秘书工作的性质与宗旨ppt课件.ppt

第五章秘书工作的性质与宗旨 要认识一个事物 必须认识事物的性质 尤其是其本质属性 对于秘书工作来说 其本质属性便是辅助性 性质与宗旨 第一节秘书工作的性质 一 秘书工作的本质属性秘书工作的本质属性是辅助性 即近身 直接 综合辅助领导决策和管理 秘书工作的价值也就在于辅助领导正确决策与有效管理 3 助手作用 参谋作用 提供信息作用 枢纽作用 协调作用等等 都是从某一角度起着辅助性作用 领导是决策和管理的主体 是决策人和发号施令者 秘书工作的是辅助主体工作 贯彻执行领导的意图决定 秘书有参谋权 建议权 但无决定权 决策权 提法 工作 权力 4 区别 不仅起着辅助作用 而且在其管辖的范围内有着自己的决策和管理权 5 区别 秘书工作的辅助性 近身直接辅助领导 领导工作具有全面性 秘书综合辅助领导 领导就是中心 围核性 秘书有参谋权 建议权 但无决定权 决策权 6 区别 辅助性 从旁帮助 协助 辅佐性 多指政治上的辅助 帮助 一般指帮助国家领导人 因此 辅助性更能说明秘书的本质属性 7 潜隐性 赋予性 被动性 从属性 四种附属特性 8 从属性 秘书工作不能脱离领导而独立存在 秘书工作总是围绕领导工作而开展的 领导工作涉及到哪里 秘书工作的范围就必须延伸到哪里 秘书人员在处理任何问题时 只能根据领导的意图和指示精神办理 不能超越职权范围自作主张 自行其是 秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议 与领导者共同研究各种有关问题 但秘书人员在会上只有发言权 而无表决权 9 误解 人身依附 工作依附 10 在工作上我是主动的 你们是被动的 毛泽东 11 12 任何工作都有被动性 但是秘书工作的被动性特别强 把被动性用随机性替代 以提高秘书工作随机应变和主动工作的主动性 但是随机性含有 机会 的意思 而被动性确是长期存在的 两种认识 13 赋予性 按一般情况讲 是指秘书部门具有 不管部 的职能 领导人通常把其他部门不管的事交给秘书部门去办或管 从而使秘书部门的职能出现延伸 超越了基本的办事 办文 办会或办信等范围 从理论上讲 秘书部门本身既非决策机构 也不是一般行政机构 而只是综合办事与信息加工的机构 但如果领导赋予秘书部门其他方面的某些职权 任务 则秘书部门就其有了这些方面的职能 必须办好 赋予性 14 秘书工作如草拟文稿 督查 协调等 其劳动成果和价值融于领导行为和组织活动之中 一般不单独表现为秘书个人的劳动成果 潜隐性 潜隐性的表现 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 活动名义的假借性 15 二 秘书工作的其他属性 其他属性 政治性 务实性 综合性 16 公务秘书政治性表现 17 非公务秘书政治性表现 辅助其上司模范地服从党和政府的领导 把为民间上司服务同为建设有中国特色的社会主义总目标结合起来 切不可认为自己的工作与政治无关 18 秘书工作的内容纷繁复杂 且涉及到本机关的全部工作 秘书部门处于机关的枢纽地位 担负着沟通上下 联系左右之责 必须对各方面情况进行综合 才能有效地为领导者提供帮助和服务 秘书工作的综合性 19 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作 如收发文件 起草文件 打印校对 接听电话 迎来送往 布置会场 派车买票 安排食宿等等 虽然很琐碎 很繁杂 但都需要秘书人员一件一件地去办 有人说秘书工作 上管天文地理 下管鸡毛蒜皮 这两句俏皮话也说明了秘书工作具有务实性的特点 务实性 20 第二节秘书工作的宗旨与重心 一 秘书工作的形势 变化形势 领导层 时代 科技 21 领导层的变化 另一变化 领导素养的变化 22 时代发展和形势的变化 23 科学技术的变化 24 对上与对下的关系 纵向与横向的关系 政务与事务的关系 务虚与实务的关系 继承与创新的关系 被动与主动的关系 秘书工作要处理好六对矛盾的对立统一关系 25 二 秘书工作的宗旨 为本级领导服务 为人民服务 为各部门服务 三服务 宗旨 三服务 的核心 党的根本宗旨 三服务 的实质 26 从偏重办文办事 转变为既办文办事 有出谋献策 一 二 三 四 从被动服务 转变为力争主动服务 从收发传递信息 转变为综合处理信息 从单凭老经验办事 转变为实行科学化管理 四个转变 的内容 27 秘书工作应该向着综合处理信息 主动服务与科学化管理的方向发展 四个转变 的意义 四个转变 的精神实质 是突出了秘书部门工作的参谋作用 过去的侧重点是 反对秘书专政 不强调发挥参谋作用 28 三 秘书作用的重点 保证正常运转作用 综合协调作用 督促检查作用 信息调研作用 29 信息调研作用 信息工作是领导工作的基础 也是秘书工作的基础性工作 调研即调查研究 是指人们在社会实践中 对客观的实际情况进行了解和分析研究 