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名词解释1.秘书:广义是领导人的事物与信息的助手。狭义是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。2.公关事务管理：是指秘书人员不仅要对自己的仪表、礼仪等进行管理一道道端庄整洁等规范标准，而且要对组织的形象进行管理，包括组织的知名度和美誉度进行管理。做好接待工作，管理好专门的公关活动以提高知名度和美誉度。3.沟通：是指人与人之间传递和接受具有某种信息，思想和感情符号化的信息的过程。沟通过程6要素：信源、信息、渠道、反馈。噪音和环境。4.时间管理：是指在同样的时间耗费情况下，为了提高时间的利用率和有效性进而进行的一系列计划，组织，协调和控制。5.信息管理：是组织信息的有序化交流和利用的活动。秘书人员收集，整理，存储，传递和反馈，开发利用信息的一系列活动。6.信息管理程序：组织信息的有序化交流和利用的活动.7.档案管理：是人类在社会实践活动中直接形成的原始记录，它的外延式具有这种属性的各种形式的载体和文献资料。简答：1服饰TPO原则：人们在着装，化妆，佩戴首饰时要兼顾时间，地点和目的，三者必须协调一致。1）与时间相适应：服饰与实地变化相适应；与四季变化相适应；与早中晚变化同步。2）与地点相适应：是指穿着考虑该国家，地区所处的地理环境乃至国家开放程度。使服饰打扮打扮具有现场感，不能我行我素，是自己着装与所处环境反差过大。3）与目的相适应：要求秘书人员的服饰大半根据自己所办的事务目的而变化。上班装要可受传统，社交着装要追求新颖，便装则要舒适，三者构成一体，不可混淆。2有效沟通的7C原则：1）可信赖性：沟通要从彼此信任的气氛中开始，营造这种气氛是秘书的职责。2)一致性：公司的沟通计划必须与公司的环境要求相一致，良好的沟通需要建立在对环境充分调查研究的基础之上。秘书有责任为此提出意见。3）沟通的内容需要对接受者有意义，与接收者价值观有同质性，与其所处的环境相关。准备好有针对性的内容是秘书的工作之一。4）明确性：沟通要以简明的语言进行，所用的词汇对沟通者和接受这都代表同意含义。5）连贯性：沟通是一个没有终点的过程，要达到有效的目的在许多情况下需要重复，并不重新的内容，这个过程需要持续的进行下去。6）渠道：沟通者要尽量利用现实社会已存在的信息传递渠道。利用被沟通者经常关于使用的渠道抑郁成功沟通。有针对性的选用不同的渠道。7）接受着接受能力：被沟通着的接受能力主要取决于他们的信息接收习惯，阅读能力和知识水平。所以秘书要能够准确判断对方的接受能力。3.树立沟通意识，学会进谏：1）适时：沟通的时机和沟通的效果有直接、重要的影响。2）适地：沟通的空间选择也关系到沟通效果的施展，根据沟通场合的不同，要适当调整沟通内容。3）适人：根据领导的个人性格特征和管理方式选择适当的方法与其沟通。4）适言：秘书在处理与领导关系的时候，要特别注意维护领导的尊严，根据内容和场合、地点以及时机的变化，选择适当的语言表达方式。3时间管理意义：是对时间的流动而进行自我管理。其所持的态度是将过去的作为现在改进的参考，把未来的作为现在努力的方向，好好把握现在，立刻去运用正确的方法做正确的事。为了能掌握时间，每个人可以根据自己的目标安排十年的长期计划，三或五年的中期计划等。4.时间管理的原则：1）用精力最佳的时间做最重要的事。2）消费时间要计划化，标准化，定量化。3）保持时间的弹性。4）反省浪费的时间。5）保持时间利用的相对连续性。6）一般工作案例化，固定工作标准化。7）严禁事必躬亲。8）坚持从现在做起的信念。9）保留自我时间管理的最低批量时间5.会议管理5个阶段:1）从会议开始到45min，参与人的注意力由会前的分散到集中，松弛到正常，逐渐适应会议环境，过渡到集中精力于会议。这一阶段可以维持40多分钟。2）45到75min，人们的注意力明下降，情趣开始松弛，会场上会出现窃窃私语和轻微骚动。3）75到90min，与会人员出现明显的疲倦状态，多数人注意力会分散，盼望会议快些结束，不愿意在思考问题，往往是应付差事，重复前面发言者的观点。