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文件资料管理办法1 目的为了使企业内部文件管理的规范化、标准化、科学化，同时也便于企业内部各环节的交流与协作，特制定本制度。2 适用范围适用于*公司除公文以外所有文件资料的管理。3 规范性引用文件GB/T1.1-2000标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则； GB/T13017-1995企业标准体系表编制指南GB/T15496-2003企业标准体系 要求GB/T15497-2003企业标准体系 技术标准体系GB/T15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系GB/T19001-2000质量管理体系 要求GB/T24001-2004环境管理体系 标准及使用指南GB/T28001-2001职业健康安全管理体系 规范GB/T22000-2006食品安全管理体系 要求4 文件管理流程 图1：文件资料管理流程图5 文件层次架构及文件类别定义5.1 文件层次架构图2：企业文件框架5.2 文件类别定义程序：为进行某项活动或过程所规定的途径，当“程序”形成书面文件时，通常称“书面程序”或“程序文件”程序文件是指导三级文件起草的依据。技术性文件：对产品、工艺、设备、采购物资等做出技术要求的文件称为技术性文件，技术性文件也称对“物”的管理。管理性文件：主要针对如何实现技术性文件要求而制定的操作性文件，常见的作业指导书、各项规章制度等，管理性文件也称对“事”的管理。工作标准：针对岗位，对于本岗位人员应遵守的管理性文件和技术性文件的要求。工作标准也称对“人”的管理。6 文件起草的基本原则符合国家的法律法规、公司企业文化和经营管理基本准则的精神。观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，词字规范，标点正确，篇幅力求简短。如需要人名、地点、数字、引文准确，结构层次一致。必须使用国家法定的计量单位。缩略语的使用要慎重，只有在文件中随后多次使用某缩略语时，才能规定缩略语。文件第一次使用缩略语时，应在该缩略语后给出其完整的词或词组，并加上圆括号。7 文件资料各要素的基本要求文件资料是由封面、目录、正文名称、目的、适用范围、换版说明、规范性引用文件、术语和定义、工作流程、正文等基本要素组成。文件分汇编本文件及单份文件两种形式：（1）汇编本文件：由一个文件框架代码下的多个子文件组成，其中每一个子文件有其单独的文件编号。汇编本文件可以包括两种形式：统编式（页码连贯式）：即汇编本内的所有子文件按编号次序依次编排页码。此种文件编排形式适用于页码较少的的汇编本文件（50页）。汇编本内的所有子文件“实施日期”必须与封面上的“实施日期”保持一致，在其中某份子文件更新时，整个汇编本全部进行换版；分编式（页码独立式）：如果汇编本文件的总页数50页，或者所辖子文件个数10个,文件起草部门可根据实际情况采用“分编式”的文件编排式。即：其中的每一个子文件可以不进行页码连贯编排，按单份文件编排页码。文件存档时，可以将同一个文件框架代码下的多个子文件放置在一个文件夹下，并设置封面和目录。其封面不体现“实施日期”以便于子文件换版。（2）单份制度：对单一的工作事项或一个文件框架下多个工作事项做规定，一份制度仅有一个编号。7.1 封面汇编本的文件必须设置封面。“封面”要体现内蒙古蒙牛繁育生物技术股份有限公司、文件编号、文件名称、起草人、审核人、审批人、文件实施日期（“分编式”结构编排的汇编本文件，其封面不体现“实施日期”）、发布部门。单份文件可根据实际需要可设置封皮也可不设置封皮。7.2 目录目录为可选项，但是汇编本的文件必须要设置目录。目录所列的内容和顺序如下：（1）前言（为可选要素）（2）章（3）代有标题的条（为可选要素）（4）附件7.3 正文名称为必备要素，名称力求简练，并应明确表示出文件的主题，并能与其他文件区分，名称不应涉及不必要的细节。