存货管理流程.doc

存货管理业务流程一、 业务目标1 战略目标1.1 为公司经营、发展提供有力的物资保障，实现企业经营目的。2 经营目标2.1 根据生产经营情况，确定存货最高储量、最低储量、采购时点储量，确保库存合理储备，防止存货积压、闲置，造成浪费。2.2 对存货实行科学保管，确保数量齐全、质量合格。2.3 规范存货处置，避免公司资产流失。3 报告目标3.1 确保存货账目的真实、准确、完整。3.2 存货成本计价准确。3.3 财务账表与实物核对相符。4 合规目标4.1 存货保管符合国家有关安全、消防、环保等规定。4.2 存货交易合同（协议）符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度。二、 业务风险1 战略风险1.1 存货不足或不能及时、有效的用于经营活动，造成企业违约风险。1.2 不能很好的规划存货合理储量,造成因存货积压而占用资金，影响企业目标实现。2 经营风险2.1 存货储量不足，影响生产；储量过高，造成存货成本过大。2.2 对市场的形势把握不当，导致存货跌价损失。2.3 保管不善发生被盗、毁损、事故等，造成资产流失。2.4 长期呆滞造成存货挥发、失效、锈蚀等，导致资产损失。2.5 未及时完整办理保险，给分公司带来巨大经济损失。当发生地震、洪水、战争等人力不可抗拒的自然灾害时，给分公司带来巨大损失。2.6 存货处置不规范，人为造成资产流失。2.7 未经审核，擅自变更合同标准文本中涉及权利、义务条款导致的风险。3 报告风险3.1 财务账目记录有误，造成存货数据失真、管理失控。3.2 存货计价错误，导致成本不准、效益不实。3.3 账、实不符给分公司带来潜亏（盈）。4 合规风险4.1 违反国家有关安全、消防、环保等规定，遭受经济处罚。4.2 存货交易合同（协议）不符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 存货入库1.1 外购存货的入库1.1.1 存货的入库验收须有物资采购员、专业技术管理员、库房保管员三方参加，对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。1.1.2 所有物资入库前，由采供科组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品，应隔离、标识并做好记录，由物资采购中心按不合格品处理程序进行处理。1.1.3 生产维修常用件、标准件由采购员、库房保管员进行数量和合格证的验证，做好物资入库记录，并对库存电子数据及时更新。1.1.4 物资的验收票据、合格证、计量单等由采购员负责收集管理。全部技术资料由采购员负责交各分公司技术档案室归档管理。1.1.5 物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。1.1.6 物资验收质量不合格由采购中心负责出具不合格品处置报告，经采购中心主管领导批准后与供方协商，按照合同规定办理退货索赔事宜。1.1.7 对符合要求的合格产品，微机录入员根据经采供科负责人签字的送货清单、发票、实物验收报告填制入库单（一式三联，如果供货商未开具发票的，根据送货清单暂估入账）办理验收入库，入库单连续编号。限额内的数量损耗由财务部门及时处理,无质量检验合格报告及外观检验不符合合同要求的不得办理入库,有超限额数量损耗的也不得办理入库。1.2 销售分公司对内购产品的入库。1.2.1 绵阳分公司、德阳分公司产品完工后直接入库销售分公司库房。产品完工当天,由销售分公司库管、尿素班班长、包装岗位人员、生产调度员和质量计量科完成产品的交接手续。1.2.2 分公司质量计量科分批次取样，对产品质量、数量进行检验，次日将检验结果报分公司生产技术科、销售分公司，如有不合格品则出库退回生产车间。分公司生产科部门和销售分公司库管在核对质检报告、调度、包装、装御、生产车间、销售分公司库管的记录相符后，办理产品的正式入库手续。2 登记存货账簿、表2.1 物资采购中心建立计算机信息系统对各分公司存货的收、发、存进行联网管理。2.2 外购物资存货入库后，采购员持票到库房经保管员核对后在发票上经办人处签字，然后将入库单附后，交由采购组长(采供科长)审核，采购组长(采供科长)对发票进行汇总，编制发票汇总审批表送物资采购中心财务组审核。物资采购中心财务组将审核后的发票汇总审批表送采购中心主任、总会计师审核、签字后，将发票汇总审批表及发票、送货清单（一联）及入库单（一联）返回分公司财务科入帐，财务科审核无误后编制记账凭证，财务部门负责人要负责审核凭证、账、表并签字。发票审核汇总审批表复印件交物资采购中心财务组登记备查账。