档案管理.docx

榆林神华信息中心档案管理制度第一章 总则第一条 为加强信息中心档案的科学管理、有效保护和开发利用好档案资源，使档案工作系统化、规范化、标准化，更好的为中心各项工作服务，结合中心实际，特制定本制度。第二条 本制度适用于信息中心档案的形成、保管、利用。第二章 组织与职责第三条 档案管理工作归口科室为综合办公室，建立台账实行集中统一管理。第四条 管理规定：（一） 单位党、政各级领导要加强对档案工作的领导，认真学习贯彻执行档案有关法律、法规、安排档案工作，综合科设置档案资料管理员一名，各科室设置兼职档案资料管理员一名；（二） 健全档案管理组织体系，落实档案管理责任。单位的档案工作由分管档案工作的领导统一领导，综合办统一协调，指定一名领导分管档案工作、设置档案员具体管理科室的档案资料。档案室管理各科室的档案资料；（三） 文件材料的形成、积累、整理和归档要符合本档案管理制度要求。文件材料的运转要遵循计划、运维（施工）、技术、经营等项工作的程序和文书处理的程序；（四） 运维（施工）活动中形成的科技文件材料，其它管理工作中形成的文件材料，由档案员负责积累、整理归档；（五） 文件材料的归档要求：1归档的文件材料必须完整；2归档的文件材料必须准确地反映企业运维、科技和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；3归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律。（六） 文件材料的归档程序：1基本建设项目档案资料的管理工作要与项目建设同步进行。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理审查工作；项目竣工验收时，完成归档和验收工作；2文件材料的形成一般要求归档一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加份数。 （七） 文件材料的形成、积累、整理和归档要列入运维、技术、经营等各类管理程序；列入运维、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；（八） 产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型生产设备验收必须有分管科室人员参加。文件材料不完整，不准确，不系统，不能进行鉴定、验收。（九） 基建工程创优，科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为考核内容，档案科室不签署意见不得申报结果。（十） 单位人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向综合科档案室归档。第三章 立卷归档第五条 凡单位及各科室在年度基建、运维、经营、管理活动中，直接形成的各种形式和载体的文件材料，包括文书、科技、基建、经营、音像图片等，具有查考价值并处理完毕的档案材料，均属归档范围。第六条 上级机关、同级单位、非隶属机关与本单位相关的文件材料亦属归档范围。第七条 对一般性的文书归档期限：（一） 经营管理等档案材料实行定期归档，即在档案材料形成的第二年三月份归档。（二） 各种工程项目（科研、设计、审查、总体规划、工程项目竣工、技改）、科技项目验收完毕，大型设备（国外引进、国内购置）开箱验收完毕；特殊载体材料形成后，对其材料全部及时归档，防止散失。将所有设备文件收集后到综合办档案室归档。第八条 科室负责人应与档案室及时联系交接归档材料。归档材料必须编制移交登记表，移交档案管理科室时要经交接双方清点，核实后履行签字手续。第九条 归档材料必须编制移交登记表，移交档案管理科室时要经交接双方清点，核实后履行签字手续。第四章 归档时间第十条 文书档案一般由文书在办理完毕后按照公司要求将文件材料整理归档，再移交至综合科。第十一条 财务档案在会计年度终了后由业务科室整理归档，并向档案室移交。第十二条 基建档案在其项目竣工后或财务决算后三个月内由业务科室整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。科技档案的整理应符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222000）的规定。第十三条 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后由承办人及时整理归档。第十四条 企业员工外出参加公务活动形成的，与本单位有关的文件材料应在活动结束后由参加人整理及时归档。第十五条 合同、产权方面的文件材料，在工作进行完毕或文件正式生效后由承办人整理及时归档。第十六条 特殊载体类档案（磁带、照片、录像带、光盘、奖杯等）应在工作结束后由承办人整理及时归档。第十七条 单位内部机构变动和职工调动、离岗时留在科室或个人手中的文件材料由保管人整理随时归档。第五章 归档要求第十八条 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成的规律，保持有机联系，并符合有关标准、规范的要求。