文件和资料控制程序.doc

編 號WCH/QP4.5-01文件和资料控制程序版本/版次B/1页 码第6页 共6页1. 目的為保証公司在質量/環境管理體系運行中,所有質量/環境活動場所使用有效版本的文件(包括適當范圍的外來文件),以防止使用失效或作廢的文件。2. 適用范圍本程序適用于質量/環境管理體系運行中,有關質量/環境活動的文件的控制和管理。3. 職責3.1. 文控中心負責質量/環境管理體系文件的控制和管理。3.2. 設計部負責未定型產品的技朮性文件的控制。3.3. 各使用部門應加強對文件的識別和保管。4. 作業流程責任部門提出制修訂廢止申請相關部門評審會簽同意不同意作廢制定文件相關部門評審會簽跟據評審意見更改提出受控申請文控格式標准化審核分類編號外來文件識別跟蹤文件審批編制更改清單發行回收影響文件發放到有關部門正本存檔有有無更改保存二年無使用有效版本有無保留必要有無作好標識防誤用銷毀保存5. 工作程序5.1.文件的分類a. 技朮性文件;b. 管理性文件。5.1.1.外來文件a. 國家及地方頒發的有關法規法令政策等文件;b. 行業可直接引用或執行的規范規則技朮標准等;c. 顧客或供應商提供的資料來函及傳真件電話記錄等。5.1.2.公司文件a. 質量/環境體系文件:質量/環境手冊程序文件作業指導文件表格記錄;b. 技朮文件:設計文件工藝文件檢驗文件工程設備文件;c. 僅限于各部門內部使用的部門內部文件。5.1.3.受控文件和非受控文件a. 有效文件由文控中心在文件上加蓋”受控”印章,以便于識別;b. 有效文件未經蓋章為非受控文件,不得與質量體運行有關的工作場所使用。發至外單位或顧客的質量手冊應注明受控的標識。5.1.4.由文控中心建立文件和資料清單目錄,所有受控文件登記在受控文件總表,在每年初提出有效版本的清單及文件修改一覽表。5.2.文件編號5.2.1.質量手冊的編號規則。湖南高压限流熔断器湖南高压限流熔断器/湖南高压限流熔断器 湖南高压限流熔断器WCH / QM(EM) 01 手册順序號受控质量/環境手冊代号公司代號5.2.2.程序文件的編碼規則WCH/QP(EP) X.XXX对应某要素程序文件的流水号,如01，02，QS9000/ISO14001标准一级要素号码:如4.1，4.5，4.19，受控程序文件代号公司代號5.2.3.作業指導文件(隶属于二级程序文件的作业指导书,部门工作流程等文件)的編碼規則WI/XXX X.X - XX流水号码,如01，02， 相应QS9000/ISO14001标准一级要素编码,如4.1 部门代码作业指导文件代码5.2.4.表格的编号规则:FM/XX X.X-XX X X 表格某一版本的修改次数,用阿拉伯数字表示表格版本,用英文字母中的顺序表示流水号码,如01,02,QS9000/ISO14001标准一级要素编号:如4.1,4.20部门代码:RD设计部表格的代号5.2.5.技朮類文件編號規則:WI/XXXXXXXXXXX版本(从A0-Z0递增)顺序号(同类文件的顺序号码,从001-999递增)年代(01-99，表示2001-2099年)文件性质拼音代码部门代码(参见文件和资料控制程序)拼音代码为:标准类文件:BZ 规范类文件:GF 通知类文件:TZ 报告类文件:BG其他类别的技术文件可由各部门编写代码,如作业指导书:ZZ,流程控制表:LC;排拉图:PL。5.2.6.