报刊杂志编辑部操作手册图解.doc

操作手册图解概述31系统初始设置31.1网站管理31.1.1维护网站首页内容31.1.2如何排版使网页内容更整齐美观？61.1.3网页的格式和之前排版好的文件不一样该怎么办？81.2 系统设置81.2.1管理员操作栏介绍81.2.2用户管理101.2.3稿件状态管理111.2.4审稿单管理12如何设置审稿单模板？12审稿结论的备选项是在哪里设置呢？141.2.5审稿阶段管理151.2.6编辑阶段管理161.2.7邮件模板管理171.2.8打印模板管理191.2.9系统参数设置191.2.10编委会管理211.2.11 投稿界面设置232采编管理232.1作者用户232.1.1作者注册界面设置和注意事项23拟投栏目设置252.1.2作者投稿262.1.3作者修改稿件282.1.3稿件查询282.2编辑用户292.2.1编辑登陆292.2.2 左侧菜单栏介绍292.2.2收稿登记302.2.3送审322.2.4审回之后的稿件处理34关于盲审362.2.5退审稿件如何处理362.2.5修回之后的稿件处理362.2.6采用的稿件怎么继续372.6.7在已采用中指定责编372.2.7编辑加工什么时候有稿件？392.2.8待编辑稿件，这里是稿件采用后责任编辑处理自己的稿件392.2.9编辑稿件管理392.2.10编辑明细（指定排版和校对，查看退修状况）402.2.11指定责编（排版校对等）412.2.12稿件签发422.2.13费用管理422.2.14稿件删除管理442.2.15 稿件处理流程中的几个重要环节452.3网刊管理452.3.1把过刊批量导入系统，包括基本信息和全文46上传文章信息表格时需要注意的问题：47上传全文需要注意的问题47小提示：如何把当前的页面设置成可信任站点？在系统进行打印工作时，需要把网站设置为可信任站点。483审稿人用户533.1审稿人申请界面设置533.2在线填写审稿意见53概述操作手册图解总结了工作中编辑部刚开始使用系统时最常见的问题，包括管理员、编辑、作者、审稿人各个角色的操作方法。另外，部分功能根据用的需求有所调整，如有和操作手册有差别的地方，以系统为准。1系统初始设置高级系统管理员的身份主要是设置系统环境，便于编辑使用系统。管理员是进行系统设置的，他就像一个管理者，制定好工作流程和规则，本身不参与具体的工作，初用系统的时候，用管理员的账号登陆，纵览各个功能菜单，就会对管理员的工作有一个全面地认识，并一一设置好。审稿人（专家）、作者用户、稿件、费用和网刊等日常工作均由编辑帐号管理。1.1网站管理1.1.1维护网站首页内容下图中，首页、期刊简介这一行我们称之为菜单，在系统中可以通过管理员账号增加、修改、删除菜单中的项目。首页显示文章的数据和封面都是系统自动读出来的，设置路径：编辑登陆-网刊管理-网刊基础数据管理-刊期管理-添加或者修改刊期，将当期设置为在首页显示。网页内容、信息公告、友情链接等信息都是动态的，由编辑部自己管理。操作路径：管理员登陆-网站内容管理。菜单管理是一个很重要的功能，它可以动态的管理网站的一级菜单、二级菜单，在此功能中，可以很方便的对菜单进行增、删、改等操作。维护网页信息，静态菜单为文字形式的网页，动态菜单为超级链接形式。如果有子菜单，一定要添加子菜单，否则一级菜单不会在首页显示。编辑和删除按钮也是系统内常用的，可以修改和删除相关项目。添加*是系统内常见的按钮，用于增加相关项目。输入注意事项：1、显示顺序：显示的先后次序，只能输入数字，数字小的最先显示。2、菜单名称：中英文均可，但尽量不要太长，否则显示会换行，造成显示混乱。