财务管控系统费用报销管理规定.doc

编号：Q/XF XC006-2009XXXXX信息科技股份有限公司编制： 版次：A审核： 财务管控系统费用报销管理规定实施日期：200911批准： 1. 目的为了保证公司各项业务正常开展，开源节流，特制定本规定。2. 适用范围本规定适用于公司员工因公借支的招待费、礼品费、差旅费、广告宣传费（含市场推广、活动费）等费用的事前申请及各项资产、费用报销。子公司参照执行。3. 职责3.1分管领导负责各事前申请的归档工作。3.2各部门经理负责所在部门的费用控制。3.3各项目经理负责所负责项目的费用控制。3.4财务审核人员负责报销单据审核、出纳负责履行完付款手续后的归档工作。4. 费用事前申请管理4.1招待费、礼品、广告宣传费必须事前在系统中填写费用申请单，提交相关部门经理和分管领导批准后，方可支出。4.2差旅费：需事前在系统中填写差旅费申请单并提交相关部门经理和分管领导批准后方可支出。4.3员工报销需事前提交申请的费用，必须在系统中选中申请单号方能报销。5. 员工借支管理5.1借支单填写要求：完整填写借款金额、事由、打款方式，如果是单位转帐，必须详细完整填写“单位名称、帐号和开户行”。5.2如果是需要进行费用申请的借款，应按先费用申请再办理借款的顺序进行。5.3现金还款流程：借款人直接到财务部还款并提供借款单号，出纳人员在收到现金后冲帐并打印还款单让还款人签字确认。5. 4报销冲帐流程：（1）报销人填写报销单据时选择“付款方式”为“冲帐”。如果报销人付款方式填写错误，可由财务审核人员修改付款方式后，递交出纳。出纳在归档后系统将发冲帐通知给报销人。6.各项费用报销管理6.1报销流程6.1.1普通员工报销流程（1）报销人员在业务发生后将原始单据粘贴完毕；（2）报销人在系统中填写费用报销单；（3）将费用报销单提交给上级领导审核；（4）将已提交的原始单据的封面注明系统单据号、金额、报销人签名后投递到部门单据箱内，并在登记簿中按单据号逐笔进行登记；（5）由上级领导将报销单提交给分管领导批准；（6）由分管领导将已批准的报销单提交给相关财务审核人员；（7）由财务审核人员根据递交的原始单据和系统中报销单进行审核；（8）财务审核后将报销单传递到出纳进行付款。6.1.2代报销流程：6.1.2.1流程：（1）部门秘书（代报人）将报销信息填写完毕后提交所报销领导（报销人）确认；（2）报销人将确认的报销单提交相关财务人员审核；（3）财务人员审核后将报销单提交公司领导审核；（4）公司领导通过“返回上一步”即可通过审核。6.1.2.2公司总监以上(含总监)可以由部门秘书代为提交。6.1.3福利费支出的特别流程6.1.3.1流程：（1）申请人填写报销单后提交给部门经理审批；（2）人力资源部经理审批；（3）分管人力资源部领导审批；（4）财务审核；（5）出纳付款或打款。6.1.3.2证件在人力资源部经理审批的同时提交。6.1.4多部门报销的特别流程6.1.4.1流程：（1）报销人录入表中各部门项目分摊的金额；（2）在备注中注明费用总额、分摊依据（3）报销人部门领导和分管领导审批；（4）财务审核；（5）出纳付款或打款； 6.1.4.2经办人报销需要录入到多部门的费用，必须选择“分摊报销”。6.1.4.3经办人统一将发生的公共费用分别录入到各部门，再由经办人分管领导统一审批。6.2费用报销的具体要求6.2.1交通费支出6.2.1.1市内交通费票据必须贴足。6.2.1.2长期驻外人员不能把异地的交通费与差旅费混淆，必须在市内交通费科目下报销。6.2.1.3日常外出无紧急工作或特殊情况的，应以公共汽车作为主要交通工具；对需要乘坐出租车出行的，要按要求填写交通费报销明细表。6.2.1.4报销填写要求：出租车票报销需注明具体发生时间、事由、起止地点、金额、同行人，具体按交通费报销明细表格式填写； 6.2.2加班餐费支出：报销单据需注明时间、事由、人员名单、金额；详细见加班餐费报销明细表。 6.3报销注意事项：6.3.1员工费用申请和报销单必须按照系统填写的要求如实填写各类信息和金额，事前需要审批的业务必须先提交申请，在申请批准后再提交报销单据。6.3.2各类费用报销必须严格按所在部门和项目报销。6.3.3各类信息、金额填写必须完整准确。6.3.4费用的类别必须根据发票或其他原始票据的真实内容选择，如果系统中的费用类别不能满足要求，请向财务部提出增加费用类别的申请。6.3.5零星费用（如市内交通费、加班餐费）每月可以报销1-2次。6.7.5出纳在履行了报销手续后必须及时归档。6.4管理人员审批要求6.4.1部门经理批准表示对下属员工费用支出的完整性、合理性充分认可，对于有异议的费用要严格把关。6.4.2具有审批权限的部门经理和公司领导每天要随时进入财务管控系统，关注所属员工费用提交情况，及时进行审批，避免人为因素造成大量单据积压，影响业务的正常进行。7.单据的传递和费用支付7.1 财务部每天2次到各部门收取已投递的原始单据，将原始单据和登记簿进行核对，核对无误后在登记簿上签名。每天到单据箱接收单据的时间：上午：9：00-9：30；下午：14：00-15：00。7.2出纳收到审核无误的单据24小时内付款。在付款结束后通过系统归档提示报销人。如果是需要领取现金的报销人，在收到出纳归档提示后尽快到财务部领取现金。8奖惩措施8.1严格报销的及时性，费用报销必须在费用发生之后两周内提起报销单，否则被视为违反超时报销规定。8.2递交原始单据必须粘贴平整、规范，要在粘贴单右上角填写单据的流水号，在粘贴单的右下角签名，同时要注明该份原始单据金额，财务审核人员根据递交的原始单据，对照单据号和系统中的事由、附件进行审核。财务审核人员可以退回粘贴不符合要求的原始单据。8.3在提交电子报销单后，报销人必须及时将原始单据投入单据箱，并在登记簿中按流水号逐笔登记。在收到财务审核人员邮件通知之日起超过1周仍未传递到单据箱，系统将自动作废单据。9.部门和项目代码的编制要求：9.1编码格式为：公司编号（2位）-部门编号（2位6位或更多）-年份月份（4位）-项目性质（2位）。9.2“公司编号”用大写英文表示，讯飞-XF、微讯-WX、智元-ZY、数码-SM、北京子公司-BX、苏州公司-SF；“部门编号”：1级部门用2位数字、2级部门用2位数字（如果有2级部门）、3级部门用2位数字（如果有3级部门）；“年月份”：如果是部门编码只用年份2位数，如果是项目编码则表示项目立项的时间，用4位数组成；“项目性质”表示是哪种类型的项目，资本化项目-ZB、研究项目-YJ、销售项目-XS、商机项目-SJ；如果是没有项目的部门费用就用BM表示。9.3部门代码：02-行软与系统集成事业部；03-苏州子公司；04-北京子公司；05-语音平台事业部；06-嵌入式事业部；07-数码产品事业部；08-通信增值事业部；09-海外拓展部；10-军工办；11-总裁办；12-财务部；13-行政部；14-审计部；15-人力资源部；16-技术质量部；17-董事