H企业采购模式优化的研究.doc

摘 要随着经济全球化和信息技术的发展,采购的作用日益重要,采购不仅仅是企业或部门的一种独立的功能和一般性的工作,而是一种与公司战略决策紧密相关的综合性活动。中国正在发展成为全球的制造中心和采购热点地区，跨国公司在中国的采购和中国企业的国际采购将日益频繁。然而，我国企业长期以来采用的传统采购模式，致使国内企业采购管理仍然是一个非常薄弱的环节，与国际一流跨国公司的差距明显。因此，研究改善采购模式，对企业的战略发展具有十分重要的意义。本文首先列举采购模式的种类及其相关理论；其次介绍H企业的概况，并描述其采购模式；然后，找出H企业采购目前存在的问题并针对这些问题提出具体的对策；最后，总结全文。在通过分析H企业的采购模式后，发现该企业采购仍然存在着很多问题，如采购模式落后、采购人员素质不高、采购信息不对称、库存不合理和采购成本过高。针对这些问题，本文相应地提出了优化策略。采购模式落后的问题可以采用电子采购解决；通过提高采购人员的思想品德素质、知识素质、能力素质这三方面来提高他们的整体采购素质；建立与供应商的战略合作伙伴关系增强采购信息的沟通；对于采购与库存不协调导致的成本过高，可以采用ABC分类法，如A物料重点管理，B物料进行一般管理，C物料可以尽量减少管理资源。关键词：采购模式，优化策略，ABC分类法注：本论文题目来源于： 自 选（企 业 实 际） AbstractWith the globalization of economy and the development of information technology, procurement is increasingly important, procurement is not only an independent function and general work for enterprise or department, but a closely related with company strategic decision of comprehensive activities. China is developing to become the global manufacturing center and purchasing hotspots, multinational companies procurement in China and Chinese enterprises international procurement will increasingly frequent. However, enterprises in our country have adopted the traditional purchasing pattern for a long time that domestic enterprise procurement management is still a very weak link, and there is a big gap with the international first-class multinational company obviously. Therefore, there is extremely vital significance for the strategic development of enterprises to study the improvement of enterprise purchasing pattern.This paper firstly list purchasing pattern of species and the related theory; Secondly, it will introduce H enterprise, and describe its purchasing pattern; Then, to find existing problem of H enterprise purchase and to solve these problems with specific countermeasure; Finally, summarizes the full text. By analyzing the H enterprise in purchasing pattern, it is found that the enterprise purchase still exists many problems, such as inventory which purchasing lead to is not reasonable, purchasing information asymmetry, procurement personnel quality is not high, purchasing pattern