财政局档案管理制度.doc

档案管理制度 根据中华人民共和国档案法及有关规定，制定本制度。一、立卷归档l归档文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，是各股室的一项重要任务，股室应指定专兼职档案管理人员，并实行岗位责任制。2文件材料的归档范围（1）本机关行政、业务和党群组织在各项工作活动中形成的具有查考、利用、保存价值的文书材料、基建资料、财务报表、凭证、账簿、音像等；（2）上级业务主管部门制发的文件材料、审计资料，党和国家领导人、人大代表、上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的指示、题词、影像等；（3）上级非业务主管部门制发的与本机关业务有直接联系、需要贯彻执行的文件材料；（4）县委、县政府、县人大以及县直同级机关制发的与本机关业务有直接联系的文件材料；（5）下级机关报送的年度工作总结、年度决算报表等重要文件材料；（6）其他需要归档的资料、材料。3归档要求（1）机关档案实行微机化管理；（2）归档材料齐全、完整、准确、系统；（3）归档文件线条明确、字迹清楚、纸质优良、签署完备；（4）保管期限划分准确，文件资料系统完整，按要求组成保管单位（案卷）；（5）案卷标题简明确切，排列有序；（6）保存的案卷均去掉金属物；（7）组卷所用的各种目录、表格、封面、封底及卷盒等一律采用档案行政管理部门监制的产品；（8）声像材料应标出声像对象、时间、地点和中心内容；（9）检索工具齐全规范。4各种门类档案应分别整理和组卷移交。各股室要按规定及时移交文书档案，文书档案要在次年6月底以前归档完毕；年度会计档案，可由业务股室妥善保存一年后归档。5归档的各类档案应有移交目录。移交档案不合格者，档案员应拒绝接收，并由移交者按时整改补齐，双方清点无误后签字存查。二、档案保管1档案室对接收来的文书、会计、基建、声像等档案资料，应及时进行整理、分类、排列、编号续入案卷目录，做到存放有序，管理科学，查找方便。2档案库房与档案整理、借阅、办公要分设。库房要有防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。3建立档案库房管理规则。非工作需要人员不准进入库房；与档案无关的物品不准放入库房；库房内不准办公、会客、闲聊；库房内严禁吸烟；库房内要保持清洁卫生；取放档案要随手锁柜，出门落锁。4办公室主任和档案员应定期对档案的保管情况进行全面检查，发现问题及时采取措施，保护档案的安全无误。三、档案保密1严格执行机关保密工作制度，档案资料不准擅自扩大借阅范围，不准擅自透露档案内容，不准擅自将档案资料带出库房。2档案资料中的“秘密”以上密级的文件资料，不经局长批准不得随便查阅、摘抄、复制。经批准借出者，要采取必要的安全措施，严防泄密。3在整理档案时清出的废旧、重份文件，应定期按规定销毁，不得随便处理或挪作他用。四、借阅利用1建立档案借阅制度。本局各股室查阅档案时，说明查阅范围，经股室负责人签字，方可查阅。外单位查阅档案者，须持单位介绍信，说明查阅范围，经主管局长批准后查阅。凡查、借阅档案者，必须填写档案借、查阅登记簿。2档案原件，原则上不准借出。特殊情况需借出时，须经主管局长批准，并办理借出手续，限期归还。在借出和归还时交接双方要清点核查，借阅者要爱护档案，不得涂抹、撕页、圈划、折叠等；发现档案有损坏时，要及时弄清情况，按档案法有关规定，追查责任。3提高科学管理水平和服务水平。做好档案开发利用，积极为机关股室和领导决策提供依据，搞好服务；做好档案资料的编研工作；配合有关股室编写组织沿革、大事记、基础数字汇编和专题文件汇编等。4档案室向利用者提供档案的同时，应附加档案利用效果登记表，利用工作结束后，由利用者如实填写，及时交回档案室存查。五、档案员职责1坚守岗位，做好档案的收集整理、归档立卷、库房保管、资料保密和借阅利用等工作，不断提高档案工作质量。2自觉遵守和严格执行档案管理的各项制度，并根据实际情况不断改进工作，努力实现档案管理的制度化、规范化。3学习党的方针政策，学习财政工作业务知识和档案管理