借款报销管理规范.doc

借款报销管理规范1.0 目的为进一步完善财务管理，严格执行公司货币资金使用制度，依据公司规范化管理实施要求，特制定本细则。2.0 范围公司内部职员因公务需要所涉及的需由公司负担的各项费用和个人预借款。3.0 职责财务部按本规范中相关权责执行其他部门协助上述部门开展工作4.0 定义：5.0 作业流程：N/A6.0 作业内容：6.1 借款及审批管理：6.1.2 出差人员借款，凭由部门经理以上签发的“公差委派单”到财务部领取“借款单”，根据预测额度填好该凭据后，先经直属部门经理(主管)同意后，再按审批标准权限由各线上级领导批准，最后经财务部主管审核后方予借支。前次借支出差返回时间超过三天无故未办理报销者，不得再借款。6.1.3 其他临时性借款，如周转金、小额采购款、业务费等，审批程序同6.1.2条执行。6.1.3 新进员工因工作时间尚未达到工资发放期间，而确需预借部份生活费用，须先领取“借款单”，再由车间主任根据其实际出勤情况确定可预借额度(原则上应控制在出勤工资范围内)，填好该凭据后，先经车间主任同意后，再送直属部门经理(主管)批准，最后经财务部经理审核后方给予办理工资预支（该条款仅适用于财务部建立完善的职员工资明细台帐的前提下）。6.2 借款额度核准权限：6.2.1 对于非工资范围内的中、短期私人借资一律不准办理。6.2.2 营销业务人员公务临时周转性借款额度审批权限：500元(含)以内部门经理核准；500元以上2000元(含)以内副总(含)核准；2000元以上由总经理核准。6.2.3 其他公务性临时周转性借款额度审批权限：500元以内部门经理级(含)以上核准，500元以上1000元(含)以内副总(含)核准；1000元以上由总经理核准。6.2.4 以上核准权人均应为直属系统的对应职务人，核准权人应连带承担经济偿还责任。6.2.5 备用周转金类的借款最高限额为5000元(含)以内，最长期限为一个月，审批权限及责任参照6.2.1和6.2.2及6.2.3条执行。特殊情况需要长期借款的由董事长核准。6.2.6 财务部对公司所有借款人员实行“旧账不清，新款不借”的原则。所有借款人员所欠公司款项按照财务部留存的“借款单”提供的数据为准。6.3 费用报销审批权限及票据的管理：6.3.1 对于所有需办理报销的费用开支，一律应在业务终结后的三天内办理报销手续(出差者以返程车船票日期为准)，若推迟不办理者，按其最高资金占用额(指报销金额或预借金额的最高额)按每日0.5%收取资金占用费，并由财务部门按转账方式直接从其当月工资中扣除。6.3.2 所有借款人员在办理报销后的结欠金额应及时缴清，如被挪为私用且无法结清者，应即时重新办理预借款手续，并应按1%的利率计算不少於一个月期的利息并从当月工资中扣除。6.3.3 因工作需要而应产生的招待应酬费应由相关部门主管或直接经办人员提出书面申请，经总经理核准后方可开支，凭经审批的申请书及有效的发票按报销流程办理报销手续。对於各系统、各部门以任何名义举办的会餐费等非生产性、业务性的开支一律不予报销。营销系统依照公司营销系统招待费用标准实施，详见营销费用控制方案。6.3.4 对於工伤事故，应由直属单位(车间、科室)负责人根据实际情况提交书面报告材料逐级上报，并经总经理确认核准后凭医院的收费发票办理报销手续，对需给予住院期间伙食补贴的，根据实际天数按每天20元的标准给予报销，伤者及事故处理单位人员的车旅费按实凭票报销，经公司人力资源部核实批准的陪护人员依照40元/天的计时工资发放，伙食补贴依照20元/天计算。对非工伤事故的一律不予报销。6.3.5 办公用品类物资由管理部门统一请购，由采购部负责采购并办理进仓及报销手续，其他单位不得自行采购。采购报销由部门经理审核、财务经理复核、总经理核准。财务部有权拒绝受理除采购部经办以外的办公用品费用报销。6.3.6 各类物品经采购后在办理报销时除应提供正式发票外，尚需提供有效的“采购申请表”，需办理入库的应提供相关仓库的“进仓单”的财务联和厂(供应)商联方可报销。6.3.7 属生产性的日常费用及运输费用、公司车辆费用、差旅费等受控标准限额内的费用报销由部门经理、直属副总、财务经理分别审核，总经理核准。6.3.8 除6.3.7条以外的及上述各条款有明确规定核准权限外的各类非生产性的费用报销由部门经理、直属副总、财务经理、总经理分别审核，董事长核准。6.3.9 经办会计有权对各项报销内容提出质疑并要求重新核准。6.3.9 除本制度中明确规定拥有核准权力的责任人外，任何部门或个人均无资金动用(支付)权。出纳员违反规定接受越权付款的一律视为出纳员私人挪用，数额较大者将追究出纳员经济法律责任。6.3.10所有需办理报销的票据均应为正式的税务发票并加盖收款单位(供应商)公章或财务专用章；属行政事务性收费的票据应有省级(含)以上的财政厅(部)的发票监制章方为有效。财务部门有权拒绝接收除上述两种发票以外的收款收据或白条之类的不规范票据的报销行为。6.3.11除适合使用差旅费报销单办理报销手续的费用项目外，余一律使用费用申报单办理报销手续，应根据原始发票内容逐笔工整地填写，并注明单据(附件)张数、预借支金额。6.3.12所有单据均需粘贴报销：所有发票及单据均需将边角裁剪整齐；所有发票及单据应同向粘贴在申报