项目档案管理.doc

铁路建设项目档案管理讲义张旭光一、建设项目档案管理工作的意义1国家和铁路基本建设形势近年来从中央到地方各级政府每年安排大量的重大建设项目，这些项目的实施在促进国民经济和社会发展方面发挥了巨大作用。国内生产总值保持年均增长7-8%以上，其基础设施和重点工程建设的强劲拉动力功不可没，而且在一个相当长的时间内都将如此。为实现国家经济的持续协调、又好又快地发展目标，国家必须也必将加大监管力度，以尽可能防止或减少资金、质量、腐败等方面问题的发生。而完整、准确、系统的建设项目档案则是监管项目建设的重要依据。对当前中国经济增长靠三驾马车拉动，即出口、内需、投资。金融危机后出口萎缩，内需不振，只有靠投资“保八”。建设部副部长2008年2月表示，中国现在是世界最大的建筑市场，几乎一半的建筑是在中国建设，有15000亿元市场规模。世界银行称，世界20个污染最严重的城市有16个在中国；美加州大学报告称：中国2004年以来温室气体的年排放量增长率至少为11%，成为主要排放国。铁路建设正进入黄金期，2003年至2010年全国铁路建设项目批复投资总规模超过4万亿元，已完成投资1.5万亿元。2006年全路完成投资1553亿元，2007年是2560亿元，2008年为3500亿元，2010年完成7000亿元。原十一五计划完成12500亿元，到2020年投资2万亿修建全国高速铁路网，建成13000公里高速铁路和总里程达12万公里的铁路网。金融危机爆发后，将客运专线建设增加到1.6万公里；京沪高铁耗资2210亿元，是中国历史上最昂贵的工程项目，超过世界最大的水利发电项目长江三峡大坝。今年计划完成4400亿元。2建设项目档案的定义及作用建设项目档案是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，经过鉴定、整理并归档的文字、图表、声像等形式的项目文件（铁路建设系统习惯称其为资料）。（1）原始凭证与依据作用：建设项目档案是建设过程原始记录和文件的直接转化物（不是事后随意制造或编写的），因此，它是对建设项目进行审计、监督、管理和验收的依据，也是解决建设中的疑难问题、纠纷、界定责任的有力凭证，即具有法律效用。2005年，国家审计署对铁路的审计重点是针对建设项目，立项、设计、施工、竣工等各个阶段文件均要查看。据悉，邯长线技术改造项目因变更设计不全，使工程数量含混不清，被罚款2000万。据称，青藏铁路某工程也因竣工图与实际不符等原因，被审计署罚款7000万元。1998年9月24日，中央电视台报道在建的宁波跨江斜拉大桥在即将合龙时发生梁部断裂，在社会上引起较大反响。该项目设计单位天津某设计院、施工单位中铁大桥局均为国内一流企业。通过对照设计、施工文件及现场情况分析，国务院事故调查组最终认定为设计缺陷，设计院降级，施工单位利益得到维护。 1999年德州市市政改造，铺设管道时挖出了沧州电务段管辖的通信电缆。市有关部门责令铁路方拿出批准文件，否则承担相关责任和造成的损失，并罚款。该电缆为1977年1021战备工程，段上没有查到所需文件，派人来到北京铁路局档案馆。结果在设计图里发现了当年的关于北京铁路局地下通信电缆经由德州市区的批复，保护了铁路的利益。（2）原始科技与生产信息存储作用：档案直接记录了建设活动的过程、经验、成果等第一手信息，是再生产（改建、扩建等）不可缺少的重要信息资源。设计单位重要的基础资料。单线铁路增建复线、提速、扩能改造等。北京第一条城市轻轨（东直门至西直门）就是沿着铁路的东北环线和京包线修建而成，建设前期通过利用铁路基建档案节省了工程建设时间和资金。（3）技术管理作用：档案记述和反映的工程活动的过程、数据、事实有助于管理者对设施设备情况进行准确了解、判断和分析，做出正确决策，实现管理的优化。设备接管使用单位、维护维修单位必不可少的工具性资料。（4）认识与参考作用：档案是人们借鉴、继承前人或他人知识、经验、教训、成果不可缺少的文献资料，也是继续进行研究、科技进步的必要条件。其具有重要的辅助人们认识的功能（启迪思维、开阔思路），同时提供丰富可靠的参考素材。设计、施工单位和工程技术人员的捷径。3国家和铁道部对建设项目档案工作的规定这些文件是目前铁路建设项目档案工作的指导性文件。 （1）1999年2月16日国务院办公厅下发关于加强基础设施工程质量管理的通知（国办发199916号）。 通知针对一些地区、部门和单位忽视工程质量，违反建设程序，执法监督不力，建筑市场混乱，腐败现象严重，造成恶性工程质量事故频发，给国家和人民生命财产造成很大损失（1998年朱镕基巡视长江防洪大堤查出豆腐渣工程,1999年1月4日重庆綦江彩虹桥垮塌事件影响巨大，蓝烟铁路复线孔家河大桥开通仅半年10个墩就有8个倾斜等）制定了五方面、二十四条强化措施。