合同管理暂行办法.doc

合同管理暂行办法第一章 总则 第一条 为规范公司合同的规范化管理，保护公司的合法权益，维护公司正常的经营秩序，减少合同纠纷，根据中华人民共和国合同法及公司现行的规章制度，结合公司的具体情况，制定本办法。 第二条 公司总部、公司下属无独立法人资格的分公司、公司下属各项目经理部、公司下属各职能部门以公司名义对外签订经济合同，适用本办法。 第三条 经济合同一经生效即具有法律效力，公司有关单位及人员必须全面履行合同规定的义务，未经公司审批部门批准，不得擅自变更或解除合同。第四条 涉及金额人民币10000元以上的应签订经济合同,10000元以下（包含10000元）可以请购单的形式会签。 第五条 订立经济合同必须采用书面形式。双方协商一致的经济合同的补充、修改及变更也必须采用书面形式，并纳入本办法管理范围。第六条 公司实行合同会签制度。合同金额10万元（含10万元）以下的由总经理审批；合同金额10万元以上的由董事长审批。所有经济合同均须经过会签方可签订。如无特殊情况，公司严禁先履行后签约、先签约后会签的行为。第七条 公司实行合同（请购单）付款会签制度。所有涉及经济合同的款项均须经过会签方可支付。如无特殊情况，公司严禁先付款后会签的行为。第八条 特殊情况下，如急需付款，来不及会签，需公司董事长或总经理特批；但付款3个工作日内，须补齐合同（请购单）及付款会签手续。第九条 公司实行合同专用章制度。第十条 公司实行法定代表人授权委托制度。第二章 经济合同的签约管理第十一条 签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关的规定。第十二条 合同谈判应以各经办部门为主进行，各相关部门应当参与合同谈判，公司法律顾问应提供必要的指导和帮助。第十三条 经济合同谈判人员，要审查签约对方是否具备法人资格，有否经营权，对方的经营范围、资质情况、资信状况以及有无相应的履约能力。第十四条 本着“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则，合同经办部门至少要找三家以上的单位考查，择优选择。第十五条 未经授权人授权，合同谈判人员不得擅自就合同涉及的重大经济事项向对方作出承诺，更不能私自与对方达成协议，损害公司利益。第十六条 经济合同要具备以下主要条款：1、当事人的名称和住所；2、标的或工作内容：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级；3、数量：要明确计量单位、计量方法、正负误差及自然损耗等；4、质量：要明确验收方法及验收标准等；5、价款或者报酬及其支付方式；6、履行的期限、地点及方式；7、合同双方的权利、义务；8、违约责任：有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法；9、解决争议的方法。第十七条 对外签订经济合同，如果政府部门要求使用合同格式文本的，必须使用政府颁发的格式文本，并根据实际情况对合同具体条款进行必要的修改和补充。如果政府部门颁发过示范文本的，应根据实际情况尽量采用示范文本。第十八条 公司各单位、各项目部及各职能部门不得擅自对外提供担保，公司对各下属单位、部门对外提供担保不予承认。第十九条 经济合同会签必须在合同双方经谈判达成初步意见时进行，对于评审意见应研究采纳，对于确实无法采纳的评审意见要在未采纳说明中作出书面解释，并经主管副总同意。第二十条 经济合同审查的要点是：1、合同的合法性。包括：当事人有无签订该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表达是否确切、无误。3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。 第三章 合同专用章管理制度第二十一条 公司及所属无独立法人资格的单位对外签订经济合同，必须统一使用“北京紫峰房地产开发有限公司”的名义，并加盖公司合同专用章，为避免合同内容被篡改，还要加盖骑缝章。不得加盖公司行政公章、财务专用章，更不得加盖各单位行政公章及财务专用章。第二十二条 对有特殊要求需加盖公司行政公章的合同，应向主管部门提出书面申请，经批准同意后方可加盖公司行政公章，并登记备案。第二十三条 公司合同专用章的管理部门为综合部。综合部必须设专人管理，制定并执行合同专用章使用申请程序，申请单由合同章管理人审核并签字确认后方可盖章，除使用合同专用章使用申请的合同外，如出现其他加盖合同专用章的合同、文件，由合同章管理人承担一切责任。第二十四条 合同专用章原则上不得带离公司使用，如确有特殊情况，应由合同章管理人书面批示，并由合同经办人亲自带章外出使用，不得交与他人，使用完毕后立即带回公司。第二十五条 若合同对方尚未签字盖章可暂不留存，待对方签章后及时将合同交到公司综合部存档。第二十六条 对我公司签字盖章而对方未签字盖章的合同，合同经办人负有全面保管责任；经办人员必须督促对方尽快签字盖章，并尽量保证合同不离手，防止合同内容被篡改。第四章 授权委托书制度第二十七条 除法定代表人以外的公司所有员工对外签订经济合同、代表公司签署招投标书、结算书等文件资料，代表公司参加开标会、代表公司参加诉讼或仲裁、代表公司参加其他活动，均须持法定代表人书面授权委托书，并须在委托期限及委托权限内行使委托代理权。第二十八条 公司对未经授权而以公司名义做出的一切行为不予承认，对该行为产生的一切后果不予承担。第二十九条 授权委托书由公司法定代表人签发，被授权人一律不得转委托。第三十条 公司综合部对授权委托书实行统一管理。