连锁便利店业务流程.doc

连锁便利店业务流程 目目 录录 一 一 招商组货业务流程招商组货业务流程 二 二 新品进货业务流程新品进货业务流程 三 三 商品补货业务流程商品补货业务流程 四 四 商品调拨业务流程商品调拨业务流程 五 五 商品返货业务流程商品返货业务流程 六 六 非购进商品 促销赠品 业务流程非购进商品 促销赠品 业务流程 七 七 厂商费用收缴 使用业务流程厂商费用收缴 使用业务流程 八 八 商品定价 调价业务流程商品定价 调价业务流程 九 九 商品促销业务流程商品促销业务流程 十 十 商品货款结算付款业务流程商品货款结算付款业务流程 十一 十一 顾客商品退换业务流程顾客商品退换业务流程 十二 十二 商品盘点业务流程商品盘点业务流程 十三 十三 内部领用业务流程内部领用业务流程 一 招一 招 商商 组组 货货 业业 务务 流流 程程 1 业务流程 审核通过 上报常务副总审批审核未通过 退返采购员调整 完善 采购员通过市场调研 结合经营定位及营销策略 确定经营商品及选择供货厂商 采购员与供货厂商联洽 谈判 并索取厂商及商品资料 汇 集整理签约 订货 定价情况 按要求填报 供应商准入报 告 供应商合约主表 供应商签约商品明细表 签约商品 采购部经理审核 确认签约 订货 定价申报情况 业 务部审验厂商资信及商品销售手续 质检证明 常务副总与厂商复洽或审批通过审批未通过 责承采购部调整厂商或与厂商复 洽品种 订量 定价及合作条件 采购部采购员落实合同签约 采购部经理针对所签合同及 供应商准 入报告 供应商合约主表 供应商 签约商品明细表 内容实施审验复核 若有误 则退返采购员修正 采购员将以上三表及合同转入信息部录入 录入完毕后 采购员根据 给各门店订货数量 录入并生成 订货单 一联 并通知厂商按单送 货 采购部经理审验复核无误后 加盖合同章 将合同及 供应商准入报告 供应商合 约主表 供应商签约商品明细表 及资 信材料存档 供货商到货后由配送中心收货组打印 订货单 一联 核对厂商供货凭证无误 收货 人员与厂商共同交验商品 填写实收数量后并确认 收货组录入并生成 入库验收 报表 由收货员逐联审核并加盖 货已收讫 章 由收货员将首联 入库验收报表 及供货凭证在收货组留存 另两联分转采购部和供货商 收货组检验商品条码 打 印店内码 粘贴于商品相应位置上后 进入库房 2 运作要求 1 招商采购必须按经营定位 商品配置及营销策略要求 选择供货厂商 选定经营商品及洽谈定 价格 订量和合作条件 其审核审批程序亦须遵循此要求 2 厂商资信及商品销售手续 质检证明等索证 验证必须完整 合法 有效 复印加上必须加盖 原章 3 除大件或高价值商品外 须请厂商提供样品封存 作为验收实物标准 4 供应商准入报告 须规范填报 且合同及 供应商合约主表 供应商签约商品明细表 须 规范填制 并确保与 供应商准入报告 内容一致 合同及 供应商合约主表 供应商签约 商品明细表 须由供货厂商先行签章后转返我方审验签章 5 合同签约权和新品订货权仅限于执行总经理及采购部经理 附 1 商品购销合同 联合经营协议 2 供应商合约主表 3 供应商签约明细表 4 供应商准入报告 5 入库验收报表 一式三联 一联 收货组 二联 采购部 三联 供货商 二 新二 新 品品 进进 货货 业业 务务 流流 程程 1 业务流程 以下流程同招商组货业务流程 采购员填报 供应商签约商品明细表 转采购部 经理审定 采购部经理审验复核 若有误 则退返采购员修正 若无误 则 加盖合同章并转信息部录入 信息部录制商品档案后 采购员按按订货数量 录入生成 订货 单 采购员按单通知厂商送货 2 运作要求 1 新品进货 必须上报审定审批后 方可实施商品订货 