第二十四条强调要加强项目档案工作：所有建设项目都要按照中华人民共和国档案法的有关规定，建立健全项目档案。从项目筹划到工程竣工验收各环节的文件资料，都要严格按照规定收集、整理、归档，项目档案管理单位和档案管理人员要严格履行职责。对失职的单位和人员，要依法严肃处理。（2）2001年11月27日，铁道部发布铁路建设项目竣工验收交接办法（铁建设2001117号）。其中,对铁路建设项目竣工文件内容及编制责任作出规定。 2008年后根据铁路建设的快速发展，尤其是高铁的建设要求，铁道部多次修订铁路建设项目竣工验收交接办法。但对项目档案的要求变化不大。 铁路建设项目的初验条件之一是“竣工文件按规定编制完成，建设管理、勘察设计、监理等文件整理完毕，经相关部门检查基本达到档案验收标准”；正式验收条件之一是“建设项目档案经行政主管部门验收合格”。竣工文件的编制工作由建设单位负责组织，施工单位负责编制，接管单位档案部门协助指导。竣工文件要如实反映建设项目施工的技术状况和工程竣工的现状。如发现竣工文件与实际不符者，应追究原施工单位和监理人员责任。 （3）2002年3月15日铁道部发布铁路建设项目竣工文件编制移交办法（办档20028号）。该办法对竣工文件编制整理及档案移交工作做出具体规定。第六条 建设项目在签订施工、监理合同、协议时，应列专门条款明确规定竣工文件的编制要求、内容、份数、交接时间及整理归档的责任。第七条 建设单位应建立健全档案资料和竣工文件编制与管理的相关规章制度，设立专门机构，指定专人负责监督、检查指导竣工文件的编制，并要配备确保档案资料安全的库房和设备。第八条 建设单位要根据本办法和项目规模、项目施工过程中产生的文件材料，规定详细的归档范围和内容，确保文件材料的完整性。（4）2002年，国家档案局发布实施国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范行业标准（DA/T282002）。对项目文件的收集、整理与归档、竣工文件的编制、项目档案的移交等工作提出了要求，其划定的项目文件归档范围具有较强的指导性。（5）2006年6月14日，国家发改委和国家档案局联合印发重大建设项目档案验收办法（档发20062号）。实施该办法的重要意义：标志着国家强化了建设项目档案验收的地位，使之制度化。其第四条未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。 表明了档案验收具有一票否决权；通过档案专项验收进一步加强监督、指导，促使项目档案达到完整、准确、系统、安全要求。 （6）2010年1月4日，铁道部发布实施铁路建设项目资料管理规程（TB10443-2010）。根据国家对工程建设提出“加强过程管理”的要求，2004年铁道部新验标(各铁路专业工程施工质量验收标准)陆续发布实施,与老验标(工程质量验评标准)出现交叉期。由于铁路硬件建设尤其是高铁建设快速膨胀，而工程项目软件管理滞后，使项目文件的形成发生混乱。各项目管理机构无章可循，反映强烈，各行其是，埋下隐患。据此，铁道部印发关于编制2006年铁路工程建设标准计划的通知，广泛征求有关方面意见后着手编制“铁路工程资料管理规程”，目的是提高铁路建设项目资料管理水平，使建设项目资料的形成、收集和整理工作有所遵循，从而实现标准化；保证建设项目资料的系统性、完整性、真实性和可追溯性，规范建设过程中参建各方的操作；明确建设过程中建设项目资料的内容、范围和管理要求，适应和满足不同方面的需求；节省和充分利用资源，清理、整合交叉、重复的相近资料；做好与现行其他标准规范、建设管理规章及信息管理系统等的协调和对接。但由于其局限性，该规程还未完全达到上述目的，需不断完善。此规程对档案管理至关重要。（7）2011年8月6日，铁道部印发铁路建设项目档案验收办法（铁档史2011110号）。综上所述，加强建设项目档案工作意义重大，一是适应建设项目管理的需要，即建设单位自身的需要。二是贯彻国家有关法律、法规及政府监管和社会监督的必然要求。杭州地铁工程发生坍塌事故后，省市有关部门第一时间就是将建设单位、施工单位施工图及资料封存。二、铁路建设项目档案管理概况1铁路建设程序简述建设项目文件是伴随着基本建设活动的程序，由各方面参与者在工作中形成的，了解建设程序对项目文件收集工作至关重要。铁路建设程序包括立项决策、设计、工程实施和竣工验收四个阶段（2003年7月31日铁道部令第11号铁路建设管理办法规定）。（1）立项决策阶段。