文件管理规定.doc

文 件 控 制 规 定序号项目工作要求考核标准责任人检查人1公司周主管会议（例会）纪要1、 周例会一般在每周三上午召开。2、 如会议召开时间变化，相对时间会做相应调整。各部门主管每周二上午11：00前将上周工作报告报送秘书处。推迟发送者，每推迟半个工作日，乐捐10元/次，依次累加。 各部门主管秘书秘书于于周四下午下班前将会议纪要发送到与会各部门主管。推迟发送者，每推迟半个工作日，乐捐10元/次，依次累加。秘书各部门主管2公司级内部通知/通告公司级内部通知/通告指以公司名义或代表公司立场发出的通知/通告，受文对象是公司全体员工。如公司放假通知、公司关于报销事项的通知、关于公司产品改名称的通知等。1、 公司级通知/通告由发文部门拟稿，交送行政部审核并行文呈报总经理批准。2、 总经理批准后由行政部统一格式并加盖公章后发文，由行政部负责解释。3、 市场部门的文件传达由客服人员以正式发文为版本，以短信平台或传真的方式传达。1、 凡不经行政部审核或总经理批准而发文者，责任人予以罚款20元/次。2、 向市场人员传达文件时故意歪曲事实者，责任人予以罚款20元/次。发文拟稿责任人为拟稿部门主管行政部主管正式发文责任人行政部主管各部门主管向市场部转达时发文责任人为经办客服人员行政部主管3公司对外发文1、 对外发文由发文部门拟稿，交送行政部审核并行文呈报总经理批准。2、 总经理批准后由行政部统一格式并加盖公章后向外发文。凡不经行政部审核或总经理批准而私自对外发文者，责任人视其情节和后果轻重予以罚款、警告等处分，至直辞退。发文部门负责人/行政部主管行政部主管/总经理4接收外来单位文件1、 外来单位文件均由行政部前登记签收后交其负责人拆封处理。2、 重要文件呈总经理批示后转承办部门处理。3、 一般性函、电、单据等，由行政部主管根据情况分转处理。4、 签收和拆封时，要意检查封口和邮戳。对开口、被撕的应拒绝签收，并做好登记。5、 行政部督促文件加速流转，避免延误。凡不经行政部或总经理批准而私自对外来重要文件拆封，责任人视其情节和后果轻重予以罚款、警告等处分，至直辞退。行政部主管行政部主管/总经理5部门通知部门通知指因部门工作需要发出的通知，以说明本部门情况、请求支持/协议等为目的，受文对象是相关部门或公司全体员工。如部门人员调休/培训/出差的工作安排通知等。1、 部门通知由发文部门拟稿其负责人审核签名或盖部门章后发出。2、 部门通知由发文部门负责传达和解释。市场部门的传达由客服人员以正式发文为版本，以短信平台或传真的方式传达。1、 未经部门负责人审核发出的部门通知，对责任人予以罚款20元/次；2、 部门通知与所述事实不符，对部门或公司造成负面影响的，对部门负责人予以罚款30元/次。发文部门负责人/客服部经办人员行政部主管6日常工作表单应聘人员初试表员工入职表员工转正申请单停薪留职申请表员工离职表工作交接单人力资源需求申请表培训需求申请表培训学员意见调查表请假单调休单文具申请单用印申请表1、 申请人应根据表格的要求详细填写内容；2、 注意内容的真实性；3、 申请表由负责人批准后方可执行。凡不被批准的申请，而私自处理者，公司视其情节和后果轻重予以罚款、警告等处分。申请人被申请部门负责人7核心工作流程公司文件发放流程部门文件发放流程招聘工作流程培训工作流程1、呈报以自下而上原则，即经办人提报，部门负责人审核，总经理批准；2、传达以自上而下原则；即总经理指示，部门负责人传达落实，经办人执行。1、呈报的流程不能越级，需经过部