某公司QS程序文件---文件控制程序.doc

文件控制程序1 目的和范围1.1 对文件的编制批准发放使用更改作废和回收等进行控制确保相关部门及时得到并使用有效的版本防止误用失效或作废的文件和资料1.2 本程序适用于质量管理体系所要求的文件的控制2 职责2.1 综合办负责体系文件的归口管理2.2 质量部负责组织对现有体系文件的定期评审2.3 各部门负责相关文件的编制和使用保管3 工作程序3.1 文件的分类编号质量管理体系文件3.1.1 质量手册3.1.2 过程控制文件包括程序文件及组织对过程策划所形成的文件如质量计划3.1.3 完成规定任务的文件如作业指导书操作规程图样技术文件等3.1.4 收集和报告数据或信息的标准表格3.1.5 质量记录3.1.6 外来文件包括法律法规标准和顾客提供图样等3.2 文件的编号3.2.1 质量手册编号3.2.2 过程控制文件编号a 程序文件Q/ZQL - QM9000 - 2000年代号连接符质量手册连接符企业标准代号b 质量计划部门代码的表示技术部JS质量部ZL生产部SC供应部GY财务部CW营销部YX综合部Zb3.2.3 完成规定任务的文件其编号为 从001 开始的顺序号部门代码,同上Q/ZQL - QP r rr - 2000年代号连接符程序文件连接符企业标准代号从01 开始自然顺序号过程代号对应标准的第5,6,7,8 章年代号部门代码,用汉语拼音表示产品型号,如6470(表示车长为4.7 米的轻型客车) 技术图样和文件的编号按汽车行业QC/T3-1992 汽车图样及设计文件完整性标准执行3.2.4 表格其编号采用相关文件名从01 开始的顺序号3.2.5 质量记录的编号按Q/ZQL-QP 504-2000 程序执行3.2.6 外来文件编号按原各自的编号3.3 文件的编写和审批3.3.1 质量手册由编写小组成员编写报管理者代表审核经总经理批准3.3.2 程序文件由相关部门编写其部门经理审核管理者代表批准3.3.3 其它体系文件分别由相关部门编制部门经理审批重大项目由主管副总批准3.4 文件的发放3.4.1 文件编写部门将文件和文件发放清单一并提交主管领导审批经审批后执行确定发放范围的原则是确保对体系有效运行起作用的部门岗位都必须使用相应文件的有效版本3.4.2 文件发放须由综合办按文件发放/回收记录表认真填写登记并由文件接收人签字3.4.3 文件在公司范围内发放为受控文件需在文件封面加盖受控印章后再下发向顾客提供的文件为非受控文件3.4.4 所发文件必须标明发放编号签字领用3.4.5 当文件使用人的文件严重破损影响使用应到综合办办理更换手续交回破损文件补发新文件仍沿用原文件分发号破损文件由综合部收回3.4.6 当文件使用人将文件丢失后应向综合部书面说明丢失原因综合办予以补发补发的文件应给予新的分发号并注明原文件分发号作废3.4.7 提供给顾客的文件不加盖受控印章不做更改控制但必须做好发放记录提供给认证机构和供方的文件按内部受控文件处理3.5 文件的评审每年10 月由质量部组织对现有体系文件进行定期评审由使用部门对文件的适用性进行评价填写文件反馈单把信息反馈给文件编制单位必要时进行修订修订后须再次得到批准再下发3.6 文件的更改3.6.1 文件更改的权限体系文件的更改分别由该文件的编制单位负责3.6.2 文件更改时先填写文件更改单经签署齐全后执行将更改后的正稿及相应的文件更改单交至综合部由综合部按原发放清单进行发放同时收加相应作废文件3.6.3 文件更改的方式如换版换页局部修改等需在文件更改单中注明3.7 文件的保存及销毁3.7.1 所有的文件原稿及其文件发放清单由综合部统一保存各部门负责保存相关的带有受控标识的文件文件应分类保存以方便存取和查阅检索3.7.2 综合部负责编制并及时更新文件最新状况一览表以反映版本最新状况3.7.3 作废文件由综合部收集后按规定统一销毁作废文件原稿加盖注明日期的作废印章与有效受控文件隔离保存3.7.4 作废留用的文件应办理手续标识和单独存放3.8 外来文件控制3.8.1 外来文件由综合部统一管理各部门负责收集相关国家和地方政府颁布的有关法令法规以及上级主管部门下发的有关文件3.8.2 技术部负责收集国际国家和行业标准的最新版本并及时编写和更新新标准目录和宣贯并下发各有关部门3.9 文件管理3.9.1 任何人不得在受控文件上乱涂画确保文件整洁和清晰3.9.2 本公司存于电脑中的文件和图样必须打印出来签署齐全才有效4 相关文件GB9417 汽车型号编制规则ZB/T04005-89 汽车零部件编号规则汽车图样及设计文件完整性工艺文件完整性5 质量记录附表1 文件发放清单附表2 文件发放/回收记录表附表3 文件反馈单附表4 文件更改单附表5 文件最新状况一览表附表1文件发放清单表码编号分发号与文件发放部门01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16序号文件名称文件编号附表2文件发放回收记录表表码编号发放记录回收记录序号文件名称文件编号分发号版本部门签收日期数量签回日期数量备注附表3文件反馈单文件名称编号版本使用部门意见编制部门意见质量