Excel2007实用基础培训.pptx

2011 Allrightsreserved Excel2007应用培训 共同学习建设学习型现代企业 主讲人 李国国 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 Excel基础培训目录1 Excel简介2 制作一张表格3 认识界面4 基础操作5 常用快捷键 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 A 数值处理B 创建图形和图表 直观地表达 C 组织列表 使用行 列的形式高效地组织列表 D 统计分析 数据透示表 分类汇总及函数 E 自动化复杂任务 各功能的组合应用 1 Excel简介 不用Excel 工作照样进行 用好Excel 却可事半功倍 Excel是办公套装软件OFFICE的一个重要的组成部分 它可以迕行各种数据的处理 统计分析和辅助决策操作 广泛地应用亍管理 统计财经 金融等众多领域 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 1 Excel简介 工作表标签 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 2 建立一个工作表 建立工作表的基本规范 1 同一工作表内 标题行 不应出现同名的重复字段 同一工作簿中不同工作表中 非相同属性的字段 不要用同一个标题名 标题行 也称作字段名 2 每列数据 都应有标题3 数据区和标题区 不应有合并单元格3 同一工作簿内不同的工作表 可以用相同的标题字段作为关键字段 在不同的工作表内建立关系 这是一个我们常用的Excel表格 也是一个小型的关系数据库 为便于数据的统计分析 这个表格也必须符合基本的规范 通常 我们把每一行数据 叫做记录 每一列中的各数据 叫做字段 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 3 1 Excel界面 开始1 Excel Office按钮 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 3 1 Excel界面 开始2 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 3 2 Excel界面 插入 举一反三 你将得到更多 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 3 3 Excel界面 页面 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 3 4 Excel界面 公式 这是我们最常用的一个函数工具 这里有全部的函数 以及相关的帮助文件 关于定交名称 和名称的用法 后面会专门讲到 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 3 5 Excel界面 数据 排序 以实现对表中的数据按指定条件进行排序 可以支持多项条件排序 筛选 实现对表中数据 按你指定的要求进行筛选 格式正确 可以实现对年月日进行分别筛选 分类汇总是非常强大的统计分析工具 先对所选数据进行分类 然后对数据进行汇 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 3 6 Excel界面 审阅 设置密码 给工作表建立保护 在单元格上点右键 也可以建立批注 建立批注 用于对单元格特别数据进行说明 保护本工作表 保护整个工作簿 在下图此处也能给文档加密 加密后打开文档时需要密码 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 3 7 Excel界面 视图 全部重排 当有两个或多个工作簿 需要相互比对查看数据时 选择此功能 可以将不同的工作簿在一张视图查看 界面介绍完了 放心 使用次数多了 你就会非常熟练了 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 1Excel操作工作簿 1 建立工作簿1 1 建立新工作簿 电脑桌面左下角 方法1 在空白处点右键 方法2 在已有工作簿左上角处 方法3 Excel工作簿默有三张工作表 如果你希望增加 可以在选项中进行调节 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 2Excel操作工作表 2 工作表增加 Excel工作簿默有三张工作表 需要增加工作表时 可以按如下操作A 在下方工作表名处点右键插入B 直接点击工作表名最后的按钮 如图红圈示处 如果你所建立的工作表很多 为便于查找 可以在左下 蓝圈处 点右键 弹出的对话框即是所有工作表的列表 这个选项 可以为你的工作表标签填充各种颜色 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 3Excel操作打开与保存 3 1 打开工作表ctrl o 若我们要利用已存在的文件继续工作 那么打开的文件就不是新建的文件 而是已存在的文件了 选取 打开 命令或按扭 可看到打开文件的对话框 选择自己需要的文件 3 2 保存ctrl s 为避免电脑死机或人为疏忽造成的数据丢失 一定要养成随时保存的习惯 保存的方式是选取 保存 命令或直接点击钮即可 