行政管理手册.doc

本表格最终解释权归制表单位制表单位：西格玛公司人力资源中心 电话：045182344567行政管理职能手册一、行政部的定义及职权1、行政是代表公司行为的一种执权和管理的统称概念。2、行政部门则是在公司行为中进行指导、参谋咨询、沟通协调、行政事务处理、监督控制的服务管理机构。3、公司总部行政部门的职权：统一、规范、指导，帮助下属机构分公司进行行政管理工作，为整个企业的运转提供资源支持和后勤保障，并合理调配，更好的为各机构提供服务、支持，使各机构能最大化为集团及本身发挥其效能。二、行政文书类管理工作规范1、 公文管理（1） 发文工作l 对公司总部发放的公文进行统一的编号、存档。l 下属机构对公司总部发文时，必须经过行政部门审校后，经总经理批准方可下发。下发时，要抄送总部行政部门。（2）收文工作l 行政部登记外部单位或相关单位发来的公文并审核公文。l 交至上级领导审核公文，判断是否需要传阅，如果需要，行政部负责相关部门的传阅工作，如果不需要，行政部直接办理或回复。l 行政部负责相关资料的存档、管理。l 对临时下发的通知，注意写作规范，用词准确，表述清楚，传达准确。2、 流程制度管理（1）与相关部门沟通，整理、归纳、制定、修改、更新、补充公司工作和日常行为中所需制度和规范的流程。（2）下发流程到相关部门，组织进行推广学习。3、 节假日管理根据国家制定节假日管理办法，结合本公司的实际情况制定全年的休息方案，及休息期间注意事项、工作安排、值班情况等，并在节假日来临前，向各个部门发放节假日通知。4、 大事记管理（1）发生重大人事变动、举办大型活动等时，各机构按照大事记的表格填写相关内容，及时上传至总部行政部门统一记录。（2）总部行政部门汇总各公司的大事记，拟定大事记发生预防措施及发生处理预案，每季度整理大事记档案，做好存档工作。5、 证照（章）管理（1）根据公司性质，核对现有证照是否齐全，如果发现有缺少，及时向上级领导反映并办理。（2）制定证照（章）的管理办法并监督使用。定期存档各种机构各种证照年检后的复印件，做好监督管理。（3）制定证照（章）复印件的借阅及审批权限，借用印章、证照、资质、盖章需填写申请表，得到主管领导许可后方可提供，并加盖公章注明证照的用途权限。（4）借用人返还印章、证照时，管理人员一定要仔细检查，确认印章、证照完整无损坏，在予以接收，填写返还时间。若发现印章、证照有损坏，第一时间报告部门主管，并协调解决方案。7、法务管理（1）公司行政部门根据公司实际情况编制法律事物管理制度，制度审批通过后行政部负责具体实施。（2）行政部法务人员接收各部门的法律咨询，对其提供意见或查询相关文件后作出解答。法务人员出具法律意见书，发现法律问题进行处理并追踪调查结果。（3）法律事物处理结果定期汇总、整理、建档、存档。8、合同管理（1）熟悉并掌握公司各种合同内容及法律纠纷隐患，制定并规范保护公司权益的销售合同和行政合同的范本。（2）了解并可协助各机构解决法律控诉。9、电子文档的管理（1）对公司下发的重要文件、合同，制作出电子版，以便于文件的长期保存。10、日常工作操作规范（1）日常工作中本着认真谨慎的态度进行工作，严格执行公司规章制度，认真履行工作职责。（2）做好上下联络沟通工作，及时向领导反馈信息。搞好各部门间相互配合、综合协调工作；实施对各项工作和计划的督办和检查。（3）制定并规范员工的日常行为，对员工的行为规范进行检查，每天下班之前上报员工考勤。（4）按时完成公司领导交办的其他工作任务。三、行政事务管理类1、办公用品（设施）管理：本着节约、合理统筹规划的理念，分配集团及各机构办公用品（设施）。对其采购、库存、使用数量，正确保管、操作办公设施的使用方法，进行统一的规范。2、物料管理：规范、统一办公物料（如：名片、各种印刷品、宣传品等）的审批流程和采购、发放管理。3、办公用车辆管理：制定车辆的管理、保养、维修、洁净等规范标准及司机的岗位职责并对公司车辆使用进行合理调配。4、采购管理：规范及制定各机构采购物资所需的审批、验收、发放等制度及流程的标准。并对所购物资给出参考标准（价格、参数、数量、品牌等）。 5、固定资产的管理：制定、完善固定资产管理工作的制度。建立固定资产台帐、档案、定