以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动 信息调研即对信息的调查研究 信息调研作为秘书的工作内容之一 是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作 30 案例分析 沙里淘金 小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书 虽然他早就听人说过信息是资源 是财富 但究竟它的价值有多大 对领导决策起多大作用 总感到说不清 在一次领导办公会上 办公室卢主任让小张做记录 他才对信息工作有了切身的理解 会上 管设备的副厂长提出技术改造方案 以提高企业的竞争力 要求把刚刚收回的一大笔资金 重点投放到购买机械设备上 管财务 管生产的副厂长都表示支持 当厂长正要拍板决断时 卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况 供领导们参考 领导们的目光一起转向了他 31 我先说几条信息请领导们参考 一是我国粮食进入市场后 粮价上调的趋势十分明显 二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害 国际性粮食歉收趋势已定 三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾 第四 今年又是乡镇企业发展很快的一年 这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业 都将以粮食为原料 根据以上情况 我预计 近期粮价必上涨 而且上涨幅度较大 可能每千克上涨0 2至0 5元之间 我厂每年工业原料用粮10万吨 按每千克原料用粮上涨0 3元计算 每吨将上涨300元 10吨就是3000元 全年就是3千万 因此 我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料 这样可以降低成本 提高竞争力 获得可观的经济效益 然后再把获得的盈利投入技术改造 由于经济实力增强了 我们进行技术改造的起点可以更高些 最好能达到国际先进水平 这样 就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础 32 卢主任的发言结束后 会场一片寂静 领导们有的拿出计算器仔细地算着 有的掏出钢笔 在本子上写着 还有的托着腮在沉思 过了一会儿 厂长的发言打破了寂静 卢主任提出了一个值得我们深思的问题 我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测 摆在我们面前的问题 是先搞基本建设和技术改造 还是先购进即将涨价的原料 取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造 请大家对这两个方案再议一议 大家七嘴八舌讨论起来 会议气氛十分活跃 经过反复比较 分析 论证 厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议 先购进粮食原料 再进行技术改造 33 后来的事实证明 卢主任的预测是完全正确的 他的方案使企业获得了巨大的利润 整整多赚了一个亿 小张敬佩地对卢主任说 看来信息是金钱的说法一点不假 您是怎样获得这些信息的呢 卢主任说 信息变化极快 信息工作无止境 这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙 但不知还有多少金矿等待我们去开掘 去淘洗 去利用 稍一马虎 它就会从你眼皮底下溜走 淘金 把小张引入了对信息工作的深层思索从这件事中 你对信息工作有哪些启发 34 案例启发 1 信息是领导者正确决策的重要依据 准确 及时 全面的信息 是领导者作出正确决策的重要保证 反之 错误 片面 迟报的信息 可能会导致领导者作出错误的决策 造成重大的损失 案例中的卢主任向厂领导反映的有关信息 使厂领导作出了正确的决策 为企业赢得了巨大的利润 由此可见 信息在领导决策中的重要地位和作用 2 信息具有重要的价值 从本案例可以看出 正确运用信息 可以为企业带来可观的经济效益 从这个意义上说 信息就是金钱 秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值 肩负起信息工作者的重任 努力做好信息工作 为本组织创造良好的经济效益 35 3 信息是一种重要的资源 需要秘书人员努力开发 案例中的卢主任就是一位善于 淘金 开发信息资源的高手 秘书人员平时就要养成收集信息的习惯 并能从零散信息中发现带规律性的东西 从表面信息中发现本质性的东西 从已知信息中推导出未知的东西 从而开发出信息的重要价值 实现信息的最大增值 4 信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径 秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的 而利用信息则是秘书发挥参谋作用的最有效途径 本案例中 卢主任就是利用自己所掌握的信息向领导提出参谋建议的成功范例 作为一个优秀的秘书人员 一定要善于利用信息达到参谋的目的 36 1 调研是做好秘书工作的基础 当好参谋助手的各项工作均离不开调研 2 调研是发挥秘书参谋助手的基本途径 领导的任务之一即是 出主意 即决策 要辅助领导决策就必须及时向领导提供准确 全面的情况和建设性的意见 3 调研是提高能力的好方法 调研是秘书向群众学习 向社会学习 向领导学习 认识世界 改造世界 提升能力的好方法 是情商和智商全面提高的有效途径 4 调研为领导在某方面决策和管理工作提供准确的信息和第一手材料 保证领导正确地决策和指导工作 听取收集并综合处理基层各方面的意见 为领导 拾遗补阙 5 秘书做调查研究 可以全面了解和掌握基层情况 6 秘书做调查研究可以及时了解和掌握市场动向 为领导提供市场信息为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供反馈信息 保证下一步工作的开展 信息调研的意义 37 1 实地观察法2 个别访谈法 正式访谈和随机访谈3 座谈调查法4 问卷调查法 封闭式问卷和开放式问卷5 通信调查法 电话或邮件6 网络调查法 信息调研的方法 38 督促检查作用 督促检查工作是领导决策是否能贯彻落实的必要保证 也是秘书为领导政务服务的重点之一 决策的制定和实施方案的部署 事情还只是进行到一半 还有更重要的一半就是确保决策部署的贯彻落实 为此督促检查工作十分必要 江泽民 39 1 2 3 以中央和各级的重大决策和重要部署为重点 组织督促检查 对领导批示与交办事项进行重点检查 抓住社会反映较多 群众反映强烈的问题 主动查办 督促检查的任务 40 41 督促检查的意义 1 督查工作是顺利实现决策目标的重要保证 2 督查工作是验证决策方案正确与否的重要途径 3 督查工作是完善和调整决策的重要方法 4 督查工作是改进领导机关作风的重要措施 42 综合协调作用 综合与协调 贯穿于秘书工作的各个方面 不属于某项秘书工作的专门职责 综合主要是指信息的综合 43 协调的概念 从管理学角度看 协调是指管理者从系统整体利益出发 运用各种手段 正确妥善的处理系统之间 人们之间的各种关系 为实现系统目标而共同奋斗的一种管理职能 秘书协调就是秘书协助领导 在其职责范围内或经授权 调整改善组织之间 工作之间 人际之间的关系 促使各项活动趋向同步化和和谐化 以实现共同目标的过程 44 图 网上流传的 重庆最牛钉子户 图片 45 内向协调 协调方向 横向协调 纵向协调 46 内向协调 内向协调 也称内部协调 这是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调 即同一系统内子系统之间关系的协调 如下图 备注同级之间的关系 包括平行的部门 单位 职位之间的关系 47 领导机关 秘书部门 部门1 部门2 部门3 部门4 部门5 部门6 内向协调图 48 纵向协调 纵向协调 又称上下级协调 就是同一组织系统中不同层次之间各种关系的协调 即本单位与上级领导机关或本单位与下属基层单位或业务部门之间关系的协调 如下图 上下级之间的关系 包括上下级机关 领导与群众之间的关系 49 领导机关 秘书部门 部门1 部门2 部门3 纵向协调图 50 横向协调 横向协调 也称外部协调 就是同级组织或不相隶属组织之间各种关系的协调 这类协调具有较强的开放性和动态性 在秘书协调中日趋重要 如下图 社区公众之间的关系 包括所在地区的其他单位 部门 个人之间的关系 51 横向协调图 S1 S2 S3 A S4 S5 S6 B 52 协调的原则1 及时性原则2 关键性原则3 激励性原则4 沟通情况和信息传递原则5 全局性原则6 长远性原则 53 案例分析 有一天 党委书记把工会秘书小张叫到办公室 问道 听办公室的同志说 就差你们工会的学习计划没有报上来 刚才打电话找你们的工会主席也找不到 上次常委扩大会议工会主席也没有出席 你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一改 小张心想 工会主席最近因为儿子出差 小孙子患病住院 没有参加上次会议 也没有及时报学习计划 小张在书记面前不便解释 只好回去向工会主席汇报 党委书记批评我们工作拖拉 还说上次没有参加会议 计划也没交 工会主席听了以后心中十分不快 我小孙子住院一个多星期的 我也向党委办公室老李同志请了假 怎么党委书记迄今还不知道 他太官僚了 讨论 你是小张 你会怎么说 54 分析与对策本案例提出了一个问题 秘书应该怎样 上传下达 有些人认为秘书的工作只不过是 学学舌 跑跑腿 秘书的这种 学舌 就是向下传达领导的指示 向上汇报下级情况 不论是 上传 还是 下达 都要忠实 准