、可行性报告、批文、合同。C.设备随机文件材料、装箱单、产品使用说明书、安装使用说明书、电气原理图接线图、备件图等随机文件材料、设备开箱验收证明书。D.设备安装基础竣工图（包括隐蔽工程记录）。E.设备精度检验实例记录。F.设备试车记录。G.设备安装验收移交单（包括固定资产编号、移交给车间设备附件、随机工具清单、设备备件、易损件清单）。 H.设备在使用过程中产生的技术文件、设备操作及安全技术规程、设备维修保养规程、设备润滑卡、履历表、保养记录技术状况调查、精度调整记录、设备事故报告及处理记录。I.设备维修阶段：大修申请书、任务书、设备修理前预检记录、大检查普查材料、测绘零件图、设备修理后验收单。J.设备改进、改装、报废过程中产生技术文件、申请书、批准书、改装图及设备革新成果表。K.进口设备各种外文资料和译稿。4.2.7有关经营销售合同档案归档范围A. 经销及项目管理中的合同（合同修整书）、协议书、各种记录、来往文件、信电等文件材料、产品出门证等。B. 用户服务中形成的文件材料。4.2.8有关财务管理归档范围A. 各种原始凭证、记帐凭证、调节表、辅助台帐、备查帐。B. 总帐、各种日记帐、明细账及银行对帐单。C. 工资、奖金、加班费、冷饮费等发放各种费用的单据。D. 成本计算底稿（按月）、材料清单表（年度）及固定资产盘点表。E. 年、季、月会计报表。4.2.9人事档案归档范围A. 劳动合同及各种附加协议。B. 履历材料。C. 自传材料。D. 鉴定、考核、考察材料。E. 学历和评聘专业技术职务材料。F. 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。G. 奖励材料。H. 处分材料。I. 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、离职材料及各种代表大会代表登记表等材料。J. 其它可供公司参考的材料。4.2.10有关文书、档案归档范围 A.上级机关颁发的法规命令、批示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制度、国家部委局颁布的各种标准、工作总结、报告等文件。B.公司向上级机关的请求报告、工作计划及对下级机关的批复。C. 本公司各业务部门和发文及底稿、照片录音、录像带等。D. 本公司的各种统计报表（包括干部、劳动工资等情况和统计报表）。E. 本公司的正式发文的总结、调查材料、重要的电报稿、重要的电话记录。F. 本公司的组织、人事、保卫部门工作中形成的属于文书档案材料及干部、职工名册。G. 本公司领导同志在有关会议上的重要讲话材料和各种重要的会议记录、会议文件、会议纪要。H. 领导的重要批示单、批阅单。I. 本公司的简报、工作条例、章程、大事记录及各种交接凭证。J. 公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。K. 公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。L. 国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。M. 其它具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。N. 外单位直接发送给公司各处室的主、抄送信件，如与公司以往办的函件有关，为保持文件的完整，应予保存立卷。4.2.11有关技术管理方面的归档范围包括企业管理、技术改造、技术引进、厂标准、计量、节能、环保等技术管理中形成的各种文件材料、图纸。4.3立卷要求 4.3.1立卷的文件材料，应按照文件内容自然形成、保持有机联系的原则进行立卷。 4.3.2在一个案卷内按问题或文件形成的时间进行排列。 4.3.3拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限。保管期限原则上分为永久、长期、短期三种。 4.3.4按归档要求填写卷内目录、备考表、编号并进行装订。 4.3.5全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写档案卷号，填写案卷目录。4.4归档时间与程序和要求 4.4.1科技档案A 产品设计和工艺方面和科技档案由技术处所属晒图室随时发送档案室，由档案室整理归档。B 基建方面的科技档案，应在工程竣工交接验收后三个月归档。由基建处将归档文件材料组成保管单位移交档案室归档。C 设备、仪器方面的科技档案，在设备安装试车验收结束后，一个月内归档。进口、国产精、大、稀设备及精密仪器，应在设备开箱时交档案室验收归档。其中设备在安装、使用、预检和维修过程中，形成的有关归档文件材料及非标设备工艺由制造公司管理中心提出清单移交档案室归档。自制的非标设备设计方面的档案资料由工艺处提出清单移交档案室归档。D 产品质量方面的科技档案、各种试验记录报告、X光底片、质量处理单等在产品制造完工后，第二年首季末由探伤中心、检验处负责要将归档的文件材料填写清单交档案室归档。用户产品质量信息反馈文件资料由售后服务处在第三年一季度将文件资料（组成保管单位）移交档案室归档。