第十九条 归档文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。第二十条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。第二十一条 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，字迹、图像清晰。不得使用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。第二十二条 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 第二十三条 各科室应检查本科室归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交清册，由科室或项目负责人签字核准后向档案工作人员移交。第二十四条 档案工作人员接收时应全面检查归档文件材料的质量。第二十五条 交接双方应认真核对移交清册，履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。第六章 基建工程技术档案资料归档与保管第二十六条 基建工程技术档案资料是指基建工程项目所形成的设计文件、图纸、概预算、施工承包合同、竣工文件等。第二十七条 基建工程技术档案资料形成后，由经办科室及时移交档案管理科室，不得在基建相关科室滞留、扣压。档案管理科室有权查询、催交档案资料。第二十八条 设计文件、施工图纸形成后，经办单位应将上述资料先行交入档案科室，档案科室留足存档部分。使用单位所需资料由基建主管科室安排，在档案科室领取。第二十九条 竣工资料由基建工程管理科室依据基建管理有关制度责成施工单位立卷形成，基建管理科室负责竣工资料项目内容的质量把关，保证资料的完整合格。竣工资料要分类分装，图纸折叠要符合规范，竣工项目由基建科室审查签章后向档案科室移交。第三十条 基建项目竣工验收，支持单位须通知档案科室参与竣工资料验收。档案科室对移交资料进行审核检查，对资料项目、内容不齐全，立卷质量不合格，移交手续不完整的竣工资料有权拒收，相关责任科室、单位必须按要求完善后再行移交。第三十一条 经办科室在给施工单位结付工程决算费用时，必须查验档案科室的竣工资料入库手续，没有档案科室的接收手续，不予付款。第七章 借阅利用第三十二条 借阅档案履行审批手续，办理借阅登记，借阅完毕后由借阅者写出档案利用效果登记。档案管理人员负责查找，借阅者一律不得进入档案库房，也不准代借代查。在借阅登记审批单上要说明是在档案室查阅还是借出外用。第三十三条 单位各科室及内部职工个人借阅档案室的档案，凡保密性材料，由分管档案工作的领导批准；非保密性档案材料由各科室各单位主管领导和档案室领导批准。第三十四条 外单位借阅公司档案材料，须持身份证和单位介绍信，经领导批准方可借阅。第三十五条 借阅档案者必须严格遵守党和国家保密纪律，不得泄密。对泄密者要追究责任，酌情予以处理。第三十六条 对借阅的档案，不准污损、折卷、涂改，更不准私自抽取卷文件，违者按有关规定予以处罚。第三十七条 标明机密以上密级的档案不准拍照、复印；特殊情况下需复制时，必须经分管领导批准后，会同档案管理人员复印。第三十八条 外单位借阅区规划、可行性研究、总体设计、初步设计和有关文书档案等，须经单位负责人批准后办理借阅手续。第八章 档案复制第三十九条 凡单位形成的档案，各科室在利用过程中需要复制，必须填写查阅复制档案审批单，并且要写清利用目的，复制份数。第四十条 文书材料需要复制利用须由档案室领导批准，重要涉密材料必须由单位负责人批准，方可到档案室办理复制手续。第九章 专职档案人员岗位职责第四十一条 宣传贯彻档案工作法律、法规和方针政策，制定本单位档案管理各项规章制度，敬业爱岗，忠于职守。第四十二条 负责各类档案的收集整理、保管统计、鉴定销毁等工作，完成上级业务科室下达的档案工作任务。第四十三条 负责督促、检查、指导本单位各科室的档案形成、积累、整理、归档工作，参与公司重大活动、基建工程竣工验收、设备开箱等工作的档案前期监督、指导工作，检查，验收归档文件材料是否完整、准确、符合档案整理规范要求。第四十四条 负责各科室档案的借阅登记工作，定期清查，做到增减有记载。第四十五条 保证档案材料安全完整，严格执行保密制度，不失密，不泄密。第四十六条 做好档案库房管理，保持室内干净卫生，做好“八防”工作。第十章 兼职档案员岗位职责第四十七条 认真学习档案法规和档案管理知识，严格执行相关档案管理制度。第四十八条 负责本科室业务范围内文件、技术文件、音像等文件的收集管理及归档工作，并为相关业务人员提供利用。第四十九条 在档案室业务人员指导下，对收集的文件材料进行分类整理、组卷、书写目录、注明保管期限和密级。第五十条 与本单位档案室保持经常联系，档案收集整理完整后及时归档，确保文件材料的完整安全，不得丢失泄密。第七章 鉴定销毁第五十一条 一切档案非经鉴定批准不得销毁。第五十二条 档案鉴定工作，由分管领导、专业人员和档案人员组成鉴定小组负责进行，逐件、逐卷、逐张鉴定档案价值，形成鉴定报告。