2 商品到货验收 必须严格执行验收标准及相关规定 3 收货员审核签章后 相关票据严禁再行涂改 4 各部门 各环节票据流转 须由专人负责 按商品大类以供货厂商为单位进行 并建立交接手续 严禁 任何票据遗失 5 订货单 打印 确认 修正 入库验收报表 录入 打印 确认及签章 核实票据等流转工作以及入 店上货 入库储存工作 均须按规定时间于当日当班完成 附 入库验收报表 一式三联 一联 收货组 二联 采购部 三联 供货商 三 商三 商 品品 补补 货货 业业 务务 流流 程程 1 业务流程 以下业务流程同商品组货业务 流程 各门店各营运小组根据商品销售及库存情况于每日 2 00 之前填报 请购单 并由各门店各营运领班于 每日 5 30 之前汇总并录入计算机并下传到总部采购 部 经采购员审核确认后 在当日按门店分别生成 订货单 次日早采购助理按各店 订货单 通知厂商按单向各 门店送货 2 运作要求 1 所填报提交录入的 请购单 均须经业务部采购员结合存销情况 价格变化及促销需求等因素审核确认 2 采购助理生成 订货单 通知厂商到货 确保补货品种 数量及到货时间无误 必须要求供应商持 订货单 传真 件或订单编号送货 3 请购单 填报 录入 审核 修订及 订货单 生成工作均须按规定时间于当日班完成 4 票据审核签章 票据流转交接及上货储存工作均同 新品进货业务流程 运作要求 5 自采商品可由采购直接手工填写 自采订货单 到货后 收货员持 自采订货单 协同采购员 营运小组交验商品 确认实收数量并打印 入库验收报表 采购员持 入库验收报表 附 自采订货单 及进货发票到财务部报帐 附 1 请购单 一式一联 留存于营运小组 2 库验收报表 一式两联 一联 收货组 二联 营运小组三联 供货商 3 自采订货单 一式三联 一联 收货组 二联 采购员 三联 财务部 四 商品调拨业务流程四 商品调拨业务流程 1 门店从库房提货业务流程 2 门店从库房返货业务流程 A 店与 B 调货时 A 店填清 商品调拨单 注明移出 移 入部门 并与 B 店联系调货 录入计算机 上发总部 店面营运小组填制 商品调拨单 一式两联 并备齐商品 单货同步转 交仓库 录入计算机 审核 上传总 部 商品调拨单 由门店 库房 分别留存 库房人员按单验收无误 由库房人员 签字确认 并同时门店加盖 货已付 讫 章 库房加盖 货已收讫 货 品入库 提取调拨单 审核确认 总部填制 商品调拨单 一式两 联 转交仓库 录入计算机 库房人员按单备货 将货品送至入货口进 行交验 双方交验无误后由库管员签字确认并在 商品调拨单 盖 货已付讫 门店加盖 货已收讫 章后 货品入店 并下载调 拨单审核 确认 商品调拨单 由门店 库房分别留 存 3 店与店之间调货业务流程 左为 3 运作要求 1 商品调拨单 填写编号 品名 规格 单位 数量及流转原因 移出 移入部门等项目 2 商品调拨单 于货品交验无误并经双方签章后严禁涂改 遗失 3 门店及库房 货已收 付讫 专用章须以双方专人审核票据后加盖 门店之间同样操作 4 调拨商品流转必须确保全联单据与货同行 单货相符 严禁无单提货 退货 5 商品同品种调换须按提货 退货 商品调拨单 与商品必须双单双货同步进行办理 附 商品调拨单 仓店物流单 一式两联 即 一联 门店 二联 库房 总部审核确认 B 店根据 商品调拨单 填写情况 作移出商品或移入商品处理 A B 店共同交验商品并确认 调出部门签字并加盖 货已付讫 章 调入部门签字盖 货已收讫 章 下载调拨单 审核确认 商品调拨单 由调出 调入部门分别留存 五 商品返货业务流程五 商品返货业务流程 1 业务流程 2 运作要求 1 所填报提交录入的 商品返货单 均须经收货领班签字确认 