EXCEL数据透视表教程ppt课件.ppt

1 什么叫数据透视表 您的工作表含有大量数据 但是您知道这些数字的含义吗 这些数据能够解答您的问题吗 如左图 数据源表是各商店每日销售的明细表 你能迅速知道各品类的销售情况吗 哪个店铺的销售最好 数据透视表是对工作表数据的重新组合 它通过组合 计数 分类汇总 排序等方式从大量数据中提取总结性信息 用以制作各种分析报表和统计报表 您可以使用数据透视表 它们能够将数据转换为短小简洁的报表 并准确地告诉您需要了解的内容 2 准备数据源表 在开始使用透视数据表之前 请观察一下您的Excel工作表 以确保它为报表做好了准备 1 报表字段的的名称来自源数据中的列标题 因此 源数据中工作表第一行各列都需要有名称 名称必须具有唯一性 而且数据源表的表头是没有合并单元格形式的表头 2 删除数据源中的空行 3 删除数据源中的合计项 3 创建数据透视表步骤1 此处介绍如何开始使用数据透视表 您可以使用此处显示的 创建数据透视表 对话框 1 准备好数据源后 单击数据中的任意位置 2 在 插入 功能选项卡中的 表 功能组中 单击 数据透视表 然后再次单击 数据透视表 弹出 创建数据透视表 对话框 4 创建数据透视表步骤2 此处介绍如何开始使用数据透视表 您可以使用此处显示的 创建数据透视表 对话框 3 已选中 选择一个表或区域 选项 表 区域 框显示所选数据的范围 该范围可以根据需要修改 4 选择放置数据透视表的位置 默认选中 新工作表 也可选择 现有工作表 在 位置 框中选择需要存放的位置 5 单击 确定 按钮 5 创建数据透视表步骤3 这是在关闭 创建数据透视表 对话框后 在新工作表中看到的内容 其中一侧是为数据透视表准备的布局区域 另一侧是 数据透视表字段列表 该列表显示来自源数据的列标题 如前所述 每个标题都是一个字段 6 创建数据透视表步骤4 通过将 数据透视表字段列表 中显示的任何字段移动到布局区域 可创建数据透视表 6 在 数据透视表字段列表 中选中字段名称旁边的复选框或者右键单击字段名称 然后选择要将该字段移动到的位置 7 数据透视表的结构 从结构上看 数据透视表分4部分构成 行区域 此区域中的字段作为数据透视表的行字段 列区域 此区域中的字段作为数据透视表的列字段 数据区域 显示汇总的数据 报表筛选区域 此区域中的字段作为数据透视表的页字段 8 数据透视表字段列表的结构 数据透视表字段列表 对话框中也能清晰地反映数据透视表的结构 利用它 用户可以向数据透视表内添加 删除 移动字段 设置字段格式 并对数据透视表中的字段进行排序和筛选 打开 数据透视表字段列表 对话框的方法 在数据透视表的任意单元格单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 显示字段列表 命令 9 启用EXCEL2003经典数据透视表布局 自EXCEL2007版本起 数据透视表工具与之前2003版本发生了很大变化 如果用户希望运用EXCEL2003版的拖拽方式操作数据透视表 可以启用EXCEL2003经典数据透视表布局 1 在数据透视表任意单元格单击鼠标右键 2 选择 数据透视表选项 命令 弹出 数据透视表选项 对话框 3 在 数据透视表选项 对话框中 单击 显示 选项卡 10 启用EXCEL2003经典数据透视表布局 自EXCEL2007版本起 数据透视表工具与之前2003版本发生了很大变化 如果用户希望运用EXCEL2003版的拖拽方式操作数据透视表 可以启用EXCEL2003经典数据透视表布局 4 勾选 经典数据透视表布局 启用网格中的字段拖放 复选框 5 单击 确定 按钮 11 重命名字段 当用户向数值区域添加字段后 它们都会被命名 如 销售数量 变成了 求和项 销售数量 这样加大了字段的列宽 影响美观 我们可以重新命名字段 让标题更简洁 1 单击数据透视表中列字段的标题单元格 2 在 编辑栏 中输入新标题 按回车键结束 12 删除字段 数据透视创建以后 如果用户在进行数据分析时 可以对数据透视表不需要显示的字段可以进行删除 1 在 数据透视表字段列表 对话框中 点击需要删除的字段 2 在弹出的快捷菜单中选择 删除字段 命令 13 改变数据透视表的报表布局 数据透视表提供了 以压缩形式显示 以大纲形式显示 以表格形式显示 三种报表布局的显示方式 新创建的数据透视表显示形式都是默认的 以压缩形式显示 行字段都堆积在一起 不符合我们的阅读习惯 以表格形式显示的数据透视表显示直观 方便阅读 是用户首选的显示方式 1 点击数据透视表的任意单元格 2 单击 数据透视表工具 项下的 设计 选项卡的 报表布局 按钮 3 在下拉菜单中选择 以表格形式显示 命令 14 更改分类汇总的显示方式 用户可根据实际需求 显示或删除字段的分类汇总 1 点击数据透视表的任意单元格 2 单击 数据透视表工具 项下的 设计 选项卡的 分类汇总 按钮 3 在下拉菜单中选择 不显示分类汇总 命令 15 总计的禁用和启用 用户同样可以设置显示或删除数据透视表的行和列的总计项 1 点击数据透视表的任意单元格 2 单击 数据透视表工具 项下的 设计 选项卡的 总计 按钮 3 在下拉菜单中选择 对行和列禁用 命令 16 活动字段的折叠与展开 折叠和展开字段可以使用户在不同场合显示和隐藏一些数据信息 