办事处管理规定.doc

办事处日常工作管理纲要和规定 销售中心办事处日常工作管理纲要和规定一、 工作时间安排：1、 每周星期一 星期六； 每天 08 ：30 17：00；2、 销售代表每周星期一 星期五安排5条客户拜访线路，星期六进行重要客户的回访或协助售点的促销活动或进行市场冲击等工作。3、 每天早晨09：00之前必须离开办公室，中午进餐时间30分钟，下午16：30返回办公室。4、 每天晚上19：00之前必须开办公室，如需加班须得到上级批准。二、 办公室管理1、 办公室是所有员工的工作场所，严禁在办公室喝酒、游戏、赌博以及进行其他违反国家法律的活动。2、 员工须保持良好的个人卫生及行为习惯，衣着整齐、得体，语言优美，严禁口出脏话。3、 员工须保持办公室的整齐、清洁，按值班表进行每天的清洁打扫工作；办公室的卫生责任人为出纳，所有员工须服从其管理；每天负责清洁打扫工作的员工须早晨08：10到达办公室。4、 办事处文职人员（销售文员、财务主管、出纳）轮流负责办事处的每天的来访接待、电话接听、重要事项记录和传达工作。5、 销售文员须负责公司员工出差的车票、船票、机票、酒店的预定工作。6、 严禁用传真机复印以及使用长时间用电话聊天和处理私人事务，尽量使用电邮，减少传真。7、 文件的复印需经办事处经理核准，销售文员负责联系固定的复印点，财务主管负责审核，批量较大可考虑胶印或印刷。8、 电脑和打印机的管理责任人为销售文员，销售人员的文件处理由销售文员负责，促销、财务人员文件的处理由促销主管和财务人员自行负责，其他人使用电脑须得到城市销售经理的批准。9、 打印纸、定单、日常报表、文具、宣传物品、小礼品、促销物品严格按月度批准的计划按周分组领取，销售文员负责以上物品的管理。10、 爱护使用办公用具（办公家私、空调、饮水机、电话、传真）严禁恶意损坏和遗失； 未经允许，勿使用他人的办公用品；减少办公用品的损耗。11、 饮用水的购买须报计划审批，不允许超标。三、 工作例会的规定1、 每天早晨08：30准时召开晨会，晨会由城市经理主持，时间不超过10分钟。晨会内容：I 通报前日订货量和送货情况；II 通报办事处、个人（第一、最后的销售人员）销售计划完成进度；III 指出急待解决的问题（铺货、产品陈列、宣传物品/小礼品/助销设备的使用、客户拜访、销售行政工作、劳动纪律等方面存在的问题），提出要求；IV 表扬先进、批评后进、鼓舞士气。2、周会I 每周五下午16：30-17：30，销售代表/促销员周会，销售主任/促销主任主持，回顾本周工作、确定下周主要工作。II 每周六下午16：30-17：30，销售主任/促销主任/财务主管周会，回顾本周工作进展情况（销售进度、重要客户的销售情况以及助销设备、应收帐款、促销活动、产品陈列、宣传物品的使用等事项的状况），拟定下周主要工作。3、 月会每月5日由城市销售经理召开办事处全体人员会议，回顾上月工作，宣布本月目标和主要工作，并有针对性地销售代表或主任级员工做一次系统专业培训。四、 日常业务管理工作的规定1、 销售代表的要求：严格按客户拜访路线和客户拜访八步骤进行客户的拜访，在售点上认真执行产品陈列标准和宣传物品的使用标准，做好客户库存产品的流转工作，不断提高销售陈述水平和业务谈判能力，取得最大的拜访成功率。（以下关键指标由销售主任在月度计划中下达）。I 客户数：目标、实际、达标率；每天拜访客户数、发生业务客户数、成功率。II 铺货率：必备包装的全系列铺货率；应备包装的铺货率；每个品种的铺货率。III 销售量（额）：目标、实际、完成率；达标率；指定品种的完成率；单位客户的销售量（额）。IV 回款额（率）：目标、实际、回款率（每月不低于70%）。V 产品陈列：达到陈列标准的客户数及占总客户数的比例。VI 订单质量：定单总数、退货定单数、退货率；定单总量、退货量、退货比例。VII 客户库存管理：每周五呈报销量排前十名的客户的明细库存；每一个品种在客户处的储存时间不能超过45天。VIII 宣传物品的使用：总数量、单位销量使用量、使用效果。2、 销售主任： I 每天须检查销售代表的销售行政工作；II 每周跟随销售代表路线最少三次；III 每周须拜访合作伙伴一次，重点零售客户一次（每次最少十个）；IV 每月检查辖区内所有的助销设备销售一次；V 每月初严格、公正地做好销售代表的上月的工作考核；3、 城市销售经理：I 每天须检查销售主任/促销主管的工作；II 每周跟随销售代表路线最少一次；III 每周须拜访合作伙伴二次，重点零售客户一次（每次最少十个）；IV 每月27日做好下月的工作计划；V 每月初严格、公正地做好销售主任/促销主管/财务主管/销售文员的上月的工作考核；五、 工作计划、报表的规定总的原则：准时、完整、准确。1、 销售代表：I 每天必须在售点上完成填写客户卡和制订单的工作，须请客户在订单上签字；II 在合作伙伴或办公室完成制订单汇总表的工作；III 回到办公室完成销售进度表的填写工作，随后将订单汇总表、客户拜访记录卡 交主任审核。2、 销售主任/促销主管：I. 合作伙伴的订单需合作伙伴签字盖章，城市经理审批，交销售文员办理；II. 每天17：30前完成当天日报交城市经理；每周六上午09：00之前向上司呈交合作伙伴库存和周报；每月2号呈交月报和销售代表/促销员的考核表和；每次跟随路线须使用销售代表市场机会反馈表和销售代表路线工作回顾表；每月25日交所辖区域下月工作计划。