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档案业务知识一、档案的基本概念1档案的概念 档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。 档案是一种历史活动的原始记录。 档案也是一种信息资源。2档案的基本特点 档案的三个基本特点，职能性、原始性、价值性。我们也要从这三个角度来认识档案。2.1、职能性 档案由一个立档单位在其职能活动过程中产生的文件与材料转化而来的，没有立档单位的职能活动，就不可能产生档案。职能活动的需要，是档案形成和保存的基础。2.2、原始性 档案是历史的产物，不是事后编造的。2.3、价值性 档案是有价值的。体现档案基本价值的主要作用有：管理维修工作的考察依据；维护合法权益的法律依据；生产、建设活动的咨询信息；科研和编史修志的基础素材。3档案的形式和载体 一提档案人们就会想到文件，其实档案还包括图表、声像等很多形式。 存放档案的载体有纸张、磁记录介质、物品(如奖杯、锦旗)等。4档案业务的构成 档案业务的构成从两个方面来说明： 档案本身的管理工作 收集、整理、鉴定、保管、统计等。 档案信息的管理工作 信息的分析、检索、编研、提供利用等。二、档案业务档案主要分为文书档案、科技档案、会计档案、基建档案等类别，文书档案主要来源于办公室的收发文、内部文件，会计档案主要来源于财务部门，科技档案主要来源于生产、技术、设备等部门。此外，其他的档案来源还有人事部门、工青妇、下属的二级部门等等。不同的单位类型档案管理的侧重点有所不同，通常机关偏重于文书档案，而企业偏重于科技档案。在实现电脑化管理和网络化以后，归档的对象不但有实物，往往还有数据，档案管理工作人员的任务是整理、保存和利用这些档案实物和数据。我们从以下几个方面了解档案业务1分类分类是档案管理工作的重要部分。一个单位的档案如何才能管理有一个分类方案，也叫分类大纲或分类主题词表。“职能分类法”是档案实体分类的重要方法之一，很多单位采用这种分类方法来制定自己单位的分类方案。将一个单位全部档案按其内容所涉及的职能分工进行分类，在大类内再按照文件的特征、职能层次分为一级分类、二级分类，一级类目包括“党群工作类”，“行政管理类”、“会计档案类”，“基建档案类”等，一级类目“党群工作类”可包括“党务工作”、“组织工作”、“宣传工作”、“纪检工作”等二级类目，所有的这些分类分属文书、科技、会计等档案类别。不同业务性质的单位还有一些专业的档案分类。本档案管理系统中的实体分类定义模块专门用来定义单位的实体分类。2立卷（组卷）2.1、什么是立卷立卷，就是对单份文件进行系统化整理，将已经办理完毕的、具有保存价值的文件材料，按照它们的形成和处理过程中的联系，组合成案卷。案卷是档案的基本保管单位。2.2、立卷的过程传统的立卷实际上是一个分类、组合、编目的过程。分类是按照单位的实体分类方案，对文件夹材料进行实体分类；组合是将经过分类的文件材料，按一定的形式组合起来；编目是将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以文书档案为例，档案的最小组成单位是文件(图纸、资料)，需要对文件题名、文件字号、图纸号、合同号等进行组合，形成文件目录(卷内目录)。同一类的若干份文件可以装订或放在同一个案卷盒中，形成一个案卷，并形成案卷目录。文件与案卷是多对一的关系。档案以案卷为单位，就可以按顺序放入档案柜或档案架上存放起来，供日后利用。 编目是立卷的中心工作，包括给卷内文件编号，编制卷内文件目录，拟写案卷题名和填写案卷封面，案卷装订，案卷排列、编号和编制案卷目录等工作。这些过程在本档案管理系统中实现起来很方便，可自动组卷或手工组卷。手工组卷输入手工组好的案卷号、卷内页号，顺序号、文件级档号及案卷级档号可自动产生。自动组卷不需要手工编写的案卷号、卷内页号，案卷号、卷内页号、顺序号、文件级档号及案卷级档号可自动产生。对于组卷后仍需改动的案卷，本档案管理系统也支持案卷调整。2.3、立卷项目的概念下面我们就立卷工作的不同环节介绍一些立卷项目的基本概念。顺序号：按卷内文件排列的先后次序给出的序号。