经营部管理制度及职责.doc

经营部管理制度及职责负责人： 职责范围：一、来客的接待 1）客人来了，应主动热情将客人迎进办公室，给客人让座、泡茶；2）与客户交谈应热情，严禁与客户吵闹；3）谈话时，如有他人在场客人感到不便，可以请办公室无关人员回避一下；4）来访的客人如果较多，应按顺序接待。除个别有紧急事情外，不能不按顺序而先接待自己熟悉的客人，或者厚此薄彼；5）来访者较多要掌握好谈话时间，以免客人久等。如果顺序在后的客人不得不久等，应征求客人的意见，是等下去还是改时间来。如果愿意等下去，不能让久等者干等，应安排他们就座、喝茶、看报刊等；6）结束访谈时，应礼貌道别；7）对于来访的意图内容，要一一记清，可做备忘；以便进一步向有关人员汇报、交待和落实；对客户提出的问题应详细解释。二、原材料的购买原材料采购分为：制作采购单、采购单跟踪、原材料检验与原材料入库。 1、制作采购单 1）制作采购原材料辅料申请单 确定原材料要求的内容，包括原材料的规格、尺寸、形状、强度、精密度、合格率等；以型号规格表明采购的标准；确认采购的数量。 2）价格确认负责人应对采购原材料的最终价格负责，有权利向其他供应商了解并寻找最佳供应商，以维护企业最大利益。 3）确认质量标准对供货方的原材料质量应尽可能的了解详细，把好原材料质量关。 4）确认原材料采购量 对原材料采购量进行复核，如发现错误，应及时提出并进行弥补工作。 5）制定采购单采购单主要内容有：原材料名称、价格及付款方式、原材料质量标准、采购数量、交货地点等。 6）发出采购单 采购单确认无误后，及时发出采购单，付出完毕后应及时与确认对方是否收到采购单、采购单是否清晰及对采购单是否有异议。 2、采购单跟踪 负责人必须提醒供应商及时准备原材料，不能存在马虎心理，特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。3、原材料检验 1）确定检验日期 负责人应与供应商商定检验日期及地点，以保证较高的检验效率。 2）进行原材料检验 对一般原材料，采用正常的检验程序；对重要原材料，或供应商在此原材料供应上存在质量不稳定问题的，则要严加检验；原材料检验的结果分为两种情况：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷种类有：致命缺陷、严重缺陷、轻微缺陷。检验的结果应以数据检测以及相关记录描述为准。 3）检验结果处理处理质量检验问题，针对原材料缺陷程度的不同，应采取相应的措施，如要求供应商换货，以及包括扣款、质量整改、取消供应商资格等。 4、原材料入库 1）协调送货 送货时间应与供应商沟通协调确定，如果供应商在没有得到采购方许可的情况下或负责人在没有和供应商协调确定的情况下送货，都会引起混乱。 2）协调接收 在供应商送货前，负责人必须协调好仓库部门的接收工作，否则会出现供应商送货人员及运输车辆需要等待较长时间的情况，甚至会出现原材料被拉回供应商所在地的情况。 3）通知进货 负责人在经过以上两项工作后，即可通知供应商送货，供应商在得到送货通知后，应立即组织专职人员进行处理，将原材料送至指定地点。 4）原材料人库 原材料的库房接收过程：（1）检查即将送达的货物清单信息是否完整（包括原材料的采购单、型号、数量等）；（2）接收原材料，对应采购单进行核查；（3）检查送货单据；（4）检查包装与外观，注意原材料检验合格后才能卸货；（5）卸货；（6）清点原材料；（7）搬运人库；（8）填写“原材料人库单据”，注意原材料检验合格后才能填写原材料人库单；（9）将原材料人库信息录人存储信息系统中。 5）处理原材料接收问题 由于供应商原因，原材料在接收环节上可能会出现以下问题：（1）原材料型号与采购单中的要求不一致；（2）未按照采购单中指定的原材料数量送货；（3）原材料的包装质量不符合要求等。此类问题负责人需与有关领导一同协调解决，处理方法应符合现实。三、协调镀锌厂 1）在公司产品运输至镀锌厂前，负责人应与镀锌厂相关领导进行沟通，并做好产品的接收准备； 2）与镀锌厂沟通完毕，公司应及时安排相关人及时送到镀锌厂； 3）产品送抵镀锌厂后，负责人应协调好镀锌厂各个部门，对产品及时镀锌； 4）产品镀锌完毕后，应对镀锌的结果及产品的完整进行检验，保证产品的质量及完整； 5）产品质量没有问题，对产品进行打包，在打包过程中，对镀锌产品进行复检，有镀锌缺陷应及时修复； 6）打包应注意，保证整个包裹的完整、包内不缺东西、保证包内产品的质量。四、负责库房的保管，安排送货车辆，协助技术部做结算。 1、库房的包管1）库房内物资的信息存档；2）不同类型物品分开摆放；3）库房的进出库及库存信息详细登记；4）对库存及物品的使用速率应有大概了解，库存不足应及时采购，保证车间的生产进度；5）禁止不相关人员入内，如需借用应通过相关领导同意并做好登记；6）保证库房内干净整洁；2、安排送货车辆1）产品打包完毕后，对产品的规格、重量及收货地点做详细了解；2）针对发货产品的规格，重量应安排合适的车辆发货；2）负责人应对产品运费进行核算，在保证合理运费后，报相关领导批准后，方可发货；3）