3、菜单类型：对于编辑部操作人员来讲，只能选择静态信息菜单，而动态信息菜单必须通过编程实现（仅供本公司内部使用）。4、优先级：只有两种选择，优先显示和普通显示，在任何一个一级菜单下，有且只有一个二级菜单是优先显示的，其余均为普通显示，优先显示的含义是，当点击一级菜单后，首先显示该二级菜单的内容。5、URL： 即路径，当选择静态信息菜单时，系统会默认填写URL为common_item.aspx， 其他管理二级菜单的功能和一级菜单类似，不做详述。1.1.2如何排版使网页内容更整齐美观？文档最好从word里排版之后拷贝过来，为了页面能保持原来的格式，行距要设置为固定值，粘贴后会出现对话框，一定要选择“取消”，否则可能不能保留源格式。对于需要对齐的类似表格的形式，在word里也要用表格框起来，否则拷贝过来会出现错位现象。通过这个按钮插入文件供下载，就像图中的word文件，上传之后可以改名，源文件名也不要命名为汉字，要以数字和字母命名，上传之后，一定要插入，否则会失败。文档最好从word里排版之后拷贝过来，为了页面能保持原来的格式，行距要设置为固定值，粘贴后会出现对话框，一定要选择“取消”，否则可能不能保留源格式。对于需要对齐的类似表格的形式，在word里也要用表格框起来，否则拷贝过来会出现错位现象。插入图片，注意图片不宜过大，最好控制在100k以内，图片的文件名应为字母，不要用汉字，否则浏览器不支持，系统其他地方上传文件也要如此，文件名应命名为字母形式。从word里拷贝粘贴后，会出现下边的对话框。请选择取消1.1.3网页的格式和之前排版好的文件不一样该怎么办？1、Word文件的内容可能从其他文件拷贝过来的，所以隐藏了以前的格式，首先要清除这些格式，把内容拷贝到记事本中，然后再将内容拷贝到一个新建的word文档中进行排版，这样原来的格式就会被清除。2、修改网页内容时，点击左下角的“代码”按钮，将所有内容清除，然后再点击“设计”，将新内容拷贝到编辑器中保存。1.2 系统设置1.2.1管理员操作栏介绍最开始使用系统的时候，一定一一设置，打开每一项，根据编辑部情况填写就可以。这里的用户指的是编辑用户，并不包括审稿人和作者、读者。编辑登陆后管理审稿人和作者、读者，审稿人也是我们所说的专家。投稿须知，版权转让协议是作者登陆系统投稿前看到的内容。审稿人须知是申请成为本刊审稿人时浏览的内容，他们不属于网页内容，如果想在网页显示，必须在菜单管理中添加相关项目。系统初始时，这里是一级分类和二级分类，根据编辑部的管理习惯可以修改名字，路径：用户管理-用户信息设置按钮-将文字修改后保存即可。基金项目设置好后，作者投稿时可选择。专业特长、审稿领域设置好后，专家注册或者添加专家帐号时可选择，便于送审时查询合适的专家。数字字典设置好后，编辑使用系统时就可以直接选择，不用手工输入，统一规范，接下来的图中会具体描述某些操作界面。投稿完毕后提示作者注意相关事项。固定信息是网页上的某一页，不属于菜单部分，有的网站可能没有这项。作者投稿时所填写的信息编辑部可以自己控制，哪些需要，哪些必填都可以灵活选择。各种模板设置好后，系统会自动读取数据，再也不用重复复制和粘贴的枯燥劳动了！1.2.2用户管理这里的用户指的是编辑用户，不包括审稿人和作者，添加了编辑帐号后，编辑登陆管理审稿人和作者。对每个工作人员的工作界面进行设置，每个人的工作界面都是个性化的，更有条理了。批量导出数据，导出excel表格，可批量修改信息设置添加帐号时填写的信息系统内最常见的按钮，把最关心的信息显示出来，如审稿领域，其他信息隐藏。一个人操作不会影响其他人员界面。