依据铁路建设规划，对拟建项目进行预可行性研究，编制、上报项目建议书-根据批准的铁路中长期规划或项目建议书，在初测基础上进行可行性研究，编制可行性研究报告-按国家规定报批。部计划司组织中介机构、设计院等依规划作预可研编报建议书-根据国家发改委批准的建议书，计划司、设计院、环保总局、中介机构、鉴定中心作可研，报批。（2）设计阶段。根据批准的可行性研究报告，在定测基础上开展初步设计-经审批后开展施工图设计。 建设单位选定设计单位依可研报告开展初设，经部鉴定中心审批后开展施设。（3）工程实施阶段。初步设计文件审批后，组织工程招标投标、编制开工报告-开工报告获批准后，依据批准的建设规模、技术标准、建设工期和投资，按施工图和施工组织设计文件组织施工。 建设单位组织工程招标投标、计划司、建设司编开工报告，获发改委批准后，建设单位依批准的建设规模、标准、工期和投资，按施工图和施组文件组织施工（编制上报年度建设计划-执行调整计划）。（4）竣工验收阶段。建设项目按批准的设计文件全部竣工或分期、分段完成后，按规定组织竣工验收，办理资产移交。 建设项目全部竣工或分期、分段完成后，建设单位上报初验申请，建设司按规定组织竣工验收（包括消防、环保、档案等专项验收），办理资产移交。铁路建设项目程序简图立项决策阶段设计阶段工程实施阶段竣工验收阶段 提出项目建议书可行性研究设计工作安排年度计划开工审批组织施工竣工验收投入使用 投资估算设计概算施工预算竣工决算立项决策阶段工作程序简图项目构思酝酿考察分析投资效益编写项目建议书内部审查项目是否成立项目建议书报批主管部门立项审批前期工作通知书 选择调研课题并调研 分析研究成果 研究成果综合分析 编制可行性研究报告及附件 聘请专家内部审查 可行性研究报告报批 按审批权限审批 建设项目正式立项设计阶段工作流程图建设项目正式立项 勘察设计招投标勘察工作招投标、设计工作招投标 设计基础资料征用土地、勘察工作、工程测量 工程设计初步设计、施工图设计 建设项目开工条件简图 已有经审批的可行性研究报告和初步设计文件 已列入国家年度基建计划 已完成征用土地、拆迁安置等工作 已落实三通一平（或N通一平） 施工图和原材料物质准备已满足施工进度要求 已办理施工、监理招投标手续并签订合同 资金已到位，并取得开工前审计意见书 已落实配套工程设计并签订合同 已办理建设工程规划许可证 已办理建设工程开工证 建设项目竣工验收程序图验收准备-建设单位组织设计、施工、监理单位进行 提出申请验收报告建设单位向部建设主管部门提出 成立验收工作组负责静、动态验收，落实初验和正式验收条件并提出实施建议 静态验收确认工程是否按设计完成且质量合格、系统设备调试完毕 动态验收对工程安全运行状态进行全面检查和验收 初步验收初验委员会对静、动态验收结果进行检查和确认 安全评估安全监察部门组织进行，并就项目临管运营提出安全评价意见 正式验收项目初验一年后由项目审批部门进行整体验收和综合评价2建设项目档案工作基本内容和要求（1）建设项目档案工作的组织领导。项目建设单位对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和各参建单位进行有效的监督、指导；相关单位项目档案工作实行领导负责制，实行各部门和有关人员档案工作责任制，以保证整个项目档案工作顺利开展。 项目文件管理是建设管理工作中的重要组成部分，明智的、有水平的管理者决不能只抓工程硬管理，忽视文件材料的软管理，它的作用有时是巨大的。要指派得力人员，并通过培训上岗。要建立资料、档案室，按规定保管。（2）建设项目档案工作制度的制定。项目建设单位严格执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作规章制度和管理办法，所有参建单位共同实施；有关档案部门协助指导。 项目档案工作制度主要包括以下方面：1）项目文件形成质量保障机制(六位一体) 。 一是建设单位将项目档案工作纳入项目管理和合同管理之中；制定项目档案管理办法和工作网络，明确职责与要求；规范行文办法，严格文件流转程序；申报登记，接受监督。二是设计单位勘测设计履行规范，设计文件按专业、文号顺序积累，项目完成后向建设单位移交经整理的全套档案（含电子版）。三是建筑法赋予监理单位督促检查项目参建各方做好项目文件归档工作职责，随时检查、审核项目档案完整性、准确性、系统性，项目完成后，向建设单位提交监理档案。四是施工单位按合同及建设单位要求规范行文，施工记录真实、准确、规范、手续完备，竣工图清晰、整洁、修改到位。五是项目质量监督部门进行质量检验中对相关文件材料内容的准确性把关，对实体检查中核查施工资料的真实性。