任何其他必要的说明都应在“适用范围”中描述。7.4 目的为必备要素，它应置于文件正文的起始位置,语言应简练。7.5 适用范围“适用范围”为必备要素，应明确表明文件所涉及的对象及各个方面，同时还应体现文件适用的部门，必要时也可指出文件不适用的界限。范围不能包含要求。7.6 文件换版说明“文件换版说明”为可选要素，当文件换版时必须体现文件换版说明，具体内容如下：（1）管理性文件体现的内容为文件编号、文件名称、更改的内容、作废信息；（2）技术性文件换版内容除了满足管理性文件的内容要求，文件在第二次换版时还应体现该文件的历次更改信息，可通过如下表格体现：编号文件名称文件实施日期7.7 规范性引用文件“规范性引用文件”为可选要素，根据实际情况设置即可。引用文件应注明编号和文件名称，文件名称用“”括起来。“规范性引用文件”顺序为国家标准、行业标准、地方标准、其他相关要求（不包括企业内部制度）。7.8 术语和定义 为可选要素，用于对文件中专业术语或名词做解释。7.9 流程要求7.9.1 工作流程见蒙牛繁育公司规章制度订立、运行管理制度中5.1.5条的要求执行。7.9.2 工艺流程图“工艺流程图”以Microsoft Office Visio格式体现。Visio工艺流程图作图要求如下：（1）工艺流程流向把握，自上而下，自左向右原则；（2）每一图标大小不要改变，图标之间的间隔保持相同(两格);（3）线与线之间尽量避免交叉；（4）流程图模具如下图，具体见附件6。图3：流程图模具模拟图7.9. 岗位工作流程图“岗位工作流程图”以Microsoft Office Visio格式体现。Visio岗位流程图作图要求如下：（）岗位工作流程应以“角色”来定义，一个岗位可能由一个或多个角色来定义，而一个角色不能由多个岗位构成，必须通过一个岗位来实现；（）具体执行标准化体系“工作标准”的要求。8 正文各要素层次层次正文编号要 求篇汇编中每份制度或部分如需明确则称之为“篇”，如汇编中的第三份制度可体现为“第三篇”章3每一章都应有标题，写在阿拉伯数字“1、2、3”的后面；编号与标题之间空一个字的间隙。条3.1条是对章的细分，凡是章以下的编号层次均称为条，条最多可分为五层，每一层次的条应有标题。必须有两个以上才可设条，如无4.2就无需设4.1。条3.1.1段无编号段是章或条的细分，段没有编号。列项（1）、（2）、（3）；“”或“”在引出列项的句子的末尾要加上冒号“：”第一层次的列项序号为（1）、（2）、（3）等；第二层次的列项序号为“”；第三层次的列项为“”，列项的内容只在最后一个列项末尾用句号，其余用分号。附件附件1（1）制度汇编中每份子文件的附件附带在子文件的后面即可；（2）单份文件的附件统一附带在文件的最后。注： 记录表单的编写，以制度或标准的附件形式体现。表1：文件正文层次9 文件格式9.1 文件字体、字号要求文 件 内 容字体字号位置封面第一行公司名称黑体一号居中文件编号黑体四号处于公司名称的下方，并与公司名称右对齐，前体现“编号”二字编号下划线与编号之间无空格，居中文件名称黑体一号居中起草、审核、审批、实施日期、发文单位黑体四号位于封皮最下端目录标题黑体小二居中内容仿宋体三号左对齐，前无空格正文名称黑体小二居中文件编号汇编本的文件编号在封面体现，见“封面”的字体、字号格式要求。单份文件或汇编本中子文件的编号体现在文件名称下方仿宋体三号居中编号前要体现“编号”二字正文章、条黑体三号左对齐正文内容仿宋体三号首行空两格两端对齐流 程（VISIO中的字体要求）仿宋体10-12号居中加粗列项每条列项首行前空两格图、表（1）其图、表内容根据实际情况调整字体及字号（2）图、表下方必须有标注，图的下方标准“图1”；表的下方标注“表1”，字体为黑体，字号为小四。（3）单份文件中图、表的标注顺序顺次排列；汇编本中每份子文件的图、表标注以一份子文件为准，顺次排列即可。附件/仿宋三号“附件”二字与上文空一行，本行前空两格。多个附件表示为附件：1.* 2.