Outlook邮件管理技巧 (1).doc

一、MicrosoftOutLook介绍 OutLook是微软公司的办公组件Office中集成的一个桌面信息管理程序。可以帮助管理邮件、约会、联系人和任务，也可以跟踪活动、打开和查看文档及共享信息。使用OutLook，可以轻松完成下列工作： 不仅可以跟踪活动，而且可以管理个人和商务信息，如电子邮件、约会、联系人、任务和文件； 通过使用电子邮件、小组日程安排、公用文件夹等可以与小组共享信息； 与其他Office程序共享信息，并从OutLook内部浏览和查找Office文件； 通过连接到WWW以共享信息； 如果是开发者，还可使用编程选项来自定义OutLook。 从Outlook的以上功能可以看出，Outlook不单纯是一个电子邮件管理软件，而是一套完整的信息管理解决方案。Outlook提供了下列工具，可以在一个程序中管理全部个人信息和商务信息。 1.收件箱：从办公室、家里或路上发送和接收邮件。可以在打开邮件前进行预览，还可以使用“邮件标记”来标记带有后续动作的邮件。 2.日历：跟踪日程表并计划与他人的会议。可以使用“日期选择区”来快速查找和显示日程表中的信息，并使用“任务板”来查看一天中的任务，这样就可以安排时间处理这些任务。 3.联系人：保持最新的私人交往和商务联系人的信息，并且易于查找使用。可以将联系人按所希望的任何方式排序和存档；可为每个联系人存储几个街道地址、电话号码和电子邮件地址；并直接转到任何联系人的WWW页。 4.任务：在易于管理的地方组织个人和商务待办清单。可以快速确定任务的轻重缓急，并将任务分派给他人。 5.日记：记录与重要联系人的交互活动，记录Outlook项目(如电子邮件)和您认为重要的文件，记录所有类型的活动并跟踪这些活动而无需记住每个活动的保存地点。 6.便笺：草草记下附注以作为问题、想法、指示及任何事情的快速提醒。或者在便笺中放置文本，以备在其他地方重用。 7.文件：从Outlook内部打开、查看和共享其他Office程序文件。 8.高效特性：使用Outlook中的工具可帮助您更有效地工作。 二、MicrosoftOutlook邮件服务的安装 因为MicrosoftOutlook是Office办公组件的一个组成部分，所以它可以在安装Office时自动安装。如果用户不需要Office中的其他组件，也可以在Office安装程序中选择手工方式单独安装。在安装Outlook时，安装程序将查找用户配置文件，如果没有用户配置文件，安装程序将创建一个。用户配置文件是一组设置，定义了使用Outlook所需要的设置。例如，用户配置文件可能指明通过Internet连接发送和接收邮件，或指明完全不使用电子邮件而且拥有个人文件夹文件。若要发送、存储、接收邮件和Outlook项目，并指定Outlook信息存储的位置，请使用称为“信息服务”的一组设置。MicrosoftNetwork联机服务、个人文件夹和MicrosoftExchangeServer都是信息服务的示例。 如果计划使用Outlook中的电子邮件特性，必须将适当的信息服务添加至用户配置文件。如果不打算使用电子邮件，或者已拥有由管理员所推荐的信息服务和设置的用户配置文件，则可以立即开始。也可随时添加或删除用于电子邮件的信息服务。因为本文重点介绍的是MicrosoftOutlook的邮件管理功能，所以需要详细介绍一下如何添加用于电子邮件的信息服务。图1是Outlook的主界面窗口。 为电子邮件添加信息服务： (1)单击Outlook面板上的“收件箱”； (2)单击“工具”菜单中的“服务”； (3)单击“服务”选项卡上的“添加”； (4)在“可用信息服务”框中，单击要添加的信息服务，Outlook提供下列信息服务： *InternetMail *Lotuscc:Mail(如果可访问WWW，请指向“帮助”菜单中的“MicrosoftontheWeb”，然后单击“免费资料”。) *MicrosoftExchangeServer *MicrosoftAtWork传真软件(如果已将MicrosoftAtWork传真软件安装在计算机上，安装Outlook时，会更新该软件。