OA系统常见问题解决措施.doc

OA协同办公系统常见问题解决措施为解决公司多年来办公不规范、执行无痕迹、办理结果无反馈的问题，公司在2010年8月开始实施OA协同办公自动化系统，并在12月1日正式上线运行。该系统的成功应用，基本实现水钢办公自动化、文档一体化；实现以流程为导向、以事找人的工作方式；从跨部门、跨地域的角度出发，解决公司在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求，实现整体协同办公。但是由于实施工期紧，任务重，所以后续培训工作只覆盖到系统管理员、关键用户、公司领导和秘书，其他人员由关键用户自行进行培训。从现在使用情况看，培训工作没有落实到位，导致一部分使用人员对流程不熟悉，对常见问题不知道如何解决，因此使用OA协同办公系统存在着一定的障碍。现将主要存在的问题及解决办法归纳如下，以供参考。一、正文无法打开，提示报错。问题分析：原因1：运行OA系统需要多个第三方控件的支持， IE浏览器默认设置不支持这些控件的安装，因此登录系统后，控件自动安装失败，导致OA正文无法打开。解决方法1：第一步 登录OA系统，在OA系统中点击“综合资料库”-“OA系统相关资料”“IE设置脚本”，弹出知识信息对话框；第二步 在知识信息对话框中点击“ IE设置.vbs”并下载，完毕后运行安装该程序，出现是否允许加入可信任站点时，选择允许；第三步 如果您计算机安装了360安全卫士等软件，在运行“ IE设置.vbs ”会出现提示对话框，请选择确定、允许、不处理等按钮。解决方法2：第一步 把OA系统的访问地址添加到IE浏览器的可信任站点；第二步 在可信任站点自定义级别中设置所有选有选项为允许。原因2：在计算机中同时安装了MS Office 和 WPS Office，导致OA系统在调用正文时产生混乱，导致正文无法打开。解决方法：卸载WPS Office。原因3：发文单位文件拟稿时采用MS Office Word 2007，如果客户端安装的是MS Office Word 2003，应为低版本不能向上兼容，所以导致正文打不开。解决方法：登录微软官方网站下载MS Office 2003和MS Office 2007的兼容补丁包，（下载地址为/downloads/zh-cn/confirmation.aspx?familyId=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displayLang=zh-cn），也可以在OA系统中“综合资料库”-“OA系统相关资料”里下载。原因4：本计算机MS Office发生故障，产生错误。解决方法：如果是MS Office Word模板故障，在C:Documents and Settings用户文件夹Application DataMicrosoftTemplates找到Normal.dotm模板文件，删除，重新运行MS Office Word即可；如果是其他特殊故障，重新安装MS Office Word。原因5：本计算机没有安装MS Office。安装MS Office。二、打开正文时，出现图一所示，并弹出显示框无打开格式或乱码；附件是mdi格式的文件无法打开（如图二）。 图一 图二分析原因：出现如图一所以的正文，表示此文件是领导批示件，需要用Microsoft Office Document Imaging打开，如果Microsoft Office Document Imaging在本机没有安装，就会导致领导批示件及mdi文件打不开。解决措施：Microsoft Office Document Imaging是MS Office办公软件的一个组件，默认不会安装。在安装MS Office时选择完全安装，或者自定义安装，在“Office 工具”选项下选择Microsoft Office Document Imaging从“从本机运行全部程序”安装即可，如图三所示。如果计算机已经安装了MS Office，只需要修复安装，选在“添加和删除功能”，在“Office工具”下点击Microsoft Office Document Imaging选择“从本机运行全部程序”。图三三、办理文件时不能在批示单的相应栏目中填写批示意见。分析原因：OA系统中批示权限栏目是和人员及所处环节绑定，如果前一环节发送时选错后续环节或者后续处理人，在后续环节中将不能填写相关的批示意见。解决方法：可以在“流程日志”或“办文跟踪”中查看当前公文所处在环节是否正确，如果环节不正确，把公文返回上一环节，要求重发，或者请求OA系统管理员处理。四、把其他公文“转发”成部门或公司收文是出错，如图四所示。图四分析原因：OA系统中公文“转发”可以把公司发文、部门发文、文件专递等流程的文件转发为部门收文，“转发”公文的权限只有部门文书有，其他人员转发将会出错。解决方法：请部门文书进行转发。五、收到文件后转发成部门，原文件任然留在“待办”栏目中，将会导致待办文件越积越多，怎么办？分析原因：收到公文后，点击“转发”按钮，就可以把外来文件转发成部门收文，外来文件的标题、时间、正文等将会转成部门收文的相关要素，然后通过部门收文流程在部门内部流转，原外来文件将不必再在部门内部流转，因此可以送结束。解决方法：送结束。六、公文盖章处理完成后，发现正文错误，需要重新修改，撤销印章修改后，发现正文无法打开，提示出错。分析原因：产生这个问题的原因是拟稿时采用了MS Office 2007，MS Office 2007和电子签证存在兼容性问题，因此撤销印章时会产生错误。 解决方法：起草公文时，使用MS 2003拟稿。七、删除文件时提示“公文已在流转中，删除失败！原因是您没有权限删除。如需帮助，请与系统管理员联系”，文件不能删除。分析原因：用户起草的公文在拟稿阶段具有删除权限，公文处于流转阶段时，只有系统管理员具有相应的操作权限，其他人员没有删除权限。解决方法：联系系统管理员，请求删除。八、因操作不慎，公文在批示单、正文、送办理人或送办理环节时出错。分析原因：由于不慎或者对流程不熟悉造成的。解决方法：公文在流转过程中，权限和环节及角色绑定，只有在对应环节中对应角色