六是档案管理部门及时了解项目建设情况，主动介入,建立联系，履行业务咨询与指导服务;按标准进行档案专项验收。2）项目档案管理办法。 根据国家有关法律法规，结合本项目实际对整个建设项目档案管理做出综合性、原则性规定，主要包括项目档案管理依据、原则、职责，项目文件归档范围、时间，项目文件形成、组卷要求，项目档案移交、保管、利用保密规定，档案库房、安全管理规定等。3）竣工文件整理与编制规定。4）项目文件归档范围及保管期限表。（3）建设项目文件的收集、整理与归档。建设单位与相关单位签订合同应明确该项内容，各单位根据要求，做好日常收集、整理工作，妥善保管；项目完成时各参建单位向建设单位移交经编制、整理的全部归档文件，建设单位各机构将项目各阶段形成并经整理的文件定期报送档案管理机构。（4）建设项目档案的移交。项目竣工后，建设单位按规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。（5）建设项目档案验收工作。项目建设单位向部档案行政管理部门提出项目档案验收申请，由后者组织项目档案专项验收工作，对项目档案完整性、准确性、系统性和安全状况进行评价，并给出验收结果。 完整指项目各个阶段、各个专业、各个单位工程、各种载体应归档文件要齐全，不缺项；准确指归档文件及图纸（照片）内容真实、无误，标示清晰、规范，图物相符；系统指文件图纸成龙配套，各项内容保持有机联系（可追溯性强），文件材料分类、排列合理有序，案卷和卷内目录详细、便于查阅。 铁路建设项目档案管理方框图1.建设单位项目管理机构成立时应设立档案部门并制定相关制度和管理办法 2.建设单位与参建单位签订合同中应设档案专项条款 3.项目开工时项目管理机构举办档案业务培训班明确工作依据和标准 4.项目建设过程中项目管理机构应检查文件资料形成、积累情况 5.静态验收前竣工文件按规定内容和标准基本编制完成 6.初验前竣工文件编制完成，建设管理、设计、监理等文件整理完毕并基本达到验收标准 7.建设单位项目管理机构按规定将竣工文件等移交接管使用单位和有关档案管理部门 8.建设单位在项目通过初验15日内，将档案部门的认可文件报部档案主管部门备案 9.建设单位在项目正式（国家）验收前3个月向部档案部门提报项目档案专项验收申请 10.部档案主管部门根据申请组织项目档案专项验收。某学者在十多年前论述我国经济发展形势时提醒道：“跑的快，丢的多”。现在被他不幸言中了,十八大报告强调的“必须更加自觉地把全面可持续作为深入贯彻落实科学发展观的基本要求，全面落实经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态文明建设五位一体总体布局”从侧面反映出我们丢的东西太多了。此警句用来提醒我们抓好铁路建设项目文件资料管理工作很合适。在工期紧、任务重、催的急等非常情况下，每个相关责任人更要注意“过程控制记录”等文件材料的形成、归档和保管，既是为国家、为企业，也是为自己。三北京铁路局建设项目文件归档与档案移交办法介绍 此办法以铁路建设项目竣工验收交接办法、铁路建设项目资料管理规程和铁路建设项目竣工文件编制移交办法为依据，参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002），结合管内项目建设实际制定。建设项目文件归档与档案移交办法1范围本标准规定了铁路建设项目（以下简称项目）文件归档与档案移交的要求和方法。本标准适用北京铁路局管内大中型项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及项目档案验收。其他项目可参照本标准。 管理对象是整个建设项目，即包括项目建设的各个阶段和环节的档案全面管理，不应仅限于竣工文件方面。 要求和方法包含文件的形成、收集、积累、保管、编制整理、归档及案卷的组卷、验收、交接等方面。2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 铁路建设项目竣工验收交接办法 铁道部 铁路建设项目资料管理规程 铁道部 铁路建设项目竣工文件编制移交办法 铁道部办公厅 办档20028号 城市建设档案归属与流向暂行办法 国家档案局 档发字199720号3术语和定义31项目 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。32单位工程 指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。33 项目文件 指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件资料。