小议应收账款的管理.doc

小议应收账款的管理随着市场经济的发展，商业信用的推出，企业应收账款数额的普遍增多，管理已经成为企业经营活动中日益重要的问题。应收账款是指企业因赊销商品或劳务而形成的应收款项，是企业流动资产的一个重要项目。形成应收账款的直接原因是赊销，虽然大多数公司希望现销而不愿赊销，但是面对竞争，为了稳定自己的销售渠道、扩大商品销路、开拓并占领市场，降低商品的仓储费用、管理费用、增加收入，不得不面向客户采用信用政策，提供信用业务。公司采用赊销，虽能给公司带来以上好处，但也要付出一定代价，给公司带来风险。如客户拖欠货款，应收账款收回难度越来越大，甚至收不回。对于一个企业来讲，应收账款的存在本身就是一个产销的统一体，企业一方面想借助于它来促进销售，扩大销售收入，增强竞争能力，同时又希望尽量避免由于应收账款的存在而给企业带来的资金周转困难、坏账损失等弊端。笔者通过分析企业应收账款管理存在的问题，提出完善管理制度的对策。一、应收账款存在的优缺点（一）应收账款存在的优点1扩大销售 在市场竞争日益激烈的情况下，赊销是促进销售的一种重要方式。企业赊销实际上是向顾客提供了两项交易：向顾客销售产品以及在一个有限的时期内向顾客提供资金。赊销对顾客来说十分有利的，所以顾客在一般情况下都选择赊购。赊销具有比较明显的促销作用，对企业销售新产品、开拓新市场具有更重要的意义。 2减少库存 企业持有产成品存货，要追加管理费、仓储费和保险费等支出；相反，企业持有应收账款，则无需上述支出。因此，当企业产成品存货较多时，一般都可采用较为优惠的信用条件进行赊销，把存货转化为应收账款，减少产成品存货，节约相关的开支。（二）应收账款存在的缺点1增大了坏账出现几率赊销过程中，有些企业缺乏有效的风险管理，内部控制不健全，对客户的信用了解不够，这就容易导致应收账款无法收回直接成为坏账。2对企业营业周期有影响营业周期即从购进货物到销售货物直至收回货款为止的这段时间。当不合理的应收账款严重影响企业资金周转时，则可能影响资金循环，使大量的流动资金沉淀在非生产环节上，致使企业资金短缺，严重时会影响工资的发放和货物的购买，破坏企业正常的生产经营，甚至导致企业的破产。3降低了企业的资金使用效率由于企业的物流与资金流不一致，发出商品，开出销售发票，货款却不能同步收回。这种没有货款回笼的入账销售收入，势必产生没有现金流入的销售业务损益产生、销售税金上缴及年内所得税预缴。如果涉及跨年度销售收入导致的应收账款，则可产生企业流动资产垫付股东年度分红，占用了大量的流动资金，久而久之必将影响企业资金的周转，进而导致企业经营实际情况被掩盖，影响企业生产计划、销售计划等。影响企业的正常生产经营工作，无法实现既定的效益目标。4.夸大了企业的经营成果在权责发生制的要求下，货款没有回笼的销售收入仍需要确认，这势必产生没有现金流入的账上利润的增加，无形中就夸大了营业利润，并最终产生销售税金上缴及年内所得税的预缴。企业的账上利润的增加并不表示能如期实现现金流入，企业应收账款的大量存在，虚增了账面上的销售收入，在一定程度上夸大了企业经营成果，增加了企业的风险成本。二、应收账款管理存在的问题企业之间尤其是国有企业之间相互拖欠货款，造成逾期应收账款居高不下，已经成为经济运行中的一大顽疾。从增收节支、提高效益的管理目标考虑，企业的应收账款管理主要是应充分估计应收账款持有成本和风险，强化回收工作，降低有关成本损失，在总体上应权衡有关信用政策的利弊得失，争取企业利益最大化。（一）信用标准模糊许多企业在对客户的信用状况还没有充分调查了解的情况下，为了扩大市场份额，提高竞争能力，增加销售收入，就盲目地增加赊销额。致使许多赊销款项无法及时收回，企业的应收账款规模也就越来越大，从而增加企业经营的风险。（二）部门管理职责不明确在有些企业中，为了调动销售人员的积极性，往往只将工资报酬与销售任务挂钩，企业在对销售部门的业绩考核上只注重销量，却忽视了大量应收账款产生坏账的可能性，未将应收账款纳入考核体系。销售部门为达到考核目标，只关心销售任务的完成，而不管应收账款能否收回，因而造成企业账面利润很多，实际上企业资金周转困难。个别销售人员在利益的驱动下，为了多拿销售回扣，私自降低信用标准，盲目销售，给企业日后收款带来了很多困难。多数企业销售部门和财务部门都知道企业有大量的应收账款回收有困难，但对于由谁来负责监管，没有进行明确的职责划分。一个主要原因是没有明确由哪个部来管理应收账款，没有建立起相应的管理体制，导致应收账款无法收回的责任落实不到位。