微机录入员根据“出库单”、“领料单”在存货信息系统登账后，将单据传至分公司计划财科入账。2.3 销售分公司产品入库后，仓库保管根据签字手续齐全的入库单、质检报告登账。并将相关据传财务科入账。2.4 销售分公司、射洪分公司商品出库后仓库保管根据“出库单”、“商品销售发运单”（或发货通知单）登账。并将相关据传财务科入账。2.5 分公司公司财务部门稽核人员，每月末进行出入库票据稽核，并对存货总账和物资采购中心登记的明细账进行核对。3 严格执行存货仓储保管工作规程3.1 公司物资采购中心统一监督管理中心设在各分公司的物资仓库，具体管理事务由物资采购中心采供科负责。3.2 物资的储存保管，应以物资的属性、特点、使用情况等科学设置库位，在安全可靠前提下做到：小件“五五”排放；成批物资按区分类存放，做到摆放成行成线、垫支平稳合理；减少物资转库搬运工作。3.3 做好库存物资的四防工作；对易碎和易坏品应格外小心存放；对危险品应单独存放。所有具有特殊要求的物资均须做好特殊、明显标示。采供科负责人要定期检查，并做好检查记录，及时处理安全隐患。对违反规程造成存货损失的要追究责任人责任,处罚决定根据价值损失的大小和事故等级，物资采购中心主任批准后执行。3.4 做好库存物资的动态管理。3.4.1 所有库存物资数据均应进入计算机信息系统管理，对每天的库存数据须及时更新。3.4.2 所有库存物资标准应标识清楚，存放地点详细。3.4.3 帐、物、卡及时检查，日清月清、半年盘点、年终清库，达到账、物、卡三者统一。3.4.4 露天库房每天检查，每月盘查，保证物资无锈蚀、无变形、无耗损，场内无积水。3.4.5 保管员须熟知库存物资的型号、规格、结构、性能、用途及质量标准等项。3.5 保管人员应根据物资特性做好库存转运物资安全、包装及保护工作，做好临时搬运人员的安全教育、劳动保护等项工作。3.6 做好物资库房的防火工作：库房内严禁烟火，同时必备数量足够、质量合格的消防器材；保管员要熟悉消防知识，正确使用消防器材，对所属于库房情况要勤于检查，及时处理、汇报存在的不安全因素；库房动火作业须经分公司安全科出具动火证。3.7 物资库房严格保卫制度，禁止非本库房管理人员擅自入库，管理人员每天须对库房门、窗等情况进行检查，以便及时发现、处理存在的安全隐患。3.8 要做好库存物资的保密工作，未经领导同意，不得外泄库存物资的数据。3.9 物资采购中心和计划财务部共同商议，提出存货的财产保险办法，报公司分管领导、董事会批准后执行。物资采购中心按规定办理存货保险手续。3.10 分公司公司相关责任部门根据年度生产经营计划、财务预算等资料，每年拟定各类存货最高储量、最低储量，报分公司分管领导审核批准后实施。3.11 采供科根据存货库存收发情况，每月编制存货使用及结存情况报表，按时向财务部门提供物资购进、消耗及库存等资料数据。定期进行存货状态分析，对异常情况报警明示，采购、生产、营销、财务等部门共同研究降低（提高）库存方案，报分公司分管领导审批。4 存货出库4.1 原材料、生产维修常用件、标准件的出库管理流程。4.1.1 分公司使用部门的经办人根据生产、维修的需要填制领料单（一式四联）经部门负责人签字后，经办人凭出库单及领料单到物资所属仓库领取物资并在相应的出库单据上签字。4.1.2 仓库保管将签字齐全的领料单（四联），分别返领用部门、财务和微机录入员各一联，留存一联。4.1.3 月末，微机录入员将出库单及领料单按库房类别整理后，传至分公司计划财科入账。4.2 对于大修、技改等项目所需物资及其它特殊物资的领取的管理流程。4.2.1 分公司使用部门的经办人填制领料单（一式四联），由其部门负责人、分公司分管领导签字后，凭领料单到物资所属仓库领取物资并在相应的出库单据上签字。4.2.2 仓库保管将签字具全的领料单（四联），分别返领用部门、财务和微机录入员各一联，留存一联。4.2.3 月末，微机录入员将出库单及领料单按库房类别整理后，传至分公司计划财科入账。4.3 生产急需物资可预先领用，领用人员须在领用单据上签字，并在三个工作日内补齐领料手续。4.4 销售分公司销售商品出库流程。4.4.1 根据客户需要，由农资公司开具“商品销售发运单”（客户、制单人签字），再由销售分公司开具“出库单”, 销售分公司仓储部门审核“商品销售发运单”、“出库单”及有关单据，办理发货，并填写出库日报表。单位门卫凭出门证并核实相关单据后放行。4.5 射洪分公司销售商品出库流程。4.5.1 销售部按客户订单发货时间要求，去现场查库核实数量，按送货路线调度车辆，并开具“发货通知单”，销售部和财务科负责人审核“发货通知单”后交仓库保管员签字，仓储部门在审核“发货通知单”及有关单据后办理发货，并填写出库日报表。