添加编辑帐号如何添加主编帐号？首先根据以上的步骤添加编辑帐号，然后把编辑帐号改为主编。操作方法：编辑登陆-用户信息管理-审稿人管理-点击修改按钮，把级别改为主编。主编也属于编辑工作室，但是权限比较特殊，在责编负责制的情况下，无论谁是责任编辑，主编都可以看到所有的编辑部稿件，并可以处理，主编的工作界面和一般编辑是一样的。1.2.3稿件状态管理不同的期刊有不同的习惯，对于同样状态的稿件可能叫法不同，在这里您可以个性化的设置稿件状态，用于作者和工作人员查看稿件处理情况。如果结论可用，设置审稿单时，该状态就会出现在审稿结论的选项里，供审稿用，有的状态只能作为稿件状态，不能作为结论，例如审稿中，他不能作为结论，所以不能设置为可用。注意：审稿结论一经设定后，最好不要随意的修改，否则会造成数据不完整的现象出现.但不会影响整个系统的运行。1.2.4审稿单管理这里只需设置省评价和审稿结论，稿件的基本信息，送审时间等等系统会自动读取，无需设置。根据情况设置多个审稿单，送审时可以选择，因为初审和终审对稿件的评价和结论可能不同，内审和外审也可能不同。如何设置审稿单模板？审稿单内容中，稿件的标题、编号系统会自动读取，审稿人的审稿日期也会自动记录，需要我们设置的是审稿评价和审稿结论。审稿评价可以是选择形式的，也可以是文本框输入形式的，可以根据情况设置个性化的审稿单。创新意义、学术水平等称为审稿评价，被选项为评价子项，可根据情况设置多选、单选还有显示的样式。添加审稿评价，如果是文字说明形式的，可以直接把所有文字拷贝到“审稿评价分类中文名”的输入框中，子项输入类型选择一般文字说明。审稿结论的备选项是在哪里设置呢？在稿件状态管理中，凡是结论为“可用”的状态都会在这里显示，可以根据情况添加稿件状态，将结论设置为可用，那么这个结论就会出现的审稿单模板中的结论设置的选项中。可以编辑和删除审稿评价，注意：删除审稿评价分类将删除掉该分类下的所有评价子项。1.2.5审稿阶段管理如果是中英文系统，英文名一定要加，否则英文系统内读出的是中文，其他地方的设置也同样如此。1.2.6编辑阶段管理编辑加工是稿件采用后的工作，有的编辑部不在网上加工，因为习惯于纸质校对，这里只做管理即可，如果管理工作也不想在网上完成，那么您只添加两个阶段：上传编辑后的原文、稿件签发，稿件编辑好之后再回传到系统里即可。每个阶段都可以退给作者再修改，退修通知单是在这里设置，而不是在邮件模板那设置。1.2.7邮件模板管理模板名称不能修改，他对应系统内相关的操作，但是邮件标题可以修改，收到邮件时看到的是邮件标题。如果同时抄送给几个人，性别不能自动判断，以第一作者的性别为准，所以，修改模板时可以直接写先生/女士，这样就不会出现尴尬，邮件的内容可以随意编写，动态的信息参考右边的说明即可。用关键词代替相关文字，发邮件时，系统自动读取数据，再也不用手工输入了！1.2.8打印模板管理系统内相关登记表都可以自动读取数据，如果想修改模板格式，比如表格的宽度，文字的大小，可以下载下来，修改后再传上来，不过文件名不要变！不是所有的邮件通知单都需要打印，可以打印常用的邮件；各种通知单的打印位置在发送邮件界面上。1.2.9系统参数设置开始用系统时，必须根据编辑部的具体情况来设置相关参数，系统会自动执行您的设置，如实填写信息即可，有几个地方容易出错的，下边的图例会给您提示，其他信任填写即可。内网和外网地址后一定加/ch/index.aspx，在系统内有特殊用途，网址可直接填写域名。设置邮件服务器的目的是：系统调用邮件服务器发送各种通知单，作者投稿后，数据直接进入系统而不是进入我们的邮箱内。