监理整理归档规定.doc

监理文件整理归档规定（试行）目 录1 范围2 规范性引用文件3 术语和定义4 职责5 管理内容与要求6 相关记录7 需要说明的问题1 范围监理文件整理归档规定规定了中国石油抚顺石化公司原油集中加工、炼油结构调整技术改造工程监理文件的编制、整理及归档管理内容和要求。本标准适用于中国石油抚顺石化公司原油集中加工、炼油结构调整技术改造工程各监理单位、各施工（承包）单位、各项目经理部、各专业管理部门等相关单位。2、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 11822-2000国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28-2002建设工程监理规范GB50319-2000石油化工建设工程项目监理规范SH/T3903-2004中国石油天然气股份有限公司炼油化工建设项目竣工验收手册3、术语及定义下列术语和定义适用于本标准。3.1 竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。3.2 施工文件是指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.3 竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.4 监理文件是指监理单位对项目工程质量、安全、进度和建设资金使用等进行控制的文件。4 职责 4.1 监理文件的编制、收集、整理由项目监理单位总监理工程师负责。总监理工程师应向各专业监理工程师落实形成监理文件的责任；应向各参建单位阐明监理工作程序及监理文件形成的基本要求，确保监理文件的完整、准确、系统，并提交建设单位项目管理部门（各项目经理部、工程部，质量监督部门等，以下同）审核后归档。4.2 建设单位项目管理部门负责确定本建设项目监理文件的编制标准；检查、指导监理单位及时做好项目监理文件的编制、收集、整理；审核、签署监理文件，确保其完整、准确、系统，并组织归档。4.3 建设单位档案管理部门负责指导监理文件的整理、归档，负责检查、验收监理文件，确保其符合档案管理规定。5 管理内容与要求5.1 监理文件的编制要求5.1.1 监理文件的质量要求5.1.1.1 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，做到图、物相符，技术数据准确可靠，签字确认手续完备。5.1.1.2 不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，符合档案耐久性要求。5.1.1.3 凡归档的监理文件应为原件，保证文件的原始性和真实性。5.1.1.4 监理文件一般按A4（210mm297mm）幅面编制。5.1.2 监理文件的主要内容、格式、编制要求5.1.2.1监理文件应按照建设单位项目管理部门所确定的具体内容、格式、编制要求编制，一般选用石油化工建设工程项目监理规范SH/T3903-2004。归档范围及主要内容见附表1及附表2。5.1.2.2监理文件采用计算机制表及打字方式。字体字号根据所采用的标准用表不得随意改变，页边距应当整齐一致。5.1.2.3在监理文件上签署意见和签名确认时，应由当事人本人手书签署，不得代签或用印章代替，字迹清晰可辨。5.1.2.4总监理工程师或监理工程师在监理文件上签署意见时，应由持有执业资格证的总监理工程师或监理工程师手书签署并加盖执业资格章。5.2监理文件的整理要求。5.2.1 监理文件的组卷原则、方法及排列顺序5.2.1.1监理文件的组卷应遵循监理文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续完备，符合档案管理要求5.2.1.2 监理文件按单项工程、单位工程结合专业、文件内容组卷。a)建设项目管理性监理文件一般按单项工程组卷，形成的文件较多时，可按文件种类分册，如监理月报、会议纪要等b)各单位工程（或专业）监理文件一般按照划分好的单位工程（专业）组卷。每一单位工程（专业）形成文件较多时，可按文件类别结合文件内容分册。c)监理文件组卷时，监理文件中属于施工单位或承包单位编制的施工文件范畴的，监理单位不重复向建设单位归档。如：工程材料/构配件/设备报审表所附的数量清单必须附在报审表后向建设单位归档，其余的附件与交工技术文件重复，可不归档。