销售公司宣传物料、促销礼品管理办法.doc

销售公司宣传物料、促销礼品管理办法为规范公司宣传物料、促销礼品（简称物料）的管理，保证物料的合理采购、严格保管、及时发放，为销售一线人员提供更优质、高效的服务，特制订本办法。具体内容如下：一、 适用范围：本办法中所指的物料主要是指为销售工作提供的宣传物料和促销礼品。市场部负责物料采购、申请、发货通知和查询。责任人：徐亮综合业务部负责物料的验收入库、保管、发货和盘点。责任人：齐国辉销售公司各办事处负责物料的申请、接收及使用。责任人：各办事处经理二、 采购：市场部根据销售市场需求，统一对物料进行设计和采购。设计充分借助外公司的设计力量，采购力争做到货比三家，压批结款。物料到位后，及时通知至各销售市场。三、 验收入库：1、 市场部在来货前一天通知仓库做好接货准备。货物必须经过验收后方可入库。2、 物料入库填写入库单， 入库单一式三联，由仓库开具，仓库保管一联，传市场部一联，送货客户一联。3、 验收人员：综合业务部齐国辉与市场部徐亮，确保货物的质量与数量。4、 验收标准：以随机抽查三件货物，取其平均箱装量乘总件数得货物总量为记。四、 保管：1、专人专锁，正常情况下按单发货。2、货物摆放，应分门别类，标记货位卡，合理布局。3、库房保洁，干净卫生。4、按照仓库货物的管理规定，保证货物存放期间的数量及质量，否则按照公司仓库相关规定进行处罚。如非人为主观原因造成货物的破损与毁坏，由综合业务部经理和市场部经理双方确认后，按规定安排账目冲减。五、 申请：各相关部门根据需求及销售政策提出申请，销售公司各业务人员申请促销礼品（宣传资料除外）将计算个人促销费用，从对应业务人员促销费中扣除。附宣传物品申请表、促销礼品申请表、礼品使用明细表。其中礼品使用明细表需在每月10号之前随商业公司流向一并交至市场部。每延迟1天，扣罚业务员100元。1、 省外：业务员在提交申请时，须将申请内容先通知个人办事处经理，由经理将书面申请提交至市场部。市场部不接受省外业务员的个人申请。省内：业务员可直接向市场部书面申请。必须在申请上注明申请促销的客户名称、地址、当前促销产品的库存、批号、商业公司的出货价格、以及货物的进货渠道。公司本部：本部综合部门人员如需申请礼品必须向市场部提交由部门负责人或分管领导签字同意的书面申请。2、 市场部上午11点之前接到的礼品申请，当天批复，并开具出库单至仓库。凡是在上午11点之后接到的促销申请，最迟次日下午将批复内容通知业务员，并开具出库单至仓库。市场部每延迟一天批复，扣罚责任人100元。3、 出现下列任意一种情况的，处罚业务员100元并取消促销。商业公司货物不是由我公司指定的经销商、分销商购进的；业务员所在地区商业公司发生冲（窜）货行为的；业务员未能按时上报礼品使用情况的、变相更改公司促销政策配送礼品的等。4、 业务员提交虚假流向、虚假礼品使用明细的一经查实，扣罚业务员现金500元，并停止次月的礼品促销。六、 发货：1、市场部每日上午12点之前开具出库单，下午随药品发货单一并传至仓库，仓库按单发货，填写货位卡，消减存量。货物发出后，发货人员签字确认，次日上午将出库单一联传至市场部，并注明发货方式及货单号码。2、出库单一式三联，由市场部开具，仓库发货签字后，留存一联，传市场部一联，随货同行一联。3、省内：对于数量较多的礼品申请，公司会采取礼品直送上门的方式；省外：省外业务员申请的礼品将直接配送至业务员个人手中，请在申请中注明详细地址。根据公司规定，货物接收人一律为我公司业务员（即由业务员在随货同行联上签字确认），仓库根据回传的随货同行与物流公司结算账目。4、未有公司市场部及综合业务部领导签字的出库单，任何人不得从仓库私自领取宣传物料，否则，仓库保管责任人按照货物实际价格的10倍予以赔偿。5、仓库在接到出库单后，最迟于次日下午将礼品发出去。每延迟一天，扣罚责任人100元。因物流公司车辆安排、天气情况等特殊原因除外。七、 发货通知与查询：礼品发出去后（即市场部收到回传的出库单后），市场部责任人根据仓库签字确认的出库单采取电话或短信方式将发货时间及明细通知业务员，礼品发出23天（省外34天）后，业务员如果未接到货物请及时与市场部责任人联系，市场部责任人进行落实，或向业务员提供货单号码，业务员凭货单号直接向物流公司问询。当业务员接收货物时发现货物破损或缺失现象，可以拒收或注明实收货物明细，并通知市场部，公司落实后予以补发，并与物流公司协调赔偿事宜。八、 盘点：宣传物料的入库与出库，必须建立流水帐，仓库一套，市场部一套，各记各账，月结月对。每月1号（节假日、休息日顺延），市场部与综合业务部责任人一起根据各自记录的发货账目盘点宣传物料库存，盘点期间不再办理入库和发货业务。九、 本办法自下发之日起实施。2008年5月19日宣传物品申请表 编号：申请人/日期： 部门/区域：申请事由/地点申请物品明细名称数量单价金额办事处经理市场部批核注：此专项费用主要用于公司宣传品（塑料袋、海报、公司制作的小礼品等），必须由地区经理签字同意。促销礼品申请表申请人/日期： 部门/区域：申请事由/地点申请物品明细医药公司名称促销产品当前库存批号出货价格进货渠道雨伞数量水杯数量隔离衣数量茶壶数量工具