34 建设管理文件指建设单位在项目实施过程中形成、收集的文件资料。35 勘察设计文件 指项目勘察与设计过程中形成的文件资料。36 施工文件 指项目施工过程中形成、收集的文件资料。37 监理文件 指监理单位在项目监理过程中形成的文件资料。38 竣工图 指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。39 竣工文件 指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图、监理文件组成。310 竣工验收文件 指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件资料。311 项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。铁路建设项目资料管理规程中竣工文件指的是建设项目竣工验收后，需要向接管单位及档案管理部门移交归档的建设项目资料。其与项目档案是一个概念，不要与3.9竣工文件定义搞混。312 项目文件归档 项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设项目管理机构移交经整理的全部相应文件资料；建设项目管理机构各部门将项目各阶段形成并经过整理的文件资料定期报送档案管理部门。313项目档案移交 建设项目管理机构根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。4职责 41 通用职责411 项目各参建单位应根据现行国家和铁道行业有关标准、管理规章及本标准的要求，完成各自职责范围或合同规定的项目文件管理工作。412 项目文件的收集、整理、归档和项目档案的验收应与项目的立项准备、施工建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。 413 各参建单位主要负责人应对项目文件管理工作全面负责，并指定专人负责项目文件的收集、整理和归档。 41. 4 对项目文件进行涂改、伪造，随意抽撤或损毁的，按有关规定予以处罚，情节严重的，依法追究法律责任。42 建设项目管理机构职责4. 2. 1 与项目中标单位签订合同时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。对项目文件的编制、归档事项如标准、费用、套数、时间等做出明确规定。42. 2 负责组织、协调和指导各参建单位项目文件管理工作。项目开工后，及时向各方提出项目文件形成、累积的有关要求，并定期进行检查。组织项目竣工文件的编制、汇总工作，并在项目初步验收前移交接管使用单位。举办档案资料管理人员培训班，请有关档案部门讲解标准和方法，使之有章可循，免走弯路。42. 3 建设项目管理机构负责对其形成、收集的项目文件进行整理和保管；按规定向有关档案管理部门移交项目档案。 关于加强铁路局建设管理工作的若干意见（铁办200641号）项目管理机构是铁路局负责项目建设的实施机构，由铁路局直接领导，就项目建设对铁路局负责。4. 3 勘察设计单位职责4. 3. 1 负责收集、积累项目的全部勘察设计文件，并保证其完整与系统。43. 2 按规定向有关单位提供勘察设计文件。铁道部关于提供铁路工程设计电子文件的通知（铁建设函2005514号）规定：设计单位在提交可行性研究、初步设计、施工图纸质设计文件的同时，提交电子文件（内容与纸质设计文件相同）。建设单位应加强对电子文件的管理只能用于本项目建设和管理。提供电子文件事宜和要求应在合同中明确。433 按规定对有关单位提交的相关项目文件进行签署。4. 4 施工单位职责4. 4. 1 负责收集、积累其承包项目的全部施工文件，在工程施工中按规定要求形成各种文件资料，及时根据变更设计通知单对图纸进行更改。44. 2 项目初步验收前，按规定编制竣工文件，并对其真实性、准确性和完整性负责。443 按要求向建设项目管理机构档案部门报送竣工文件目录。45 监理单位职责451 负责收集、积累项目监理文件，并对其真实性、准确性和完整性负责。452 负责监督、检查项目建设中设计、施工单位有关文件形成、积累情况，审核、签署竣工文件。453 项目初步验收前，按要求整理监理文件，向建设项目管理机构档案部门归档。 46 接管单位档案部门职责461 协助建设单位对项目文件管理进行指导，工程竣工验收时，负责项目档案的验收。462 负责接收和保管管内的项目档案。