邮件服务器名不知道如何添可以咨询邮件服务器的网管，一般都是mail.或者smtp.加上后的内容，如这是系统内唯一涉及稿件处理流程的参数，如果是责编负责制就选择收稿时指定，如果是不分稿，每个人都可以处理，或者流水线式处理，就可以选择稿件采用后指定。浏览器顶端显示的文字1.2.10编委会管理编委会管理主要是用来管理在二级菜单中显示的编委会的列表用，这样可以动态的来增加和删除编委会，编委会名单可以链接编委简介，也可以统计编委的投稿量，这是一种特殊的处理方法，如果编辑部想自己设计格式，也可以像增加普通菜单那样，把编委名单作为一个页面增加到菜单内容中。 以下是微生物学通报编委会网页图例：这控制作者投稿时需要填写的信息，哪些信息需要，哪些信息必须填写都在这里设置，注意：不要改变字段的顺序！可以修改一下，但不能改变原意。 1.2.11 投稿界面设置 2采编管理2.1作者用户2.1.1作者注册界面设置和注意事项作者注册是哪些信息需要，哪些信息必填，都可以设置。路径：编辑登陆-用户信息管理-作者管理-作者信息设置按钮。 作者注册后经过激活登陆系统，激活的目的是检查作者邮箱是否正确，是否能和编辑部正常联系。注意，单位的允许字符尽量长一些，有时作者有多个单位，超出规定长度就无法注册了！如果您觉得现成的字段还不够用，就扩展两个字段吧，把扩展字段的名称修改一下即可。注意邮件地址后不要有空格，否则会提示：不是标准的email格式。如果输入的邮箱地址系统内已经有了，系统就会提示作者，不要重新注册，专家和编辑都可以直接投稿，不用注册，也不允许重复注册。拟投栏目设置编辑登陆-网刊管理-网刊基础数据管理-栏目管理，在这里添加和修改栏目，这是刊物各期的栏目总和，同时也会供作者投稿时选择。2.1.2作者投稿登记费用相关信息，帮助编辑部分流费用登记的工作。处理编辑部退修给自己的稿件，稿件未送审前，作者可以在稿件查询处直接修改稿件信息，如果已经送审，必须等编辑部退修给自己，在此栏修改。与编辑部沟通联系。 2.1.3作者修改稿件投稿之后，作者还可以修改稿件，但有两种情况，稿件还没有送审之前，作者可以随时修改稿件，在稿件查询那里修改。一旦稿件经过送审，必须编辑部退修之后，作者才可以修改，在上传/下载修改稿那里修改。2.1.3稿件查询如果稿件还没有被送审，还可以修改稿件。如果稿件已经送审了，就要等编辑部退修才能修改（在上传/下载修改稿栏目内）。这里的意见是编辑部给作者看的意见，不是审稿人的原始意见，退修给作者时选择作者可查看本次审稿意见，作者即可查看意见，根据意见修改稿件。2.2编辑用户任何用户登陆时，邮件后边都不应该有空格，否则系统不允许进入。2.2.1编辑登陆2.2.2 左侧菜单栏介绍收稿时指定责编用，如果稿件采用后指定责编，稿件直接进入“新收稿”。在本图中任何一个地方删除稿件，只是删除一条记录，不会删除稿件。稿件采用后的处理工作，当稿件的审稿结论为采用，同时终止审稿后，就可以在“已采用”中指定责编，责编在这里看到需要处理的稿件。送审给责编审稿的稿件，在线填写审稿意见，无需进入审稿专家区。送审稿件的管理，包括未审回和已审回的稿件，在这里进行下一步的处理。查询编辑部所有的稿件，这里也称为万能稿件处理区，基本所有的稿件都可以在这里进行相应的操作。新收稿中责编处理分配给自己的稿件。如果不需要指定责编，则这里是编辑部所有的新收稿。常用功能2.2.2收稿登记收稿登记的主要作用是分配稿件给责编，指定责编后，责编在“新收稿”中查看并处理稿件。