如果计算机上还没有安装MicrosoftAtWork传真软件，在安装Outlook之前，请从Windows95光盘上安装MicrosoftAtWork传真软件驱动程序。) *MicrosoftMail *MicrosoftNetwork联机服务(通过InternetMail服务提供商使用该服务。) 若要安装任何其他信息服务，必须拥有该服务的软件。一般情况下，选择InternetMail,并在弹出的对话框中添入电子邮件地址和服务器信息。 (5)单击“确定”按钮； (6)如果需要，请选择文件名、地点和其他所需选项。 安装完所需的信息服务后，就可以用Outlook来收发和管理电子邮件了。 三、OutLook收件箱的使用 Outlook收件箱与其他电子邮件软件相比，具有以下特点： *自动姓名检查：借助“通讯簿”，Outlook可以自动查找在邮件的“到”、“抄送”和“密件抄送”框中键入的姓名，然后检验该姓名是否与“通讯簿”条目匹配。 *自动预览：读取邮件的前几行而无需打开邮件。 *自动签名：在发送的邮件中自动添加个人签名或文本，并将个人签名或文本插入到任何项目。 *数字安全：为邮件加上数字签名以保证其他人无法对邮件进行改动。用密码对邮件加封以保证只有所选收件人可以读取邮件和邮件附件。 *直接打开附件：无需打开邮件即可打开并查看附件，以直接获得所需信息。 *查找相关的全部邮件和某人发来的全部邮件：在活动文件夹中，查找具有相同主题或某人发来的全部邮件。 *超链接：在邮件中包括连到文件服务器或www页的直接链接。 *邮件过期和推迟送达：前者意为将邮件标记为在特定时刻删除。后者意为现在不发送邮件，但过后再将邮件送达收件人。 *邮件撤回：从收件人处撤回未读邮件，如有必要，可以用新邮件代替所撤回的邮件。 *邮件跟踪：准确地了解收件人何时收到或打开邮件。在原始邮件中合并全部“送达”、“已读”、“撤回”和“投票”通知。 *邮件标记：标记带有后续动作或响应的邮件。 *远程邮件，远程处理电子邮件，并可以连接到联机服务器只选择要下载的邮件，这样就不必为不急于查看的邮件花费时间或磁盘空间。 *答复批注，如果已经对所答复邮件的邮件正文进行更改，可以将您的姓名附加到所作更改上以便于识别。 *投票请求，并统计对于在邮件中所发送的多选问题的响应。可以在原始邮件中合并投票通知。 下面简要介绍各种邮件管理功能。 检查新邮件 多数情况下，可自动接收邮件并让邮件在“收件箱”中出现。但是，Outlook设置不同，检查新邮件的方法也不同。检查新邮件时，Outlook检查发送给您的邮件并送达要发送给其他人的邮件。根据特定的设置，可在“收件箱”中尝试以下方法：单击“工具”菜单中的“检查新邮件”。如果在用户配置文件中设置了多个信息服务，请单击“工具”菜单中的“检查新邮件于”，然后选中合适的复选框。如果使用脱机文件夹，指向“工具”菜单上的“同步处理”，然后单击“此文件夹”。 创建邮件 (1)指向“文件”菜单中的“新建”，然后单击“邮件”； (2)在“收件人”和“抄送”框中，键入收件人姓名。若要从列表中选择收件人姓名，请单击“收件人”或“抄送”按钮； (5)在“主题”框中，键入邮件主题； (4)在文本框中，键入邮件； (5)单击“发送”。 填写邮件地址 若要快速填写邮件地址，请在邮件的“收件人”、“抄送”和“密件抄送”框中，键入收件人姓名。姓名之间请用分号(;)分隔。如果未显示所需框，请在“视图”菜单选择框的名称。Outlook将键入名称与通讯簿中的条目进行匹配，并按标准的Internet电子邮件地址格式接受条目，例如。关于发送前如何检查姓名的信息，请单击。若要以联系人信息快速填写邮件地址，请单击“联系人”，然后单击要向其发送邮件的联系人。单击“联系人”菜单中的“致联系人的新邮件”。 还可将邮件定址到属于其他电子邮件系统的人员，或者通过使用个人通讯组列表将邮件定址到有共同兴趣的多个收件人。 发送邮件 多数情况下，单击“发送”可自动发送邮件。但是，Outlook设置不同，发送邮件的方法也不同。检查新邮件时，Outlook检查发送给您的邮件并送达要发送给其他人的邮件。根据特定的设置，可在“收件箱”中尝试以下方法：单击“工具”菜单中的“检查新邮件”。如果在用户配置文件中设置了多个信息服务，请单击“工具”菜单中的“检查新邮件于”，然后选中合适的复选框。 