2 采购员须结合理销量及滞销 过季淘汰调整等因素并确保退货价格淮确的基础上审定 修订 商 品返货单 3 采购助理须按 商品返货单 通知厂商返货及准确开具返货凭证 确保返货品种 数量及返货时 间无误 4 无厂商返货凭证或其凭证不规范 不准确保 严禁办理返货返厂 5 同品种商品调换须按 订货单 商品返货单 双单双货同步同行办理 6 票据录入打印 票据审核签章 票据流转交接等工作均同 补货业务流转运作要求 7 联营 租赁厂家返货必须经收货组 防损员验查后 方可离场 附 1 手工 商品返货单 一式三联 即 一联 收货组 二联 营运小组 三联 采购员 采购助理 各门店营运小组按规定要求整理滞销及残损商品并 按同一供货商手工填写 商品返货单 上报总部 采购员 收货组按要求定期 向门店及采购员反 馈滞销及残损商品 库存情况 采购员审核 商品返货单 无误后 确认签字 将 一联转收货组 二联转营运小组 持另联通知厂商 按单退货 并按单备齐拟退商品 退货时 由各门店收货员持手工填制 商品返货单 与供货商 共同交验退返商品并签字确认 按实退商品填写退货数量后 收货组打印 商品返货单 一式三联 并由收货员验核厂商退 货凭证并逐联审核加盖 货已付讫 章 商品转交厂商 由收 货员将 商品返货单 首联及退货凭证捏对留存备查 另两联 分转营运小组 供应商 财务部直接在计算机查询当日返货情 况 做当日帐物处理 防损员按单查验退货商品单货 相符 并加盖 货以验讫 章 后 放行商品 2 机成 商品返货单 一式三联 即 一联 收货组 二联 供货商 三联 营运小组 六 非购进货品 促销赠品 业务流程六 非购进货品 促销赠品 业务流程 1 业务流程 非购进商品及商品到货后 由收货组 采购员 营运小 组持此批货品的 订货单 与供货商共同交验商品 并 确认 若属可直接销售 商品 收货员在 订货单 上赠 品旁做赠品标志 并按 零成本 录入打印 库验 收报表 由收货 人员逐联审核并 加盖 货已收讫 章 分转供应商 营运小组 另联 及送货凭证留存 营运小组收货后 按正常商品纳入 卖场进行销售 若属销售馈赠赠 品 营运小组清 点商品数量后 了解馈赠赠品的 使用方法及促销 活动安排后 落 实相关工作 销 售馈赠赠品无须 录入打印 库验 收报表 若属于经营陈 列 布置性物 品 营运小组 审核及了解用 途 使用方法 使用地点等相 关情况后 进 行实施 处理 若属于固定资 产 如冰柜 桌椅等 需上 缴主管部门统 一安排使用 2 运作要求 1 非购进货品 促销赠品 必须按此流程及手续办理接收 并须按规定纳入销售或规范使用 严禁 无手续接收或私自任何挪用 2 若属可直接销售商品 收货人员应视同正常商品验收 在录入 库验收报表 必须在 货单 做好赠品标志 录入 库验收报表 才能纳入卖场销售 3 业务部必须对非购进商品的接收 使用情况进行检查监督 4 若属销售馈赠赠品须按要求落实保管及落实促销使用工作安排 七 厂商费用收缴 使用业务流程七 厂商费用收缴 使用业务流程 1 厂商费用支付缴业务流程 2 厂商交纳费用使用业务流程 联营合同或购销合同 促销协议书 商 品促销单 经业务部经理及常务副总审批签 定 采购员根据购销合同及 商品促销单 及 促 销协议书 约定 持单到财务部登记 并通知 厂商缴纳时间 厂商按约定按时交纳费用厂商未约定 未按时交纳费用 厂商持单到财务部办理单 独支付或帐款扣缴 财务部通知采购员向厂商催缴 厂商在规定时限内仍未支付交纳 财务部核实应缴费用后 办理费用收取并开具发票 交付厂商 输机做帐 财务部通知业务部后 按帐款扣缴 支付处理 业务经营费用使用 填制 请款单 一式二联 报业务部经理审 核 常务副总审批 常务副总审批后 转财务部经理审核签字 