*落款（单份文件设置）发文单位仿宋三号处于“实施日期”上方居中的位置实施日期仿宋三号签发时，只写“实施日期”具体日期待签发后输入或填写。起草人、审核人、审批人仿宋三号至于文件末页最下方表2：文件字体、字号要求9.2 文件资料版式要求文件资料版式一般采用国际标准A4型（210297），左侧装订。页边距设置要求：上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。 “行距”设置成“单倍行距”，或可根据实际情况调整“固定值”。纸张页面方向的设置要求，正文需设置为“纵向”排版；图、表、附件可根据实际需求设置成“纵向”或“横向”排版。纸张大小的设置要求为标准A4打印纸。9.3 文件资料页码的要求文件资料需插入页码，并体现在文件下边距居中的位置。首页不显示页码。汇编本的技术性文件。如：子文件不是同汇编本同时发放时，可单独设置页码。其它类型文件页码必须连贯。9.4 征求意见稿的特殊要求管理性文件应在审核、标化前征求相关执行部门意见。征求意见稿不可以体现文件编号。征求意见稿的文件必须在文件名称后标注“征求意见稿”字样。征求执行单位意见的文件，起草部门至少给执行部门3个工作日进行反馈。针对反馈意见是否采纳或不采纳的理由，起草部门必须通过书面或口头电话的形式通知到相关反馈单位、部门或人员处。10 文件编号10.1 企业文件编号的组成“企业标准编号”由公司代码、部门代码、文件类别代码、文件框架代码、文件顺序号、发布年份号和版本号组成。汇编本文件封皮的编号中不需要体现文件版本号，且汇编本中所有子文件必须设置编号，其子文件编号内容由汇编本的编号和子文件在汇编本中的顺序号以及版本号组成。作废的文件编号不能重复使用。10.1.1 代码解释单 位 名 称代码单 位 名 称代码内蒙古蒙牛繁育生物技术股份有限公司Q/MNFY总经理办公室ZB董事会办公室DB财务部CW生产系统SC生产部SC（1）质管部SC（2）研发部SC（3）育种部SC（4）后勤物流部HW销售系统XS销售一部XS（1）销售二部XS（2）售后技术部XS（3）表3：代码解释10.1.2 文件类别代码文件和资料类别类别代码文件和资料类别类别代码企业经营管理基本准则SC程序文件CX管理性文件GL 流程LC技术性文件JS记录表单JL表4：文件类别代码10.1.3 文件框架代码第二篇企业资源管理10.5计量、检验设备管理11 信息化管理11.2 信息系统管理11.4企业信息沟通管理11.5企业文件与档案管理11.3 网站管理12 自然资源和工作环境管理12.1企业环境管理12.2企业安全管理12.3企业应急管理13 财务管理13.1资金管理13.6财务信息化管理13.2财务体系管理13.3财务会计作业管理13.4财务预算管理13.5项目投资管理14.1财务内控审计15合作方管理15.2合同管理11.1 信息资源管理10.4特种设备管理15.1合作方的选择管理15.3合作方的业绩评价管理14 审计监察管理14.2经济责任审计14.3风险管理审计14.4经营效益审计14.5经销存审计14.6工程管理结算审计第三篇企业供应链管理16.3产品管理16.2市场调研16.4价格管理16.6品牌建设16.7营销支持16.5销售计划与订单管理16.9客户服务与客户管理18 产品标准18.1原精质量标准16 营销管理16.1营销策划18.2原辅料质量标准20 生产管理19.3供应商管理19.1采购管理19 供应管理18.3产品内控标准18.4产品交付标准19.2供应管理20.1育种管理21.4生产执行管理21.5标识可追溯管理21.1生产计划的管理21.222 质量管控22.1质量管理22.2质量检验22.3质量改进21.3生产准备管理23 物流管理23.1仓储管理23.2运输管理16.8促销管理17 设计开发17.1产品设计开发管理17.2包装设计管理第四篇企业监督改进管理24持续改进24.1创新管理24.2数据分析24.3纠正预防图4：文件框架代码框 架 内 容包 括 的 内 容 说 明1 企业基础标准法律法规;国家标准;行业标准;其它要求。