使用MS Office作为企业数据分析工具.doc

使用MS Office作为动态数据报表分析工具随着电脑在企业中的深入应用，企业应用系统的进一步完善，众多企业已经建立企业的信息系统，将企业的销售数据、财务数据、人事数据等数据存放在已有的数据库（如：MS Access SQL Server、Oracle等）中。如何将企业数据库中的多年的数据提取出来？公司近期各类产品的销售状况？公司财务状况等等成为企业所关心的问题。如何能够快速有效地利用现有数据，为管理者提供各种分析、决策及预测信息，提高企业的应变能力成为企业系统新的要求。那么企业拥有一个能够实时、准确、方便、灵活的数据报表工具显得尤其重要。现状现在大多数企业使用已有的系统已经包含报表功能，可以使用此功能打印出相应的报表，但是报表内容及格式相对固定， 报表数据结构不够灵活，如果要新增或者改变报表结构及内容，需要花费大量时间重新定制报表，数据的实时性就大打折扣。并且重新定制报表需要花费时间及费用。此类报表不能够作为独立文件保存，要么只能够打印出来查看，不便于在企业内部传递；要么需要使用者必须安装报表系统并掌握整个报表制作方法，如果让企业决策者花费大量的时间去学习报表系统这也是不可行的。解决方案基于以上原因，如果使用MS Office组件中的Excel的数据透视表作为企业数据分析报表工具就能够满足需求。Excel的数据透视表优点在于： 通用性由于MS Office的通用性及易用性，所以在大多数的企业中都采用MS Office作为企业的办公软件，企业人员基本上都对于Excel的操作比较熟悉。这样如果使用Excel作为企业的报表工具，企业不需要支付其他费用来开发报表工具及花时间去学习其使用方法。 实时性使用Excel数据透视表产生的报表能够随时选择更新同数据库的连接，随时刷新数据，使企业管理者能够查询到及时的数据。 灵活性可以很方便地通过鼠标的拖拉来改变报表内容及结构，可以通过选择条件来筛选查看所需数据。通过鼠标的拖放能够灵活改变报表显示内容及查看方式，通过Excel数据透视表还能够自动生成图表，使用者可以通过直观的图表来分析查看数据。Excel数据透视表支持公式，也就是说在数据中没有想要的数据，但是可以通过数据中已有字段求出结果，可以通过Excel数据透视表中的公式求出需要的结果进行分析查看。 操作步骤：第一步：选择数据源类型第二步：选择数据源第三步：选择产生的数据透表在工作表内的位置上图就是一个已经销售数据透视报表，可以选择你要查看的类别，数据的元素你可以随便拖拉（如：产品名称同类别名称），并且使用数据透视表的功能将原有的数据改变为占总数的百分比显示方式显示。 便于传递使用Excel数据透视表创建的报表是作为一个独立的文件保存的，这样就可以通过E-Mail等的方法在企业内快速的传递。由于Excel将报表数据储存在文件中，即使在脱机状态下依然可以使用。利用Office Web 组件，将数据透视表放到Web上，供认使用浏览器进行查询、分析。应用原理Excel数据透视表通过MS Query及ODBC抽取后台数据库数据。使用MS Query可以设定抽取条件，只抽取满足一定条件的数据。后台数据库支持MS Access、SQL Server、Oracle等多种数据库格式，当然也支持Excel自己本身的数据表。ODBC是作为MS Query同后数据库连接者，也就是说企业使用的数据库只要支持ODBC就能够被Excel调用。应用案例深圳健风公司是一家经营保健品及保健器材的直销公司，经营上百种保健品。每天大约会有2000条销售记录数据，健风公司采用一台装有SQL SERVER 的NT服务器存储数据。数据库内存放了近三年的销售数据，大约有90万条销售数据记录。数据库内存放了产品信息、客户信息、销售数量、单价等数据信息。现健风公司销售经理要求电脑部负责人叶先生提供一些数据报表，要求：1、 能够随时查询到数据库内的数据2、 能够根据需要随时将不同品类、不同地区、不同渠道、不同市场的销售情况作比较，还能根据所得结果得到数据分析图。3、 这些报表数据能够随时刷新，由于销售经理需要经常出差，此报表工具还要能够脱机使用。4、 此报表系统费用预算5万元、希望在20天完成。电脑部叶先生根据销售经理要求，开始找软件开发商报价。开发商的报价最高为28万，最低也要8.3万元，并且所的开发商认为20天的开发时间不太可能做得完。后来叶先生参加了微软授权培训中心的课程后，发现使用MS Office组件中EXCEL的数据透视表完全能够达到上面所提到预期要求。结果叶先生最终采用了EXCEL作为报表工具，由于操作简单、灵活，只需