d)监理文件组卷后案卷厚度不应超过20mm。5.2.2 监理文件案卷编目5.2.2.1 监理文件案卷封面（附表6）、卷内目录（附表3）、卷内备考表（附表4）、均采用科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 11822-2000中所规定的样式。按照中国石油天然气股份公司的要求，监理文件归档审核的需要，在案卷封面下加内封面，内封面的样式见附表5。5.2.2.2 卷内文件页号的编写a)卷内文件有书写内容的页面均应用打号机连续编写页号。b)页号从卷内监理文件首页开始编写，案卷封面、内封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。c)页号编写位置，单面书写的文件编下右下角，距右边距20mm，距下边距15mm。双面书写的文件正面编写在右下角（同单面书写的文件），背面编写在左下角，距左边距20mm，距下边距15mm。d)监理文件各卷（册）之间不连续编页号。5.2.2.3 卷内目录的编制a)序号：用3位阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件顺序，一个文件一个号。b)文件编号：填写监理文件的表号或文件文号。c)责任者：填写监理文件形成的责任单位全称（也可填写规范性简称）或主要责任者。d)文件题名：填写监理文件的标题或根据事件拟写的文件题名。e)日期：填写每份监理文件的形成日期或起止日期。格式为8位阿拉伯数字，年月日中间用“.”分隔。如2009.08.02f)页号：应填写每份监理文件首尾页上标注的页号，中间用“”连接。文件为单页时，只标注一个页号即可。g)备注：需要时填写。5.2.2.4内封面的编制a)建设项目，单项工程、单位工程、建设单位名称用宋体三号字打印。项目名称填写建设项目名称，例如：抚顺石化公司原油集中加工、炼油结构调整技术改造项目。单项工程、单位工程名称可按建设单位项目管理部门下发的单项、单位工程划分及编号名细表中的名称填写，填写前监理单位应与建设单位工程管理部门确认。建设单位名称为中国石油抚顺石化公司。b)组卷单位、审核单位需加盖公章。编制人、审核人、负责人及年月日需本人手写签字确认，签名要求字迹清晰可辨，用墨符合档案耐久性要求。c)组卷单位为监理单位，编制人和项目负责人原则上不能为同一个人；审核单位为建设单位项目管理部门，审核人和项目负责人原则上不能为同一个人。5.2.2.5案卷封面的编制。a)案卷封面采用150g/m2以上的牛皮纸制作。b)案卷封面为计算机编制打印。案卷题名、立卷单位、保管期限及密级均用二号加粗楷体填写。c)案卷题名：应简明准确揭示卷内文件的内容。一般应包含建设项目名称、单项工程名称、单位工程（专业）名称、文件名称等，由多种文件组成的案卷，文件名称应加以提炼和概括。建设项目名称应在封面案卷题名位置上单列一行打印。建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称应与内封面上的建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称保持一致。d)立卷单位：应填写监理文件组卷单位即监理单位全称。e)起止日期：应填写卷内文件形成的起止日期，以卷内目录中“日期”最早日期至最晚日期为准。格式为2009.5.12009.10.12f)保管期限：按中国石油天然气股份公司建设项目文件归档范围及保管期限表填写“长期”（见附表2）g)密级：根据国家或企业的保密规定填写卷内文件的最高密级。h)案卷封面的其他项目立卷单位不必填写。5.2.6卷内备考表的编制a)卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间、需要说明的问题等。b)立卷人由监理单位立卷人或责任立卷人本人签字确认，检查人由监理单位案卷质量审核人本人签字。日期及签名一律手书，签名应清晰可辨，书写材料附合本要求3.4条的规定。5.3案卷的装订5.3.1监理文件为竖向左侧装订。5.3.2装订前应去除金属物，按封面内封面卷内目录监理文件备考表的顺序排列。5.3.3装订时先将内封面至备考表（左侧装订处上下各加20mm宽的硬纸条）之间的材料用线绳按三孔一线的方法装订起来，两孔距之间8cm，孔距左边距1.5cm。然后在装订好的外表粘贴案卷封面。5.3.4粘胶应选用乳白胶或固体胶棒，不得使用双面胶带和粮食浆糊。