lag behind, etc. Aiming at these problems, this paper puts forward optimized strategy accordingly. The dated purchasing pattern can used the electronic purchasing to solve; By improving purchasing personnel moral character quality, the knowledge quality, ability quality these three aspects to improve their overall purchasing quality; Establish strategic cooperative partnership with suppliers to enhance communication of purchasing information; The cost is exorbitant because purchasing and inventory are not coordinated, it can use ABC classification, such as A materials are managed the most importantly, B materials are managed generally, it can minimize management resources for C materials.Keywords: purchasing pattern，optimized strategy，ABC classification目 录1 绪论11.1 题目的背景11.2 题目研究的目的与意义21.3 题目研究方法21.4 论题与论文内容32 采购模式的简介42.1集中采购42.2 分散采购52.3 联合采购62.4 询价采购72.5 即时制采购72.6 招标采购92.7 电子采购93 H企业的概况123.1 H企业的发展简介123.2 H企业的采购模式124 H企业采购模式问题的分析144.1 采购模式落后144.2 采购人员素质不高154.3 采购信息不对称164.4 库存不合理，采购成本过高175 H企业采购模式改善的对策195.1 采用电子采购195.2 提高采购人员的素质205.3 与供应商建立战略合作伙伴关系225.4 利用ABC分类法加强采购库存管理23结论25参考文献26致谢27III1 绪论1.1 题目的背景随着经济全球化和信息技术的发展，采购管理的作用日益凸显，采购已不仅仅是企业或者部门的一种独立的功能和一般性的工作，而是一种与公司战略决策紧密相关的综合性管理活动。目前，在世界范围内，采购管理同物流管理、供应链管理一样，越来越受到人们的普遍重视。1.1.1 经济全球化采购的发展经济全球化的过程早已开始，尤其是80年代以后，特别是进入90年代，世界经济全球化的进程大大加快，跨入21世纪，世界经济更加紧密地联系在一起。而对于采购管理，在经济全球化不断发展的过程中也不断创新管理，不断改善更有效率的采购模式。本文所要研究的H企业正是一家以跨国采购为主的港资制造企业。有效率的全球采购，有利于资源和生产要素在全球的合理配置，有利于资本和产品在全球性流动，有利于科技在全球性的扩张，有利于促进不发达地区经济的发展，是人类发展进步的表现，是世界经济发展的必然结果。但它对每个国家来说，都是一把双刃剑，既是机遇，也是挑战。特别是对经济实力薄弱和科学技术比较落后的发展中国家，面对全球性的激烈竞争，所遇到的风险、挑战将更加严峻。面对经济全球化的采购环境，企业应该寻找合适自身发展的采购模式，否则将会付出采购成本过高的代价。1.1.2 电子采购的兴起我们所熟知的电子商务，简单地说就是在网络上实现的交易。电子采购是由采购方发起的一种采购行为，但是一种不见面的网上交易，如网上招标，网上竞标，网上谈判等。人们把企业之间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动定义为B2B电子商务，事实上，这也只是电子采购的一个组成部分。电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。可以说，企业采购信息化是企业运营信息化不可或缺的重要组成部分。电子采购使企业不再采用人工办法采购它们的商品，在这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性。目前，企业在生产规模和销售规模没有突破的情况下，采购环节节省的资金可以完全计入企业的利润，尤其是在制造业领域，压缩采购成本是现代制造企业在商海中增强竞争力、提高利润率的必要手段1,2。因此，采购已经从传统的后勤角色逐步地走到了前台，作为企业生产的重要环节，越来越多地参与到企业整体决策当中。