5 项目文件归档范围51 项目文件归档种类及内容 包括铁路建设项目资料管理规程规定的建设管理文件（A类）、勘察设计文件（B类）、施工文件（C类）、监理文件（D类）、竣工验收文件（E类）和铁道部铁路局系统机械动力设备管理规则规定的机械动力设备文件（F类）。511建设管理文件（A类）（1）建设项目管理机构文件（A1-1）管理机构（建设单位）是指铁道部、铁路局或其他业主为组织实施某一具体铁路建设项目专门成立的建设项目管理机构。管理机构资料包括机构设置、人员配置及工作职责等。管理机构资料内容可随建设阶段不同而有所不同。（2）立项决策文件（A2）（21）预可行性研究报告（A2-1）及批复文件（A2-2） 预可行性研究报告是预可行性研究成果性文件，是建设项目立项的依据，也是进行可行性研究的依据；批复文件为铁道部及国家主管部门的审批文件。（22）环境影响报告书（A2-3）及批复文件（A2-4）（23）水土保持方案报告书（A2-5）及批复文件（A2-6）（24）节能报告书（A2-7）及批复文件（A2-8）（25）防洪影响评估报告书（A2-9）及批复文件（A2-10）（26）通航论证报告书（A2-11）及批复文件（A2-12）（27）地震安全性评估报告书（A2-13）及批复文件（A2-14）（28）文物保护影响评估报告书（A2-15）及批复文件（A2-16） 上述诸报告由建设单位委托勘察设计单位编制，铁道部及国家有关行政主管部门审批。专项申请及批复文件还包括安全、卫生、消防、人防、交通、河湖、园林、市政、规划、质量监督等文件（29）可行性研究报告（A2-17）及批复文件（A2-18） 由建设单位委托（或配合）设计单位编制，建设单位上报铁道部及国家行政主管部门审批，该文件是项目决策的依据，也是进行初步设计的依据。（3）征地、拆迁文件（A3）（31）建设用地预审资料（A3-1）及批复文件（A3-2）建设单位办理土地预审时，需提供地质灾害危险性评估报告、压覆重要矿床评估报告、使用林地可行性报告等。国土管理部门审批。（32）选址意见书、建设用地规划许可证（A3-3）建设单位根据建设项目有关批准文件，向城市规划部门申请办理。（33）勘测定界成果资料（A3-4） 包括勘测定界技术报告书和勘测定界图。建设单位委托有资质的机构编制。（3. 4）施工用地图纸、资料（A3-5）由设计单位提供包括征地图、征地数量表、拆迁调查明细表等资料。（35）征地拆迁现场操作资料（A3-7） 根据有关规定和管理办法，实施征地拆迁现场操作的各类资料。（4）招投标管理文件（A4）（41）招标计划（A4-1）及批复文件（A4-2）招标人根据审定的勘察设计、咨询、监理、施工、物资设备采购、第三方检测等招标文件编制原则和大纲编制招标计划，招标管理机构审批。（42）招标公告（A4-3） 招标必须依法在指定媒介发布招标公告，具体内容按铁道部有关规定执行。（43）资格预审文件、招标文件（A4-4）及批准文件（A4-5） 资格审查分为资格预审和资格后审。需进行资格后审的，报招投标管理机构批准，形成批准文件。招标答疑、补遗文件是招标文件的组成部分。（44）资格预审评审资料（A4-6） 包括评审记录、向预审合格潜在投标人发出的资格预审合格通知书、向不合格潜在投标人发出的告知结果资料。（45）投标文件（A4-7）指投标人按招标文件要求编制，对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应，在规定时间送达规定地点的文件。（46）开标记录文件（A4-8） 指在开标过程中有招标单位负责人、投标人法定代表人或委托代理人签字确认的记录。委托公证机关对开标过程进行公证的，应包括公证书。（47）评标报告（A4-9） 评标委员会完成评标后，应向招投标管理机构提出书面评标报告。（48）中标通知书、中标结果通知书（A4-10） 评标报告经招投标管理机构核准后，由招标人向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（49）招投标情况书面报告（A4-11） 在中标通知书发出规定期限内，招标人向招投标管理机构提交招投标情况书面报告。（5）合同管理文件（A5）（51）合同审查资料（A5-1） 包括建设管理内部审查、咨询审查及律师审查等资料。（52）合同联签文件（A5-2） 建设管理内部业务部门、计财部门、业务领导、主管领导及法人代表或委托代理人等签字文件。（53）合同变更、解除及纠纷处理文件（A5-3）（54）合同文本（A5-4） 包括各种协议、合同、补充协议及补充合同书面文本。重点有供水、供暖、供电、供气、通信、排水、原料、材料、燃料供应等协议文件。