欠费催缴流程.doc

_物业管理费催缴流程一、宗旨 规范物业管理费收取操作流程，明确从业人员对物业管理费之组成构架，引导业户对物业管理费支付的正确认识，提高应收账款收缴率，通过收缴率业绩反映服务方工作之优劣。二、工作描述1、账务人员根据小区楼盘之实际需求，按时出具管理费或其他应收账款之欠费清单。2、通过电话、信函、挂号信函、传真、特快等方式准确转达至业户，做好相关记录。3、根据各业主之付款明细，做好账务入账、销账、核对等工作，避免出现人为失误，造成业户之不满情绪。4、 针对拖欠时间较久，不明实际原因之业户，需上门主动沟通，以便采取相应解决方法。5、 小区负责人需及时了解各业户之动态并对该项工作做好指导、检查工作。三、催缴作业流程 为维护社区正常运作，对逾期未缴物业管理费之住户需按下例流程于不同阶段实施不同催缴作业。步骤一：（第一个月）每月5号发缴费通知单，10号托收； 11号电话通知20日前补存钱或到管理处缴交现金：收到/没收到；步骤二：（第二个月） 5号发缴费通知单，11号第二次催缴以电话/拜访方式，并警示已产生滞纳金，缴费时将收取滞纳； 步骤三：（第三个月） 第三次催缴方式：5号发缴费通知单，11号第三次催缴以电话/拜访方式，对欠费3个月的业户并警示已产生滞纳金，缴费时将收取滞纳；并将要发出律师信；步骤四：（第四个月） 第四次催缴方式：5号发缴费通知单，11号第四次催缴以电话/拜访方式，并警示已产生滞纳金，缴费时将收取滞纳；并告之已发出律师信步骤五： 第五次催缴方式：每月7日前对欠费三个月的业户交律师发函催缴，结果：收到 / 没收到步骤六： 按照有关依据，提请法院进行诉讼为求达到令欠费业户缴清欠费。 四、执行细则1电话/拜访催款2制作催款单负责执行人物业主任/客服人员负责执行人物业主任/客服人员使用表单欠款单元催缴月报表使用表单催缴函寄发记录表催缴通知单时 间欠费通知单上之缴费期限，参考管理合约约定日期时 间以每月7日前对欠费两个月以上第一次发函以每月15日前对欠费两个月以上第二次发函 操作说明财务依据未缴款资料等制作“催缴函寄发记录表”客服人员依据“催缴函寄发记录表”依次制作催缴通知单催缴通知单中的欠费金额应为统计截止日之前的所有欠费说 明物业主任及客服人员应主动登门拜访以便提醒业主缴纳物业管理费操作说明按发函时间，依次执行，直至发律师函，后进入诉讼程序4提请法院诉讼3律师发催缴函五、催缴技巧及应对方法 开发商有纠纷，如房屋质量问题 采取措施：1).有效沟通，通过电话、会面与业主商讨解决方法，如涉及到发展商方面的，做好畅通的沟通渠道，一般开发商在其责任范围内同意解决。 2).如无法达成共识，只要管理处帮业主作为了，则业主应该履行其缴纳管理费的义务，如业主继续不交的，可通过法律手段处理.对物管服务不满，与管理处有纠纷 采取措施： 1).有效沟通，向业主表示物管为其服务之诚意，在管理处职责范围内，尽量满足其要求。 2).适当在一些特殊时节里，赠送小礼品，经常电话沟通询问业主的需求，让业主能感受到只有业主与物业共同努力才能有效管理整个小区。业主交房后，一直未入住 采取措施：1).在交楼时，注意提醒业主留下有效联系方式，建议业主留下固定电话。2). 根据公司催款流程发放账单及催款函，在必要时发放律师函。无正当理由，不交管理费 采