在保存时 要注意并输入以下几种信息 1 文件名称适当的名称 利于往后识别之用 2 文件保存位置放在相关数据文件集中 以免日后找不到文件 3 文件保存的类型不同的文件类型有不同的特色 已有的文件 需要转换成其他格式 如老版本的Excel格式 PDF格式等 可以选择另存按钮 再选择合式的格式保存 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 4 Excel操作页面设置 4 页面设置在页面设置里 一共分为四个部分 第一个部分是 页面 在这里我们可以调整纸张的方向 打印的缩放比例 纸张大小等 如图缩放比例一般设成100 也就是跟原尽寸一样 若有时工作表内容并不多 我们不想纸张太多空白时 或需放大数倍时 可以改成几页宽几页高的模式 设定页边距 也就是设定我们在纸张的每一个边缘 要确定留多大范围的空白区域 当有特别的需要时可自行调整 居中方式 若不选择 则工作表会对齐纸张的左上角打出 选 水平居中 则是工作表的左右边线往中央对齐 垂直居中 则是上下边红对齐中央 两个都选取时 工作表就置于画面的正中央了 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 1撤消 Ctrl Z可以还原所做的一个步骤的工作 例如 不小心删掉了一格数据 或因移动而覆盖了数据等情形 就可以直接选取 撤消某某 功能 数据就会回复成还没做这个操作时的样子 注 撤消必须是在做完操作未保存的前提下 保存完成就不能在用此功能 最多可以退回到16条命令之前的状态 5 2剪切 Ctrl Z如发现有些数据输入的单元格放错了 想移到正确的位置 第一种方式是鼠标置于单元格边缘 直接手拖曳单元格到想要的位置 也京是直接移动 第二种方式是利用 剪切 与 粘贴 两个功能的结合 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 3复制 Ctrl C若想复制同样的数据 不想将原有数据删除的话 可以选取单元格后 选取复制功能 选取多个单元格 直接用鼠标拖曳一整块区域就可以了 5 4粘贴 Ctrl V剪切或复制的单元格数据 可以用鼠标找到适当的地点为后 选取 粘贴 功能将数据粘贴中去 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 5选择性粘贴 粘贴 功能是将之前选取的数据或单元格 无条件完完整整地粘贴去 而 选择性粘贴 则是在粘贴之前 先出现个询问窗口 让使用者选择要粘贴哪些部分 选择 只粘贴所复制单元格内的公式 公式只粘贴所复制单元格的结果 数值只粘贴所复制单元格的格式 格式只粘贴所复制单元格的批注 批注 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 5选择性粘贴运算 如图 如需要在表中所有单价加价5元 首先一个空白单元格处录入 5 点复制 然后选种E列 点右键选择性粘贴 选择 运算 下的 加 所有数据就会自动加上5 减 乘 除方法与 加 相同 结果 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 6转置转置的效果 如图所示 原表 选择后 复制 结果 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 7清除当选取一个单元格或区域后 若按下的 Delete 键 则选取范围内的所有内容 都会被删除 除此之外 在编辑菜单中 还有二项相关功能可以删除数据 就是 清除 与 删除 在 编辑 菜单下点 清除 主要是在决定将数据的内容部分删除 5 8删除当我们选取了 删除 功能后 以现它还会再出现一个窗口中 如图 这个窗口里的以让我们选拔所选的单元格删除后 单元上台阶往左或入下移呢 或者是整行整列的删除掉 执行后的结果如图二 结果 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 7单元格操作A 插入单元格 右键单击 订单号和单价中间 还应有个产品代码 怎么办 点单价单元格 插入 这么操作 单元格只移了一格 点选中C列 插入 插入一整列 如果你选中一整行 那么插入的也是一整行 选中二行 再点插入 插入的结果会是二行如果你复制一整行想直接插入 点右键你会有发现 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 7单元格操作B 保护单元格 这是蒋伟做的表 他不想让人看到单价的内容 更不想看表的误修改价格 1 选中要隐藏内容的单元格区域 右击选择 设置单元格格式 在 数值 选项卡的 分类 列表中选择 自定义 在 类型 输入框中输入三个半角的分号 如图1 再切换到 保护 选项卡下 单击选中 隐藏 复选项 确定后单元格内容就被隐藏了 2 再单击菜单 审阅 保护工作表 设置密码保护工作表 即可彻底隐藏单元格内容 要取消隐藏得先单击菜单 保护 撤消保护工作表 然后再从 设置单元格格式 中选择相应数值格式 想修改我的价格 那是不行的 不勾选锁定 则可以修改 想修改我的价格 那是不行的 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 7单元格操作C 隐藏行或者列 1 有很多原因 我们需要将一些行或者列暂时隐藏起来 那选中你想隐藏的行或者列 然后 F列 暂时隐藏起来 1 F列上点右键 