第三十一条 公司综合部办理授权委托书必须经主管领导在申请单上签字批准，并存档备查，如果主管领导外出，综合部必须得到主管领导电话批准后方可办理授权委托书，并及时补签申请书。第三十二条 公司办理授权委托书本着一事一办的原则，由董事长授权指定合同签订人；确需办理长效授权委托书，要本着一年一办的原则，具体授权对象、范围和内容由董事长批准的授权委托书中明确。第三十三条 签订经济合同，经办人员要审查对方签约人是否为对方的法定代表人，若不是法定代表人的，应索要授权委托书。我公司签约人员必须是公司法定代表人或其授权人，向对方提供授权委托书时，应要求对方在委托书副本上签收，并将经签收的副本交公司综合部存档。第五章 经济合同的履约管理第三十四条 经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，保证合同所规定的权益，确保合同的实际履行或全面履行。原则上由合同经办部门全面负责经济合同的履约管理，其他相关部门予以配合。第三十五条 在合同履行过程中如出现重大情况，应及时向公司主管领导书面汇报，并咨询法律顾问协助解决。第三十六条 如确需对经济合同进行补充、变更、解除时，应从维护公司合法权益出发，从严控制。第三十七条 经济合同补充、变更或解除，必须经公司会签程序方可实施。第六章 合同资料的管理第三十八条 前期合作协议、咨询合同、设计勘察测绘合同、工程总承包合同、工程分包合同、物资采购合同、销售合同、物业管理合同、各部门对外合同、公司内部经济合同等适用本章规定。第三十九条 合同资料包括：招标文件、投标书、中标通知书、意向书、承诺书、前期协议、合同、合同会签表、双方合同签约人的授权委托书、担保书、保函、保险单、变更、终止合同的相关文件、结算书、有合同内容的往来函件、会议纪要、备忘录，合同履约中发生法律纠纷的还包括判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书等法律文件。第四十条 公司综合部是合同资料管理的职能部门。综合部必须指派专人负责合同资料的管理，并制定切实可行的分类合同资料管理程序，妥善保管合同资料，防止丢失、损毁、泄密。其他相关单位、部门应积极主动地配合。第四十一条 京外项目公司对外合同资料可自行管理，并建立合同资料台账，接受公司的检查和管理。工程竣工后，由公司综合部会同相关部门与京外项目公司办理合同档案资料移交手续，移交时应做移交记录，由双方工作人员签字，双方各留一份。移交记录应载明移交时间、资料名称、份数、页数、参加人员。第四十二条 签订合同前，合同经办人须向公司综合部登记并申请合同编号；签订合同后，综合部要根据登记将有关合同资料按照分类合同管理程序的规定统一存档。原则上正本一份，由综合部存档；副本二份，分别由成本计划部、财务部在合同管理员处登记后领取、存档；如果有关部门需要备案，合同经办人员可视具体情况增加合同副本份数，但必须履行合同领取登记手续，并注明合同副本存放处。第四十三条 合同履约中发生诉讼、仲裁事项，有关人员在收到判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书后立即将上述文件及起诉状、仲裁申请书、上诉状、答辩状、调解协议等相关法律文件交公司综合部存档，在收到后三天内将判决书、裁定书、调解书、仲裁裁决书复印件分发至相关部门。第四十四条 除合同备案、合同公证、诉讼仲裁、缴纳印花税外，合同正本原件不得外接，借阅人可在综合部查阅、摘抄，确有必要时可以复印。第四十五条 其他合同资料一般不外借，确有必要时由借阅人在借阅登记表上明确所借合同资料的名称、份数、页数、借阅时间、拟归还时间，并由借阅人签名。借阅人必须爱护并妥善管理合同资料，防止合同资料丢失、毁坏、缺损，借阅人要按时归还合同资料，保管员要认真核对合同资料。第四十六条 对造成重要合同资料丢失、损毁、泄密并使公司遭受严重损失的资料保管员、借阅人及其他责任人员，公司将给予相应的行政处分。第七章 经济合同纠纷的处理第四十七条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按合同法等有关法规和本办法规定妥善处理。第四十八条 处理合同纠纷的原则是：1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没有规定的，以国家政策或合同条款为准。2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我公司合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。第四十九条 各单位、各部门在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。第五十条 各单位、各部门收到法院、仲裁机关的传票或通知后，必须及时向主管副总报告，由主管副总责成公司综合部会同法律顾问统一处理，不得擅自处理法律纠纷。第八章 罚则第五十一条 公司下属各单位、各职能部门及有关个人在经济合同管理中发生下列行为，情节恶劣、后果严重、对公司造成经济损失的，由公司给予相应的行政处分。触犯国家法律的，将移交司法机关处理。1、未经公司法定代表人授权，或超出授权权限、授权期限，擅自签订经济合同的；2、签订经济合同未加盖公司合同专用章的；3、合同管理人擅自加盖合同专用章或因玩忽职守造成合同专用章被他人非法使用的；4、合同经办人员未妥善保管我方单独签字盖章的合同，致使合同遗失或篡改的；5、利用经济合同进行违法活动、与合同对方同谋谋害公司利益的；6、躲避公司合同会签管理，擅自对外签订经济合同或擅自变更、解除经济合同的；7、签订经济合同前