Excel使用技巧.doc

第一节 Excel界面简介 Excel也是office办公套件中的成员之一。Excel的主要功能有：表格处理功能；图表处理功能；数据处理功能。Excel的工作流程：新建工作簿输入数据校对数据美化表格保存工作簿页面设置预览打印Excel的启动与退出Word基本一致。Excel的主窗口与Word基本一致，包括：l 标题栏l 菜单栏l 工具栏l 名称栏：显示单元格和区域的名称l 编辑栏：用于输入和编辑单元格的内容和运算公式。l 状态栏：l 工作区：创建和编辑表格的区域。l 工作簿窗口：是Excel启动时打开的一个新文档窗口。它被Excel暂时命名为book1。在存储文件时，可用自己定义的文件名存盘。存储后，工作簿窗口以该文件名命名。l 工作簿：默认情况下，在工作簿窗口中包含三张工作表，命名为Sheet1Sheet3,用户可将同类工作表放入一个工作簿中并可在工作表之间进行切换。开始时窗口中只显示第一个工作表，即Sheet1为当前工作表。一个工作簿中最多包含255张工作表，可自行设置，方法是：“工具”菜单“选项”命令“常规”“新建工作簿内的工作表数”。设置后，在新打开的工作簿中包括指定的工作表个数。l 工作表：一张建立在二维坐标系上用来存储存储处理数据的网格，每个工作表由256列*65536行构成，分别用1-65536（行号）和A-IV（列标）来表示。l 单元格：工人表中行列交叉点处的小格称为一个单元或单元格。是Excel中存储信息（数据）的最小单位。一般含有三个概念：单元格的名称、单元格的内容和单元格的属性。单元格的名称由列标和行号组成，显示在名称栏中，如A1、B3等；单元格的内容是指明其中存放的数据或公式，它显示在公式编辑栏中；单元格的属性包括数据在单元格中存放的格式、单元格的大小、背景和图案。被选中的一个或多个单元格由粗框包围，被包围的单元格称为活动单元格。活动单元格代表当前正在用于输入或编辑数据的单元格。l 填充柄：活动单元格粗边框的右下角的黑色的小方块。l 全表选择框：行号和列标义叉处的小格。单击它可选择整张工作表，便于全表操作。第二节 工作簿的操作技巧一、建立一个新的空的工作簿1、单击常用工具栏中的“新建”按钮2、单击“文件”菜单中的“新建”命令，弹出“新建工作簿”任务对话框。在弹出的“新建工作簿”任务对话框中单击“本机上的模板”，在弹出的“模板”对话框中选择“常用”选项卡，然后单击“工作簿”图标，单击确定按钮。3、按Ctrl+N二、改变缺省保存目录在默认情况下所有Office文档的缺省保存目录都是系统的“我的文档”，当然，这个目录也可以自己指定。方法：工具选项常规默认文件位置三、设置打开密码工具选项安全性另存为：工具常规选项解密：Office Password Remover（word excel） 四、将常用的文件夹添加到我的位置很多时候，我们会将某一类文件放在同一个文件夹中，因此需要经常进入这个文件打开/保存文件，那么可以把这个文件夹添加到“我的位置”。 1、文件打开/另存为；2、选中文件夹，工具添加到我的位置，该文件夹添加到左侧最下；3、右击上移。五、删除文档历史列表开始文档Excel中，文件最近打开过的文档关闭文件记忆功能：“工具选项常规”，取消“最近使用的文件列表” 。这样还不能全部删除，需要做以下步骤：鼠标右键单击任务栏-菜单-经典-自定义-删除访问过的文档-清除第三节 数据的输入与编辑技巧一、输入数据的技巧1、输入数据的方法按TAB键，切换到右边单元格中；按Enter键，切换到下边单元格中；按、方向键切换到上、下、左、右单元格中2、输入数据四类数据字符型第一个字符是字母或汉字 默认向左靠齐数值型整数 小数 科学记数法 默认向右靠齐日期时间型格式：年-月-日；默认向右靠齐逻辑型FALSE TRUE 默认居中3、纯数字的字符型数据（1）（英文符号）+数字（2）格式|单元格|数字|文本4、数字与日期（1）CTRL+;输入系统日期（2）格式|单元格|数字|日期5、序列的输入差为1的等差数列：CTRL+拖动填充柄 输入一个数字（如1），然后按下CTRL键拖动填充柄，以下的各个单元格中会依次填入加1的数，产生1，2，3，4。