这些是系统内常见的按钮，“显示设置”可以控制页面显示的信息，“保存查询条件”可以记住查询的条件，避免下次重新输入，“默认检索状态控制页面显示的稿件”，如果在某一阶段，编辑只负责采用的稿件，他就可以把其他状态的稿件隐藏，便于管理；“切换到综合模式”支持更多的查询条件，但响应速度会慢一些。责任编辑选为不为空，即可把已经指定责编的稿件找出来，换一个责任编辑。2.2.3送审编辑可以修改原文后再送审，可以去掉作者信息，进行盲审。如果收稿后就直接退修，则作者修回的文章直接覆盖上次的投稿原文，再送审就只有一个选项：投稿原文，默认情况下送审最新的修改稿。在管理员处设置审稿单将审稿人设为常用审稿人：在审稿人管理处找到审稿人，修改审稿人信息，将审稿人设为常用审稿人。将审回的意见组合在一起，退修、退稿给作者，就不用逐一处理审稿意见了。2.2.4审回之后的稿件处理点击标题，查看相关意见和附件，然后决定作何处理。处理一次审回意见，如果采用并终止审稿，稿件会进入“已采用”，其他意见也不能在此继续保留，直接进入已采用中处理稿件即可。如果想继续退修、退稿或者采用，直接点击稿件处理，将审稿结论改为退修、退稿或者采用一类，系统即可执行审稿结论，引导用户进行相关操作。点击稿件处理后的界面：如果选择不可查看，作者只能看到稿件状态，不能看到审稿意见，如果退修给作者，作者只能看到简单的修改说明。选择相应的审稿结论，系统将会提供执行相应的操作，审回的稿件可直接退修，采用或者退稿给作者。可整理专家的意见和编辑部的意见，作者看到的是此处的审稿意见。关于盲审在系统内支持盲审，送审给专家时，可以把作者信息去掉，上传修改稿后再提交，也可以要求作者首次投稿时在全文中去掉作者信息。专家审回后，专家的原始意见不直接给作者看，作者看到的所有审稿意见，实质上都是编辑部的处理意见，当然，编辑可以结合专家的意见编写审稿意见。意见返回给作者时，也页面的下方有一项：本次审稿意见是否允许作者查看，这里的审稿意见指的是编辑的意见。2.2.5退审稿件如何处理在审稿管理-未审回稿件中，查询条件中，审稿状态选择退审，然后查询，就可以把退审的稿件找到，继续找其他专家送审。2.2.5修回之后的稿件处理点击标题，查看相关意见和附件，然后决定作何处理。可以以任何方式处理2.2.6采用的稿件怎么继续已采用中，都是采用并且终止审稿的稿件，在这里可以指定给下一个责编，这个责编的工作就是负责编辑加工，编辑加工阶段包括稿件的排版、校对、签发（指定到某期某个栏目）。2.6.7在已采用中指定责编处理稿件时，结论为采用，并且终止审稿的稿件，才会才已采用中出现。输入出版时间后，在稿件签发阶段可以重新指定刊期，这里是暂时的。这个责编负责编辑加工的所有工作，负责送排版和校对人员。如果不更换，继续由之前的责任编辑来负责编辑加工阶段的稿件管理，由之前的责编负责送稿件给排版和校对等人员处理。如果更换责编则由更换后的责编负责送稿件给排版和校对等人员处理，排版和校对人员处理完稿件后，稿件都会返回给责编，所有的工作处理完之后签发成网刊。2.2.7编辑加工什么时候有稿件？稿件采用并且终止审稿后，指定责编后，该责编就可以在“待编辑稿件”中看到稿件了。处理之后，稿件进入“编辑稿件管理”，点击编辑明细之后，可以继续指定给排版和校对人员，排版和校对人员处理完稿件后，稿件都会返回给责编，所有的工作处理完之后签发成网刊。指定排版和校对人员后，排版和校对人员在“待编辑稿件”中处理稿件，处理之后自动返回给责任编辑。2.2.8待编辑稿件，这里是稿件采用后责任编辑处理自己的稿件在这里修改，校对、排版等，只要指定给自己处理的稿件都在待编辑稿件里。2.2.9编辑稿件管理责编在这里管理编辑加工阶段的所有稿件，通过编辑明细查看信息，并继续指定下一轮的工作。