文号：填写卷内文件形成单位的发文字号。责任人：填写卷内文件的形成单位或个人。题名：文件的标题。日期：形成文件的年、月、日。页号：卷内每份文件的起始页号。保管期限：文书档案主要有永久、长期、短期等三种保管期限，会计档案主要有5年，15年，25年和永久这几种保管期限。组卷方法：按三种保管期限分别组卷，称为三分开；按永久长期一起组卷，短期单独组卷，称为二分开。全宗号：档案馆给每一个立档单位一个全宗的编号。不同立档单位之间全宗号不能重复。目录号：对每一本案卷目录的编号。同一全宗内的案卷目录不能重复。案卷号：对每一本案卷所编的流水号。同一本案卷目录内的案卷号不能重复。2.4、立卷的改革传统的立卷方法是在长期手工的立卷实践中逐步摸索、总结出来的，具有较强的科学性和实用性。但存在明显的不足，档案人员必须花费大量的时间和精力在立卷的工作上，影响其它档案工作的开展。更重要的是，给复印、电脑录入、全文扫描、缩微等档案管理现化手段的应用带来很多不便。 为了加快档案管理现代化的步伐，将电脑等一些新的技术应用到档案管理工作中来，立卷的改革势在必行。整个档案工作的主要目的是为了检索、为了利用。而立卷的目的不在于检索而在于保管，所以立卷的改革要做到“简化立卷，深化检索”。简化的组卷方法指不在对档案进行案卷划分，档案按照文件顺序号进行排列，档号中不再有“案卷号”。检索工具不再包括卷内目录、案卷目录、全引目录，只有档案目录。档案的查询主要依靠计算机来实现。简化的立卷方法比较适合文书档案。针对文书档案，本档案管理系统支持简化组卷，不再需要输入“案卷号”、“ 卷内页号”，以“件号”代替。3移交进馆某些档案需要定期向当地档案馆移交，以利于长期保存和利用。移交进馆分为档案实物的移交和档案数据的移交。可以利用档案管理系统中的移交进馆模块生成移交上报盘，或者生成加密的文件，通过互联网移交上报。4档案检索档案的检索是档案管理工作的一项重要内容。档案的检索是指根据要求，将需要利用的档案文件从所有的档案中查找出来的工作过程。本档案管理系统有专门的功能模块“数据检索”用来做文件及案卷的检索工作，也可从文件著录或案卷著录输入界面的检索菜单中实现检索工作。对于简单条件的查询系统提供了“简单查询”界面，对于组合条件比较复杂的查询，“组合查询”的查询条件定义非常灵活。5档案编目及报表档案编目是档案具体工作的体现，往往档案工作好坏的就由档案人员提供的编目来体现。所以这个工作一定要做好。档案编目属于档案利用的一种常用形式。本档案管理系统也提供了灵活的报表编目形式。三、档号格式设置：1、文件档案采用简化立卷方法，先将文件按其所形成年度分开，再将不同年度的文件按永久、长期、短期三种保管期限分开，同一年度、同一保管期限的归档文件按问题形成的特征排列，每年度按永久、长期、短期分别依次编号。传统立卷档案格式：全宗号-年度-保管期限-分类号-案卷号-起始页号例：QZH-1998-C-0102-002-004新方法立卷档号结构：全宗号-年度-保管期限-件号 例：QZH-1999-C-0012、基建以卷为单位组卷，按基建项目依次编号。档号结构：全宗号-分类号.项目号-案卷号-件号 例：QZH-04.005-001-0013、会计档案是以卷为单位组卷，按凭证、报表、帐簿分别编顺序号，一般情况各类每间隔15年定一个目录编号，用户可根据自已单位会计档案的多少来确定间隔几年重新编顺序号。档号结构：全宗号-目录号-案卷号 例：QZH-D2.1-001目录号D1.1：D（目录代字，会计档案类）1（类目代号，1是凭证类，2是帐簿，3是报表）.1（目录顺序号）录入多个下属二级单位或不同部门的会计档案时，档号格式可以设为QZH-D2.01.1-001,其中01为下属二级单位的代号。4、声像档案是以卷为单位组卷，按其形成载体特征分为照片、底片、录音带、录像带、磁盘等，而照片又分为领导类、会议类、活动类、荣誉类、来访类；各种类别的目录号每15年一个编号；底片类按年度统一编顺序号，一般从最早年度到归档处度为止，底片档案与照片档案对照使用。照片类档号结构: 全宗号-目录号-案卷号-件号 例：QZH-E1.1.1-001-001录音带、录像带、磁盘类档案号结构: 全宗号-目录号