1.2 题目研究的目的与意义在全球采购的大浪潮下，企业采购问题已经成为世界经济的一个十分重要的话题。特别是我国，不像许多发达国家那样已经有比较完善的采购模式，我国的企业采购目前仍处于初级发展阶段。因此，研究经济全球化下的企业采购模式是十分必要的，它既具有理论意义，又有现实意义。1、理论意义。本文通过研究H企业采购模式找出其存在的问题并提出具体的对策，这有利于企业解决此类问题时可以更好处理并取得更高的效率。2、现实意义。通过本文的研究，希望能为我国企业提供一些决策参考，使我国企业尽快融入到全球采购之中去，提高我国企业采购绩效。为了深入研究H企业采购模式，寻找到改善的突破口和各种问题的解决方法，本文从寻找H企业采购模式存在的问题，然后再提出具体的对策建议。1.3 题目研究方法本文采用的是案例研究法。案例研究法是认定研究对象中的某一特定对象，加以调查分析，弄清其特点及其形成过程的一种研究方法。案例研究有三种基本类型：1、个人调查，即对组织中的某一个人进行调查研究；2、团体调查，即对某个组织或团体进行调查研究；3、问题调查，即对某个现象或问题进行调查研究。在此文中，是对H企业的采购模式进行问题调查研究，即是找出其采购模式的问题所在，然后对这一问题提出对策和建议。1.4 论题与论文内容本文围绕“H企业的采购模式优化的研究”这一论题进行论述，为此，本文的基本结构内容是：首先，介绍采购模式及其相关理论；其次，介绍H企业的概况，了解它的采购模式；然后，找出H企业采购目前存在的问题并针对这些问题提出具体的对策；最后，总结全文。2 采购模式的简介采购（purchasing），是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。采购模式，是指在采购过程中使用的各种不同的方法。包括集中采购、分散采购、联合采购、询价采购、即时制采购、招标采购和电子采购等。2.1集中采购集中采购是相对于分散采购而言的，它是指企业在在核心管理层建立专门的采购机构，统一组织企业所需物品的采购进货业务。跨国公司的全球采购部门的建设是集中采购的典型应用。它以组建内部采购部门的方式，来统一管理其分布于世界各地分支机构的采购业务，减少采购渠道，通过批量采购获得价格的优惠3。随着连锁经营、特许经营和外包制造模式的增加，集中采购更是体现了经营主体的权力、利益、意志、品质和制度，是经营主体赢得市场，保护产权、技术和商业秘密，提高效率，取得最大利益的战略和制度安排。因此，集中采购将成为未来企业的采购的主要方式，具有很好的发展前景。如IBM、恒基伟业、麦当劳等企业都是在这一层面上通过集中采购实现了自身的利益。实施集中采购主要有以下的优势：1、有利于获得采购规模效益，降低进货成本和物流成本，争取主动权。2、易于稳定本企业与供应商之间的关系，得到供应商在技术开发、货款结算、售后服务支持等诸多方面的支持与合作。3、集中采购责任重大，采取公开招标、集体决策的方式，可以有效地遏制腐败。4、有利于采购决策中专业化和专业技能的发展，同时也有利于提高工作效率。5、如果采购决策都集中控制的话，所购的物料就比较容易达到标准化。6、减少了管理上的重复劳动。这样就不必让每一个部门的负责人都去填采购订单，只需采购部门针对公司的全部需求填一张订单即可。7、可以节省运费和获得供应商的折扣。由于合并了多个部门的需求，采购部门找到供应商时，其手上的订单数量就足以引起供应商的兴趣，采购部门就可以说服供应商尽快发送或给予数量折扣。除此之外因为集中了所有的需求后货物可以整车的进行装运，因此可以节省运费。8、在物资短缺时，不同部门之间不会为了得到物资而相互竞争从而引起采购价格上涨。9、对于供应商而言，这也可以推动其有效管理，他们不必同时与公司内的许多人打交道，而只需和采购经理联系。2.2 分散采购与集中采购相对应，分散采购是由企业下属各单位，如子公司、分厂、车间或分店实施的满足自身生产经营需要的采购。这是集团公司权利分散的采购活动4。分散采购是集中采购的完善的补充，有利于采购环节与存货、供料等环节的协调配合，有利于增强基层工作责任心，使基层工作富有弹性和成效。分散采购有以下的优势：1、对利润中心直接负责。2、对于内部用户有更强的顾客导向。3、较少的官僚采购程序。4、较少需要内部协调，与供应商直接沟通。相反，分散采购有以下的劣势：1、采购能力分散，缺乏规模经济。2、缺乏对供应商统一的态度。3、分散的市场调查。4、在采购和物料方面形成专业技能的可能性有限。5、对不同的经营单位可能存在不同的采购条件。集中采购的优势就是分散采购的劣势，分散采购的优点也正是集中采购的不足。在实际采购中要趋利避害、扬长避短，根据企业自身的条件、资源状况、市场需要，灵活地做出制度安排，并积极创新采购方式和内容，使企业在市场竞争中处于有利的地位。当然，集中采购和分散采购并不是完全对立的，仅靠一种采购方式不能满足生产需要。大多数公司在两个极端之间进行权衡：某个时候他们会采用集中的采购组织，而在几年之后也许他们会选择更加分散的采购形式。