编辑明细是稿件所有的排版、校对等记录，是各编辑加工阶段的信息汇总。在这里指定下一个编辑阶段的工作。每个阶段都可以退修给作者空则表示还没有修回，显示时间则表示修回了。2.2.10编辑明细（指定排版和校对，查看退修状况）这里的责编包括了排版、校对等个阶段的人员。如果没有退修，时间就是空的，退修了则显示退修时间。2.2.11指定责编（排版校对等）编辑阶段在管理员处设置这里是指定排版、校对等工作的界面，所有编辑加工阶段的人员统称为责编，包括排版、校对、稿件签发等，是总称。系统默认选择最新的稿件原文。2.2.12稿件签发提前设置年卷期和栏目，在网刊管理处设置，确定之后，还可以修改，在网刊管理-网刊基础数据-文章管理修改。什么时候稿件签发里有稿件？编辑加工阶段的最后一步完成，指定稿件签发后，指定给谁，谁就可以在这里看到稿件，将稿件签发到某一期，制作称电子版的刊物。2.2.13费用管理费用管理部分，不分责任编辑，编辑部的所有稿件统一管理费用。什么时候通知交费？通知交审理费里怎么一篇稿件都没有？刚开始用软件的时候经常会疑惑，收费的时间系统没有限制，打开界面后点击“默认检索状态”把需要交费的稿件状态显示出来即可。交费金额在管理员-系统参数设置界面设置，设置好之后会自动计算，个别情况可以手动修改。必须修改了金额之后才可以通知，否则系统会提示修改费用。修改信息显示需要交费的稿件状态。选择稿件，批量通知。自动读取作者邮寄信息，并打印。下载表格，批量修改后再导入系统，批量登记。批量催交，批量删除2.2.14稿件删除管理将稿件删除后，稿件将退出稿件处理过程，可删除测试稿，删除审稿记录，稿件不会删除，只是删除了一条审稿记录，可在这里恢复。2.2.15 稿件处理流程中的几个重要环节稿件处理的整个流程中，有几个环节初学者容易困惑：1.稿件审完后，如何到“已采用”里？审回的稿件，点击稿件处理，将审稿结论改为采用一类，同时选择终止审稿，稿件就会到“已采用”中了。2.采用的稿件接下来该怎么处理？采用的稿件接下来应该进入编辑加工阶段进行编辑、校对和排版等。如果还是由之前的责编处理稿件，那么责编在“待编辑稿件”中就可以编辑稿件，如果要换一个责编来负责，就在已采用中指定责编，责编也是在“待编辑稿件”中编辑稿件。3.在待编辑稿件中编辑完，稿件去哪了？稿件进入编辑稿件管理，在这里，责编可以掌握整个编辑加工过程中稿件的状态。4.如何把稿件指定给排版和校对人员？在“编辑稿件管理”中，点击编辑明细，然后指定责编（这里的责编包括排版和校对等人员，他们统称为责编），指定后，排版和校对等人员会在“待编辑稿件”中查看到稿件，编辑完毕后，责任编辑在“编辑稿件管理”中会看到已编辑完，然后继续以同样的方法指定给下一轮工作人员。5.稿件签发是干什么用的？什么时候签发？稿件签发的作用是把稿件发表成网刊，一旦稿件被签发，就会进入网刊管理，在网刊管理中，依然可以修改文章信息。 稿件经过排版和校对之后就可以签发了，责任编辑在编辑明细中指定责编，将编辑阶段选择为“稿件签发”那么稿件就会进入该责编的稿件签发中。2.3网刊管理编辑登陆-网站右上角的图标，进入网刊管理稿件签发后，或批量上传稿件信息后，可继续在文章管理里修改信息添加年卷期和栏目2.3.1把过刊批量导入系统，包括基本信息和全文注意：压缩pdf格式的文件时，不要把文件放入文件夹压缩，要直接选中文件，点击右键压缩，否则系统可能找不到数据，在系统内处理的稿件，无需导入。上传文章信息表格时需要注意的问题：1、file_no为必填，否则导入数据后，数据不会在网上显示。2、一般一期保存为一个excel文件,制作excel文件时会出现一个问题，比如