2 企业经营管理基本准则企业经营管理基本准则;体系手册。3 企业项目推进项目推进方案、WBS分解计划;项目控制的其它文件。4.1企业战略与规划管理企业战略要求与目标;企业战略实施方案;企业战略4.2绩效管理OEC推进；责任状的管理；闸口管理;检查评估。4.3市场链管理市场链体系推进；服务承诺的具体要求。5.1会务管理不同形式的会议要求（会议准备、实施、追踪）；会议室的管理。5.2公共事物接待管理旅游市场开发；重大活动的组织、安排、接待；旅游景区的评比；旅游接待等。5.3企业法律事务管理诉讼仲裁案件的处理；国内商标注册；国际商标注册；上市公司法律事务等。5.4企业公共关系维护管理企业公共关系维护；项目资质报批；节日产品推广；产品票管理。5.5企业证书(件)的办理与管理企业营业执照(正、副本);组织机构代码证外商投资企业批准证书税务登记证(国税、第税)对外产品、原辅材料检验制度；绿色食品标志申请、使用管理；食品生产许可管理；生产卫生管理其他证书(件)的办理与管理5.6企业专利管理专利目标管理；自主知识产权管理；专利产权保护；无形资产购销。5.7企业车辆管理企业通勤车管理；接待用车的车辆管理；厂区内车辆的停放及行驶要求。5.8企业公寓的管理公寓楼的人员、环境管理。5.9企业餐厅的管理餐厅的管理5.10企业物业管理小区物业的管理6.1企业党组织工作的开展党建管理及维护；企业文化建设及维护；足迹报；精神文明；纪检检查。6.2企业工会工作的开展大型活动；计划生育、职业病监测、员工代表大会、员工走访等工会工作。6.3企业共青团工作的开展企业共青团管理等要求。9.1组织框架设计与管理组织架构;组织机构设置原则;工作分析;部门职责;岗位职责9.2招聘管理用人计划的编制;校园招聘;日常招聘;大学生的管理;测评管理.9.3人事管理员工的入职、试用、转正、待岗、辞职、解聘管理；劳动合同的管理；工伤处理。9.4薪酬福利管理薪资管理;各种福利的实施。9.5员工职业生涯规划副职人员的培养;储备干部的管理要求.9.6HR开发管理HR项目策划、实施管理。9.7培训管理新员工入职培训；储备干部培训；企业文化培训；在职教育培训；周二学习例会；讲师培训管理。10.1工程项目的管理工程项目立项、实施、验收阶段的控制管理10.2生产设备管理生产设备的管理10.3能源设备的管理能源供应设备的管理10.4特种设备的管理压力容器、叉车等特种设备的购买、验收、检定、维护等管理10.5计量、检验设备的管理计量设备的管理；检验设备的管理。11.1信息资源管理各类电子设备及其外设、网络资源及设备的采购/升级/应用/调拨/维修等管理工作11.2 信息系统管理全公司所有信息系统的立项审核/招标及过程中的进度监控，并协助各部门进行信息系统的推广应用和管理工作11.3网站管理公司网站的版面更新/管理、域名注册，及公司所有对外网站的监控、OA系统的日常升级/维护、及OA用户的管理工作11.4企业信息沟通管理日常协同办公平台（会议室预定平台/合理化建议平台）的维护和管理11.5企业文件与档案管理企业公文的管理；企业文件资料的管理；企业档案的管理12.1企业环境管理环境因素的识别、评价控制管理；能源管理；废水、废气的控制管理；废物的管理；厂区卫生；现场管理12.2企业安全管理危险源的识别、评价管理劳动保护、危险化学品、高空作业、安全用电、防火安全安全保卫综合治理12.3企业应急管理企业各方面的应急管理13.1资金管理银行资金帐户管理；货币资金管理；融资管理；银行票据管理；外汇管理以及资金用款管理等 。13.2财务体系管理各级财务部门专业职责及专业支持分工及财务内部管理要求。13.3财务会计作业管理财务报告制度；会计日常业务规范操作相关制度规定；资产管理制度（存货、固定资产、无形资产等）；成本管控；比价采购管理；费用管理；税务管理等内容 。13.4财务预算管理财务战略及预算管控制度；资源投入产出比研究评价；管理会计与财务分析；责任会计；财务考评；财务闸口管控等制度 。13.5项目投资管理项目投资管理相关制度，包括自建、兼并、收购、合作等项目的要求。