胶尽量刷在硬纸条上，装订线的结打在硬纸条内部。装订后的案卷应牢固、整齐、美观，卷内文件无错页、倒页、压字，便于保管和利用。5.4案卷的装盒5.4.1装订好的案卷应装入档案盒内。档案盒的样式由建设单位档案部门按科学技术档案案卷构成的一般要求统一规定。5.4.2档案盒正面的编制同案卷封面的编制。脊背只填写案卷题名部分，案卷题名内容同封面的题名内容。书写时从右向左竖向书写，第一行空两格位置。5.4.3档案盒的正面及脊背采用钢笔用碳素墨水书写，字体采用楷体，正面书写内容字号为二号字，脊背的字号可根据脊背宽度及案卷题名字数调整，但一个项目应大体保持一致。5.5监理声像档案的归档要求。5.5.1监理声像档案的归档内容为：5.5.1.1项目监理部全体人员合影及监理单位项目办公室照片。5.5.1.2工程开工前现场全貌5.5.1.3各单位工程施工各阶段现场照片（重要建筑物、构筑物应每周从同一角度拍摄一次）5.5.1.4重要设备吊装照片5.5.1.5重大质量问题、质量隐患照片5.5.1.6承包或施工单位采用新材料、新工艺、新技术、新设备的照片。5.5.1.7重要隐蔽工程照片（包括隐蔽前，隐蔽后及隐蔽工程检查人员）5.5.1.8各单位工程、分部工程、验收照片（要包括验收人员）5.5.1.9重点部位、关键工序旁站照片。5.5.1.10单机试车（功能检验、设备运转调试）照片5.5.1.11工程中交现场照片5.5.1.12工程竣工验收照片5.5.1.13其他重要监理活动照片5.5.2照片应为数码像机拍摄，像素数应在300万以上，宜大不宜小，照片形成后不得修改。5.5.3监理声像文件应以光盘和纸质照片形式同时归档。光盘内文件组织结构及电子数据著录格式由建设单位档案管理部门规定。5.5.4纸质照片应装入照片档案夹内归档，编目格式按国家照片档案管理规范GB/T 118212002执行，以每张或一组照片为单位著录照片题名、时间、摄影者、备注、文字说明等。5.6 监理文件的归档审查与归档5.6.1监理单位向建设单位归档监理文件一式两份，若合同另有规定时，按合同执行。5.6.2监理单位在所承担监理工作的工程项目经工程交接后三个月内，监理单位应完成其监理文件的编制及汇编，填报建设项目竣工文件审核验收意见书，监理单位组织施工单位对监理文件的完整、准确、系统情况进行自审，完成自审后监理单位应将监理文件提交建设单位项目管理部门，由建设单位项目管理部门组织质量监督机构对监理文件的完整、准确、系统情况进行审核，并在建设项目竣工文件审核验收意见书及监理文件内封面上签字、盖章确认。审核不合格的监理文件应按程序返回加以整改，审核全部合格后的监理文件由建设单位档案管理部门负责指导组卷、编目，装订。完成组卷、编目、装订的监理文件由建设单位档案管理部门验收合格后，由建设单位项目管理部门组织向建设单位档案管理部门归档并办理归档手续。5.6.3监理文件归档目录的样式由建设单位档案管理部门提供，同时向建设单位归档案卷及卷内目录的电子数据。5.6.3 归档监理文件案卷的排列，应监理综合管理文件在前，各专业或单位工程监理文件在后。综合管理文件按单项工程编号加流水号编制归档号，各专业或单位工程监理文件按单位工程编号或各专业代号加流水号编制归档号。6.相关记录6.1 中国石油天然气股份公司建设项目文件归档范围及保管期限表监理文件归档范围6.2 卷内目录样式6.3 卷内备考表样式6.4 案卷内封面样式6.5 案卷封面样式6.6 监理文件归档目录及封面6.7 监理文件归档内容及说明6.8 建设项目竣工文件审核验收意见书25 6.1中国石油天然气股份有限公司建设项目文件归档范围和保管期限表（监理文件部分节录）序号归 档 文 件保管期限建设单位监理单位6监理文件6.1施工监理文件、资料6.1.1监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则及批复30年30年6.1.2施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料报审资料30年30年6.1.3施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核批准记录，施工进度、延长工期、索赔及付款报审30年30年6.1.4开（停、复、返）工令、许可证、交工验收记录30年30年6.1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批资料30年30年序号归 