核字 财务部通知费用申请使用部门办理支取手续 并在 请款单 上签 章及输机记帐 3 运作要求 1 厂商费用收缴 使用必须按此流程及手续办理 严禁无规范手续 使用 否则 按严重违纪乃至 违法予以处理 2 厂商未按约定按时交纳费用的 不予办理结算 3 向厂商收缴费用必须正式签入购销合同 促销协议书 确保费用收缴规范化 合法化 4 费用申请使用必须按相关使用规定及审批项目 范围 严禁擅自挪用或超范围 超额度使用 用于促销优惠 奖赠 宣传等用于符合使用规定的业务经营 使用部门以费用发票向财务部核销 八 商品定价 调价业务流程 1 商品定价业务流程 采购员 根据竞争店售价情况拟订建议零售价 并在商品进店填报 供应商 签约商品明细表 一并填写 按权限转业务部审定及常务副总审批 附厂商 供货价格单 采 购 监 控 总部信息部录制各厂家商品档案同时录入建议零售价 并打印建议零售价表 两联分转业务部 营运小组 并下传到各门店 各门店根据本店自身情况 及周边竞争店的情况 确定本店的执行售价 经各门店店长确认后 录入计算机 各门店营运小组根据各厂家实到商品情况到信息部打印价签或交美工绘制促 销价牌 2 商品进价调整业务流程 采购员与厂商洽定进价调整 厂商出具变价通知单 采购 员手工填制 商品进价调整单 按权限转业务部经理及常务副总审批 采购员将手写 商品进价调整单 转信息部进行调价并打 印 商品进价调整单 完成进价调整 商品进价调整单 一联及厂商变价通知单转业务部留存 余联转信息部留存备查 3 商品售价调整业务流程 采购员根据市场调研比价 商品优惠促销及滞销残损 过 时过季商品削价处理 手工填制 商品售价调整单 并注 明调价理由 时间 批量 按权限转业务部经理及常务副总审批 采购员向各门店信息部下发手工填制的 商品售价调整 通 知 除统一大力度有特殊要求促销商品 各门店无条件执行 其 他售价调整由各门店店长根据周边竞争店情况参考 商品售 价调整单 确定最终执行售价 总部采购员对售价有统一监 控权 各门店信息部录入并打印 商品售价调整单 后分转营运小组 另联信息部留存 信息部按 商品售价调整单 更制价签 营 运小组凭单交业务部美工书写特价海报 售 卖前对调整商品逐个提样核对售价 4 运作要求 1 所报附厂商供货价格单及变价通知单均须为厂商正式签章的单据方有效 2 对现有库存调价须将实盘库存数与电脑库存数核对 若不一致 须同步制录 商品亏 溢单 3 售价上调时 应先标单价签后改销售档案 售价下调时 应先修改销售档案后标更价 签 4 商品定价 调价均须规范 准确填制相关单据 并经业务部经理或常务副总签字确认 后方可报批实施 附 1 商品进价调整单 一式两联 即 一联 信息部 二联 采购员 2 商品售价调整单 一式两联 即 一联 信息部 二联 采购员 3 机成 商品售价调整单 一式两联 即 一联 营运小组 二联 信息部 4 机成 商品进价调整单 一式两联 即 一联 营运小组 二联 信息部 九 商品促销业务流程九 商品促销业务流程 1 业务流程 审批通过 采购员与厂商签订 销协议书 具体商品调价 按 品定价与调价业务流程 运作 并将 商品促销单 下传各门店 由营运小组按要求落实促销商品 陈列及特价签的书写 更换悬挂 同时进行特价商品的提样 以确 保售价的准确 买赠促销由采购员与厂商落实后 由组织营运小组落实发放及促销 场地 业务部综合业务岗组织营运小组及综合部等相关部门落实 采购员根据促销计划 结合竞争性 时令性 阶段性经营 需要与厂商洽商 安排商品促销 并填写 商品促销单 销协议书 销活动申请单 并根据实际情况 核算出 供应商承担率 做出促销整体预算 上报业务部及常务副 总审批 海报 条幅 pop 