沟通基础知识.ppt

ManagementCommunication 管理沟通 沟通能力测试 本测验选择了一些在工作中经常会遇到的 比较尴尬的 难于应付的情境 测查你是否能正确地处理这些问题 从而反映你是否了解正确的沟通的知识 概念和技能 这些问题看似无足轻重 但是一些工作中的小事和细节往往决定了别人对你的看法和态度 如果你的分数偏低 不妨仔细检查一下你所选择的处理方式会给对方带来什么样的感受 或会使自己处于什么样的境地 每个人都有独特的与人沟通 交流的方式 阅读下面的情境性问题 选择出你认为最合适的处理方法 请尽快回答 不要遗漏 1 你的上司的上司邀请你共进午餐 回到办公室 你发现你的上司颇为好奇 此时你会 告诉他详细内容 不透露蛛丝马迹 粗略描述 淡化内容的重要性 2 当你主持会议时 有一位下属一直以不相干的问题干扰会议 此时你会 要求所有的下属先别提出问题 直到你把正题讲完 纵容下去 告诉该下属在预定的议程之前先别提出别问题 3 当你跟上司正在讨论事情 有人打长途来找你 此时你会 告诉上司的秘书说不在 接电话 而且该说多久就说多久 告诉对方你在开会 待会再回电话 4 有位员工连续四次在周末向你要求他想提早下班 此时你会说 我不能再容许你早退了 你要顾及他人的想法 今天不行 下午四点我要开个会 你对我们相当重要 我需要你的帮助 特别是在周末 5 你刚好被聘为某部门主管 你知道还有几个人关注着这个职位 上班的第一天 你会 个别找人谈话以确认哪几个人有意竞争职位 忽略这个问题 并认为情绪的波动很快会过去 把问题记在心上 但立即投入工作 并开始认识每一个人 6 我有位下属对你说 有件事我本不应该告诉你的 但你有没有听到 你会说 我不想听办公室的流言 跟公司有关的事我才有兴趣听 谢谢你告诉我怎么回事 让我知道详情 Part1Introduction 第一节管理沟通的内涵和要素 第二节沟通的类型 第三节管理模式与沟通 雄踞世界500强榜首的零售业巨头沃尔玛公司总裁萨姆 沃尔顿说 沟通是管理的浓缩 那什么是管理 美国著名管理学家赫伯特 西蒙说 决策是管理的心脏 管理是由一系列决策组成的 管理就是决策 管理就是决策 那么正确的决策来自哪里 美国通用电器公司总裁杰克 韦尔奇和日本经营之神松下幸之助几乎给出了相同的答案 韦尔奇说 管理就是沟通 沟通 再沟通 松下幸之助说 企业管理的过去是沟通 现在是沟通 未来还是沟通 松下幸之助 伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通 美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析 结果发现 智慧 专业技术 和 经验 只占成功因素的25 其余75 决定于良好的人际沟通 哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示 在500名被解职的男女中 因人际沟通不良而导致工作不称职者占82 三个臭皮匠 赛过一个诸葛亮 沟通是个人事业成功的重要因素 只有与人良好的沟通 才能为他人所理解 只有与人良好的沟通 才能得到必要的信息 只有与人良好的沟通 才能获得他人的鼎力相助 正所谓 能此者大道坦然 不能此者孤帆片舟 第一节管理沟通的内涵和要素 一 管理沟通的概念机 机沟通人 机沟通人 人沟通管理沟通是指沟通者为了获取沟通对象的反应和反馈而向对方传递信息的全部过程 管理沟通的内涵 1 沟通首先是意义上的传递 2 要使沟通成功 意义不仅需要被传递 还需要被理解 3 在沟通过程中 所有传递于沟通者之间的 只是一些符号 而不是信息本身 4 良好的沟通常被错误地理解为沟通双方达成协议 而不是准确理解信息的意义 5 沟通的信息是包罗万象的 二 管理沟通的过程图1 1管理沟通的过程 三 管理沟通要素 ElementsofMC 信息源InformationSource Whoisinitiatingaction 听众Audience positive neutral ornegative keyorsecondaryaudiences 沟通目标CommunicationObjective