公司费用管理制度.doc

Q/ZTDG16012006公司费用管理制度2010-11-08发布2010-11-15实施*科技有限公司 发布*科技有限公司企业标准Q/ZTIS Z70032009版次/修改次：B/4Q/ZTIS1*科技有限公司*SOLAR (ZHEJIANG) CO., LTDQ/ZTIS Z7003-2009 公司费用管理制度 B/4 页号：7/8公司费用管理制度文件类别： 管理标准/财务管理标准文件初始编制者/日期： */2008.06.20文件修订者/日期： */2010.11.15文件审批记录：部门/职位姓名总经理*财务部经理*企管人事部经理*文件修改履历：版本号Rev更改内容/描述Description of Changes发布日期Release dateB/1各项费用报销标准更改、细化；付款申请、评审、审批、支付流程的细化、各相关表单的重新设计2008.12.22B/2对于报销单走OA系统作流程的修改；修改附录A手机话费报销标准2009.11.25B/3删除对销售副总、总监、经理等规定的话费报销标准2010.06.25B/4修改费用审批权限，增加事业部总经理审批权限，删除采购权限审批规定；明确费用报销类审批权限。2010.11.151 目的与范围为有效控制公司费用支出，提高资金利用率，降低成本，实现增收节支，特制定此制度。2 规范性引用文件2.1 Q/ZTIS Z7002-2009 公司差旅费制度2.2 Q/ZTIS Z2115-2008 外派培训管理2.3 Q/ZTIS Z2116-2008 外购内训管理2.4 Q/ZTIS Z2117-2008 员工个人进修资助管理2.5 合同管理暂行办法3 职责3.1 财务部负责对各单位发生的各项费用支出进行审查、核算、控制、分析、监督和支出，负责组织费用的分级预算管理及办理审批手续。3.2 各部门负责制定本部门的费用预算，并严格控制费用的发生和支出，负责本部门用款申请和费用报销的审查。3.3 各部门领导严格按本规定权限审批。4 术语和定义：无。5 管理内容与方法5.1 费用分类及执行控制5.1.1工资严格按工资标准执行。严格控制加班，加班按考勤制度执行。5.1.2 办公费办公用品、印刷品统一由公共事务部采购、保管与发放。各部门应编制年度费用预算，并报分管副总裁批准。报刊、杂志统一由公共事务部办理订购手续。在岗人员十人以内的办公室可订阅报纸、杂志各一份，十人以上可加订一份报纸。副总裁、事业部总经理以上可订阅报纸一份、杂志一份。5.1.3 通讯费手机费按手机话费报销标准（见附录A）执行，报销人应凭话费发票报销（号码应与公司通讯录上公布的电话号码一致），充值发票不予报销。5.1.4 邮寄费因公邮寄信件，由公共事务部统一办理。5.1.5 差旅费按Q/ZTIS Z7002-2009公司差旅费制度执行。私车公用需经部门经理（部门经理以上级别私车公用由其上级领导审批）批准，报销标准为：按15升汽油/100公里报销，油价按市价计，凭油费发票报销，途中路桥费、停车费凭相应单据实报实销，产生的其他费用一律不予报销。报销需填写私车公用报销清单（见Z7003-03表单），明确具体时间、地点、工作摘要、往返里程数，由部门经理审批，由财务复核后报销。5.1.6 业务招待费按业务招待费标准（见附录B）执行，在部门预算内使用。政府行政机关领导、集团领导、重要行业协会人员等统一由行政人事部安排招待；供应商、客户、中介服务机构等由各相关部门自行安排招待，原则上招待费只能由部门经理级及以上级别人员使用，由其上级领导审批。业务招待费报销需填写业务招待费报销清单（见Z7003-04表单）。业务招待费报销单须注明被招待人员和该部门参与人员名单。5.1.7 图书档案费各部门购置专业对口的技术、管理工具书，需经部门经理批准，向质量部办理备案领用手续，在年度费用计划内凭资料室的入库单及书籍费用发票给予报销。整理、保管图书、档案所需费用，在年度计划内给予报销。5.1.8 劳动保护费按公司福利制度执行。5.1.9 企业文化、品牌宣传、党团活动经费企业文化、品牌宣传、党团活动经费根据年度费用计划给予报销，相关物品采购由企管人事部负责采购。5.1.10 培训费培训费报销按培训费报销标准（见附录C）执行。由培训事务审核人依据QZTIS Z2115-2008外派培训管理、QZTIS Z2116-2008外购内训管理、QZTIS Z2117-2008员工个人进修资助管理审核评定费用支出合理性和培训效果，并将培训费报销标准中要求的报销资料提交财务部，财务部就票据的真实性、规范性、是否超预算进行审核。5.1.11 会务费应邀参加外部组织的会议，凭会议组委会开具的票据报销并附会议通知。5.1.12 认证、审计费 涉及认证、审计等事项，相关部门负责人应向总裁书面请示，获批实行后凭正规发票报销。5.2 审批、报销程序5.2.1各项费用、采购需求申请、合同的审批权限参见各相关文件规定；5.2.2 日常费用在支出标准范围内的报销，由费用经手人签字，相关领导审批、财务审核后才能付款；5.2.3日常备用金借款和零星借款需填写领款单，由各部经理根据实际需要批准使用人领用，备用金控制在2000元内；预借差旅费参照Q/ZTIS Z7002-2009公司差旅费制度执行。