北京站某次站场改造，施工单位在未办理相关手续情况下，将站内排水接入市政管线，被罚款。（6）开工报告（A6）（61）建设项目开工报告（A6-1）及批复文件（A6-2）建设项目具备开工条件后，建设单位向铁道部主管部门提交开工报告，部主管部门对开工条件进行审查、批复。大中型项目开工报告需提交以下资料：1）工程开工报告；2）可行性研究报告批复文件；3）建设管理机构资料及管理规章制度；4）初步设计及总概算批复文件，普通铁路项目鉴修概算或客运专线项目施工图投资检算核备文件；5）项目资本金和其他建设资金计划已落实证明材料；6）指导施工组织设计大纲；7）主体工程（或控制性工程）施工单位、监理单位中标通知书；8）建设项目管理单位与设计单位签订的设计图纸交付协议；9）环境影响评估报告审批文件；10）节能评估报告审批文件；11）建设项目用地预审批复文件，农用地转用和土地征用审批文件。（62）合同标段和重点工程开工报告（A6-3）及批复文件（A6-4） 合同标段和重点工程具备开工条件后，由施工单位向监理单位申请开工，监理单位对申请开工条件进行检查并签认后，上报建设单位核实，建设单位批准开工。（63）单位工程开工报告（A6-5）及批复文件（A6-6）单位工程具备开工条件后，由施工单位向监理单位申请开工，监理单位完成审查、审批工作，并报建设单位备案。（7）技术管理文件（A7）（71）指导性施工组织设计文件（A7-1） 包括指导性施工组织设计和批复文件，也包括各类施工组织设计的调整及批复。由建设单位编制，按规定报主管部门审批。（72）全线控制测量方案（A7-3） 由设计单位提出，符合本线设计标准，满足建设需要，并为运营维护提供依据。（73）线路贯通测量文件（A7-4）包括线路贯通测量记录及成果资料。（7. 4）科技成果文件（A7-6）包括任务书、合同、研究报告和评审鉴定结论等。（7. 5）工程项目总结（A7-7）建设单位应在国家验收完成后规定的期限内，完成从项目立项到竣工验收全过程的工程项目总结。包括质量、安全、工期、投资效益、环境保护和科技创新等目标控制体系的全部内容。（8）物资设备管理文件（A8）（8. 1）甲供（控）物资设备质量记录（A8-2）对甲供（控）物资由施工单位和监理单位负责进场验收，并填写报验表。（9）质量安全管理文件（A9）（91）质量安全事故资料（A9-2） 包括工程质量安全事故报告、调查报告、鉴定报告、责任处理报告、现场处理检查和验收记录等。（92）专项检测文件（A9-3）指建设单位委托专门检测机构，对工程用原材料、构配件、成品、半成品、设备以及工程实体等进行质量抽检、验证以及系统联调联试的资料。（10）质量安全监督文件（A10）（101）质量安全监督审批文件（A10-2） 建设单位在项目开工前必须到监督部门办理铁路建设工程质量安全监督手续。审批资料包括铁路建设工程质量安全监督书及补充资料通知单等。（102）质量安全监督报告（A10-4） 由质量安全监督部门编制，包括铁路建设工程质量安全监督报告及其补充报告。（11）水土保持、环境保护文件（A11）（111）水土保持文件（A11-1） 包括施工过程中的检查记录、方案变更记录和防洪预案等。（112）环境保护文件（A11-2） 包括施工过程中的检查记录、方案变更记录等。（12）投资控制文件（A13）（121）投资估算文件（A13-1）在项目可行性研究阶段由设计单位完成，其为预可研、可研报告的一部分。批准的投资估算规模是建设项目投资的法定限额。（122）投资估算审查修改文件（A13-2）设计单位按批准的投资估算总额编制项目投资估算，审查修改设计文件，作为下阶段投资对照分析和控制的依据。（123）设计概算（A13-3）在初步设计阶段由设计单位完成。（124）鉴修概算（A13-4）其是在建设单位对初步设计文件初审并经铁道部批复的基础上编制的，并与批复总概算吻合。鉴修概算是建设单位组织工程招标或编制施工图投资检算的主要依据，也是项目工程实施阶段投资控制的基础。（125）投资检算（A13-5）在施工图设计阶段由设计单位完成。（126）分标段执行预算（A13-6）在项目招标完成后，建设单位组织编制分阶段执行预算。其是建设单位指导验工计价和投资管理的基础。（127）验工计价文件（A13-8） 包括建筑安装工程、设备工器具、征地及拆迁、勘察设计费、工程咨询费、监理费、建设管理费统计计价资料等。在批准的预算范围内，应按有效支付凭证进行归类统计计价。（129）清理概算文件（A13-9）包括项目清理概算报告及上级主管部门批复意见，作为项目管理机构编制项目工程决算的依据。