2.3 联合采购集中采购是指企业或集团企业内部的集中化采购管理，而联合采购是指多个企业之间的采购联盟行为。因此，可以认为联合采购是集中采购在外延上的进一步拓展。随着市场竞争的日益激烈，企业在采购过程中实施联合采购已经成为企业降低成本、提高的重要途径之一5,6。如果从企业外部去分析我国企业的现行采购机制，其外部特征是各企业（无论是国内还是国外）的采购基本上都是各自为政，相互之间缺乏在采购及相关环节的联合和沟通，或采购政策不统一，采购效率低下，很难实现经济有效的采购目标。因此，在采购工作中需要突破现行采购方式的束缚，从采购机制上入手，探索新形势下企业间的合作，利用采购环节的规模效益是从根本上解决所在问题的方法之一。这里引入了企业群体规模采购成本的概念，即两个以上的企业采用某种方式进行联合采购时的总成本。企业在采购环节上实施联合采购可极大地减少采购及相关环节的成本，为企业创造可观的效益。联合采购的优点体现在以下方面：1、采购环节。如同批发和零售的价格差距一样，采购的单价与采购的数量成反比，即采购的数量越大，采购的价格就越低。2、管理环节。管理落后是我国企业的普遍现象，而管理的提高需要企业付出巨大的代价。后继企业只有吸取先行企业的经验和教训，站在先行者的肩膀上才能避免低水平重复，收到事半功倍的效果。对于一些生产同类产品的企业，如果各个企业在采购及质量保证的相关环节的要求相同、需要的物品相同，就可以在管理环节上实施联合，归口管理相关工作。联合后的费用可以由各个企业分担，从而使费用大大降低。3、仓储环节。通过实施各个企业库存资源的共享和器材的统一调拨，可以大幅度减少备用物资的积压和资金的占用，提高各企业的紧急需求满足率，减少因供应短缺造成的生产停顿损失。4、运输环节。企业在运输环节的联合，可以通过合并小重量的货物运输，是单次运量加大，从而可以较低的运费率计费，减少运费支出。联合采购已超过了企业界限、行业界限、甚至国界。目前，我国一些企业为解决采购环节存在的问题，正在探讨企业间联合采购的可能性。企业在采购及相关环节将为企业降本增效，提高企业的竞争力开创良好的前景。2.4 询价采购所谓询价采购，就是采购者向选定的若干个供应商发出询价函，让供应商报价，然后根据各个供应商的报价而选定供应商的方法。询价采购是国际上通用的一种采购方法。询价采购所选择的供应商数量少、范围窄，可能选中的供应商不一定是最优的，所以与其他采购模式相比较，询价采购较适用于数量少、价值低的商品或急需商品的采购7。如果在采购活动中，邀请到的供应商不足三，或者三家报价均高于控制价格，应该根据实际情况采取二次询价或者改变采购模式来确定供应商。2.5 即时制采购即时制（JIT）采购是在20世纪90年代，受即时制生产管理思想的启发而出现的。近年来，JIT模式不仅作为一种生产方式，也作为一种采购模式开始流行起来。即时制生产的基本思想是“彻底杜浪费”，“只在需要的时间、按需要的量生产所需要的产品”。这种生产方式的核心是追求一种无库存生产系统，或是库存量达到最低的生产系统。即时制的管理思想目前已经被运用到采购、运输、储存以及预测等领域8。即时制采购是一种先进的采购模式，它的基本思想是：在恰当的时间、恰当的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。它是从即时制生产发展而来的，是为了消除库存和不必要的浪费而进行持续性改进的采购模式。要进行即时化生产必须有及时的供应，因此即时制采购是即时化生产管理模式的必然要求。他和传统的采购方法在质量控制、供需关系、供应商的数目、交货期的管理等方面有许多不同，其中，供应商的选择、质量控制是其核心内容。即时制采购对即时制生产思想的继承也在于对“零库存”的要求，这就需要和供应商签订在需要的时候提供需要数量的原材料的协议。这意味着可能一天一次，一天两次，甚至是每小时好几次的物资采购。即时制采购的核心要包括减少批量、频繁而可靠的交货、提前期压缩并且高度可靠、保持一贯的高质量。供应链环境下的即时制采购模式与传统的采购模式的不同之处在于采用订单驱动的方式。这种订单驱动的方式使供应与需求双方都围绕订单运作，也就实现了即时制、同步化运作。传统的采购模式下，采购的目的就是为了补充库存，而即时制采购模式追求的是零库存。JIT采购是关于采购的一种全新的思路，根据资料统计，JIT采购在以下几个方面已经取得了令人满意的成果：1、大幅度减少原材料和外购件的库存。根据国外一些实施JIT采购模式的企业的测算，JIT采购可以使原材料和外购件的库存降低40%-85%。原材料和外购件库存的降低，有利于减少流动资金的占用，加速流动资金的周转，同时也有利于节省原材料和外购件库存占用的空间，从而降低库存成本。2、提高采购物资的质量。实施JIT采购之后，企业的原材料和外购件的库存很少，甚至为零。因此，为了保障企业生产经营的顺利进行，采购物资的质量必须从根源上抓起。也就是说，购买的原材料和外购件的质量保证，应由供应商负责，而不是采购部门。JIT采购就是要把质量责任返回给供应商，从根源上保障采购质量。