某药业会务费管理办法(草案).doc

会务费借支报销管理办法 第一条 为加强厂、司日常费用管理，规范公司参会、组会程序，有效控制与管理会务费，根据集团公司资金支出、公务借款、费用报销管理办法（成华集团字2008 51号）的相关规定，结合药业自身经营业务性质和规范管理的实际需要，特制定本办法。第二条 会务费指厂、司为了解市场动态、把握商业契机、推广产品、加强学术交流等原因而参加行业招商会、区域性学术会等商务、学术会议所发生的相关费用以及厂、司自行组织的工作总结会、学术研讨会、商务会议等所产生的相关费用。第三条 药业本着厉行节约、务实高效的原则，实行事前申报、逐级审批、预算管理、标准控制、限额报销、效果评估的管理制度。第四条 会务费属厂司预算管理范畴，各部门（个人）应按厂司预算管理要求，编制年度、月度和单次会务费预算，纳入药业和部门预算管理，定期检查预算执行情况，统筹安排，合理开支，严格控制支出。对厂、司自行组织的大型学术研讨会、商务会议实行过程监控，提高会议成效，降低会议成本。 第五条 参会审批借支程序：公司人员应有选择地参加各种商务或学术会议，任何片区、部门拟参加会议都必须事先提供会议通知、会议日程安排及相应费用预算表和借款单（或支款报告），费用预算表连同借款单（或支款报告）报经部门主管领导、分管领导、总经理和财务行政副总签字审批同意后，方能执行；同时由财务部根据审批手续完毕后的借款单（或支款报告）进行款项拨付。未经审批各片区和部门不得擅自参加任何形式商务或学术会议，否则参会的所有费用支出由片区和部门自行承担。根据审批核定的参会费用预算和参会人数，各片区、部门自行确定相关岗位人员参加会议。原则上，全国性会议和跨省级区域性会议由公司派人员参加，所有费用由公司承担；省、市级会议报公司审批同意后，由片区自行组织参加，参会费用由片区自行承担。第六条 参会相关费用中会议主委会收取的会务费由公司直接通过转账方式汇至其指定的银行账户，与会人员参加会议所必需发生的差旅费等以现金方式支取。第七条 组会审批借支程序：公司自行组织的工作总结会、学术研讨会及其他商务会议应适当选择会议地点，紧凑安排会议议程，严格控制参会人数，合理编制费用预算。凡大型学术会议或耳鼻喉科、神经内科年会等重要学术会议原则上应有财务人员参会并负责会议期间的经费开支与管理。公司组会方面的工作除产品学术推广会议由市场部负责统筹组织和策划外，其余所有会议都由人事行政部负责统筹组织和策划，各部门结合本部门工作安排予以积极协作与配合。会议组织者应于会议召开前一个月拟定“组会申请书”，申请书中应包括会议召开的时间、地点、参会人数及人员名单、拟请参会领导、专家的人数及名单、会议议程安排、会议费用预算、会议召开目的及效果评估、会议其他相关工作安排等内容，申请书报经部门经理、分管副总、总经理和财务行政副总审批同意后方能执行。经办人员凭借已批准的“组会申请书”借支会务费用，借款时须填写借款单（或支款报告），在批准的预算额度内申请，报经部门经理审查、分管副总审核、总经理批准同意、财务行政副总核准，由财务部根据审批手续完毕后的借款单（或支款报告）进行款项拨付。自行组织产品学术推广会议的借支报销审批程序与明细管理规定详见某药业片区学术推广制度、某药业2009年片区营销管理办法。第八条 组织安排会议的所有费用支出除必须支付现金的零星项目外，其余支出都必须以银行转账方式支付。第九条 会务费报销程序 ：公司会务费报销原则实行预算额度内实报实销，逐笔报销；会后应由经办人凭相应票据，按某药业资金支出、公务借款、费用报销管理办法及相关规定，分类报销、规范粘贴各类票据，填制“费用报销单”。报销时，自组会议的应提供会议签到表和会议总结报告（参会的应提供会议总结报告）， 并附会议预算，由所在部门经理和分管副总审核签字后，交财务部依据会议预算，严格稽核，再送财务行政副总、总经理审批后，方可报销。部门负责人和分管副总应对其会议效果和任务完成情况作出基本评估，并对费用报销签注初审意见。部门负责人和分管副总审查签字后的会议总结报告和会议预算及报销单据交财务部费用稽核人员审核，财务部应严格按照预算额度及票据管理办法等规定严格审查，核实其应报金额，拒报违规超标费用，并签章确认，经财务部审核确认后的票据报总经理和财务行政副总核批，最后交财务部进行报销。第十条 如因特殊原因超会议预算开支的费用，经公司有关领导同意后，按照审批借支程序补办审批借支手续，才能进行该次会议的借支核销程序，未经公司同意或未补办相关借支手续的超支费用一律自理，公司不予报销。 第十一条 员工被公派外出参加会议活动包括公司自行组织的会议或活动），其会议费已包含食宿等费用者（以会议通知为准），参会人员会议期间则不再报销住宿费用及出差补贴。第十二条