13.6财务信息化管理财务信息化方面的制度。14.1财务内控审计财务内控审计方面的要求。14.2经济责任审计经济责任审计方面的要求。14.3风险管理审计风险管理方面的要求。14.4经营效益审计经营效益方面的审计要求。14.5进销存审计进销存方面的审计要求。14.6工程管理结算审计工程管理结算方面的审计要求。15.1合作方的选择管理合作方的选择要求，包括招聘管理；商务洽谈、比价等要求。15.2合同管理合同的起草、签订、审核、备案等管理要求15.3合作方的业绩评价管理对合同方的业绩进行评价的方式、渠道、规则的要求。16.1营销策划年度营销规划的制订；年度营销预算；年度销售任务分解；销售规划；营销总结等。16.2市场调研调研方式的确定；调研数据的分析；自主调研；第三方调研16.3产品管理新品概念确定；新品上市准备（设计及测试）；新品上市（试销）；新品上市跟踪；成熟产品的维护跟踪；产品下市等。16.4价格管理产品价格的确定；价格调整；年度客户的返利。16.5销售计划与订单管理销售计划的制订与订单的下达16.6品牌建设媒介管理；广告策划投入。16.7营销支持深度营销；巡查；铺市、铺货率的控制；业务人员的培训及管理等。16.8促销管理促销活动、物料的申请及控制；促销费用的控制等。16.9客户服务与客户管理KA开发、普通客户的开发管理；客户档案管理；客户的投诉；窜货处理；客户满意度管理。17.1产品设计开发管理新产品的设计开发管理要求17.2包装设计管理标签设计标准；包装标签及宣传材料的审查备案；条码办理及使用和设计；印刷的管理；企业标准审查备案管理要求。18.1原精质量标准原精质量标准、原精采购标准18.2原辅料质量标准原辅料质量标准18.3产品内控标准半成品质量标准；成品质量标准；工艺标准操作规程；配方。18.4产品交付标准给技术监督部门备案的企业成品标准19.1采购管理年度采购计划的制订；滚动采购计划的制订；旬、月采购计划的制订；市场行情分析、版面更改。19.2供应管理采购申请；采购订单下达；版面切换；积压物料处理。19.3供应商管理供应商的选择评价；供应商配额管理；供应商实地考察；供应商考评；供应商更换；供应商货款结算。20.1育种管理饲养管理21.1生产计划的管理年度生产计划的制订；滚动生产计划的制订；月生产计划的制订；旬生产计划的制订；生产订单的下达；生产订单的更改；产量评比。21.2 21.3生产准备生产交接班；生产领料；料液的配制；清洗液的配制；设备清洗；环境控制；人员卫生控制等内容21.4生产执行各部门生产过程执行21.5标识可追溯管理各部门标识管理要求22.1质量管理产品质量管理；育种部管理；原精运输车管理；原精管理；成品运输车管理；原辅料管理；药品库管理；质量目标管理；市场反馈考核制度；工厂检查管理；合作方(供应商、运输方、代加工企业）评审;质量沟通管理；22.2质量检验样品管理；检验方法；检验计划；检验环境标准；原精采样、感观检查流程、规范；送检、检验流程。22.3质量改进不合格品的管理；专业工作方案；过程检验监督标准；问题落实追踪制度。23.1仓储管理原辅料仓储管理；成品仓储管理；其他仓储管理。23.2运输管理承运商管理；运输过程管理；24.1创新管理技术性创新管理；管理性创新管理。24.2数据分析统计技术统计方法的应用，数据统计、分析。24.3纠正预防纠正预防表5：部分模块内容说明10.2 文件编号基本格式单份文件编号组成部分：公司代码-部门代码-文件类别代码-模块代码-文件顺序号-发布年份号-版本号代码。汇编本文件编号组成部分：公司代码-部门代码-文件类别代码-模块代码-文件顺序号-发布年份号子文件编号组成部分：公司代码-部门代码-文件类别代码-模块代码-文件顺序号-发布年份号-子文件在汇编本中的顺序号-版本号。其它：记录表单执行时间小于或等于半年的，可不予以编号。（1）公司各部门编号格式如下： (2)公司各系统文件编号如下：适用于各系统内部（3）各系统下级文件编号如下：（4）汇编本文件编号如下：（5）汇编本子文件编号如下：11 文件资料的审批文件资料在发布前必须得到审批，起草部门保留签字文件存档。