广告等促销宣传工作 促销活动准备工作到位 按计划组织实施 促销结束后 进行促销评估分析 2 运作要求 1 特价商品促销及专项促销活动必须按要求定期提前落实厂商洽定签约 计划方案制定 报批 2 特价商品促销前必须提样核查当前价格与价牌 海报及电脑价格的一致性 确保准确 无误 3 促销活动单 须注明促销时间 方式 设施 陈列 布展 宣传及活动组织 人员 安排等具体要求 相关职能部门须按时要求完成促销准备工作 4 促销协议书 商品促销单 促销活动申请单 应同时上报业务部经理 及常务总经理审批 附 1 促销协议书 一式三联 即 一联 业务部 二联 财务部 三联 供应商 2 商品促销单 一式三联 即 一联 业务部 二联 营运小组 三联 信息部 3 促销活动申请单 一式二联 即 一联 业务部 二联 营运小组 十 商品货款结算付款业务流程十 商品货款结算付款业务流程 1 业务流程 经销预付款非预付款经销 代销 联营 采购员填制 请款单 并附合同 上报 在对帐日期内根据各厂家帐期及动 销率情况定期由业务部生成 结算 计划单 NO YES YES 财务部审核无误后办理付款后输 入电脑 做帐物处理 财务部根据 结算计划单 生成 付款计划单 经总经理核准后 财务部按 付款计划单 与供货商 结算做相应帐物处理 业务经理及总经理审批业务经理及总经理审批 按实际结款 额结款 2 运作要求 1 预付货款支付时间至合同约定到货时间不得超过 15 天 2 预付款 货到付款及经销帐期 30 天 含 以内的 必须经业务部经理审核报总经理 审批后方可办理付款 经销帐期 30 天以上 经销压批 经销月结 代销 联营经业 务部经理 财务部经理审定后即可办理付款 3 财务部与厂商经核对购进及代销 联营核对销售无误和审定审批付款额度品项与增值 税发票相符一致方可办理付款 4 采购员须结合商品存销情况及合同相关约定审核 确认付款与否 或付款额度 品项 经销拟付款额不得超过合同条件及购进数额所核计的应付帐款 代销 联营拟付款额 不得超过销售成本及分成额度核计的应付帐款 附 1 请款单 一式两联 一联采购员 二联信息部 2 结算计划单 一式两联 一联采购员 二联信息部 3 付款计划单 一式三联 一联财务部 二联采购员 三联信息部 十一 顾客商品退换业务流程十一 顾客商品退换业务流程 1 业务流程 顾客持所购商品及购物凭证要求退换 客服中心了解退换原因 审验商品及 购物凭证 符合退换条件及标准的 退换处 验收商品 按要求填写 商品退 换凭证 无购物凭证或不符合退换条件及标 准的 不与退换并耐心解释 当日当班按规定时间 客服主管或领班与相关营运领班核 对所退商品 票据及款额 并在 退换货凭证 及退货流 水单签字确认 营运领班加盖 货已收讫 章 客服中心 加盖 货以付讫 章 当日当班按规定时间客 服主管对当天所退商品 凭证与退款凭证捏对上 交财务部报帐 营运人员将所退商品返入卖场 属可销售的 予以 上架 属存在质量问题或包装破损的 予以按残损 商品处理 2 运作要求 1 商品退换必须严格执行国家及 消费者权益法 本企业规定的退换条件及标准 2 商品退换涉及验收所退商品必须收回购物凭证及商品所附配件 说明书 赠品等 3 商品退换涉及大件商品或专业性强商品须及时提请专业人员鉴定确认后 方可退货 4 若属换货 则执行先退后购的原则 5 商品退换须按权限在规定额度内办理 超出退换额度的 须报营运店长签批 十二 商品盘点业务流程十二 商品盘点业务流程 1 业务流程 门店及库房于盘点前落实商品整理工作 财务信息部 收货组 外销于盘点前核对票帐 所有计算机单据审 核完毕 上次盘点数据处理完毕 客服中心退货款台 POS 机办理退款 并加盖 款已 付讫 章 由顾客及客服人员