为此，供应商必须参与制造商的产品设计过程，制造商也应该帮助供应商提高技术能力和管理水平。在现阶段，我国主要是由制造商来负责监督购买物资的质量；验收部门负责购买物资的接收、确认、点数统计，并将不合格的物资退回给供应商，因而增加了采购成本。实施JIT采购之后，从根源上保证了采购质量。一般来说，实施JIT采购，可以使购买的原材料和外购件的质量提高2-3倍。而且，原材料和外购件的质量提高，又会引致质量成本的降低。3、降低原材料和外购件的采购价格。由于供应商和制造商的密切合作及内部规模效益与长期订货，再加上消除了采购过程中的一些浪费（如订货手续、装卸环节、检验手续等），就使得购买的原材料和外购件价格得以降低。此外，推行JIT采购模式，不仅缩短了交货时间，节约了采购过程所需资源（包括人力、资金、设备等），而且提高了企业的劳动生产率，增强了企业的适应能力。当然，能否实施JIT采购模式就要看企业本身的发展状况和发展能力，企业采用了JIT采购模式并不意味着企业发展步伐就能紧跟创新的前沿，相反可能会付出更大的代价。2.6 招标采购招标采购是指采购方作为招标方，事先提出采购的条件和要求，邀请众多企业参加投标，然后由采购方按照规定的程序和标准一次性的从中择优选择交易对象，并提出最有利条件的投标方签订协议等过程，整个过程要求公开、公正和择优。招标采购是在众多的供应商中选择最佳供应商的有效方法。它体现公平、公正和公开的原则。通过招标程序，招标企业可以最大程度的吸引和扩大投标方之间的竞争，从而使招标方有可能以更低的价格采购到所需要的物资或服务，更充分的获取市场利益。招标采购方式通常用于比较重大的建设工程项目、新企业寻找长期物资供应商、政府采购或采购批量比较大等场合。总体来说，目前世界各国和国际组织的有关采购法律、规则都规定了公开招标、邀请招标、议标等三种招标投标方式。2.7 电子采购电子采购是由采购方发起的一种采购行为，是一种不见面的网上交易，如网上招标，网上竞标，网上谈判等。人们把企业之间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动定义为B2B电子商务，事实上，这也只是电子采购的一个组成部分。电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。可以说，企业采购电子化是企业运营信息化不可或缺的重要组成部分。电子采购使企业不再采用人工办法购买和销售它们的产品，在这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性。电子采购是一种在Internet上创建专业供应商网络的基于Web的方式。它能够使企业通过网络，寻找管理合格的供货商和物品，随时了解市场行情和库存情况，编制销售计划，在线采购所需的物品，并对采购订单和采购的物品进行在途管理、台帐管理和库存管理，实现采购的自动统计分析。实施电子采购，不仅方便、快捷，而且交易成本低，信息公开程度透明，的确是一种很有发展前途的采购方式。电子采购有以下显著优势：1、提高采购效率缩短了采购周期。采购方企业通过电子采购交易平台进行竞价采购，可以根据采购方企业的要求自由设定交易时间和交易方式，大大地缩短了采购周期。自采购方企业竞价采购项目正式开始至竞价结束，一般只需要12周，较传统招标采购节省30%60%的采购时间。2、节约大量的采购成本。据美国全国采购管理协会称，使用电子采购系统可以为采购企业节省大量成本。采用传统方式生成一份定单所需要的平均费用为150美元，使用基于Web的电子采购解决方案则可以将这一费用减少到30美元。企业通过竞价采购商品的价格平均降幅为10%左右，最高时可达到40%多。3、优化采购流程。采购流程的电子化不是用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法，而是要依据更科学的方法重新设计采购流程，这个过程中，摒弃了传统采购模式中不适应社会生产发展的落后因素。4、减少过量的安全库存。世界著名的家电行业跨国企业海尔集团在实施电子采购后，采购成本大幅降低，仓储面积减少一半，降低库存资金约7亿元，库存资金周转日期从30天降低到了12天以下。 5、电子采购的另外一个优势是信息共享。不同企业，包括各个供应商都可以共享信息，不但可以了解当时采购、竞标的详细信息，还可以查询以往交易活动的记录，这些记录包括中标、交货、履约等情况，帮助买方全面了解供应商，帮助卖方更清楚地把握市场需求及企业本身在交易活动中的成败得失，积累经验。这使供求双方之间的信息更加透明； 6、改善客户服务和客户满意度，促进供应链绩效，以及改善与供应商关系。 7、让供应商获益。对于供应商，电子采购可以更及时的掌握市场需求，降低销售成本，增进与采购商之间的关系，获得更多的贸易机会。国内外无数企业实施电子采购的成功经验证明，电子采购在降低成本，提高商业效率方面，比在线零售、企业资源计划（ERP）更具潜力。