4）90到120min，与会人员反面积极活动阶段。人们经过前面的放松，疲劳开始减轻，注意力又将集中到会议上来。这时由于会议时间较长，与会人会对新增的话题感到厌烦和不满。与会发言人会带上急躁不满的情绪，容易激进。5）2h后，与会人态度无所谓状态。与会者进入到思维活动相对稳定状态，表现在注意力比较集中，情绪相对稳定。但会议已进行2个小时，很多人的态度既不积极又不消极，指向快点结束，会议决议很多人报无所谓的态度。6.信息管理的原则：1）价值性原则：信息含有自身价值，价值的大小，在于它是否具有真实性，保证信息的价值性就要细致的鉴别，精确的考证来确定信息的准确性，真实性，可靠性。2）时效性原则：是衡量信息价值大小的重要尺度。失效形式通过信息的及时和适时显现的。3）层次性原则：信息价值大小取决于信息对接受者的有用程度。同一条信息，对不同人的价值不同。因此收集信息时，要选准信息来源，广泛收集，加工信息时要发掘信息的深层内涵。4）针对性原则：服务对象的针对性：明确服务对象的需要，甄选有针对性的信息。信息内容的针对性：秘书人员应围绕热点，难点问题展开信息工作。5）全面系统原则:时间上连续性，空间上广泛性。要尽可能全面采集相关方面的雪球信息，注意重点需求信息的连续性和完整性。7信息分类的方法：1）字母分类法：按照字母排列顺序分类。优点：不需要索引卡片；分类规则容易掌握，操作简单；能与地区或主题分类法结合运用。缺点：查找信息须知道姓名或单位名称、标题；某字母下排列的信息较多时，查找费时；大型系统使用时很难估计每个字母需要的存储空间。2）地区分类法：按信息产生形成所涉及的地区将信息分为各个类别，按字母数序排列。优点：便于查找具有地区性特征信息；分类方法容易掌握。缺点：需要有一定地理知识；只适用于某些单位和部门。3）主题分类法：按信息内容进行分类的方法，主要根据信息的主题和标题分类。优点：相关内容的信息材料集中存放；信息能按逻辑顺序排列；方便检索。缺点：分类标准不好掌握；标题不能很好的反应主题时，归类不易准确。4）数字分类法:时将信息以数字排列，对每一个通信者或每一专题给定一个数字，用索引卡标出数字所代表的类别。优点：信息按数字从低到高排序，规则简单；简便易行，适于用电脑储存；适于用大型信息系统；通过在后面添加号码可以进行储存扩展。缺点：查找信息需要参照索引卡，花费时间；如果分类号码有误，查找信息麻烦。5）时间分类法：是按信息形成日期先后分类的方法。优点：可用作大型信息系统的细分；一个案卷内部信息可以按时间排序。缺点：需以索引系统配合使用；仅适用于时间特性强的信息。8信息反馈内容:对有关方针，政策和重大工作部署的执行情况工作中的新事物，新做法及推广意义 的经验型信息反映工作中存在的矛盾文题对全局有一定影响的倾向性，苗头性信息反映意见，建议，呼声，心态的信息反映重大事件，突发事件的信息。信息反馈的形式：正负反馈；纵向、横向反馈；前反馈：信息出发之前，信息接收者对信息发出者表示的要求/后反馈：接受者对信息做出的反馈。信息反馈的方法：系列性反馈性息；广角性反馈信息；连续新反馈信息信息反馈的途径：1）通过试点手机和反馈信息：在推行决策前要先行试点，再有点推广到面实施决策。2）对已传递的信息进行跟踪调查：在决策实施过程中展开调查研究，及时获得反馈信息，进一步矫正和完善已有的决策。3）健全信息反馈网络：信息网络是指以信心管理部门为中心，将各个稳定提供信息的信息源连接起来，形成能定期或虽实现信息中心输送或交换的系统。做好信息反馈策略：建立反馈系统；优化反馈模式；订立反馈程序；健全反馈制度。8.档案管理的重要性：1）使工作查考的依据：任何单位，企业的今天都是有昨天发展来的，明天又是今天的继续，领导和员工为了属性情况，了解政策，研究案例，获取依据，常常要查考以往的记载，从而提高办事效率。2）可谓经济建设提供丰富的经验：对于科学技术和生产经营档案，直接来源于经济建设部门，记载和反映了生产经营活动的情况，成果，经验和教训，因而可以为经济建设提供丰富的资料，成为生产管理的技术管理的必要条件。3）是科学研究的基础和条件：达到自然科学，社会科学和思维科学的研究，小到组织的决策研究，都必须充分的占有材料。