现场出现的没有审批的文件视为无效文件。本部门内部适用的文件由本部门第一负责人审批，需其它平级部门适用的文件由分管领导审批，不同文件的审批要求如下：（1）技术性文件的审批按技术性文件管理制度的要求执行；（2）管理性文件的审批按繁育公司规章制度订立及运行管理制度的要求执行。纸版文件中“审核人、审批人”均需本人签字。12 文件的发放文件的发放可分为纸版和电子版两种形式。文件的发放范围需要在文件的“适用范围”中说明。文件在发放过程中填写文号登记本，具体要求执行公文及档案管理制度。文件需要在实施日期的前两日下发到使用单位。下发的文件权限设置为“只读”、“下载”，可采用pdf文件也可以对Word文件做加密处理。技术性文件下发时必须设置“回执”。13 文件的更改、作废及销毁13.1 文件的更改13.1.1 文件不同类别的更改要求各部门应该控制文件的更改次数，不允许出现因为个人/部门失误导致频繁更改文件的现象。汇编本文件的更改满足如下要求：（1）汇编本中子文件更改时必须签发文件更改（作废）单。（见附件3）；（2）汇编本文件只修改子文件时，文件更改（作废）单下发时需将更改后的子文件同汇编本文件同时下发使用现场，使用现场将作废的汇编本文件予以删除；（3）汇编本每年签发一次，运行过程中对于子文件的修订，只重新签发子文件即可，子文件的编号按照11.2条列项（6）的要求根据本文件的修改次数更改版本号。单份文件更改时只需在“文件换版说明”中体现更换信息即可，不需要签发文件更改（作废）单。表单的签发与更改需满足如下要求： （1）表单的执行时间超过半年以上的，必须应有其独立的编号。 （2）新、旧表单更替时，如旧版表单仍有储备，可待旧表单使用完毕后再更新。此情况根据实际需要由表单制订部门确定。13.1.2 文件换版时编号的更改要求文件发布时“文件发布年份代码”是当年的年份号。在本年度文件发布时文件的“版本号”为“0”，第一次修改为“1”第二次修改为“2”，依次类推。当到了第二年修订此文件时，文件的年份号为第二年的年份代码，文件版本号为“0”当文件在此年份再修订时第一次修改为“1”第二次修改为“2”，依次类推。如：编号Q/MNFY-XS/GL5.1-5-2009-0，文件在2009年发布，如此文件在2009年文件修改了一次，修改后的编号为：Q/MNFY-XS/GL5.1-5-2009-1，年份代码不变，只修改版本号。如此文件在2010年又修改第一次的编号为：Q/ MNFY-XS/GL5.1-5-2010-0。 文件使用部门，如果接收到换版文件时，需要将作废文件删除，现场不允许出现作废文件与非作废文件同时保存的现象。如果因工作需要必须保留作废文件，需要特殊说明。13.2 文件的作废文件废止信息可通过如下两种途径体现：（1）可在新版文件中“文件换版说明”体现，并将废止的文件名称、编号、实施日期描述清楚；（2）如该文件为最后一版，不再更新换版，起草部门须每年12月份统一评审并签发文件更改（作废）单（见附件5），将本单位所起草的废止的文件予以公布；（3）作废的文件，应在使用场所标注（已作废的标识）。电子版文件可在文件右上方或文件名称上标注。纸版文件应在文件的右上角标注作废标识。13.3 文件的销毁文件作废不等于对该文件做销毁处理。废止的文件，起草部门必须存档并依据公文及档案管理制度的要求对文件实施销毁处理。因组织机构变更，单位/部门职责发生调整，原部门产生的文件由现行职责承担部门负责对其文件的修订、更改、作废。14 文件资料的管理14.1 文件资料的管理权限文件总的归口为总经办，具体职责如下：（1）负责对公司文件资料整体的策划、制度的建立健全，并定期更新本制度；（2）负责对各部门文件的订立情况进行辅导及相应的技术支持；（3）定期对公司管理性文件和技术性文件的实施情况进行检查。各部门需设置专或兼职的文件管理人员，具体职责如下：（1）根据本制度的要求，补充该制度，并完善各部门文件资料的管理要求；（2）对各部门内部所产生的技术性文件及管理性文件定期予以辅导及检查，发现问题及时予以解决。