电子采购的投资收益远远高于过去10年内已经在企业中占主导地位的任何商业革命，包括企业流程再造、策略性采购等等9,10。3 H企业的概况3.1 H企业的发展简介H企业是二十世纪八十年代初由港人投资创立的一家中型生产制造企业，企业成立之初主要是经营塑料餐具，而所生产出来的产品全部销往国外。为了更好地发展壮大企业，在1995年企业决定把总部由香港迁驻广东惠州大亚湾。由于经过十多年的顺利发展，该企业进驻惠州之后也由单一的生产塑料餐具转变为生产各种各样的塑料日制品。产品转向多样化，必然会导致企业决策的复杂化，为了使企业适应这要求，企业主要成立了生产部、销售部、行政部和人事部这几个职能部门，另外还有一些小部门分别隶属于这几大部门，这样企业架构开始明晰，分工合作明显，效率也由此提升了一个高度。企业的销售部主要承接着和客户沟通的桥梁，各种订单的完成也是主要由销售部负责；行政部和人事部的工作与其他公司企业没什么区别；最重要也是最大的部门生产部的工作就相对复杂，企业生产的产品在生产、包装、装卸搬运等工作全部由生产部来完成。这样一来，原料采购进厂之后，企业的生产完全独自完成，并不存在业务外包，如印刷和包装的设计、制造，就是自产自用。而且，由于该企业属于进料加工企业，原材料的采购大部分是从国外进口，只有少数原材料如包装袋原材料等才是由国内采购。在实行这些决策之后，企业的发展并没有想像中的那样困难，由于当时缺少竞争对手和技术相对比较成熟，企业在二十一世纪初还是经过了一段很好的发展时期。然而，2008年的经济危机让该企业真正遇到了生存挑战，企业的利润开始出现负增长，由于之前没有什么经验应对这些困难，企业一开始就经历了一个很大的滑坡。并且，由于管理上的不成熟，让企业的管理也出现了危机。至今，企业仍面临困境，能否走出这一难关需要有更好的管理水平和战略决策。3.2 H企业的采购模式由于企业是进料加工企业，所以很大部分原材料是由国外采购进口的，只有少数制造产品如包装盒之类的原料才是由国内采购而来。对于国外的采购，该企业主要还是采用传统采购模式。在国外，企业并没拥有很稳定的供应商，由于该企业的塑胶产品原料是石油中提炼出来的，所以油价的上涨必会是原材料成本上涨，而且企业通常有多家供应商的选择，这样往往会让企业采购经理只会选择成本价比较低的供应商。企业与供应商的关系只是买卖关系，并不存在稳定的合作关系。该企业接到订单之后根据库存的多少并开始采购，为保证生产的顺利进行，通常企业会有一定的库存积压。原材料品种单一，采购数量都是大批量采购，这些采购条件并没有使企业拥有一种好的采购模式，相反，在现代采购模式盛行的今天，该企业没有跳出传统采购模式的束缚，而是沿着传统采购模式的轨迹发展，最终，在遇到经济危机难以找到合适的供应商去生产也由此产生经济挫败，所以，该企业的目前的采购模式并不是其合适的采购模式。H企业确定国外供应商的流程图如图3.1所示：供应商供应商供应商 比价确定供应商最低价供应商（1或2个）图3.1 H企业确定国外供应商流程图4 H企业采购模式问题的分析4.1 采购模式落后4.11 采购与库存计划不能很好地协调由于传统采购是企业一种常规的业务活动过程，即企业根据生产需要，由各需要单位在月末、季末或年末，编制需要采购物资的申请计划。H企业有两大主要客户,分别是SOLO和CEG,还有小客户十个左右，这两大客户每月生产订单相对都比较稳定，需要注意的是每次订单内容中生产的产品系列不同，比如就SOLO而言，它主要生产五种系列的产品，该企业就根据这些产品前三个月的平均生产量制定采购计划。然后由物资采购供应部门汇总成企业物资计划采购表，报经主管领导审批后，组织具体实施。所需物资采购回来后验收人库，组织供应，以满足企业生产的需要。而该企业的小客户生产订单不稳定,有时一个月甚至两个月不下订单，对于这样的客户H企业并没有先前采购好物料等着客户下订单，而是在收到客户订单时,根据仓库计划生产其他产品的相同原料进行生产。这样通常造成其他产品该生产时生产原料不足的情况出现，而那些没有生产订单的产品原料却造成了库存积压。由于协调不当，该企业有时会发生生产延迟，客户不满意的局面出现。所以，H企业的采购模式存在库存量大、资金占用多、生产原料利用不恰当的不足，经常可能出现供不应求，影响企业生产经营活动正常进行，或者库存积压、成本居高不下，影响企业的经济效益。4.12 验收检查是事后工作采购的原料验收检查是采购部门的一个重要的事后把关工作，质量控制难度大。质量和交货期是采购方要考虑的两个重要因素，但在传统的采购模式下，要有效控制质量和交货期只能通过事后把关的办法，因为采购方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动，相互的工作是不透明的。H企业的采购是采取分散采购的模式，选择供应商的时候在乎的是原材料的成本，有时候订单确定之后要求交货期尽快早点，这样导致了该企业采购的原材料质量参差不齐，有时候由于采购回来根据客人要求的原料质量才发现有些材料质量不过关，这样一来，缺乏合作的质量控制会导致采购部门对采购物品质量难度增加。