合同管理常识课件.ppt

XX部 XXX 合同管理常识 2018年7月30日 目录 CONTENTS 1 2 3 4 5 合同的基本知识 合同的审批审查 合同的签订 合同的履行 合同的归档 第一部分 合同的基本概念 合同主要组成部分 合同的业务流程 合同的基本知识 合同的意义 常用合同分类 合同归档 合同的概念及意义 是平等主体间的自然人 法人 其他组织之间设立 变更 终止民事权利义务关系的协议 通俗的说法 当事人就某项事项权利义务自愿达成的协议 合同是市场经济下企业与社会发生关系的重要手段 是维护企业合法权益的保障手段 规范使用合同对降低企业风险特别是对竞争日益激烈的市场形势下公司面临的法律风险有重要意义 合同管理的概念 企业的经济往来 主要是通过合同形式进行的 一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系 是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立 履行 变更 解除 转让 终止以及审查 监督 控制等一系列行为的总称 合同的解除条款及解决争议的方法 履约期限 地点和方式 名称和地址 标的和数量 合同主要组成部分 价款和报酬 质量和违约责任 合同法规定的常用合同 1 买卖合同 2 供用电 水 气 热力合同 合同法 在分则规定了15种合同类型 具体是 3 赠与合同 4 借款合同 6 融资租赁合同 7 承揽合同 8 建设工程合同 9 运输合同 10 技术合同 11 保管合同 12 仓储合同 13 委托合同 14 行纪合同 15 居间合同 5 租赁合同 基本业务流程 合同审批审查 合同签订 合同履行 合同执行完毕 合同归档 调查 谈判 拟定 审核 补充 变更 结算 终止 第二部分 合同的审批审查 合同调查 合同拟定 合同谈判 合同审核 公司承办部门或分管领导在签订合同前认为合同相对方有较大履约风险的 应考虑启动合同调查 调查的形式可以为公司自行组织或委托信保机构调查 合同调查可参考如下几个方面进行 合同调查 1 调查合同相对方身份的真实性 2 调查合同相对方的履约能力 3 现场调查合同相对方生产经营情况 4 从合同相对方相关的第三方处了解相关信息 合同谈判 1 2 3 4 关注合同核心内容 条款和关键细节 具体包括合同标的的数量 质量或技术标准 合同价格的确定方式与支付方式 履约期限和方式 违约责任和争议的解决方法 合同变更或解除条件等 承办部门首先要关注所要谈判的合同是否符合公司经营计划 预算的要求 是否有项目立项书作为依据 加强保密工作 重要合同的谈判 所有知情人员负有保密义务 必要时应签订保密协议 泄密者将予以责任追究 对在谈判过程中达成的重要事项 应尽量要求对方签章确认 合同拟定 标准合同 合同文本一般由业务承办部门直接引用标准合同条款或根据标准合同条款起草具体的合同 承办部门负责人和合同签署人审核 非标准合同 国家或行业合同示范文本 由合同相对方起草的合同 公司应当认真审查 确保合同内容准确反映所在公司的诉求和谈判达成的一致意见 国家或行业有合同示范文本 如劳动合同 工程合同等 的 可以优先选用 但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查 并根据实际情况进行适当修改 价格含税否 合同拟定注意 条款合理否 公司应根据合同的风险管控要求 对合同的重要性进行划分 建立合同审核 审批权限 并公布实施 合同审核 建立会审机制 对影响重大或法律关系复杂的合同文本 由承办部门组织相关部门进行审核 承办部门应慎重对待审核意见 认真分析研究 对审核意见准确无误地加以记录 必要时对合同条款做出修改并再次提交审核 合同审核注意 内容更改 填写不对应 第三部分 公司应按照合同重要性划分合同签署权限 并严格遵循设定的权限和流程与合同相对方签署合同 公司应严格规范合同印章的保管 合同经编号 审批及公司法定代表人或有权代表签署后 方可加盖合同印章 合同的签订 合同按照国家有关法律 行政法规规定 需办理批准 登记等手续之后方可生效的合同 公司应及时按规定办理相关手续 公司合同签订方式 公司可以现场 邮寄 传真 电子邮件等方式签订合同 但重大合同应禁止以传真 电子邮件方式签约 合同签订注意 合同签字 第四部分 内部环境分析公司应当妥善保管各项履约凭证 包括双方往来的传真 信函 发票或发票收据 送货单 签收单 验收单 对账资料等 合同的履行 竞争对手动向预测承办部门应当对合同相对方的合同履行情况进行全过程跟踪监控管理 一旦发现有违约可能或违约行为 应当及时提示风险 并立即采取相应措施 避免合同损失的发生或扩大 将违约损失降到最低 公司应加强合同履行情况及效果的检查 分析和验收 确保合同全面有效履行 1 合同的补充 变更和解除 对于合同没有约定或约定不明确的内容 可通过双方协商一致的方式对原有合同进行补充 合同补充应采用书面形式 无法达成补充协议的 按照国家相关法律法规 合同有关条款或者交易习惯确定 已生效的合同确需书面补充 变更或解除的 应当按照原合同审核流程进行审核并办理签章手续 变更后的合同应及时提交合同归档管理部门 合同编号亦应与原合同相关联 并共同存放 对于显失公平 条款有误或存在欺诈行为的合同 以及因政策调整 市场变化等客观因素已经或可能导致所在公司利益受损的合同 公司应及时与合同相对方沟通 经双方协商一致办理合同变更或解除事宜 合同相对方提出的中止 转让 解除合同 并造成所在公司经济损失的 应向合同相对方书面提出索赔 2 3 4 合同的结算与支付 承办部门日常应及时跟进合同履行的进展情况 督促合同相对方按时按质履行义务 根据合同约定办理结算申请 及时催收到期欠款 财务部门应当依据合同条款审核结算与支付申请 办理结算支付业务 根据合同条款 督促承办部门催收到期欠款 未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的 财务部门有权拒绝付款 第五部分 合同的归档 01 02 03 04 05 公司企业管理部应当加强合同登记管理 建立电子台账 充分利用信息化手段对合同进行分类和归档 详细记录合同的订立 变更和终结等情况 合同签订完毕后 各承办部门应及时向企业管理部归档下列合同资料 合同原件 包括补充协议 变更协议 解除协议等 承办部门或财务部门可复印备用 公司应建立合同文本统一分类和连续编号规则 以防止或及早发现合同文本的遗失 已归档的合同不得随意出借 如有特殊需要 经公司既定审批程序批准后可以借阅 借阅人员不得涂画 拆分和抽换合同资料 并保