该销毁的档案，编制销毁清册，提出销毁报告，经单位领导审核批准后销毁。第五十三条 档案销毁人、监销人应在销毁清册上签字并注明销毁的方式和日期，销毁清册由档案科室保存，以备考查。第九章 附则第五十四条 本制度与国家法律、法规、神华集团公司、榆林神华能源公司档案管理的规章制度有抵触的，按国家、神华集团公司、榆林神华能源公司现行有关规定执行。第五十五条 本制度由信息中心综合办公室负责解释。第五十六条 本制度自发布之日起施行。附件：1信息中心档案分类大纲2信息中心文件材料归档范围及不归档范围参考3信息中心文书档案保管期限表4 图书管理办法5书刊遗失赔偿管理办法6、移交登记表7、借阅、复制档案审批单8、借阅、复制登记附件1榆林神华信息中心档案分类大纲档案分类A党群工作类B行政管理类C经营管理类D生产技术管理类E产品类F科学技术研究类G基本建设类H设备仪器类I会计档案类G员工档案类K特殊载体形式档案类附件2文件材料归档范围凡是反映中心工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。一、上级单位的文件材料：1上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料、领导讲话;2党和国家领导人、省级领导、上级单位领导等视察、检查中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；3代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；4上级单位转发的文件（包括报纸、刊物转载）；5上级单位给本单位的批复；6上级单位奖罚本单位及其人员的文件材料；二、本单位的文件材料：1本单位召开的工作会、职代会、党代会、团代会成套会议文件，以及各种声像材料（由主办科室收集整理移交归档）；2 本单位党委、行政召开会议的会议提案、会议纪要、会议记录簿(由主办科室收集整理移交归档);3 本单位颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；4 本单位的请示，本单位的批复文件；5本单位及其内部职能科室在工作活动中形成的工作计划、总结、报告；6 反映本单位业务活动和科学技术管理的专业文件材料；7 本单位检查下属工作、调查研究形成的重要文件材料；8本单位汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机光盘等）；9 本单位形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料(包括计算机光盘);10 单位领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的未经文书处理登记的文件材料；11内容重要的来信来访材料，领导的批示和本单位处理来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；12本单位基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；13本单位直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；14本单位及其下属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、组织简则、人员编制等文件材料；15本单位制订的工作条例、章程、制度等文件材料；16本单位的历史沿革、大事记、年鉴。17反映本单位重要活动事件的简报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；18. 本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任等的文件材料；19本单位党员、团员、员工名册及报表；20本单位员工的录用、转正、定级、调资、辞职、退休、离休、评残、抚恤、死亡及员工奖惩等的文件材料；21本单位办理的员工的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及其存根；22本单位财产、物资、档案等交接凭证、清册；23本单位编印的刊物、报纸等的定稿和印本；24本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；25各种普查工作中形成的文件材料三、同级单位和非隶属单位的文件材料：1同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件；2有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件；3同级单位和非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件。四、下属单位或分支机构的文件材料：1下属单位报送的重要的、年度工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；2下属单位报送的请示；3下属单位报送备案的干部任免等文件材料。