3、 城市销售经理：I. 每天上午10：00前完成前日日报；II. 每周一向上司呈报周、报合作伙伴库存、和下周销售预测；III. 每月3号呈交月报和全体人员月度考核表；每月27日交所辖区域下月宣传物品、助销设备、订单报表、文具等常用物品的需求数量，同时呈报所有合作伙伴及销量排行前50零售客户的明细库存、下月的销售预测、促销计划和主要工作的安排。4、 销售文员：I. 每天12：00前做好办事处各级销售人员的销售报表和回款报表；II. 每月24 日统计助销设备、宣传物品、办公用品投放和库存数量；每月2号交办事处员工的考勤。III. 建立员工考核档案，将月度业绩考核及奖励处罚记录存档。5、 财务主管：I. 每周六上午10：00前交应收帐报表；II. 每月25日交下月备用金计划。每月2号交收帐报表、月度销售费用报表以。III. 每季度第一个月5号前交合作伙伴的返利核算表。六、 应收帐管理1、直接销售的应收帐管理：I 赊销的申请：按赊销申请审批程序办理；II 应收帐的管理：按财务中心制定的制度执行（订单的审批权限、赊帐额度度的控制、赊帐发票的管理、赊帐期限的管理、坏帐的处理）；III 销售人员须在收款后的24小时内将货款交给出纳，否则视为挪用公款，按公司的规章制度处理。IV 对现款现货的客户，如果在送货时客户无钱结帐，司机、销售代表、销售主任无权做赊帐处理，须向城市销售经理报告，由经理做出决定。如若违反规定，当事人须在24小时内交回货款，否则视为挪用公款，按公司的规章制度处理。V 由于自身过失（不定期拜访客户；帐期超过60天无法收回货款，仍未采取措施）造成的死帐，由销售人员负全责，承担全部损失。 2、分销的应收帐管理：I 赊销的申请：销售代表申请，销售主任审核，合作伙伴批准；II 应收帐的管理：合作伙伴在订单汇总表上签字确认该批货物赊帐；其直接送货负责客户的签收，并保管赊销发票，接近帐期时通知我司销售代表收回，销售代表须在收款后的24小时内将货款交给合作伙伴。销售主任负责帐期的管理、货款交接的监督以及协助追款的工作。III 由于自身过失（不定期拜访客户；帐期超过60天无法收回货款，仍未采取措施）造成的死帐，由销售人员负全责，承担全部损失。七、 助销设备和费用的管理1、 销售代表根据售点的销售量和合作态度，申请投放助销设备（专用货架、展示柜、微波炉等）；按助销设备的申请审批程序办理。2、 销售代表应确保设备的资产安全，并投放在最佳位置，使之有效使用。3、 销售主任每月检查辖区内所有的助销设备销售一次，及时向上司报告设备去向和使用效果，呈报改进和调整计划，并督促执行。4、 助销设备使用的关键指标：不允许丢失；投放数量和设备的总销量、陈列达标设备数量和比例以及单位设备的销量；销售主任/促销主管/城市经理应统计其费用和计算其效益。5、 由于自身过失（不定期拜访客户等）造成设备的遗失由销售人员负全责，承担全部损失。八、 广告用品与费用的管理1、 广告用品系指宣传物品（海报、串旗、吊牌、产品宣传单张、堆码围栏、价格标志等）、小礼品、太阳伞等所有用于零售终端售点上的品牌宣传和推广的用品。2、 销售代表根据售点品牌推广的需要每月23日前提出下月的广告用品的申请，按广告用品申请审批程序办理。3、 广告用品使用的关键指标：总数量/金额、单位销量使用量/费用、售点上的使用效果。九、 促销活动与费用的管理1、 销售代表根据市场推广和竞争的需要提出申请，按促销活动申请审批程序办理。2、 促销主管/城市经理须统筹安排，每月27日提出下二个月的统一的计划。3、 促销活动执行的关键指标：目标、实际、完成率；单位销量的费用。十、 媒体、户外广告与费用的管理1、 根据当地市场重要渠道的A、B类客户的铺货率指标的完成情况提出申请，按媒体、户外广告投放申请审批程序办理。2、 促销主管/城市经理须严格把关，积极配合市场中心，使此项工作的达到最佳效果，带动销售中心。3、 关键指标：投放量；消费者对品牌的提及率；十一、 市外出差的管理1、 员工到市外出差须提前3天申请，按人力资源和行政中心出差制度办理申请手续。2、 员工出差前须制定工作计划，并交代需他人代理的工作。3、 返回后须交出差报告，并在3天内按出差规定办理报销手续，如若拖延城市经理或上级有权拒决签批。十二、备用金及销售费用的管理1、 主要费用：员工工资奖金/福利/补贴（交通、通讯）；房租/水电/物业管理/卫生费用；差旅费；招待费；文具/复印/打印；电话费；工商管理费、饮用水等费用；。2、 财务主管/城市经理须严格制定和控制日常费用的预算；及时办理费用的申请、审批和报销，保证办事处备用金的正常流转和工作的正常进行。十三、奖罚制度1、 工严禁上班迟到、早退、旷工，每月有三次迟到，下处罚单记口头警告一次；2、 月违反规定，三次犯同样错误，下处罚单记口头警告一次；3、 一个季度，累计三张口头警告处罚单，给以书面警告通报批评；4、 对有优秀工作表现的员工给以奖励单，记口头表扬一次；5、 一个季度，累计三张口头表扬奖励单，给以书面通报表扬；6、 对年度累计两张书面警告的员工，解除劳动合同。7、 员工因工作表现有较大改进，可获得解除口头或书面警告。88、 所有奖罚记