预览邮件内容 (1)单击“收件箱”； (2)单击“自动预览”，若仅预览未读邮件内容，请单击“视图”菜单中的“设置视图格式”，然后单击“预览未读项目”。 转发邮件 (1)单击“收件箱”； (2)选定要转发的邮件； (3)单击“转发”； (4)在“收件人”和“抄送”框中，键入收件人姓名，若要从列表中选择收件人姓名，请单击“收件人”或“抄送”按钮； (5)如果正在转发多个邮件，请在“主题”框中键入邮件主题； (6)单击“发送”。 如果选中多个邮件，所选邮件作为附件转发。 使用“自动签名”签署邮件 使用“自动签名”向已发送的邮件文本框中自动添加文字。例如，可创建包括姓名、职务和电话号码的“自动签名”。也可使用“自动签名”向邮件添加自定义的标题或使其包含标准段落，以说明要求他人如何对邮件做出响应。可更改“自动签名”的字体和对齐方式，使其具有独特的外观，还可对签名的各个字符或单词使用不同的格式。 可按如下方法使用“自动签名”： (1)单击“收件箱”； (2)单击“工具”菜单中的“自动签名”； (3)若要自动将自动签名添至创建的邮件中，请选中“将该签名添加到新邮件末尾”复选框； (4)在框中，键入“自动签名”中要包括的文字。也可将文字从其他文档中粘贴或拖到“自动签名”对话框中； (5)若要更改字体，请选择文字，单击“字体”，然后选择所需选项； (6)若要对齐文本或添加项目符号，请选定文本，单击“段落”，然后选择所需选项； (7)若要自动将“自动签名”添至答复或转发的邮件中，请清除“不要将该签名添加到答复或转发邮件”复选框。 四、使用通讯薄 填写邮件地址时，可使用通讯簿对话框查找电子邮件和传真。可使用“联系人”文件夹存储和检索有关他人的各类信息，如街道地址、电话号码、电子邮件地址和传真号码。如果“联系人”文件夹中的联系人包含电子邮件字段或传真号码字段条目，则该联系人自动出现在“通讯簿”对话框的“OutLook通讯簿”中。若要打开“通讯簿”对话框，请单击“通讯簿”，或单击“工具”菜单中的“通讯簿”。 “通讯簿”对话框中有多种类型的通讯簿，包括“全域通讯录”、“个人通讯簿”和“Outlook通讯簿”。请在“显示名称来源”框中选定通讯簿。 *全域通讯录：该通讯簿包含机构内的用户、组和全部电子邮件地址，并且可向机构填写邮件地址。由管理员创建和维护该通讯簿。“全域通讯录”也可包含公用文件夹电子邮件地址。 *Outlook通讯簿：由位于“联系人”文件夹中的联系人自动创建的通讯簿。该“联系人”文件夹中的电子邮件字段或传真号码字段包括有条目。联系人可为机构内部和外部人员，每个联系人可有多个电子邮件地址。更新“联系人”文件夹中的联系人时，也更新“Outlook通讯簿”。“联系人”文件夹作为独立的条目出现在“通讯簿”对话框中的“显示名称来源”框的“Outlook通讯簿”下。 *个人通讯簿：是一种自定义通讯簿，通常用于存储要经常向其填写邮件地址的个人通讯组列表，如足球队全体队员的列表。如果使用MicrosoftExchange服务器，可向“个人通讯簿”中添加公用文件夹地址。“个人通讯簿”文件的扩展名为.pab并可存储在磁盘上。 在用户配置文件中，可以删除或添加“Outlook通讯簿”和“个人通讯簿”。既可将“个人通讯簿”从MicrosoftMail3.x或MicrosoftExchangeClIEnt引入“联系人”文件夹，也能直接使用它们，就像它们在Outlook中一样。不过，在“通讯簿”对话框中对“个人通讯簿”所作的任何更改，都反映不到“联系人”文件夹中。 Outlook的通讯簿窗口。下面介绍一下怎样使用个人通讯簿。 创建个人通讯组列表 若要创建个人通讯组列表，必须在用户配置文件中设置个人通讯簿。然后按以下步骤操作： (1)单击“工具”菜单中的“通讯簿”； (2)单击“新条目”； (3)单击“选定地址类型”框中的“个人通讯组列表”，然后单击“确定”按钮； (4)在“名称”框中，键入组名称； (5)单击“添加/删除成员”； (6)选中“显示名称来源”框中的通讯簿，该通讯簿包含要添至个人通讯组列表中的名称； (7)在“键入名称或直接从列表中选择”框中，键入要添加的每个名称，双击下框中的每个名称。 在个人通讯组列表中添加名称