人事档案管理办法.doc

人事档案管理办法第一章总则1 目的为加强人事档案管理的规范性、完备性和系统性，以保障公司人力资源管理的科学、规范和延续性，制定本办法。2 适用范围2.1 本办法适用于公司人力资源部对公司员工所有人事档案的管理工作；2.2 人事档案包含人事关系档案（简称外部档案）和员工在本公司建立的内部档案。3 职责3.1 人力资源部为人事档案管理的负责部门；3.2 相关部门负责人有责任配合人力资源部做好员工人事档案的保密工作。第二章外部档案管理4 外部档案存档本公司员工外部档案委托国家许可的当地代理机构管理。5 外部档案管理要求5.1 新进员工，在转正后内将档案移交到本公司人力资源部，并由公司人力资源部将档案转移至外部档案委托代理机构；5.2 存档费用又公司和员工按照五五比例分摊；5.3 如员工需要存档机构提供各种人事证明，可持本人有效证件，自行前往；5.4 员工离职后，应在一个月内将档案移交新单位或户口所在地的街道办事处，并交纳相应的存档费用。第三章内部档案管理6 职责划分公司员工内部档案管理由人力资源部专人负责，其职责包括：6.1 按照归档材料要求，即使、准确归档；6.2 及时收集、归档公司员工入职后所产生新的档案资料；6.3 对在职员工和离职员工的档案进行分类管理；6.4 办理档案查阅、借阅等相关手续，为公司领导和各部门负责人提供员工信息；6.5 做好员工档案的安全和保密工作。7 内部人事档案的收集和整理要求7.1 人事档案材料统一使用A4办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；7.2 归档资料要求做到真实、完整、齐全，不得缺损、顺序合理、叠放整齐，目录清晰。8 内部人事档案的归档8.1 内部人事基础档案的建立在员工转正后建立统一的基础档案，基础档案包括：8.1.1 应聘申请表，要求各项已填写完整（含一寸免冠彩色照片）；8.1.2 面试评价表；8.1.3 体检结果；8.1.4 身份证复印件及查询结果；8.1.5 学历及学位证复印件及查询结果；8.1.6 职称证书复印件及查询记录；8.1.7 专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件及查询记录；8.1.8 个人简历；8.1.9 劳动合同。达到上述要求的员工资料方可归档，建立内部人事基础档案。8.2 内部人事后续档案的归档在员工的内部基础档案建立之后，由人力资源部负责组织各负责部门针对每个员工因工作变动（调动、转正、调薪、离职等）、年度考核、满意度调查及奖惩等情况建立内部人事后续档案，在指定专人进行相关资料的收集归档工作，并做好相应目录的更新。8.2.1 当员工出现工作变动时，人力资源部应将因工作变动产生的各种申请表、公司批准文件等相应材料或手续归档，装入员工内部人事档案；8.2.2 依据公司绩效管理制度，人力资源部负责组织开展各部门的年度工作总结和考核工作，及时收集各部门员工的绩效考核评价表，并结合人力资源部相关分析和总结一起归档；8.2.3 公司员工在接受外部或内部公司培训后，应提交相关的培训记录（包括培训项目、培训学时等记录）和培训总结，形成公司培训档案。其中员工的培训记录装入员工内部人事档案。9 人事档案的借阅9.1 建立人事档案查阅登记台帐，做好查阅员工档案的工作记录；9.2 查阅权限：公司领导、人力资源部经理可查阅所有员工的人事档案；各部门负责人在经过公司领导和人力资源部审批后可查阅本部门的员工档案；员工没有查阅本