如何办好一次规范的大会.doc

办好一个规范化的大会应该做的主要工作和注意的问题一、明确工作任务会务工作必须围绕会议的主题来进行，以保证会议高效、有序、顺利进行为目的，尽可能为领导提供方便，真正体现领导的意图。即要求我们办会议之前都要深刻领会领导的意图，请示领导想要把会议办成什么样的效果，这样才能有的放矢，工作起来就才会更具主动性和目的性。二、拟定出工作预案这是保证会议顺利进行的最基本工作。在召开会议之前，承办单位（科、室）要提出关于会议安排意见的请示，即关于会议安排的具体工作方案。请示包括以下内容的确定：会议名称、主题、会期、地点，参加人员的范围，会议的请假制度，会议的具体程序，会务工作的组织领导，会场的布置要求，主席台的排位，会议有关文件材料的起草和印发，颁奖的形式的确定，会议的宣传报道，与会有关人员的食宿安排，会场的安全保卫、医疗保障、交通疏导的安排，会议期间的电力、通讯的保障，会议过程中可能出现突发情况的应对，等等。根据会议的要求、领导的指示按程序制定出该次会议的工作预案。预案制定要尽可能周密详备，预案越细工作起来就会越省心，就越不日益出现漏洞。三、做好分组落实工作，这是保证会议顺利进行的必要措施。会议特别是大型会议一经确定召开，主办单位应该成立会务工作机构，根据分工情况认真落实好办理会议每一项事宜。分工一定要明确到位，要责任到人，避免出现推诿扯皮情况的发生。一般分为以下几个组：秘书组：也可称会务组，主要负责会议活动的组织安排工作，包括起草会议通知，收集与会人员名单，提出会议日程、议程、程序安排方案，会场布置，与会人员座位安排，制作会议的证件，会议文件材料的印发工作，等等。文件材料组：也可称综合组，主要负责会议的有关文件材料、领导讲话、主持词等文稿的起草、送审、印发、清退、归档工作。简报组：主要负责会议分组讨论的记录、会议简报或情况反映的编印工作。组织组：主要负责有选举和人事安排任务的会议的选举组织工作。颁奖组：主要负责会议的表彰颁奖等事宜的具体安排。宣传组：主要负责会议的宣传报道工作。生活组：又叫后勤组，主要负责会议活动所需物品的准备，邀请来宾的接待，与会人员的住宿、餐饮、交通工具的安排等后勤服务工作和医疗保健工作。警卫组：主要负责会议的安全保卫和保密工作。四、做好会议的协调工作这是办好会议的重要保障。“无协调不成事”，协调要在前。会议有关组织筹备工作是一项系统工程，决不可能靠一个部门就可以单独完成，需要在事前做好协调衔接工作，需要各单位密切配合。协调工作的量是相当大的，往往看起来很小的一件事，协调不好就可能影响到整次会议的顺利进行。因此，每次办会时主办单位都需要和相关部门进行多次、反复地协调。每次会议筹备工作期间，办会单位主要领导要不定期召开各会务小组负责人和有关单位协调会，研究部署会议各项具体工作的安排。在工作中，各组有什么问题，应随时向主要领导请示处理意见。当然会议的不同、出席的领导不同，对会务工作会有不同的要求，因此，在会议期间还得根据有关原则、领导的要求和会议的特点，必要时要向上级领导、单位以及主管领导进行请示，以做好相应工作的安排和布置。 五、会议期间应注意的具体工作（1）会前的有关准备工作。制作会议相关的证件。制作会标、会徽、背景板面和悬挂户外宣传标语。排出会场（含主席台）座位图、照相的座位图、颁奖的先后顺序。做好会场室内外的布置工作。收集和检查与会人员报名情况，出席会议的情况，编印会议须知，会务指南。提出会议分组讨论的名单和各组召集人建议名单，安排小组讨论地点。检查会议、活动文件材料的印发情况和主持词、发言稿的准备情况。