solvingproblem 环境Environment internal external 信息Message Considerhowmuchinformationtheyneed whatdoubtsthey relikelytohave howyourproposalwillbenefitthem 媒介Media speak write call E mail meet fax produceavideotape orholdapressconference 反馈Feedback Communicationisnotanact butaprocess 有效管理沟通的检核表 你是否已经掌握并组织好沟通过程中所有相关的信息 你是否了解或掌握好了有关个体和组织的背景资料和环境状况 你是否明确要实现和能实现的目标 你是否清楚听众的需要 你是否清晰 生动和有说服力地表达你的观点 你是否选择了正确的沟通渠道 什么妨碍了沟通 方式一 小刘 你接电话的方式真是太唐突了 你需要从现在开始接受职业化的训练 方式二 小刘 我正在关注你在电话中与顾客的交谈方式 我想和你讨论一下 我注意到你讲话的速度相当快 因而 我担心对一些顾客来说 可能很难理解你所表达的 毕竟你比顾客更了解 更熟悉情况 Barrierstocommunication statuseffects地位影响semanticproblems语义问题perceptualdistortions感觉失真culturaldifferences文化差异physicaldistractions环境混乱poorchoiceofcommunicationchannels信息渠道选择不当nofeedback无反馈 第二节沟通的类型一 沟通的分类CommunicationStyle1 根据信息载体的异同 沟通可分为言语沟通 verbalcommunication 非言语沟通 nonverbalcommunication 图1 2沟通的种类 2 根据途径的异同分为 正式沟通formalcommunication非正式沟通informalcommunication下向 downwards 上向 upwards 横向 sideways 斜向 diagonal grapevine 二 口头信息沟通speaking 优点 快速传递 即时反馈信息存在着巨大的失真的可能性 Case2名医劝治的失败 我国古代春秋战国时期 有一位著名的医生 他的名字叫扁鹊 有一次 扁鹊遏见蔡桓公 站了一会儿 他看看蔡桓公的脸色说 国君 你的皮肤有病 不治怕要加重了 蔡桓公笑着说 我没有病 扁鹊告辞走了以后 蔡桓公对他的臣下说 医生就喜欢给没病的人治病 以便夸耀自己有本事 过了十几天 扁鹊又前往拜见蔡桓公 他仔细看看蔡桓公的脸色说 国君 你的病已到了皮肉之间 不治会加重的 桓公见他尽说些不着边际的话 气得没有理他 扁鹊走后 桓公还闷闷不乐 再过十几天 蔡桓公出巡 扁鹊远远地望见桓公 转身就走 桓公特意派人去问扁鹊为什么不肯再来遏见 扁鹊说 皮肤上的病 用药物敷贴可以治好 在皮肉之间的病 用针灸可以治好 在肠胃之间 服用汤药可以治好 如果病入骨髓 那生命就掌握在司命之神的手里了 医生是无法可想的了 如今国君的病己深入骨髓 所以我不能再去遏见了 蔡桓公还是不相信 五天之后 桓公遍身痛疼 连忙派人去找扁鹊 扁鹊已经逃往秦国躲起来了 不久 蔡桓公便病死了 请从沟通的角度进行分析 Case2 名医劝治的失败 Case3 沟通中的角色问题 英国著名的维多利亚女王 与其丈夫相亲相爱 感情和谐 但是维多利亚女王乃是一国之王 成天忙于公务 出入于社交场合 而她的丈夫阿尔伯特却和她相反 对政治不太关心 对社交活动也没有多大的兴趣 因此两人有时也闹些别扭 有一天 维多利亚女王去参加社交活动 而阿尔伯特却没有去 已是夜深了 女王才回到寝宫 只见房门紧闭着 女王走上前去敲门 房内 阿尔伯特问 谁 女王回答 我是女王 门没有开 女王再次敲门 房内阿尔伯特问 谁呀 女王回答 维多利亚 门还是没开 女王徘徊了半晌 又上前敲门 房内的阿尔伯特仍然是问 谁呀 女王温柔地回答 你的妻子 这时 门开了 丈夫阿尔伯特伸出热情的双手把女王拉了进去 