单位门卫凭出门证并核实相关单据后放行。产品出厂后“发货通知单”需要客户提货人签字，最后返回销售部。5 存货盘点5.1 日常分类盘点5.1.1 公司物资采购中心统一监督管理采购中心设在各分公司的物资仓库，采购中心驻分公司采供科根据存货的品种，定期分类盘点存货，采取每月、季自行清查，并将清查的结果与采购系统的明细账和财务部门的账表数据核对。如发现存货发生短缺、毁损、灭失，要及时向采购中心主任汇报。5.1.2 销售分公司（射洪分公司）仓储部门负责对产成品的盘点，对产成品采取每月自行清查，并将清查的结果与财务部门的账表数据核对。如发现存货发生短缺、毁损、灭失，要及时向分公司负责人汇报。5.2 全面盘点：公司根据实际情况，每年至少进行两次全面盘点（年底必须进行盘点），并出具残次冷背存货报告单。存货全面盘点工作由财务部门组织，采购、仓储、使用、审计部门负责实物盘点，填写盘点表，并与实物账册、财务账表核对，由不相容部门（人员）监督、审核、签字。5.2.1 存货全面盘点程序5.2.1.1 财会部门制定盘点计划。5.2.1.2 财会部门组织召开盘点预备会议，将盘点计划或指令贯彻到每一参与人员。5.2.1.3 采购、财务、生产、审计等部门的有关人员盘点存货,填写盘点表，并与实物账册、财务账表核对，由不相容部门（人员）监督、审核、签字。5.2.1.4 各分公司应根据实际情况组织独立的小组，在盘点标签尚未取下之前，按照一定的比例进行复盘抽点。抽点时如发现差异，除应督促更正外，应扩大抽点范围，如发现差错过大，则应要求重新盘点。5.2.2 对于存货中未完施工的工程技术劳务、项目及产品制造，由工程技术部门、生产部门确认工程进度，并出具未完工项目（产品）进度报告作为确认未完工工程的依据，财会部门根据实物量的完成情况按照会计准则及相关财务规定进行匹配。6 存货处置6.1 盘盈、盘亏、毁损的存货的处置：分公司对清查中发现的盘盈、盘亏、毁损的存货，在授权权限范围之内的由分公司经理批准处置；超过处置权限的需报计划财务部，由计划财务部和物资采购中心共同审核，提出处置意见，报总会计师审批。6.2 报废物资的处置：报废物资包括各分公司生产、技改及各类基建项目过程中所产生的各类废旧物资，具体包括报废设备、钢材、催化剂、润滑油、煤渣、废包装物（纸包装，木包装物）等。报废物资分为两大类： A 类大宗报废物资和B 类小宗报废物资。 A 类大宗报废物资指批量或单件估价在5 万元及以上的物资。 B 类小宗报废物资指批量或单件估价低于5 万元人民币的物资。B 类物资分为B1 类和B2 类。B1 类报废物资指废设备、钢材、催化剂等。B2 类报废物资指废润滑油、煤渣、废包装物（纸包装，木包装物）等。6.2.1 报废物资处置程序。6.2.1.1 生产技术科、设备动力科收集报废物资信息，编制报废物资审批表，报分公司计划财务科审核后，交分公司分管领导、分公司经理审批。物资采购中心设在各分公司的采供科（组）人员，定期（三个月）对经分公司审批的报废物资审批表进行分类、汇总，报物资采购中心综合计划价格组、物资采购中心主任审批。6.2.1.2 对A 类报废物资的处置：A 类报废物资中的废机器、设备、触媒及钢构件等的处理，须先经公司分管领导签字确认后，由物资采购中心会同生产技术部、分公司相关部门进行处理；须留存的物资由分公司和物资采购中心建帐保管，由公司统一安排再利用。A 类报废物资须处理的，采取招投标方式由物资采购中心统一处理。6.2.1.3 对B 类报废物资的处理：B1 类报废物资中的废机器、设备、触媒及钢构件等的处理，须经公司领导签字确认后，由物资采购中心会同分公司相关部门进行处理。B1 类报废物资按当地现行价格进行处理。所有B2 类报废物资由各分公司制定相关办法自行处理。6.2.1.4 各分公司门卫须凭财务收款收据及物资采购中心出具的废旧物资处理出门凭证放行。6.2.1.5 A 类与B1 类报废物资处理资金由公司计划财务部统一收取；B2类报废物资处理资金由分公司财务科收取，并出具收款收据。分公司财务科收取的资金在公司指导下支配。7 存货核算7.1 分公司公司财务部门审核存货增减变动原始凭单，符合审批权限且报账手续齐全的予以入账；不符合审批权限或手续不全的，由经办部门更正后入账，并在有效单据上加盖财务专用章。对在途存货、货到票未到的，月末应暂估入账。财务部门负责人对账表进行审核并签字。7.2 分公司公司计划财务科每半年根据存货盘点记录及生产、仓储、采购、营销部门提供的有关资料，对存货进行可变现净值与账面价值对比，计算存货跌价准备，经总公司计划财务部审核，报公司经理办公会审批后，进行账务处理。7.3 控股子公司按照规定自行计提存货跌价准备，报计划财务部备案。7.4