办公自动化OA系统管理制度.doc

备案登记号： 办公自动化OA系统管理制度文件编号： 版 次：A/0 受控状态：受控（盖受控红章）密 级：秘密编制/日期： 校对/日期： 审核/日期： 会 签： 审查/日期： 审批/日期： OA办公自动化系统管理制度第一章 总 则第一条 公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是覆盖北京和常州公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享和传送。第二条 为了便于公司OA系统的管理，加强员工计划工作与实际执行情况的关联性，提高各部门工作效率，有效降低和节约办公成本，保障文件、通知等信息传递快捷通畅，根据公司的实际情况，制定本规定。第二章 组织职责第三条 OA系统的运行中，公司各部门相关人员各负其责、共同配合。职责如下：1.OA管理员职责：1）负责编制及修订OA办公自动化系统管理制度；2）负责OA系统核心工作流程、以及各职能部门工作流程的设计与修改；3）负责监控、检查、督办工作流程的工作流转；4）负责工作流程的归档，系统的数据备份及运行性能优化； 5）负责OA系统包括公司领导及所有部门人员的操作培训；6）负责搜集、整理各部门关于OA工作流程的优化需求；7）负责OA系统的开发升级管理；8）负责OA服务器、操作系统和硬件的维护；9）负责OA系统用户注册、授权、变更及注销管理。2.人事专员职责：1）负责新增OA用户、人员变更的校对审核；2）提供用于人员新增、变更及注销的员工资料表给OA管理员；3）根据OA管理员提供的检查结果执行考核扣款。第三章 OA登陆第四条 系统所有用户必须于每个工作日上班后一小时内、下班前一小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。第五条 假如员工暂停OA办公时需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。第六条 登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统获取信息、恶意增删资料或干扰文件流转。第三章 模块操作第七条 公司各部门之间的即时通讯、通知类文件的发送和接收原则上统一采用办公自动化OA系统。第八条 员工在工作中遇到电脑等信息设备故障时，在OA系统中提交故障维修调查表后电话或飞鸽通知信管部人员，信管部将结合用户在OA中提交申请的先后顺序和轻重缓急酌情处理。第九条 各部门务必于每月28日前在OA系统“请示拟稿”中编制月度资金计划和资金差异表。第十条 各部门应指派档案专员将部门电子文件导入到OA系统“收文登记”中，并按照部门档案编号规则对文件进行编号。第十一条 行政专员应及时将采购的办公用品登记到OA系统中，所有员工在领用办公用品前必须在OA系统中办理用品领用登记后行政专员方可发放用品；第十二条 行政专员应及时将购买的图书登记到OA系统中，员工借阅图书必须在OA系统中办理图书借阅、归还手续。第十三条 公司所有人员必须于每个工作日按时编写日记，详细汇报当天的工作内容。第十四条 员工若因外出办事需要用车，必须在OA系统中提交用车申请，经由车辆管理员审批和调度车辆后方可用车。第十五条 员工或所在部门需要召开会议，必须在OA系统“会议管理”中发起会议申请，在审批通过后参会信息将自动通知到参会人员。第十六条 用人部门应该在OA系统中填写用人申请，提交上级审批。综合部根据审批后的用人申请开展招聘工作，预约用人部门与应聘者面试。面试及其它流程手续合格后，提交录用申请上报总经理审批。第十七条 新员工入职试用期结束后应在OA系统中提交转正申请，经上级审批同意后正式入职，签订劳动合同及保密协议。第十八条 员工离职前必须在OA系统中提交离职申请书，经上级批准后配合综合部办理离职手续，配合所在部门办理工作移交手续。第十九条 新员工入职后，务必及时登录培训系统查看相关培训内容课件，熟悉培训内容后进入网上考试进行答题考核。第二十条 各部门经理必须于每月28日前编写当月部门工作计划，工作事项务必要体现出部门所有人员的工作内容。第二十一条 各部门人员应本着积极认真的态度汇报工作，计划和总结的编写不应流于形式，而务必要详细描述具体工作事项、工作思路、以及处理事情的方法和耗费时长。第二十二条 OA管理员按时检查每位员工的计划和日记提交时间，将违反规定的人员明细表提交给综合部执行考核扣款；并按时检查各部门计划与实际工作的关联性，提交检查结果至计划办，由计划部督促各部门完成工作。第四章 安全保密第二十三条 OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。第二十四条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。第二十五条 涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA系统上进行工作流转。第三章 处罚规定第二十六条 若员工不按制度管理规定执行，且因自身原因造成工作未能及时开展，由综合部对当事人根据事情的严重性，给予15分的绩效扣款。第二十七条 若员工超过规定时间提交，或未提交计划或工作日记，综合部根据OA管理员检查的具体统计结果给予当事人13分的绩效扣款。第四章 OA系统开户和注销第二十八条 由综合部提供需要开通OA的人员名单送至信管部办理账户开通；提供需注销OA系统的人员名单，由信息部管理员及时办理注销。第二十九条 员工入职后或离职前，由本人或其所在部门经理填写OA用户权限变更表后，由部门经理签字后提交给综合部校对审核，审核通过后签字提交给信管部，信管部根据签字版的OA用户权限变更表办理开户及注销工作。第三十条 综合部定期提交最新的员工资料