通常这样以后会产生对供应商不好的印象，一锤子买卖就这样发生，这也是造成频繁改变供应商的原因之一，因为H企业只是希望找到提供物廉价美原料的供应商，自己并没有真正思考自己如何参与到供应商的原料质量控制中去。4.13 采购方与供应商关系只是短期的合作关系在H企业的采购模式中，供应与需求之间的关系是临时的、短期的合作，而且竞争多于合作。由于缺乏合作和协调，采购过程中各种抱怨的事情比较多，采购人员的很多时间消耗在解决日常问题上，没有更多时间用来做长期性预测与计划工作，供应与需求之间缺乏合作增加了许多生产的不确定性。由于产品设计是由H企业自身完成的，所以产品有时候不能满足客户的要求，供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈，在市场需求发生变化的情况下，采购方也不能改变供应商已有的订货合同，导致在需求减少时库存增加、需求增加时供不应求。供需之间对用户需求的响应没有同步进行，缺乏应付需求变化的能力。4.2 采购人员素质不高采购人员的素质整体不高是造成H企业采购效率低下的关键因素之一。H企业目前简单的采购部门结构如图4.1所示：采购部经理采购主管采购专员C采购专员B采购专员A图4.1 H企业采购部门结构图随着H企业生产的扩大，采购规模也因此扩大,诸多的问题都暴露出来了,比如采购成本不但没有降低反而有所提高,采购货物或服务的质量不但没有达到预期效果反而有所降低等等。针对在新形式下如何提高采购人员的综合素质问题,也是提高采购的效率和效益的关键。采购是一项技术性很强、意义和责任重大的工作,要做好这项工作,必须要有支精通采购技术、熟悉商品性能、道德水平高、责任感强的高素质队伍。目前,H企业采购管理队伍的技术水平、理论水平及专业管理能力,整体上偏低。由于不满意自己的工作环境和工资福利，H企业的采购人员频繁变动有时会出现采购工作不够人力的情况。采购人员素质与采购的要求尚有一定的差距,由于企业采购制度的时间不长,大部分采购人员不够专业,而且是销售总经理兼任采购部门的最高职位,没有专业采购水平的领导对采购的复杂性认识不够,对企业的采购的方式及程序知之甚少，采购人员对采购业务和技巧不够熟悉,对供应商的信誉和商品的质量把握不准,搜集、分析市场信息的能力不够强。因此,形成一支业务过硬、素质精良、执业规范的采购队伍显得尤为迫切。4.3 采购信息不对称4.31 H企业采购价格信息不对称H企业的采购过程是价格信息不对称的过程，选择供应商是该企业采购活动中的一个首要的任务，上文叙述了H企业的供应商选择是根据采购原料的成本决定的，其次才是质量。在采购过程中，该企业为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最佳的供应商，往往会保留私有信息，比如不会给供应商确定的采购数量，为寻求低价格，通常虚报自己采购数量，或者同比其他供应商的价格进行压价。采购部门怕因为给供应商提供的信息越多，供应商的竞争筹码就越大，这样对企业采购会不利，比如H企业不会说自己急需这批生产原料，怕供应商趁机抬高价格。而供应商也在和其他供应商竞争中隐瞒自己的信息，供应商也不会实报自己物料价格，而是能提高价格就提高价格，这样造成采购与供应双方都不进行有效的信息沟通，价格的商议会浪费不少时间。4.32 H企业采购质量信息不对称H企业的采购过程也是质量信息不对称的过程，通常比价选择出来的供应商并不会认真检验自己的商品是否符合H企业的质量要求，他们给予该企业的质量检验报告通常是良好的。而有时企业也没有怎么认真检查原料质量，等到自己发觉时通常是物料已入仓或已用于生产，H企业的客户也会检查所用生产物料的质量，而质量要求和标准也正是由他们定下的，比如SOLO客户就会经常派遣专门人员来该企业进行质量检查，然后就写一份检查报告发回总部，由总部再和H企业协商，要求H企业的采购的生产原料是按照他们的标准。因此，由于H企业的采购在选择最佳供应商时并没有考虑到信息完全相互沟通，在以成本价为主要考虑的因素情况下，所确定选择的供应商并非是真正的最佳供应商，因为双方都没有价格信息和质量信息共享，信息不透明导致很多问题没有考虑周全。4.4 库存不合理，采购成本过高尽管H企业的采购模式在保护企业原料供应的商业秘密方面具有优势，而且不必担心诚信问题，但成本太高。 4.41 采购没有考虑库存成本H企业为了采购到满意的物资，必须对所需物资的市场行情进行了解，这就需要尽可能地收集所需物资的相关资料，必要时还须派出专人选择几家供应商进行考察。经过考察确定入选的供应商后，还要进行物资采购谈判,这一系列的工作不仅费时，而且浪费人力和财力。而且，这些繁杂的工作有时并不能保证企业就能够采购到价廉物美的物资。企业为了保证所需物资的及时供应，必须设立专门的采购部门，配置专门的采购人员，为了防止出现缺货，还须建立大型仓库，储存大量的后备物资。单是SOLO和CEG两大客户的生产原料就占了库存的70%左右，而库存的原料不一定就保证了生产，有些原料会挪作生产其他产品所用，因此打乱了原先的采购计划，而有些系列产品太久没有来订单造成该生产该产品的原料库存积压。