（三）账龄分析不及时对企业应收账款的账龄没有及时分析，大量陈账、呆账常年挂账，造成企业资金周转困难，同时对挂账时间很长的应收账款也没有采取相应措施，以至于在债务人破产或死亡，收款凭证资料丢失或损失，或当事人离职情况不明等使应收账款成为坏账，这样既增加了企业管理成本，也直接减少了企业的经济效益。（四）催收方法不当一般说来，企业催收应收账款应从催收费用最小的方法开始，即首先从电话联系开始，到信函通知、电告催收、派员面谈直至诉诸法律等，而有些企业在催收应收账款时，没有坚持效益优先的原则。因催收方法不当造成催收费用增加，增加了企业的管理费用。三、建立完善的应收账款管理制度的对策（一）明确信用标准信用标准是企业同意向客户提供商业信用而提出的基本要求。通常以逾期的坏账损失率作为判别标准。企业确定信用标准要力争在增强市场竞争力，扩大销售与降低违约风险、收账费用这二者之间做出一个双赢选择，调整应收账款的风险、收益与成本的对称性关系，应着重考虑以下几个因素： 1竞争对手情况面对市场竞争，企业要知己知彼，根据对手实力状况，相应采取宽或严的信用标准，在竞争中把握主动，争取优势地位。2企业承担失信违约风险的能力企业风险承担能力的强弱也可影响信用标准高低的选择。企业承担风险的能力强，就可以以较低的信用标准争取客户，扩大业务。反之，如果企业承担风险的能力薄弱，就只能执行严格的信用标准，以最大限度地降低违约风险。3客户的资信程度企业要在对市场用户资信程度的调查分析基础上判定客户的信用等级，然后以此决定是否给与信用优惠。客户的资信程度通常取决于5个方面，即客户的信用品质、偿付能力、资本、抵押品和经济情况，简称“5c”系统。信用品质主要通过客户过去的付款记录预测其将来履约或赖账的可能性，由此首先决定是否给与客户信用；客户偿付能力的高低主要看其资产的流动比率和变现能力；资本是客户财务状况与经济实力的客观反映，使客户偿付债务的最终保证。企业要通过客户的财务报告资料，了解其资产规模、负债结构及产权比率，判断客户自有资金实力是否雄厚，以掌握好商业信用额度的使用；抵押品是客户提供的资信安全保证，必须具有较高的市场性，企业才可以向抵押人提供相应的商业信用；经济状况则要求客户的偿付能力在不利的经济环境下具有较强的变现能力。企业通过设定信用等级评价标准，利用既有或潜在客户的报表数据，计算各自的指标值，并与标准值进行比较分析，对客户的拒付风险做出准确的判断，以有利于企业提高应收账款投资决策的效果。这五个方面的信用资料可以通过以下途径取得：财务报表。这是信用分析最理想的信息来源之一，但需注意报表的真实性，最好是取得近期经过审计后的财务报表。通过计算一些比率，特别是对资产的流动性和准时付款能力的比率进行分析，来评价企业能力、资本、条件的好坏，以利于企业提高应收账款投资的决策效果。信用评级报告或向有关国家机构核查。银行和其他金融机构或社会媒体定时都会向社会公布一些客户的信用等级资料，可以从相关报刊资料中进行搜集，也可向客户所在地的工商部门、企业管理部门、税务部门、开户银行的信用部门咨询，了解该企业的资金注册情况、生产经营的历史、现状与趋势、销货与盈利能力、税金缴纳情况等，看有无不良历史记录来评价企业的品德等。商业交往信息。企业的每一客户都会同时拥有多个供货单位，所以企业可以通过与同一客户有关的各供货企业交换信用资料，如往来时期的长短、提供的信用条件以及客户支付货款的及时程度。对上述信息进行信用综合分析后，企业就可以对客户的信用情况做出判断，并建立客户档案，除客户的基本资料如姓名、电话、住址等以外，还需着重记录客户的财务状况、资本实力以及历史往来记录等，并对每一客户确定相应的信用等级。但需注意的是，信用等级并非一成不变，最好能每年作一次全面审核，以便于能与客户的最新变化保持一致。对于不同信用等级的客户，企业在销售时就要采取不同的销售策略及结算方式。一般地，企业在规定信用期限的同时，往往会附有现金折扣条件，即客户若在规定期限内付款的话，可享受一定的折扣优惠，无非是希望客户能尽早支付货款，但要注意把握好度，即提供折扣应以取得的收益大于现金折扣的成本为宜。4实施具体的信用条件信用条件是指企业要求用户支付赊销账款的条件。一旦企业决定给与客户信用优惠时，就需要考虑具体的信用条件。企业在接受客户信用订单时，要向其明确提出付款时间及其他相关要求，包括信用期限、现金折扣和折扣期限方面的约定。企业允许客户赊款一定时间，会在一定程度上扩大销售、增加毛利，但不适当地延长信用期限。5建立信用报告制度企业应定期召开不同层次的信用报告制度，相互沟通，以便及时掌握情况，将信用风险降到最低。