部門代碼部門名稱代碼部門名稱代碼部門名稱代碼設計部RD文控中心DCC实验室LAB电脑課EDP生產統籌部PMC管理部HR生產部PD仓 库WH工程MEME品管部QA采 购PR工程PIEPIE财 务ACC管理者代表MR市場部MD彩 屏PDCM总经理室GM5.2.7.版本/版次管理.版本/版次編號 文件(包括表單)的版本以英文大寫字母表示,A表示初版,并按A,B,C,D等依次遞增;文件版次以阿拉伯數字表示版次,0表示初次,并按01234依次遞增版本和版次結合即A/0A/1等。.版本/版次升級 文件內容較小,版本不變,版次升級;修訂次數大于5次或版文件大部分內容變更(超過1/3)時則須更換版本.歸檔的外來文件,如果該文件本身有版本版次,以文件為准,如果沒有版本版次,則由文控中心添加版本編號或按其制定日期為准。5.3.文件的制訂5.3.1.質量/環境手冊由文控中心組織制訂。5.3.2.程序文件由主管該項工作的部門組織制訂。5.3.3.作業指導文件的管理性技朮性文件由主管該項工作的部門負責制訂。5.3.4.部門需制訂新文件須填寫文件制.修.廢申請單交文件涉及的相關部門評審,如相關部門評審同意新增此文件,則可制訂;如相關部門評審不同意新增此文件則此申請作廢。5.4.文件的評審部門制定文件后,交文件涉及的相關部門評審,評審完畢根據評審意見更改原文件。5.4.文件標准化檢查部門文件評審完畢并跟據評審意見更改后,交文控中心進行標准化檢查并編號,檢查后的文件返制定部門執行文件審批手續。5.5.文件的審核批准和發布5.5.1.質量/環境手冊由管理者代表審核,總經理批准發布。5.5.2.程序文件由制訂起草部門經理審核,管理者代表批准發布。5.5.3.部門內工作指導文件由制訂部門主管審核,部門經理批准,涉及跨部門的工作指書文件由制訂部門經理審核,主管副總批准發布。5.6.文件的發放5.6.1.審批后文件由制定部門文員填寫文件發行/更改申請單并附文件原稿(電子檔須發送文控存檔)歸檔文控中心發行。5.6.2.受控管理性文件發放范圍及數量由文控根據申請部門的文件發行/更改申請單進行適用性審核確定,由文控中心主管簽署發放,技朮文件根據文件發放范圍或既定發放范圍表發行。5.6.3.受控文件的發放按分級管理原則,文控負責將文件分發至部門,部門再發至各組及有關崗位。5.6.4.受控文件總表由文控員依據文件發行/更改申請單及產品設計文件歸檔登記表編制,文控主管審核,管理者代表批准,文控負責分發并控制其版本。5.6.5.發放受控文件時,文控員填制受控文件發放記錄供部門文件員簽收。各部門文件員負責本部門受控文件的收發保管控制,部門文件員接收受控文件后及時登記在部門受控文件總覽表,部門人員領用文件,文件員填制部門文件領用登記表供文件領用人簽收。部門內如實行分級發放,參照本條規定執行。5.7.文件的使用和保存5.7.1.受控文件正本由文控中心專人負責保存,作廢后的質量手冊正本保存三年,程序文件正本保存二年。工作指導文件正本保存兩年,受控文件發布后,由文控中心歸檔,并列入公司受控文件總表。 所有存入軟盤的受控文件應進適當標識編目,由文控中心指定專人保存。更改或換版時及時修正。受控文件副本由使用部門文件員負責保存及控制,部門文件員對本部門受控文件應分類歸檔管理,并作出文件標識。5.7.2.不屬文件發放者,確因工作需要,可向部門文件資料員借閱。部門若沒有的需要查詢的文件資料,借閱人員須填借閱申請單向文控中心申請借閱。各部門內部必須建立借閱文件登記手續,填寫部門文件借閱登記表。任何人不得擅自復印,或向與質量管理體系運行無關的人員,特別是公司外部人員提供受控文件。5.7.3.