档 文 件建设单位监理单位6.1.6监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往函件30年30年6.1.7工程材料监理检查、复检、试验记录、报告30年30年6.1.8监理月报、备忘录30年30年6.1.9各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录30年30年6.1.10工程质量事故、施工安全事故报告、施工质量检验分析评估资料30年30年6.1.11工程进度计划、实施、分析统计文件30年30年6.1.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件30年30年6.1.13单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估资料30年30年6.1.14主要材料及工程投资计划、完成报表30年30年6.2设备采购、监造工作监理资料6.2.1设备采购委托监理合同、采购方案，监造计划30年30年6.2.2市场调查、考察报告30年30年序号归 档 文 件保管期限建设单位监理单位6.2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表30年30年6.2.4原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告30年30年6.2.5开工、复工报审表，暂停令30年30年6.2.6会议纪要、来往文件30年30年6.2.7监理工程师通知单、监理工作联系单30年30年6.2.8监理月报30年30年6.2.9质量事故处理文件、设备制造索赔文件30年30年6.2.10设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件30年30年6.2.11设备采购、监造工作总结30年30年6.3QHSE文件6.3.1合同、协议30年30年6.3.2作业计划书、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表 30年30年6.3.3检测计量设备台帐及证书30年30年6.3.4人员培训及资质记录、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同10年30年6.3.5事故调查、统计报告，审查或审核报告永久30年6.3.6工作计划、总结，会议纪要，来往信函、备忘录永久30年6.3.7通知、批复、意见、建议，工程师总结报告，不符合报告及记录等10年30年6.4监理工作声像材料30年30年6.2 卷 内 目 录序号文 件编 号责 任者文 件 材 料 题 名日 期页 号备 注6.3 卷 内 备 考 表互见号 说明： 卷内文件材料共 件 页 立卷人：年 月 日 检查人： 年 月 日6.4：监理文件内封面样式（项目名称）监 理 文 件单项工程 单位工程 建设单位 建 设 单 位 组卷单位：项目管理部门： （公章） （公章）审 核 人： 编 制 人：项目负责人： 项目负责人：年 月 日 年 月 日第 卷 第 册6.5案卷封面样式档 号 档案馆号 （案 卷 题 名 位 置）建设项目名称单列一行打印立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 6.6抚顺石化公司建设项目案卷归档目录封面建设项目名称 单项工程名称 承包（施工）单位 建设单位项目管理部门 建设单位档案管理部门（公章） （公章） （公章） 项目负责人 ： 项目负责人： 负责人：移交人： 审核人： 接收人：共移交正本 卷副本 卷 其中（正本）：永久 卷，长期 卷，短期 卷年 月 日 抚顺石化公司原油集中加工、炼油结构调整技术改造工程案卷归档目录序号归档号案卷题名立卷单位起日期止日期件数总页数套数保管 期限备注单项工程名称： 6.7 监理文件归档内容及说明序号监理文件类别监理文件名称说明及文件排列备注1监理管理文件建设工程委托监理合同2监理管理文件建设工程施工监理规划及批准文件3监理管理文件建设工程施工监理细则及批准文件4监理管理文件承包单位资格报审及附件资质材料及业绩，项目管理机构质保体系报审；包括承包单位的试验室、第三方实验室、设备器材的供应单位的考核文件。