信用报告会议包括信用控制部门内部会议，其中议题是：信用控制部门的运作情况，过去的工作效绩和未来的工作规划；信用控制单位和业务部门的联席会议，其中心议题是：对主要客户的信用风险以及目前危险客户进行分析和评价，对逾期账款和超过信用额度的销售账户进行分析，展望未来市场以及收集新客户的财务资料等；最高财务主管或管理当局会议，其中心议题是：报告目前信用控制的运作情况，所遇到的困难和信用风险预测，以及企业信用政策的执行情况和改进措施。（二）完善应收账款的责任管理制度首先，企业应当落实应收账款的责任制度即每一笔应收账款业务都责任到人，以便于应收账款的及时回收以及减少坏账损失，对于造成逾期应收账款的业务部门和相关人员，企业应给与警示，对造成坏账损失的予以惩罚。其次，建立销售回款一条龙责任制。即销售人员不仅要销售出产品，而且要保证收回销售出的产品的货款。不能片面追求完成销售任务而不管是否能收回货款，或是将回收账款交给财务人员。销售人员必须对每一项销售业务从签订合同到回收资金全过程负责，这样可使销售人员明确风险意识，加强货款的回收。再次，完善的销售合同是防范应收账款风险的最有力的保障，所以在订立合同时，一定要仔细谨慎。对例如商品的数量和质量，检验或验收方式，交货的时间和地点，付款金额、付款期限和付款方式等合同要素，一定要明确规定，避免客户用种种理由或借口拒绝或拖延付款。最后要发挥内部审计的监督作用，尽量减少应收账款的发生。批准赊销的对象及规模，未经批准，企业的其他部门及人员一般无权同意赊销。完善企业应收账款管理的责任制度，将收回远期陈欠和控制坏账纳入绩效考核中，以实际收到货款数作为销售部门的考核指标。采取相应的奖惩机制，增强销售人员对清理和催收陈账的积极性，还可避免销售人员为了销售量而盲目推销，资金回笼难的问题。这样就可使销售人员明确风险意识，加强货款的回收。每个销售人员必须对每一项销售业务从签订合同到回收资金全过程负责，坚持“谁经办、谁催收、谁负责”的原则，对应收账款实行终身负责制。在经办人、责任人调离换岗时，应向部门主管报告清欠工作进展情况。并将该笔应收账款移交给相关人员，做到每笔款项都有人负责。若明确应收账款无法收回，应适当追究销售人员的责任，让企业真正实现“收入”，也可以起到一定的警示作用。（三）及时进行应收账款账龄分析企业已发生的应收账款时间长短不一，一般来讲逾期拖欠时间越长账款催收的难度越大，成为坏账的可能性越高。企业可以通过编制账龄分析表来监督应收账款的回收情况。账龄分析表是一张能显示应收账款在外天数（账龄）长短的报告，由应收账款账龄、账户数量、金额和所占百分比等项目构成。利用账龄分析表，企业可以了解到以下情况:第一，有多少欠款尚在信用期内。这部分款项未到偿付期，欠款是正常的;但到期后能否收回，还要待时再定，故及时的监督仍是必要的；第二，有多少欠款超过了信用期，超过时间长短的款项各占多少，有多少欠款会因拖欠时间太久而可能成为坏账。超过信用期的企业目前财务状况如何，企业都要进行及时的调查分析，将数额较大财务状况差的应收款项列入催收的重点。至此，有多少欠款尚在信用期内，应及时监督，有多少欠款已超过信用期，计算出超时长短的款项各占多少百分比，估计有多少欠款会造成坏账，如有大部分超期，企业应检查其信用政策。（四）改进收账政策收账政策是指信用条件被违背时，企业采取的收账策略。企业如果采取积极的收账政策，可能会减少应收账款的成本，减少坏账损失，但要增加收账成本。如果采取消极的收账政策，则可能会增加应收账款成本，增加坏账损失，但减少账款费用。在制定收账政策时，应权衡增加收账费用与减少应收账款机会成本和坏账损失之间的得失。同时应采取合理的讨债方法。若客户确实遇到暂时的困难，经过努力可以转亏为盈，企业应帮助其渡过难关，以便收回账款，一般做法为进行应收账款的债务重组，改变债务形式为“长期投资”，成为欠款户的股东，修改债务条件，延长付款期，甚至减少本金，激励其还款。如果客户已达到破产界限的，则应及时向法院起诉，以期在破产清算时得到部分清偿。要重视追账时机，“等待”不会收回欠款。根据邓白氏公司（Dun&Bradstreet，D&B）的一份调查数据，应收账款逾期的时间越长，追账的成功率越低。当逾期时间为一个月时，追账成功率为93.8%，当逾期为半年时，成功率急降至57.8%，一年之后，成功率会锐减为26.6%，而当逾期两年左右时，成功率只能达到13.5%。所以，不要等待，要尽早采取行动。收账前的分析和恰当的收账策略是收账能够成功的前提，而程序化的工作会提高各部门的工作效率和管理效果。收账工作也并非是单纯的法律行为。当应收账款遭到客户