档案是记录前人成果和历史的最为原始的材料，在各个参考文献中最具权威。4）是宣传教育的生动素材：在国家政治生活中，档案用于爱国主义，革命传统和基本国情教育，一个公司的档案是该公司奋斗创业的见证，用它来教育员工，发展企业文化，增强企业凝聚力和树立形象，具体生动，富有感染力。9.档案参考资料：大事记：按照时间顺序，简要的即在一定时期发生的重大事件。用于总结工作，编写资料，考证历史。组织机构沿革：是系统的记载一个单位或专业系统的体制，组织机构和人员编制边个情况的一种文字材料。统计数字汇集：反映一个单位，系统或某一方面基本情况的一种数字材料。会议简介：简明扼要的技术会议基本情况的文字材料。科技成果简介企业年鉴：记录和汇集一个企业一年时间的生产、经营、基本建设、科学研究等各大类的有关文献，照片，统计数据等综合性参考材料。企业史志：是依据企业档信息撰写的史料性质的编制成品。科技图册：以图样为主体，配以必要的文字和数字说明的研究成品科技手册：科技档案信息为依据，简明扼要的该书特定范围的科技活动专业基础知识与规范资料的工具书。科技简报：是连续的报道科技档案信息的货也是编研成品。情境分析1管理秘书的素质:1)身体素质 2）心理素质 3）思想素质：爱岗敬业，实事求是等 4）业务素质：基础理论知识、专业知识、辅助性知识（社科、外语）2.管理秘书的能力：观察能力、辨别是非能力、分析综合能力（透过现象看本质）、随机应变能力、阅读能力、写作能力、口头表达能力、技能操作能力（office等）、管理能力、协调能力、社交能力、办事能力。3.了解上司的性格特征：1)与自信型性格的领导相处：自信型领凡事都认为自己能做好，相信自己实力，不怕失败，不屈不挠。秘书必须完成领导计划和布置好的工作。如果领导过于刚愎自用，秘书应尽快调整心态，努力适应或者放弃。2）与优柔寡断型领导相处：领导认为凡是三思而后行，对事情的前因后果的是希望都能考虑周全，做到万无一失。秘书应该将事情的可行性分析工作做好，把利弊得失，风险利率汇报清楚，并被好多份方案。3）与细心稳重的领导相处：领导注重细节，既看重过程又结果，考虑问题细心周到。对待下属细致体贴，不喜欢冒险的下属。秘书应表现出稳重老练的一面，凡事要有成熟的方案再向领导汇报，不可随便提出不成熟的建议。4）与粗犷性领导相处：领导办事果断好爽，处理灵活不拘小节，可能会有漏洞。对下属讲究义气。秘书不仅要按照领导的意思去办事，还有责任帮助领导把事情办得更周全更细致。5）与实干型领导相处：他们认为必须建立最适当的工作程序来保证工作效率。重视制度，重考核，重业绩，重奖励。秘书必须显示实力，具备独立完成工作的能。而且工作要脚踏实地，一丝不苟。4.了解上司的管理风格：1）与民主型领导相处：领导愿意接受不同的意见和见解，他要求工作氛围是上下融洽，左右协调齐心协力的。秘书可以尽情施展才华，可以对领导的工作提出意见建议，但不能够损害其权威，随意批评其决策。2）与专制行领导相处：专制型领导要求下属绝对服从，对其绝对忠诚，秘书应该严格执行其意图或方案就能令他满意，但凡事应向他请示，不宜自作主张，自我决断。3）与制度型领导相处：领导喜欢一切按规章办事，只关心成绩，不关心过程。秘书应当集中精力放在工作上，只要有业绩就可以获得领导的青睐，受到奖励。4）与洒脱型领导相处：他们对下属很放任，此时秘书应该学会透过现象看本质，不要掉以轻心，切实做好本职工作，以回报领导对自己的信任。5.与领导相处的方法：1）摆正位置，自觉服务：维护领导威信；尊重领导的意见和决策；尊重领导的知全能；体谅领导的困难，为位领导分忧。2）正确领会、贯彻、执行领导的意图。3）提高自身素养，增强办事能力：诚实不弄虚作假；当参谋而不自以为是；公正而不搬弄是非；受批评不急于抱怨。6.秘书时间管理的方法：1）ABCD法：将每天的工作分为ABCD四类：A重要并紧急-立即做，优先做 ；B重要而不急-接着处理；C紧急而不太重要-有时间才做；D不重要不紧急可以不做。明确自己的工作任务区分常规工作和非常规工作分清工作的轻重缓急巧妙地运用一些方法，合理分配经历，精明的利用时间使用办公辅助手段帮助组织工作安排工作要适应整个流程正常运转，不间断不延误，不降低团队整体效益要遵循组