5监理管理文件设计文件审查、设计技术交底报验、及附件附件包括设计文件审查意见、设计技术交底纪要6监理管理文件施工组织设计（方案）报审施工组织设计（方案）调整、补充的报审；承包单位采用新材料、新工艺、新技术、新设备时专项施工方案的报审；重部位、关键工序的施工工艺的报审等。7监理管理文件工程开工/复工报审相关资料应包括单项工程开工及各单位工程开工报审，开工报告在交工技术文件中归档。8监理管理文件工程中间交接报审附相关证明材料9监理管理文件工程竣工报验申请竣工验收证明等相关资料10监理管理文件监理月报及备忘录SH/T3903-2004有规范样表，表号为B9.1-B9.6可独立组册，卷内目录按月份登录文件题名，一个月份为一件11监理管理文件会议纪要首次现场工地例会、定期工地例会、专题会议纪要等可独立组册，卷内目录中，定期工地例会只标明第xxx次至第xxx次即可。不用一份一份的登录。首次工地例会和专题会议纪要分别按事件登录。12监理管理文件往来函件编制卷内目录时应按事件拟写文件题名13监理管理文件建设工程监理工作总结14质量管理工程测量放线报验按照定位控制测量、施工测量、和工程沉降位移观测的大顺序和发生的时间先后小顺序排列卷内目录的文件题名项应写明报验项目的名称。15质量管理材料/构配件/设备报验（附报验清单）在一个单位工程内按材料、构配件、设备的大顺序排列，材料、构配件、设备以发生的时间先后顺序排列。出现质量缺陷时应下达监理工程师通知单，纠正后在监理工程师回复单上签字，三表按事件合为一项。可单独组册。卷内目录的文件题名，应按材料、构配件、设备的顺序，按每次报验的时间顺序登录。16质量管理工序交接、分部工程报验审核出现质量缺陷时应下达监理工程师通知单，纠正后在监理工程师回复单上签字，三表按事件合为一项17质量管理单位工程报验审核和上一项按分项、分部、单位工程的顺序排列。出现质量缺陷时应下达监理工程师通知单，纠正后在监理工程师回复单上签字，三表按事件合为一项。卷内目录文件题名按分项、分部、单位工程分别登录，每个是一件文件。18质量管理隐蔽、中间验收工程报验审核附隐蔽工程记录汇总表卷内目录应结合报验的分项工程、分部工程名称等来分别登录隐蔽工程报验表的文件题名。19质量管理单机试车申请功能检验、设备运转调试报验申请按时间顺序或设备位号排列。20质量管理工程暂停令当施工存在重大质量隐患，可能造成质量事故或已经造成质量事故时，总监理工程师下达工程暂停令。应与相应的复工报审表排列在一起。21质量管理工程质量事故处理方案报审附工程质量事故处理方案。应将处理事件所产生的文件与所处理事件对应配套排列。按发生的时间先后顺序排列。22质量管理工程质量评估报告23质量管理建设行政主管部门下达的整改令及改进结果24HSE管理承包单位项目质保体系报审中HSE部分内容审查施工安全措施及安全管理部门的审批文件25HSE管理施工组织设计（方案）中的HSE方面的内容26HSE管理专项施工方案（高风险施工业作）报审安全验算结果及审批，专家论证结果。27HSE管理主要施工设备进场报审表主要施工设备、机具检测设备、工具进场中HSE部分报审28HSE管理其他HSE管理资料包括现场巡查，纠偏产生的HSE管理方面的资料29进度控制施工进度计划报审表（附施工进度计划）按月、季、年的顺序排列。包括专项作业计划的审批。不用详细登录月、季、年计划报审，文件题名只登录施工进度报审即可30进度控制工程临时/最终延期申请工程延期的依据及工期计算、证明材料31进度控制工程临时/最终延期审批与工程临时/最终延期申请按事件的发生合为一项，按时间先后顺序排列32工程造价（投资）控制工程量报审（工程量清单）承包单位统计经专业监理工程师质量验收合格的工程量，按承包合同填报工程量清单；专业监理工程审核并签署工程量清单。工程量清单由施工单位（总承包单位）在工程结算书中向建设单位归档。33工程造价（投资）控制工程款支付申请表34工程造价（投资）控制工程款支付证书与工程款支付申请表配套使用，两表按事件的发生合为一项按时间顺序排列35合同管理分包单位资格报审表附分包单位资质材料及分包单位业绩材料向建设单位归档36合同管理工程暂停及复工与工程暂停引起的与工期、费用等有关的文件37合同管理工程变更报审附件包括：工程变更要求，工程变更说明，工程变更费用和工期及其他必要附件。38合同管理工程费用索赔申请附证明材料39合同管理工程费用索赔审批应与工程费用索赔申请按事件两表合为一项，按时间顺序排列40合同管理合同争议及合同的解除的