日常接待管理制度.doc

日常接待管理制度第一节 日常接待管理岗位职责一、接待主管岗位职责接待主管在行政部经理的领导下，全面监督前台接待、文件处理等各项工作，及时解决前台工作中出现的问题，保证公司上下信息畅通，提高公司的运行效率，确保实现公司的整体目标。其具体岗位职责如表2-1所示。工作大项工作细化表2-1 接待主管岗位职责1制度文件的编写协助行政部经理制定前台接待处的岗位职责、操作规程等制度和文件，并监督执行2商务接待做好公司重要客人的接待工作，跟踪客户留言的落实情况3办公事务管理（1）检查前台办公区域的安全、清洁和消防情况（2）妥善处理前台接待中出现的各种突发事件（3）协助行政部经理做好公司内部的联系与协调工作，以及公司外部公共关系的处理等工作4下属人员管理（1）检查前台接待专员的仪容仪表、劳动纪律、接待礼仪及工作效率（2）监督直接下属日常工作的开展情况（3）培训、考核前台接待专员，不断提高前台接待专员的业务水平和服务质量二、接待专员岗位职责接待专员在接待主管的领导下，全面做好前台的日常接待、电话函件的接转、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。其具体岗位职责如表2-2所示。工作大项工作细化表2-2 接待专员岗位职责1接待管理负责来宾的登记及接待工作2文件管理（1）负责接听、转接电话、收发信函，并做好记录、整理和建档等工作（2）负责分发公司文件、通知，并做好分发记录3办公事务管理（1）配合接待主管完成备忘录、通讯录、出差凭证等文件的填制、打印和复印工作（2）负责前台办公用品及办公设备的清洁保养工作（3）执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作（4）帮助出差员工预订机票、火车票和客房等，登记出差人员行程（5）接受、反馈并协助接待主管处理客户及公众投诉，维护公司形象4环境管理保持前台区域内的环境卫生第三节 日常接待管理表格一、客人来访登记表1客人来访登记表（范本一）填写日期： 年 月 日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开123编制人： 审核人：2客人来访登记表（范本二）来访人姓名来访人单位来访时间接待人接待内容简况处理意见处理结果编制人： 审核人：二、接待工作日记表日期记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备注编制人： 审核人：三、前台来电备忘录填写日期： 年 月 日序号来电单位/人联系方式来电事由被访人处理结果备注123编制人： 审核人：四、商务接待安排表来宾单位带队人姓名带队人职务随行人员名单到达时间停留时间人数考察内容接待计划安排车辆使用计划相关事项摄影礼品音响欢迎标语用餐鲜花宣传材料礼仪导游题词水果其他负责接待部门意见 签字：领导意见 签字：填表人： 填写日期： 年 月 日五、公司参观申请表申请单位/团体参观人数负责人职务联系方式通信地址参观时间参观路线/场所公司审批六、公关接待审批表来宾单位来宾人数接待日期带队人姓名职务停留时间来宾事由接待费用预算餐饮费用预算额住宿费用预算额其他费用预算额合计预算总额