文件破損,影響使用時,可由部門文件資料員向文控員申請置換,填寫文件增補減換申請單,補發完好的受控文件,但必須上交破損的受控文件并由文控中心負責銷毀。5.7.4.文件丟失,應向文控主管提出書面申請,填寫文件增補減換申請單經批准后由文控補發。丟失的文件一旦找回,應立即上交文控中心并銷毀。5.7.5.受控文件部門須增發,由部門文員填寫文件增補減換申請單經文控主管批准后,予以增發。受控文件部門須減少份數或取消,部門文員填寫文件增補減換申請單經文控主管批准后,文控將發放的文件回收,并做發放注銷記錄。5.7.6.客戶或供應商需要復印受控文件,對外接口部門需填寫內部聯系單,經文控主管審批后,文控員給予復印并在文件上蓋”參考文件”章方可發放。5.7.7.文件交接.當部門文件員離職轉崗請長假時,需填寫部門文件交接通知并附文件清單交接給下任文件管理員,雙方交接簽署后,并復印一份交文控中心備案。以便文控變更部門文件接收人。部門內部文件交接參照本條規定執行,并交文控中心備份。.當部門組織結構變化而導致文件轉移時,部門間需對所轉移文件進行交接,移交部門需填寫部門文件交接通知并附文件清單在一日內(自交接好之日起)通知給文控中心。5.8.文件的更改及換版回收5.8.1.管理性文件由提出修改的部門填寫文件制.修.廢申請單,說明理由,交文控中心審核,經原批准者同意后,按本程序規定執行。技朮文件按工程更改規程執行。5.8.2.各部門文件資料員負責按部門文件領用登記表收回需更改的文件,并交文控員。5.8.3.文控中心文控員按原文件發放范圍發放程序回收文件,填寫作廢文件回收記錄,文件更改采用”以舊換新”,發放更改后的受控文件。5.8.4.文控應及時更改受控文件總表做好更改情況記錄。5.9.文件銷毀5.9.1.回收的副本舊版文件,文控員即時予以銷毀,原保存的舊版正本文件,由文控員蓋”作廢”印章并保存。5.9.2.作廢正本文件超出保存期限,由文控員予以統計,并填寫作廢文件保存銷毀記錄表經文控主管審批后,予以銷毀,逾期作廢正本文件仍有參考價值須作資料保留,經文控主管審核批准后,方可保存留用。5.10.外來文件的控制5.10.1.國家行業法規性及技朮性文件,由文控中心負責查閱收集,并控制其有效性。5.10.2.客戶供應商提供的資料或文件,由相關職能部門歸檔文控,由文控保存。5.11.技朮文件與資料的管理5.11.1.客戶技朮資料與未定型產品的技朮資料由設計工程部統一管理。設計部接到客戶的技朮資料時,應記錄下收文日期,并在五天之內負責組織對評審,對需要作出相關修改的,應提出修改意見并提交客戶確認。5.11.2.定型產品的樣品與圖紙工藝文件的管理定型產品的樣品與圖紙由設計部交付給文控中心負責管理。工藝文件由工程PIE交控中心后統一負責管理。6.相關文件6.1.質量/環境記錄控制程序WCH/QP4.16-01 A/16.2.技朮文件編碼規則WI/DCC4.5-01 B/06.3.工程文件和資料控制規范WI/RD4.4-04 B/06.4.工程更改控制程序WCH/QP4.4-02 A/06.5.文件歸檔驗收作業標准WI/DCC4.5-09 A/06.6.文控作業細則WI/DCC.5-10 A/07.質量記錄7.1.受控文件總覽表FM/DCC4.5-01 A/07.2.文件評審會簽表FM/DCC4.5-02 A/07.3.文件制.修.廢申請單FM/DCC4.5-20 A/07.4.文件發行/更改申請單FM/DCC4.5-03 A/07.5.受控文件發放記錄FM/DCC4.5-05 A/07.6.借閱申請單FM/DCC4.5-