秘书会务工作ppt课件.ppt

案例导入 KH新产品新闻发布会 的会议大厅门口迎接来宾 门厅旁有一张签到桌 放着签到表和签到笔 已有来宾到会 但管签到工作的秘书还未到岗 米兰十分着急 刚刚电话催完 米秘书的手机响了 原来是今天大会上最重要的嘉宾 市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障 时间眼看来不及了 米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长 让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台 这样 通过及时的协调 两边的事情都得到了妥善的处理 米秘书刚准备喘口气 手下的工作人员又来反映因预先估计不足 会议的礼品和宣传品都不够了 米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商 尽可能地多提供一些车位 然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品 这时接副市长的车子就快到大门口了 米秘书立即给总经理打了电话 告诉他市长已到 然后面带微笑地迎向大门口 1 一 秘书会务工作秘书的会务工作即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工作和会议事务工作 包括会前的筹备 会中服务以及会后落实等会议全程的辅助性工作 二 会议的构成要素1 会议名称 一个完整的会议名称一般由四部分组成 会议主办单位或会议范围 会议的时间或届别 会议的主题或内容以及会议的类型 2 会议时间 包括通知开会的时间 会议开始时间 结束时间 每项议程时间 3 会议地点4 会议参加者 包括主持人 会务组织人员 出席者 列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员 5 会议议题和议程6 会议的形式 如会场会议 电视会议 现场会议 网络会议 7 会议的文书8 会议的结果 2 会前筹备工作流程图 3 会中服务工作流程图 4 会议善后工作流程图 5 一 拟写会议的筹备方案会议筹备方案的内容 确定会议名称 确定议题 确定与会人员 确定时间地点 确定会议通知内容 会议通知跟进落实程序与要求 会场布置要求 会议文件资料种类 内容 要求 会议设备和用品种类 要求 会议后勤安排 会议记录安排 会场服务安排 会议预算安排 6 可信公司技术训练专题研讨会筹备方案一 会议主题 为了增强本公司综合竞争力 提高产品质量和管理水平 特召开此次技术训练专题研讨会 会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛 并提出提高训练质量的对策 探讨新的技术训练方法 二 会议的时间 地点 拟定于3月5日上午9 00至下午4 00 在公司1号会议厅召开 3月5日上午8 30报到 会议筹备方案示例如下 7 三 参加会议人员 公司总经理 副总经理 公司人力资源部总监 生产部总监 培训部总监 以及公司下属各部门的技术骨干30人 总计50人 四 会议议程 会议由主管副总经理主持 上午 1 总经理做关于技术训练问题的工作报告 2 培训部总监专题发言 3 生产部总监专题发言 下午 1 分组讨论 2 人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案 3 主管副总经理做总结报告 8 五 会议议题 1 技术训练与提高企业综合竞争力 2 技术训练与技术创新 3 如何提高技术训练的质量 4 技术训练方法的再讨论 六 会场设备和用品的准备 准备会议所需的投影仪 白板和音像设备 由公司前台秘书负责 9 七 会议材料准备 由总经理办公室牵头准备 1 总经理的工作报告 2 培训部 生产部总监的专题发言稿 3 公司开展技术竞赛评比的计划 草案 4 副总经理的总结报告 八 会议服务工作 由行政部综合协调 附 1 会议通知 2 会议日程表 10 1 确定会议的时间2 会议议程与会议日程会议议程 是对会议所要通过的文件 所要解决的问题的概略安排 并冠以序号将其清晰地表达出来会议日程 是指会议在一定时间内的具体安排 11 会议的议程一般安排 开幕式 上司和来宾致辞 上司做报告 分组讨论 大会发言 参观或其他活动 会议总结 宣读决议 闭幕式 12 会议议程示例英豪公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9 00在公司总部的三号会议室举行 一 宣布议程 二 说明有关人员缺席情况 三 宣读并通过上次会议的记录 四 东部地区销售活动的总结 五 销售一部关于团队沟通问题的发言 六 公司销售人员的招聘和重组 七 销售二部经理的人选 八 下季度销售目标 13 会议日程表示例 14 会场位置必须让上司和与会者方便前往会场的大小应与会议规模相符场地要有良好的设备配置场地应不受外界干扰 应尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车场所场地租借的费用必须合理 15 四 正确确定会人员范围五 准备会议文件资料为上司撰写会议文稿为上司准备材料组织好发言人的文稿准备资料袋 16 六 发送会议通知会议通知的内容要有具体的会议名称日期 时间 场所要准确无误议题应尽量具体有附加资料时 应写明资料名称及页数 17 3 会议通知的内容要有具体的会议名称日期 时间 场所要准确无误议题应尽量具体有附加资料时 应写明资料名称及页数 18 会议通知示例 会议通知尊敬的客户 为了进一步加强与贵公司的协作关系 听取客户对我公司产品和服务的意见 我公司拟于2003年8月15日上午9 00至下午5 00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会 敬请回复及光临 附 会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至 北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐 邮编 100110 电话 我公司参加此次会议 参加人数 我公司不能参加此次会议 姓名 公司 19 七 布置会场1 会场的整体格局面门为上居中为上以远为上前排为上 20 21 2 会场的整体布局类型大中型 方形半圆形小型 圆形大小方形环形回字形马蹄形等 22 会场类型 方形 23 会场类型 半圆形 24 25 会场布置的各种必要设施横幅 一般悬挂于来宾入口 酒店大堂或是会议主席台上方 以作欢迎和明示主题之用 26 2 指示牌 指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要 往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到 指示牌也要注意统一整个会议的标识 27 3 桌牌 在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要 使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置 28 4 胸牌 设置统一的胸牌 可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份 更加容易识别和协调人员 29 5 签到处 供来宾签到或咨询以及办理手续的地方 6 签到处背景板 在签到处的后方设置签到处背景板 更能体现会议的专业性 30 7 会场主背景板 背景墙 会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景 上有会议主题及主办机构信息 31 八 准备会议所需物品 设备九 安排食宿十 大型会议的接 送 站 报到 32 十一 会议的经费预算会议资料费邮电通讯费用会议设备和用品费会议办公费会议宣传交际费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议交通费其他开支 33 一 会前的最后检查1 检查的方式听取会议筹备人的汇报现场检查2 检查的内容文件的材料准备情况会场布置情况会议保卫工作情况 34 二 组织签到和登记三 做好必要的录音录像工作四 会议设备的操作与维护五 做好会议的文字工作 35 会议简报 概念 编写方法 编写格式 编写要求 36 概念 1 内容专业性强2 篇幅特别简短3 限于内部交流 特点 37 编写格式 38 编写要求 真实准确 39 地税简报 2001 第12期总第131期 市处所税务局二00二年八月十八日抓改革深化促征管质量8月10日至11日 全市地税系统深化农村税收征管改革暨单项税收管理办法经验交流会议在x 召开 会议先容交流了 分局深化农村税收征管改革的经验和各地单项税收管理方法 实地学习考核了 分局改革结果 探讨研究了进一步深化全市农村税收征管改革 加强农村分局征管基础建设的详细工作措施 加入会议的有市局领导 各县 市 局 市直各分局局长及征管科长 省局征管处 处长到会作了重要讲话 市局局长作了总结讲话 副局长作了会议主题讲演 省局 处长充足确定了 地税体系征管工作成就 一是征管改革步调坚实 二是征管基本工作踊跃自动 三是个体税收管理周密标准 四是一般发票管理基础坚固 他特殊强调 当前加强税收征管 要害要做好四个方面工作 一是 收 就是要坚持以组织收入为核心 尽力实现好收入任务 二是 改 就是要保持改革方向 彻底转换征管模式 完善内部工作规程 加强税源户籍管理 真正实现由 管户 向 管事 的改变 三是 管 就是要强化日常管理 梗塞税收破绽 进步征管品质 四是 查 就是要施展稽察作用 打击涉税犯法 推动依法治税 40 会议系统总结了 分局深化农村税收征管改革的经验 以为 经验 有 5大特点 