不归档文件材料的范围一、上级单位的文件材料：1上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件；2普发供参阅、不办的文件材料；3上级单位发来供工作参考的抄件；4上级单位征求意见未定稿的文件；5事务性通知。二、本单位的文件材料：1重份文件；2无查考利用价值的事务性、临时性文件；3未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；4从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；5无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来信；6单位内部互相抄送的文件材料；7本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；8为参考目的从各方面收集的文件材料。三、同级单位和非隶属单位的文件材料：1参加非主管单位召开的会议不需贯彻执行和无查考价值的文件材料；2非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。四、下级单位的文件材料：1下级单位送来参阅的简报、情况反映；2抄送的一般的、不需要办理的文件材料；3下级单位抄报备案的一般性文件材料。附件3文书档案保管期限表一、上级来文1上级召开的会议文件、领导讲话 短期2对本单位干部的任免、调配 永久3对本单位请示的批复 永久4给本单位下达的计划、任务 永久5表彰本单位工作及职工的文件 永久6直属上级单位颁发的属本单位主管业务的，和非直属上级单位颁发的针对本单位主管业务并要执行的重要的文件 永久 7直属上级制发的属本单位主管业务并要执行的条例、办法、制度、实施细则等法规性文件 长期8 直属上级转发的需要执行的条例、办法、制度、实施细则等法规性文件 短期9上级发来需要执行的一般性文件 短期10通报批评本单位工作的文件 长期11普发的有参考价值的文件 短期12上级来本单位视察、调查形成的文件 长期13转发本单位的文件 永久14党和国家领导人、上级单位领导视察、检查本单位工作时形成的题词、讲话等重要的文字和声像材料。 永久二、本单位文件1本单位党委、行政办公会议的会议记录簿、会议纪要 永久2会议提案讨论通过的 永久讨论未通过的 短期3阅批件 短期4规划、计划综合的、年度和年度以上的 永久专业的、季度的、月度的 短期5对上级单位的请示有批复的 永久无批复的 长期6对下属单位请示的批复重要的 永久一般的 短期7会议文件党代会、工作会、职代会、团代会 永久专业会 长期8工作总结、报告综合性、年度的 永久专业的、半年的 长期9本单位制发的制度、办法、实施细则等 永久10本单位制发的一般业务问题的文件材料 长期11本单位制发的事务性、有参考价值的文件材料 短期12代上级单位起草被采用的文件的最后草稿 长期13本单位专题、典型的调查报告 短期14本单位的统计报表汇总的、年度和年度以上的、专题的 永久季度的、月份的 短期15 机构设置、撤并、名称更改、人员编制、启用印信等文件材料 永久16本单位员工和工作的表彰文件材料 永久17本单位对有关人员的处分材料影响大、问题严重的 永久一般的 短期18本单位领导、科室负责人任免的文件材料 永久19本单位内部机构负责人（科级）的任免 短期20本单位员工录用、转正、调资、定级、辞职、离退休、技术职称评聘、抚恤、死亡等文件材料 长期21本单位党员、员工名册 永久22党团工组织关系、职工调动工作、行政等介绍信及存根 长期23本单位征用土地的文件材料 永久24收发文登记 短期25本单位物资、档案、财产等的移交凭证 长期26与外单位签署的合同、协议等有历史意义和长远利用价值的 永久重要的 长期 一般的 短期27本单位处理来信来访的文件材料有上级单位或本单位领导重要批示和处理结果 长期其它有处理结果或没有处理结果的 短期28一般性事务通知 短期29单位之间协商工作的往来文件 短期30本单位关于出国考察、友好往来等文件材料审批手续、考察报告 长期其它的 短期三、非隶属单位来文1计划生育文件 长期2表彰本单位工作、人员的文件 永久3社会治安涉及本单位工作的 短期4有参考价值的文件 短期四、下属科室或站来文1上报的请示（没有批复） 短期2下属科室或站报送的重要的、年度的工作计划、报告、总结、统计报表、财务预算、决算等文件 长期 附件5图书阅借管理办法第一条 本单位图书由综合科负责管理，每季度清点一次。按照图书管理台帐，对书架中的图书进行一次性清点与核对。在清点与核对前，停止外借，并要求借出图书全部归还。第二条 新书（刊、报）入库，要进行清点验收、签收，并及时上架，做到排列整齐，不得积压和随意堆放。第三条 严格图书出入库登记制度，严格书刊借阅制度，图书出库及上架前均须逐册清点检查。第四条 借阅者归还的书刊，要及时上架，如有书标脱落和破损,应及时修补。第五条 图书管理人员如有工作调动，须办理交接手续，根据财产