1 单击活动字段的随意某个单元格 2 在数据透视表工具项下的选项选项卡中单击活动字段组中的折叠整个字段 17 合并且居中排列带标签的单元格 数据透视表 合并居中 的布局方式简单明了 也符合读者的阅读方式 1 在数据透视表任意单元格单击鼠标右键 2 选择 数据透视表选项 命令 弹出 数据透视表选项 对话框 18 合并且居中排列带标签的单元格 数据透视表 合并居中 的布局方式简单明了 也符合读者的阅读方式 3 在 数据透视表选项 对话框中 单击 布局和格式 选项卡 4 勾选 合并且居中排列带标签的单元格 复选框 5 单击 确定 按钮 19 数据透视表的排序 数据透视表可以实现在普通数据表中的排序效果 1 单击数据透视表中需要排序字段的下拉箭头 2 在弹出的下拉菜单中选择 升序 或 降序 命令 20 数据透视表的筛选 数据透视表同样可以实现在普通数据表中的筛选效果 1 单击数据透视表中需要筛选字段的下拉箭头 2 在弹出的下拉菜单中取消对不要显示字段项的复选框勾选 3 单击 确定 按钮 21 组合 组合可以对数字 日期和文本等不同类型的数据项采取多种组合方式 达到增强了数据透视表分类汇总的功能性 1 选中数据透视表中需要组合的单元格区域 2 在 数据透视表工具 项下的 选项 选项卡中单击 将所选内容分组 按钮 默认显示分组的标题名称为 数据组1 22 组合 组合可以对数字 日期和文本等不同类型的数据项采取多种组合方式 达到增强了数据透视表分类汇总的功能性 3 单击 数据组1 单元格 在编辑栏中 可以更改名称 然后按回车键结束 4 重复以上步骤 对其他区域进行相应分组 23 更改字段的汇总方式 默认状态下 数据透视表对数值区域中的数值字段使用求和方式汇总 对非数值字段使用计数方式汇总 除此之外 数据透视表还提供了 平均值 最大值 最小值 等其他多种汇总方式 1 在数据透视表的数值区域中的任意单元格单击鼠标右键 2 在弹出的快捷菜单中选择 值字段设置 命令 弹出 值字段设置 对话框 24 更改字段的汇总方式 默认状态下 数据透视表对数值区域中的数值字段使用求和方式汇总 对非数值字段使用计数方式汇总 除此之外 数据透视表还提供了 平均值 最大值 最小值 等其他多种汇总方式 3 在 汇总方式 选项卡下的 计算类型 下的选择框下选择要采用的汇总方式 4 单击 确定 按钮 25 更改值显示方式 如果值字段设置对话框内的汇总方式仍然不能满足用户的分析需求 EXCEL提供了更多的字段值显示方式 利用此功能 可以显示数据透视表的数值区域中每项占同行货同列数据总和的百分比 或显示每个数值占总和的百分比等 1 在数据透视表的数值区域中的任意单元格单击鼠标右键 2 在弹出的快捷菜单中选择 值字段设置 命令 弹出 值字段设置 对话框 26 更改值显示方式 如果值字段设置对话框内的汇总方式仍然不能满足用户的分析需求 EXCEL提供了更多的字段值显示方式 利用此功能 可以显示数据透视表的数值区域中每项占同行货同列数据总和的百分比 或显示每个数值占总和的百分比等 3 在 值字段设置 对话框中 单击 值显示方式 选项卡4 在 值显示方式 选项卡下选择框下选择要采用的值显示方式 5 单击 确定 按钮 27 同一字段使用多种汇总方式 用户可对数值区域中的同一字段同时使用多种汇总方式 1 在 数据透视表字段列表 中 将需要使用多种汇总方式的字段多次添加到 数值 区域中 2 再更改同一字段的汇总方式 28 计算字段 数据透视表创建后 不允许添加公式计算 如需要进行自定义计算 必须使用添加 计算字段 和添加 计算项 功能 1 单击数据透视表任意单元格 2 在 数据透视表工具 项下的 选项 选项卡中单击 公式 下拉菜单 3 在弹出的下拉菜单中选举 计算字段 命令 计算字段是通过对数据透视表中现有的字段执行计算后得到的新的字段 29 计算字段 数据透视表创建后 不允许添加公式计算 如需要进行自定义计算 必须使用添加 计算字段 和添加 计算项 功能 4 在 插入计算字段 对话框中的 名称 框中输入新的字段名称 5 在 公式 框中输入计算的公式 6 单击 确定 按钮 计算字段是通过对数据透视表中现有的字段执行计算后得到的新的字段 30 计算项 数据透视表创建后 不允许添加公式计算 如需要进行自定义计算 必须使用添加 计算字段 和添加 计算项 功能 1 单击数据透视表列字段区域的任意单元格 2 在 数据透视表工具 项下的 选项 选项卡中单击 公式 下拉菜单 3 在弹出的下拉菜单中选举 计算项 命令 计算项是在数据透视表的现有字段中插入新的项 通过对该字段的其他项执行计算后得到改项的值 31 计算项 数据透视表创建后 不允许添加公式计算 如需要进行自定义计算 必须使用添加 计算字段 和添加 计算项 功能 4 在弹出的对话框中的 名称 框中输入计算项名称 5 在 公式 框中输入计算的公式 6 单击 确定 按钮 计算项是在数据透视表的现有字段中插入新的项 通过对该字段的其他项执行计算后得到改项的值 32 刷新数据透视表 数据透视表创建完成后 如果数据源发生改变 刷新数据透视表的数据 从而获得最新的数据信息 手动刷新数据透视表 1 鼠标右键点击数据透视表的任意单元格 2 在弹出的菜单中选择 刷新 命令 33 刷新数据透视表 数据透视表创建完成后 如果数据源发生改变 刷新数据透视表的数