会同保卫部门和有关单位到会议地点熟悉情况，准确掌握会场内外基本情况。检查表彰颁奖的奖品、证书制作情况，颁奖礼仪服务人员的组织情况，安排好领奖人员领奖上台顺序，并根据参会领奖人数和参会领导人数做好发奖安排，人数不一致时工作人员要及时进行调整。购买会议、活动所需文具用品。准备需在会议期间播放的国歌、国际歌以及有关音乐。落实会议住地、交通工具，安排好与会人员的食宿和医疗保健工作，落实并保证会议用电。安排好会议期间的文艺节目和文艺演出等活动。（2）会议报到。按照会议通知的要求确定会议报到时间，安排工作人员负责办理好与会人员的报到工作。（3）会议期间的服务工作。每次大会举行前，应提前检查会场的各项准备情况。包括：主席台位置安排和文件材料的摆放情况；主持词和需在大会宣读的表彰决定等文件是否已提供给有关的领导；核对在大会开始时主持人介绍的领导和主要嘉宾的名单；检查会场音响和主席台话筒放置情况；监听会议需播放的各种音乐；落实颁奖物品的准备情况和礼仪服务人员的到位情况；了解记者到达情况；掌握领导到达会场的时间，做好会场内外、领导休息室的引导工作；准确掌握领导到会情况，及时调整主席台的座次；做好与会人员在会场的签到工作，及时清点到会人数并及时把情况报告给大会主持人或有关领导。开会期间做好会场内外的值班工作，及时做好领导临时交办的事项，监读宣读文件和监听播放音乐，做好颁奖时的有关引导等工作。（4）会后的整理工作。每次大会结束后，要及时检查会场，注意收集与会人员遗忘的文件或其他物品并尽快转交有关领导同志。及时收集会议的有关资料，整理后归档。工作人员及时清点会场用品，该整理的整理，该归还的归还。（5）、做好会议精神的落实工作。会后做好会议决定事项的催办落实工作，并将落实情况向领导同志书面或口头报告。（6）会后及时总结交流。每一次会议结束后都要及时召开总结会，对于会前、会中、会后出现的突发事件、工作中的漏洞认真总结，分析出现这些情况的原因和制定出应对突发事件的措施，避免这些问题在以后的会议中再发生。六、会务工作人员应具备的基本素质1、要有“统揽全局、协调各方”的能力。这是指在会务工作中，会务组要总揽会务工作全局，协调会务工作。会务组工作人员要及时收集和掌握各方面的信息，站在领导的角度考虑问题，提出工作意见。同时，按照领导的指示，与有关各方加强协调，指挥各方完成好会务组织安排工作。2、要有“反应敏捷、快速应变”的能力。会务工作往往任务急、时间紧、变化多，各项工作必须做在前面，赶早不赶晚，争取工作的主动权。在现场处理时，既要按照既定的原则处理好有关工作，更要注意善于根据情况的变化加强现场调度，快速应变，及时处理各种突发事情。3、要有“严谨细致、一丝不苟”的作风。会务工作无小事。因为，我们所安排的会议、活动，既有领导参加，也有各方面人员参加，牵涉面非常广。因此，对会务工作的每一个环节都要衔接好，不管是与会人员的通知和落实、座位的安排，还是会议、活动的程序、文件材料的准备，都必须认真对待，以高度负责的精神处理好每一项具体的工作，落实到位，切防遗漏。4、要有“团结协作、合作共事”的意识。会务工作决不是仅靠某一个人或某一个部门就能完成的，特别是大型会议、活动，牵涉的部门很多，事先协调的工作量很大，因此，必须强调“大事讲原则、讲大局，小事讲理解、讲支持”。本组之间、组与组之间、办公室与参与会务工作的其他有关部门之间，必须成为一个整体，加强合作，加强沟通，加强理解，互相支持，互相配合，形成合力，切忌因小事扯皮而耽误大事。会务组要克服老大思想，既要大胆协调、指挥，也要注意认