（13）声像材料（131）项目建设前期准备阶段材料包括项目立项、可研、方案设计、审批，项目选址、规划方案论证及评审，招、投标等活动；重要招商引资、签约，合同签字，开工、奠基等仪式；项目建设前区域全景原貌、拆迁情况及重要历史文物、古建等；工程设计中标模型。（132）项目建设施工阶段材料包括工程形象记录（地基基础、主体结构、装饰装修、屋面等），施工采用或引进的新技术、工艺、材料、设备情况，质量检查、验收活动，工程质量事故及分析处理情况。（133）项目建设竣工阶段材料包括建设项目竣工、验收仪式，竣工后新貌（不同角度重要布局、交通设施、夜景照明），配套设施，绿化、雕塑等环境工程。512 勘察设计文件（B类）（1）勘察文件（B1）（11）勘察大纲文件（B1-1） 包括地质勘察大纲和相应的审查资料，是勘察工作指导性文件。勘察单位完成，勘察监理和建设单位审查。（12）勘察报告文件（B1-2） 包括勘察报告、勘察资料和相应的验收资料，是勘察工作的成果。勘察单位完成，建设单位组织验收。（13）初测文件（B1-3） 是勘察初测工作的成果，勘察设计单位完成，是进行可行性研究的依据性资料。（14）定测文件（B1-4） 是勘察定测工作的成果，勘察设计单位完成，是进行初步设计的依据。（15）勘察监理文件（B1-5） 包括勘察监理规划、细则、月报、日志、检查记录、旁站记录、通知及工作总结。（2）设计文件（B2）（21）初步设计文件（B2-1） 包括初步设计文件、设计图纸、设计概算、鉴修概算和初步设计初审意见、审查及批复文件。（22）施工图设计文件（B2-2） 包括施工图纸、投资检算以及施工图设计审核、优化、审查文件。（23）变更设计文件（B2-3） 按铁路建设项目变更设计管理办法规定，对工程进行变更设计形成的有关资料。包括变更提议、会审（勘）纪要、投资比较、批准的变更设计文件、变更设计图纸等。（24）工程咨询文件（B2-4） 经批准采用工程设计咨询的建设项目产生，包括工程咨询大纲、阶段实施细则和工程咨询报告等。工程咨询报告完成后，工程咨询单位报送建设单位，抄送勘察设计单位。513 施工文件（C类）（1） 施工管理文件（C1）（1.1）施工组织机构文件（C1-1） 包括施工单位现场的机构设置、人员配置（含施工作业人员）、工作职责等。（2）施工技术文件（C2）（21）超前地质预报文件（C2-5） 包括超前地质预报实施大纲、各预测方法预测报告、地质综合分析报告、超前地质预报竣工总报告等。（22）施工技术总结（C2-9） 包括自开工至竣工的全过程相关内容，在工程竣工后规定期限内完成编写。其分为综合性施工技术总结、各合同标段及重点工程施工技术总结、单位工程施工小结。（3）工程测量文件（C3）（31）施工控制测量文件（C3-2） 包括施工控制测量记录和成果及监理单位审查、签认文件。（32）施工测量放样文件（C3-3） 包括施工控制测量放样记录和成果及监理单位审查、签认文件。（33）结构变形监测与控制文件（C3-4） 指对隧道和特殊桥梁结构变形的监控测量记录以及分析、控制和处理措施等资料。（3. 4）沉降变形观测与评估文件（C3-5）包括各类工程结构的变形观测与评估资料，是无砟轨道铺设的依据。其中线下工程的沉降变形评估报告由专门机构根据标准方法进行判定后提出。（35）竣工测量文件（C3-6） 包括竣工测量记录和竣工测量成果。每项工程竣工时应由施工单位按设计文件要求和相关标准规定，对线路、路基及各种建筑物的位置、尺寸、高程及用地界进行测量核对，如实反映在竣工文件和竣工图上。（4）工程试验文件（C4）指根据设计要求和规范规定进行试验，记录原始数据和计算结果并得出试验结论的资料统称。（41）工程试验报告（C4-3） 按铁路工程试验表格（铁建设函200927号）的规定填写及编制。（5）施工记录文件（C5）（51）施工记录（C5-1）是施工单位对重点工序、关键部位施工过程的记录。施工过程中必须填写规程附录C表C.0.1-表C.0.15施工记录；其它施工记录应根据工程特点进行增补，并根据其内容确定是否纳入竣工文件。（52）施工日志（C5-2）是重要的施工技术履历档案，应按单位或单项工程建立（见规程附录C表C.0.16），由工程（工点）施工负责人或技术负责人逐日连续填写。其主要内容包括：1）工程概况；2）施工期的气候、施工方法、劳动力布置、机械配置、施工操作、施工进度及工程地质变化情况；3）相关工作记录，如现场取样、检测、测量、施工交底等；4）工序检查验收情况及结论；5）每日使用的主要材料规格、数量及检测结果；6）施工中遇到的重大技术问题，变更设计、主要工程材料代用等所采用的主要措施和效果记录；7）施工中发生的工程质量事故和处理改进情况记录；8）停工原因（停工期间重要事件应记录）；9）各级管理人员检查提出的施工