又因为库存成本的隐蔽性，使得采购管理人员对其认识一般总是片面的，常常会忽略一些重要的方面。如不会考虑仓库内库存物料所占的成本多少，更不会考虑库存物料对公司资金回转的影响等。4.42 采购成本过高H企业为了使生产顺利进行，采购部门不会考虑仓库的总体库存有多少，他们要做的工作就是采购较多的物料，一来可以得到较低的采购成交成本；二来就可以保证充足的原料用于生产，不用担心因缺少原料而停产，殊不知这样的库存积压反而增加了采购的成本和库存成本。根据H企业采购部门最近九年每年估算的采购成本制成折线图如下图所示。2001年采购成本占总成本65.4%，2002年占67.2%，2003年占64.8%，2004年占65.3%，2005年占69.1%，2006年占63.6%，2007年占72.6%，2008年占77.4%，2009年占74.9%。我们可以看到，2001年到2006年采购成本没有超过70%，但是这还是占了总成本很大的比重；在经济危机前后几年，采购成本比以往提高了许多。据企业财务部门称，由于经济危机的影响，2008年开始企业利润率由以往的百分之六十左右跌至百分之二十左右，跌幅大约三倍。如图4.2所示（纵坐标表示采购成本占企业总成本的比例，而横坐标表示20012009的年份）：图4.2 H企业采购成本比例图注：（纵坐标表示采购成本占企业总成本的比例，而横坐标表示20012009的年份）5 H企业采购模式改善的对策5.1 采用电子采购随着网络技术的不断发展,各行各业都在以网络作为平台谋求更高的工作效率,寻求更好的效益。在我国，采购也开始步入现代采购模式时代，如电子采购就是其中一种。电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。在这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。实施电子采购，不仅方便、快捷，而且交易成本低，信息公开程度透明，的确是一种很有发展前途的采购方式。由于H企业的生产原料采购都是从国外进口的，采购人员时常需要出国进行采购协商、跟踪，基于这样的情况，H企业应与选择的供应商建立电子采购平台，这样可以及时有效地和供应商联系。虽然这样可能会在电子技术方面投入一定的费用，但是这样的效益是长期的，这样不仅可以避免浪费人力资源，还可以在一定程度上降低采购成本。当然，这样必须建立在与供应商建立战略合作伙伴，才能不会因为供应商的频繁改变导致电子技术浪费而使成本升高。H企业可以根据需要在电子采购平台选择两个或三个供应商建立战略合作伙伴，为了节省时间和资金，只需要与有资格的供应商联络，这样花费的精力最少，从而减轻过高的采购成本压力。在确定与供应商建立电子采购后，原料检验要求这一部分还可以与客户联系起来，然后供应商直接根据客户的质量要求提供给H企业原料生产。例如，客户SOLO经常会到H企业原料仓库进行不定期的质量检查的，基于这种情况，为了减少这一环节所带来的不便，该客户可以通过H企业与建立信任合作关系的供应商在电子采购平台直接向该供应商提出自己的原料质量要求和标准，然后该供应商按照客户的要求提供原料给H企业，这样就帮H企业减少原料质量检验这一环节。H企业采取电子采购后的构想流程如图5.1所示：Internet信息共享物流 H企业仓库H企业采购部门库存量资金流供应商 检验要求原料质量订 单 H企业生产部门 客户 图5.1 H企业采取电子采购后的构想流程图5.2 提高采购人员的素质5.21提高采购人员思想品德素质采购工作没有固定规则可循，加上采购行为稽查困难，使得采购工作是“良心工作”。 在实际工作中，H企业仍有不少采购员拿回扣，造成企业采购费用开支过大，或采购商品质量低劣，给企业造成巨大损失。曾经有采购员因为这样而被企业发现，最终只能辞退，这样不仅使企业财力的损失，也使得采购工作受阻。因此，觉悟高、品行端正是一个采购员应有的基本素质，只有思想品德高尚，才能大公无私、克己奉公，处处为企业大局着想，不贪图个人小利。因此，可以通过培训采购人员的集体意识，形成以企业利益为重的价值观。5.22提高采购人员知识素质在采购工作中，一方面采购人员要与不同类型的供货商打交道，H企业就塑胶粒原料的供应商就没有很固定的，哪个能提供更好价格和服务的就选择哪一个。另一方面，采购的商品品种繁多，规格不一，且市场上商品的供求变化快，如PP、PS、HIPS等这些原材料的性能都不同，有时价格高低会交替，为此，采购人员应该具备承担采购任务所需要的相关知识为企业采购更加质优价美且符合生产的原材料。因此，在培训时让采购人员完全了解企业的生产状况，使自己对企业生产什么，用什么原料生产，每一样产品的生产周期等等都要熟悉。5.23提高采购人员能力素质采购人员的能力很重要，特别是根据企业的生产发展的状况能很好的分析编制采购计划，确保企业的连续生产。H企业每次接到客户订单就开始排期生产，而且每次订单