一是有高度灵敏的改革意识 二是有切实可行的征管模式 三是有健全规范的运行机制 四是有扼要严厉的考核措施 五是有坚持不懈的求实风格 其综合功效表示为 4个统一 局容局貌与干部精神面孔的统一 干部个人素质与步队整体素质的统征管改革单项效果与全局工作综合后果的统一 精神文明建设与物资文化建设的统一 经验 有3点 宝贵之处 贵在坚持 贵在平时 贵在翻新 会议对当前全市农村税收征管工作中的模式转换 系列划分及岗位职责落实 税务行政执法 单项税收控管和责任制挂钩考核等五个重点问题进行了客观剖析 指出推进农村税收征管改革的症结在于深化意识 统一思惟 整体联动 掌握机会 狠抓落实 一要考察摸底 制定切实可行的计划 分斗类排队 兼顾部署 精心组织 稳步推进 二要加强领导 把深化农村税收征管改革作为今年的一件大事来抓 三要整体推进 重视 三个结合 即深化农村税收征管改革同发展征管基础规范管理达标定级运动相结合 同实行税务行政执法 两制 相联合 同研讨制订单项税收管理措施相结合 四要严格考核 重要是抓好改革过程的阶段考核 改革内容落实情形的考核跟工作义务制考核 确保深化改革的各名目标顺利实现 市局 局长在会议总结讲话中请求以推广 教训 为契机 进一步深入全市农村税收征管改革 侧重做到四点 一是同一思维 构成改造共鸣 要解决好精力状况问题 改革思路问题 治理意识问题 二是增强引导 明白改革目的 各级地税局要把深化农村税收征管改革摆上主要议事日程 从 一把手 到班子成员都要器重 41 支撑乡村税收征管改革 切实加强对改革的组织 领导 指挥 和谐 保障改革井井有条 一直深化 到年底 全市所有农村分局的征管模式都必需参照 分局的模式 全面转换到位 三是完美办法 增进改革落实 安排要周到 考察要从严 典范要推广 重点要凸起 四是搞好调和 营造改革协力 要做到目标同向 工作同步 举动一致 合力攻坚 造成齐抓共管的工作局势 保证改革政令畅通 改革义务落实 报 省局领导及有关处 室 市委 市政府送 市局领导 市直有关单位发 各县市地税局 市直各分局 本局各科室 共印60份 42 会议记录 会议记录是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体情况 在日常工作中 会议记录应逢会必记 并妥善保存 以备查考 它也是会后研究工作 总结经验或者编写会议纪要的重要依据 会议记录一般不上报 不下发 会议记录的结构是 标题 基本情况 主体 43 会议记录的内容 44 会议记录的格式 标题专用性标题 院长办公会议记录 通用性标题 会议记录 首部记载会议的情况时间 地点 主持人 出席人等 主体记载会议的进程用单线或双线印制 发言人的姓名和发言的内容最好分成两栏 之间用虚线隔开 尾部用于各项签署 签署位于尾部 用以表示记录的完整性 同时也避免有人私加文字一般性会议记录也可以将记录人 审核人置于首部 但发言人签署应置于尾部 45 写作要求 1 如实记录会议记录应该如实记录会议议题 报告 重要发言等 尤其是关键问题或者有分歧的意见 不能漏记 更不能篡改 用速记方法记录的材料会后应该及时整理 转换成规范的文字材料以备查考 2 善于归纳 会议记录应该做到条理清楚 重点突出 字迹规范 记录会议发言是一项需要培养和锻炼的能力 记录者只有善于归纳 而且书写流利 才能跟得上发言者的速度 准确记录会议信息 3 有始有终会议记录应该完整 前面有标题 议题等 及至会议结束 要写上 散会 结束 字样及散会时间 如果是重要会议 记录完毕 记录人员和会议的主持人应在记录上签字 以示负责 会议记录应该使用专用记录本或专用记录纸 必要时 可配备两名记录人员 46 公司办公会议记录时间 年 月 日 时地点 出席人 缺席人 主持人 记录人 主持人发言 略 与会者发言 略 略 散会主持人 签名 记录人 签名 本会议记录共 页 47 48 六 提供会议资料与联络协调七 做好会议的保密和保卫工作八 组织好会议期间的食宿 车辆 娱乐 照相等工作九 会议信息工作 49 一 合理安排与会人员返程二 提醒与会者及时做好各种物品的清退三 清理会场和文件四 整理会议材料 立卷归档会议正式文件 如决定 决议 计划 报告等 会议参阅文件 会议安排的发言稿 会议上的讲话记录 50 五 会议的总结1 会议总结的要点1 会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容 逐条对照检查2 总结要将客观标准和主观标准相结合3 总结要以总结经验 激励下属为目的2 起草会议纪要或总结报告 51 六 会议效果的评估1 对主持人的评估组织安排会议确定 检查目标遵守时间鼓励发表见解 提出建议与问题澄清事实引入正题还是离题太远控制过严或过松处理冲突 解决争端 52 2 对会议工作人员的评估会议工作中 精通业务 胜任工作具有公关意识 能自学维护组织的形象具有良好的礼仪修养 举止得体 语言规范会议工作中没有显现出厌倦懈怠神态与行为与同事合作协调 相处融洽对上司的批评指导 能虚心