5.2.4 生产经营类付款、设备等资产类付款、基建工程付款，经办人员须填写付款申请单（见Z7003-05表单）、入库单、质检报告单，经相关领导批准，到财务部办理支付手续，预付款也需填写付款申请单。分期付款的，业务部门应记录付款信息备查，并需在付款申请单中填写历次付款情况，各项付款必须附采购申请单、合同或订单、合同评审表等相关证明资料的复印件，资料不全财务部不予付款。5.3 支付原则5.3.1 公司一切费用支出须遵守财政、税务法规，维护股东利益，接受监事会监督与检查。5.3.2 一切费用支出（员工工资、奖金除外）须凭税务发票报销入帐。5.3.3 各部门在生产、经营活动中要充分做好费用预算，每年10月编制下年度费用支出计划和每月8日报下月的用款计划，严格执行各类费用支出标准，以降低综合成本。5.3.4 需一次性付款金额在100万人民币以上的，相关部门应提前一周向财务部预约，以便安排资金。5.3.5 自制度实行日起财务部报销款原则上采用银行电汇转账，请报销人填写报销单时注意正确填写自己的银行转账信息。5.4 报销注意事项5.4.1 原则上不允许超标准、超预算、跨月（费用发生后超过30天未来报销）报销，发生上述情况需向分管副总裁书面说明原因，批准后方能报销。5.4.2 部门经理级及以上级别的员工报销费用由其上级领导审批；总裁费用由董事会指定人员审批；自行审批无效。5.4.3 必须使用正确的报销单据，差旅费（包括外派培训差旅费）报销使用出差旅费报销单，其他费用报销使用报销单；使用黑色钢笔或签字笔完整规范填写，不得涂改，发票单据按发生时间顺序有序粘贴，不符要求的单据财务稽核人员可以予以退回要求报销人重新填写、粘贴。6 相关记录6.1 Q/ZTIS Z7006-04 采购合同评审表6.2 Q/ZTIS Z7003-02 报销单6.3 Q/ZTIS Z7003-03 私车公用报销清单6.4 Q/ZTIS Z7003-04 业务招待费报销清单6.5 Q/ZTIS Z7003-05 付款申请单7 管理流程图：无.8 附录8.1 附录A 手机话费报销标准8.2 附录B 业务招待费报销标准8.3 附录C 培训费报销标准8.4 附录D 报销费用审批标准附录A 手机话费报销标准序号职务月报销标准1总经理1000元（含）内报销90%; 1000元-2000元（含）部分报销50%；2000元以上部分不予报销2副总、总监、首席科学家500元（含）内报销90%; 500元-1000元（含）部分报销50%；1000元以上部分不予报销3采购部经理300元（含）内报销90%; 300元-600元（含）部分报销50%；600元以上部分不予报销4厂长及其它各部门经理200元（含）内报销90%; 200元-400元（含）部分报销50%；400元以上部分不予报销5采购部员工、驾驶员150元（含）内报销90%; 150元-300元（含）部分报销50%；300元以上部分不予报销注：1. 除营销部员工外，公司员工出差国外月份所发生的手机费用按此标准的1.2倍报销。2. 及时按月报销，各月之间额度不允许调剂。3. 员工超支需报销须写明理由并请总经理审批。2附录B 业务招待费报销标准宾 客 级 别项目名称控制额度高级宾客A省级及直辖市级以上电力系统负责人高级招待住宿住宿为四星级（含）以下宾馆标准套房省级及直辖市级以上主要领导人宴请每人不超过300元或总额不超过3000元重大影响的集团及最高决策者娱乐每人费用控制在300元以内礼品本着热情从简原则游览按旅游景点的门票价格按实报销中级宾客B县市级以上主要领导中级招待住宿按三星级（含）以下标准套房县市级以上电力系统负责人各职能部门相关的直属上级领导（如：税务、外管、工商、海关、商检等主要领导）县市级以上重大影响集团及最高决策者公司驻地机关部门主要领导人宴请每人每次费用控制在120元以内普通级贵宾平时业务来往过程中的接待中级贵宾多日驻留公司的，其中间过程的接待（如有必要）售后服务及体系认证等接待日常宾客C日常工作联系日常招待宴请食堂就餐注：部门经理及以上级别员工可以使用招待费，并由其上级领导审批。招待餐费一次达到或超过500元的，应附上菜单，未附菜单的需由总经理审批后报销。附录C 培训费报销标准：培训种类报销范围审核人报销所需材料备注外派培训 差旅费、培训费、教材费 人力资源经理 培训申请表复印件（特种作业岗位培训除外）；差旅费、培训费、教材费发票 外派培训产生的差旅费按差旅费报销制度给予报销 ；如与员工签订培训协议的同时提供协议复印件；外购内训 培训费 人力资源经理 培训申请表复印件；培训机构开具的培训费发票 大型长期的培训需提交与培训机构签订的培训采购协议、如产生食宿费按业务招待费“中级宾客”标准招待。 个人进修资助 学费、教材费 人力资源经理、总经理 个人进修资助申请复印件；与员工的培训协议复印件；学费、教材费发票 学费按Q/ZTIS G0917-2008文件标准报销；因进修