（不按CTRL键直接拖，则复制原数据）等差数列：至少输入前两项并选中；拖动填充柄 在两个单元格中分别输入两个数，选择这两个单元格为区域，拖动填充柄，可产生等差数列。等比数列：至少输入前两项并选中；用右键拖动填充柄 在两个单元格中分别输入两个数，并选中这两个单元格，按住右键向后（或向下）拖至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单，选择等比序列。日期时间序列：拖动，日期按日递增；时间按小时递增。系统提供序列：输入第一项后，拖动填充柄 星期一或一月自定义序列：工具选项自定义序列-新序列-输入新序列-添加-确定（序列之间的，一定要用英文状态下的）6、快速复制法有时后面需要输入的文本前面已经输过了，可以采取快速复制（不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V）的方法来完成输入：l 在一些连续的单元格中输入同一数据或公式，则输入数据或公式，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中，这样数据进行复制，但如果数据是文本并且其中有数字，则文字不变、数字递增。l 记忆式键入：输入的文本在同一列中前面已经输过，当输入该文本前几个字符时，系统会提示后面的字符，此时按下“Enter”键就可以把后续文本直接输入。工具选项编辑记忆式键入l 如果需要输入的数据和上一个单元格的数据相同，可以直接按下Ctrl+键就可以完成输入。l 如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠村点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可。7、自动更正法：工具-自动更正选项8、导入外部数据：在Excel中，执行“数据-导入外部数据-导入数据”命令，打开“选取数据源”对话框，定位到需要导入数据的文件所在的文件夹，选中相应的文件，单击“打开”按钮，打开“导入数据”对话框，选择保存数据的第一个单元格，按下“确定”按钮即可。二、公式技巧篇1、公式必须以=开始2、公式的输入方法（1）在单元格中直接输入公式选中单元格；输入“=”；输入公式（=11*22）（2）引用单元格地址输入公式选中单元格并输入“=”；单击需要引用的单元格即可l 相对地址：A1l 绝对地址：$A$1 用F4快速转换地址绝对引用是指公式所引用的单元格是固定不变的。3、在公式中使用函数工具栏中的函数使用步骤：选择存放结果的单元格； 选择要用的函数；设置函数的参数。4、将公式的结果转换成数值（1）选择公式所在的单元格；（2）复制；（3）选中目标单元格；（4）编辑选择性粘贴数值。5、在公式单元格中显示公式工具选项视图窗口选项6、选择公式单元格编辑定位定位条件；选中“公式”；确定。三、数据编辑技巧行列快速转换转置选中需要转换的数据区域；复制；选中目标单元格；编辑选择性粘贴转置。第四节 格式技巧1、把数字转化成文本格式单元格数字文本2、数字与日期3、自动输入部分内容（如：单位、370502）（1）格式单元格数字；（2）分类自定义；（3）在“类型”下输入“#平方米” 4、排列人名（1）同时选中3个字和2个字姓名的单元格；（2）格式单元格对齐水平对齐分散对齐。（3）选中4个字和更多字姓名的单元格；（4）格式单元格对齐水平对齐缩小字体填充。5、斜线表头可以把word中的斜线表头复制过来，也可以自己画，自己画是表格和图形共同组成的表格。6、边框与图案：格式-单元格7、保护工作表输入密码后方可修改l 对整个工作表的锁定（默认为锁定）：（1）选定整个工作表。（2）格式单元格保护；（3）选中“锁定”。l 打开保护开关：（1）工具保护保护工作表；（2）设置保护密码。l 关闭保护开关：（1）工具保护取消工作表保护；（2）输入密码。8、保护单元格输入密码后方可修改设置保护的单元格l 解除对整个工作表的锁定： 选定整个工作表。 格式单元格保护；清除“锁定” 。 l 锁定要保护的单元格：选中要保护的单元格；格式单元格保护锁定。l 打开保护开关：工具保护保护工作表；设置保护密码。l 关闭保护开关：工具保护取消工作表保护；输入密码