E 科研及技术开发方面的科技档案，在课题完成并经鉴定成功后归档。对失败的科研档案应在告一段落后归档。由课题负责人负责将归档的文件材料交档案室归档。F 其它方面的科技档案，如有关技术标准、技术文件、技术规程、规范应及时归档，由经办部门随时移交给档案室，由档案室整理归档。 4.4.2财务档案，由财务处负责在第二年首季末将应归档的文件材料组成保管单位，由部门负责人审定签章移交公司档案室归档。 4.4.3人事档案、出国人员报告、批复，由公司办随时收集，整理归档。 4.4.4文书档案，由公司办等部门负责在第二年首季末要将应归档的文件材料，由部门负责人审定签章移交档案室归档。 4.4.5底图（产品图纸、技术文件、工艺卡、工装图、包装图）档案，由产品开发处、工艺处、综合车间在产品部件设计完成后，将底图移交档案室，由移交人填写技术图纸（文件）入库单，交接人签字后，移交入库。 4.4.6经营及项目管理档案由项目处按项目组成保管单位，在项目结束后三个月内移交档案室，由移交人填写移交清单一式二份，交接人签字后移交入库。 4.4.7学会活动交流的材料，经学会负责人审定，由参加人负责，及时将归档的文件材料交公司档案室归档。4.4.8外出考察、学习、工作归来的人员，应将带来的考察报告、学习、工作总结等有关资料，经团组负责人审定，及时将应归档的文件材料交公司档案室归档。 4.4.9各部门在工作中形成的有查考价值的资料，在第二年首季移交档案室。 4.4.10凡属归档材料必须内容真实，要符合历史过程，反映历史面貌，收集齐全，要保证档案材料完整、准确，对缺少的档案材料必须加以说明。 4.4.11归档材料字迹工整、清晰，文字不得用铅笔、普通圆珠笔书写。文件（图样）幅面要符合国家和部颁标准。 4.4.12公司与其它几个单位共同协作完成的科技项目，若公司为主单位则应保存一套完整的档案，若公司为协作单位则应保存由公司承担部分的档案。 4.4.13为保证科技档案的完整、准确、系统，必须组成保管单位，抄好卷内目录，经项目负责人审核签字方能向档案室移交，移交时办好手续，填写移交卡，移交清单一式二份，双方在交接单上签字积存一份备查。4.5档案保管期限 归档的文件材料的保管期限，划分永久保存（永久保存）、长期保存（保存期限为六十年）、短期保存（保存期限为十五年）。4.6档案分类 公司档案分为十类： 4.6.1行政管理类； 4.6.2经营管理类； 4.6.3生产技术管理类； 4.6.4产品档案类； 4.6.5基本建设类； 4.6.6设备仪器类； 4.6.7科学技术研究类； 4.6.8会计合同类； 4.6.9底图类； 4.6.10人事类。4.7档案秘级 公司档案秘级分为机密、秘密和一般三类及重要档案。 机秘档案是指公司办会议记录、人事档案、国外引进的产品技术图纸、软件、专利技术、产品成本及销售价格。 秘密档案是指财务报表、数据、产品制造图纸、新工艺、新技术、企业建筑物总平面图、电线、电缆图、水汽管道图。 除机秘、秘密档案以外其它档案为一般档案。 重要档案是指本公司重要的证照。4.8档案保管 4.8.1接收的档案必须认真验收，以卷、册、盒、袋组成保管单位，组卷质量符合要求，编目清楚。 4.8.2存放档案用专用箱柜，排架方法科学、美观、醒目便于提供利用。 4.8.3机密以上档案不得随便放在柜子外面。4.9档案鉴定： 4.9.1根据鉴定工作的内容，随时组织有关领导熟悉情况，了解企业档案利用价值。 4.9.2根据有关规定编制档案保管期限表。 4.9.3定期对已过保管期限的档案进行鉴定（销毁或延长保管期限），对失去利用价值的档案，填写“档案销毁登记表”。 4.9.4严格执行档案鉴定销毁的审批手续，并对鉴定档案写出鉴定报告。 4.9.5经批准需要销毁的档案应按保密规定执行销毁处理，同时“档案销毁登记表”连同“审批手续”一起归档。4.10档案统计 4.10.1熟悉专业，掌握库藏，以实事求是的态度认真进行统计调查、整理、分析。 4.10.2在档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用的过程中，用登记簿的形式统计库藏量指标体系、质量体系、利用工作指标体系及工作条件指标体系。 4.10.3各指标数值分绝对数指标、相对数指标和平均数指标，指标计量单位是卷、册、盒、袋，并且折合长度（米）。4.11档案库房管理 4.11.1档案库房的管理应按照“以防为主，防治结合”的原则。 4.11.2对库藏的档案每月检查一次，做好记录，发现问题及时报告处理。 4.11.3库房内严禁吸烟、使用电炉、存放易燃易爆物品、堆放与档案无关的杂物。 4.11.4安全使用电气设备，定期检查电器线路。 4.11.5库房必须符合六防（防光、防火、防虫、防潮、防盗、防尘）要求。配好温度计、湿度计及消防器材，并按要求定期检查、更换。 4.11.6库房必须清洁卫生，无虫霉滋生物，道路畅通，空气流通。 4.11.7离开档案室随手锁门，切断电源。 4.11.8无关人员未经允许不得进入档案室。 4.11.9按保密规定的有关条款，定期开展保密安全检查。4.12档案利用 4.12.1借（查）阅档案，要办理登记手续，复印机密、秘密、重要档案