2 工具栏开始 格式 2 如何恢复 2 恢复隐藏的行或者列 同样 反向操作 取消隐藏就可以了 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 7单元格操作D 隐藏工作表 在要隐藏的工作表中 选择 格式 菜单中的 工作表 框 选择 隐藏工作表 取消隐藏与隐藏工作表一样 只要选择 取消隐藏工作表 即可 这整个工行簿 我要报皮总看看 但我不想让皮总看到 草稿 这张乱七八糟的工作表 我也不想删了 怎么能隐藏起来呢 现在 看不到 草稿 这张烂表了吧 你要是隐藏来隐藏去 自己也忘了有木有这张表 那我也帮不了你了 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 7查找 Ctrl F 当一份工作表的内容过于庞大复杂时 一格一格的查看数据 似乎太浪费时间了 如果我们明确的知道要的那一笔数据时 就可以利用 查找 功能 加速完成工作 步骤1 使用查找功能对话框将要查找的数据填入 查找 对话框中 当启动 查找 功能后 会出现一个窗口 在查找内容的空白列中输入要找的数据 底下有一些选项 范围是选择 工作表 或是 工作簿 搜索方式是选择要按 行 以横向的顺序 或 按列 以竖向的顺序 搜寻 以及选择要搜寻的是数据内容或其他部分 步骤2 开始查找开始查找符合的数据 单击了 查找下一个 后 选取位置就会移至找到的每一个数据单元格上 若还有相同的其他的数据 则再按 查找下一个 按钮后 会再移往找到的第二个数据上 依此类推 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 7替换 Ctrl F 当选取 替换 功能后 同样的也会出现一个窗口 第一列是输入我们要搜寻的数据 第二列则是输入找到这个数据后 要将它换成什么 底下的选项意义跟查找窗口时所述的一样 如图 在画面右方的按钮 查找下一个 同样是在找到相同数据中 做顺序的切换 当移动到我们要替换的那一格时 按下 替换 按钮 就可以将这个数据替换为新的数据 如果底下所有相同的数据都要替换的话 可以按下 全部替换 按钮 将所有相同的数据一次就全部替换掉 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 5 8超级链接 超级链接功能 可以实现直接切换到需要的表格 文件或者网页上 Excel A 链接到网页在单元格中输入要显示的字符 选中此单元格 切换到 插入 菜单选项卡中 单击 链接 组中的 超链接 按钮 打开 插入超链接 对话框 如图所示 将相应网页地址输入到下面的 地址 栏中 单击 确定 返回即可 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 Excel B 链接到其他文件选中此单元格 打开 插入超链接 对话框 通过按 查找范围 右侧的下拉按钮 定位到相应的文件夹中 选中需要链接的文档 或者单击其中的 浏览 按钮 定位到相应的文件夹中 选中需要链接的文档 单击 确定 返回即可 建立链接后的单元格 会以蓝色加下划线显示 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 Excel B 链接到其他文件选中此单元格 打开 插入超链接 对话框 通过按 查找范围 右侧的下拉按钮 定位到相应的文件夹中 选中需要链接的文档 或者单击其中的 浏览 按钮 定位到相应的文件夹中 选中需要链接的文档 单击 确定 返回即可 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 Excel C 链接到本工作簿中的指定位置选中左边的 本文档中的位置 选项 单击需要链接的工作表名称 然后在上面的方框中输入需要链接的单元格地址 单击 确定 返回即可 D 取消链接选中建立了超链接的单元格 右击鼠标 在随后出现的快捷菜单中 选择 取消超链接 即可 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 Excel C 链接标识 在文件中输入网址或者Email 会自动建立链接并显示为带下划线的蓝字 建立链接后的单元格 会以蓝色加下划线显示 取消这种自动链接 方式如下 你可以直接在单元格上点右键取消链接 还可以更设置 如图 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 Excel 6 单元格操作 A 字体用同样的字体及大小来表示数据固然整齐 但缺点是不容易分辨数据不央的重要性 所以制作工作表时 我们常会试着更改字体 以增加工作表的可阅读性 如图 标题字体进行修改 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 Excel 6 单元格操作 B 单元格格式设置 选中需要进行格式设置的单元格 点右键 数字 用于设置单元格数据的格式对齐 用于设置数据的对齐方式 文本方向字体 用于设置单元格字符的字体边框 用于为单元格或选定的区域设置各种类型的边框填充 用于为单元格或选定的区域设置背景颜色或效果保护 配合保护工作表工具 为单元格设置保护与隐藏功能 2011 Allrightsreserved Excel基础培训 4 5 Excel操作工作表编辑 Excel B 几个重要的单元格设置内容 2011 Allrightsreserved Excel基