14.2 技术性文件的管理权限技术性文件的总归口部门为质管部，具体职责如下：（1）根据本制度的控制要求，起草公司技术性文件的管控要求； （2）定期对公司技术性文件进行辅导、监督检查。各部门需对本部门所产生的技术性文件进行管控，定期对技术性文件的执行情况进行检查。14.3 管理性文件的管理权限管理性文件的归口部门为总经办，具体的职责及要求见繁育公司规章制度订立及运行管理制度14.4 文件的补充及引用各系统发布的文件具有系统权威性，当下级文件与上级文件发生冲突时，以上级部门的文件条款内容为准，下级部门必须在本季度内修改制度。上级部门所起草的文件，不能满足各部门的需要时，或管理权限涉及不到具体部门的相关要求时，下级单位可以补充文件。同时为了方便执行可将上级单位的制度的具体条款引用在补充条款中，但必须在引用话后面注明“摘自文件名称*（编号：*）”的标识要求。具体见附件的内容要求。14.5 文件资料归档管理按照公文及档案管理制度执行。所有表单必须按照编号情况形成记录，并存档。14.6 记录的管理14.6.1 记录的填写填写记录时，要严格按规定格式用中性笔或钢笔、圆珠笔填写，不允许用铅笔填写。各使用部门接收到空白记录表单清样后，将其复印、铅印使用。使用人员需严格按照其格式和内容要求进行填写，填写记录时要清晰，一般不允许有空项，不需要填写的格，一般以“”填充,且每份有签字要求的记录必须有相关人员签字（以电子邮件形式传递的记录可以不用单线划去）。记录的内容一般不允许随便更改或乱涂乱写。如需更改最多不超过五处，且更改处必须由相关填写人签字或加盖手章。14.6.2 记录的保存记录表单的起草部门应对所发放的记录的保存期限进行评审，评审把握的原则是满足法律法规的最低要求及工作实际需求。评审的形式可选择在制度中体现或通过会议评审或其它形式确定。14.6.3 记录的收集、归档各部门根据工作需要和公文及档案管理制度中要求自行规定。14.7 文件的借阅/复制执行公文及档案管理制度。14.8 文件资料监督检查总经办每年对各部门文件（包括技术性文件和管理性文件）的管控情况进行抽查并出具考核结果。总经办每季度对各单位所起草的管理性文件进行抽查，具体要求按繁育公司规章制度订立及运行管理制度执行。14.9 文件的评审每年各部门需对本部门下发的文件进行一次系统的评审，评审形式可根据各部门实际情况而定。14.10 外来文件的处理有效外来文件（泛指法律、法规）的处理执行法律法规和其它要求管理办法的相关要求。质管部随时将最新的法律法规和其他要求在OA中予以公布，并将作废的法规和其他要求在OA中及时的予以删除，保证OA系统中企业基础标准中公布的法规和其它要求为现行有效版本。15 考核标准文件起草的内容如不符合法律法规要求或因文件本身策划失误而导致出现的问题考核情况如下：（1）如果给责任部门/执行部门造成一定的经济损失，按损失金额的5-10%对文件起草部门考核。考核金额不超过本年度预留的30%的年薪；（2）如未造成经济损失。但对整体工作的推进有一定的负面影响或制约作用，对文件起草部门负激励200-500元/次。各部门所起草的文件无编号或架构层次存在错误超过5处或一份文件错误点超过10处，对第一负责人负激励200元/份文件，单项考核1000元封顶。文件归口部门未按要求对各部门的文件执行情况进行检查，对文件管控的相应负责人负激励200元/次。因起草部门某个人或起草部门主观因素判断错误或失误而导致出现修改文件的现象，每出现一次对部门第一负责人负激励200元/次。各部门所起草的文件错误点超过5处/份文件，对第一负责人负激励100元/份文件，单项考核1000元封顶对于违反本制度中规定的相关条款视情况对各部门第一负责人负激励100-300元/次。附件：1.汇编本文件（统编式）封皮及正文格式样本 2.汇编本文件（分编式）封皮及正文格式样本3.单份文件带封皮的格式样本4.单份文件格式样本5.文件更改（作废）单6.工艺流程图标准模具附件1：*有限公司编号： *汇编起草人： 审核人： 审批人： 文件实施日期：内蒙古蒙牛繁育生物技术股份有限公司总经办 发布文件