同一对象在不同的环境里往往表现为不同的角色 彼此的关系也就跟着变化 这种变化往往是通过语言表示出来 语言形式一定要符合自己转换的角色身份 三 书面信息沟通writing KittyO Locker关于书面沟通的6方面技巧 1 不要强调你为读者做了什么 而要强调读者能获得什么或能做什么 今天下午我们会把你们9月21日的订货装船发运 你们订购的两集装箱服装将于今天下午装船 预计在9月30日抵达贵处 2 参考读者的具体要求或指令 你的订单 你定购的真丝服装 KittyO Locker关于书面沟通的6方面技巧 3 除非你有把握读者会感兴趣 否则尽量少谈自己的感受 我们很高兴授予你5000元信用额度 你的牡丹卡有5000元的信用额度 4 不要告诉读者他们将会如何感受或反应 你会很高兴听到你被公司录用的消息 你通过了公司的全部考核 你被录用了 KittyO Locker关于书面沟通的6方面技巧 5 涉及褒奖内容时 多用 你 而少用 我 我们为所有的员工提供健康保险 作为公司的一员 你会享受到健康保险 6 涉及贬义的内容时 避免使用 你 为主语 以保护读者的自我意识 你在发表任何以在该机构工作经历为背景的文章时 必须要得到主任的同意 本机构的工作人员在发表以在此工作经历为背景的文章时 必须要得到主任的同意 四 非语言沟通NonverbalCommunication图1 2沟通的种类 空间位置space 图1 3空间位置对学生课堂参与的影响 第三节管理模式与沟通 Personalityandperception个性和知觉Managementstyleandcommunication管理模式与沟通 练习 self disclosureandfeedback 目的 解除强加在自己身上的障碍 接收反馈信息 以信息共享方式精确认识自我形象和知觉偏差 方法步骤 练习在5 7人组成的小组内进行 每个人都准备好笔和纸张 每个人在每一张纸的上端 分别写出组内一个其他成员的名字 包括自己 每个人在相关的每一张纸上写上关于这个人的 5种个人品质 或5种工作习惯 特点 或5个长处 弱点以上各项都是他对组内每一个成员 包括他自己 的感性认识 将纸交给组内每一个相关的成员 每个成员轮流朗声读出 别人对自己的感性认识 如有不明之处可以请求解释 自己对自己的感性认识 小组讨论所出现的知觉差异及其产生的原因 二 管理模式与沟通managementstyleandcommunication Fourbasicleadershipstyles Directing命令型Coaching指导型Supporting扶持型Delegating委托型 managementstyleandcommunicationFigure1 5Fourbasicleadershipstyles Analyticalskills分析技能Flexibilityskills变通技能Communicationskills沟通技能 运用四种领导模式实施管理 同时必须具有以下几种交流技能 怎样简明扼要地说明任务的性质 怎样告知职员去做什么 如何去做 怎样鼓励圆满完成任务的职员 怎样与职员建立和谐的关系 怎样与职员一起探讨问题 听取他们的意见 了解他们的的感情 怎样有效地委托职责 以便了解职员应该向你提出的问题 作为领导 怎样解释在特定环境中你的失常行为 实际上 你本身就是一个矛盾的统一体 EXERCISE1 Whatisyourpreferredleadershipstyle 考虑以下两个事例 你通常是采取哪项行动 请作出选择 1 你的一名女雇员工作热情和效率一直都很高 每次都能圆满地完成工作指标 你对她的工作十分放心 不必予以监督 最近你给她分配了一项新的工作 认为她完全有能力胜任这项工作 但她的工作情况却令人失望 而且还经常请病假 占用了很多工作时间 你怎么办 1 明确地告诉她去做什么 并密切注视她的工作 2 告诉她去做什么 怎样去做 并设法查明她的问题出在哪里 3 安慰她 帮她解决问题 4 让她自己找出应付新工作的方法 EXERCISE2 Whatisyourpreferredleadershipstyle 2 你刚刚晋升为车间主任 在你被提升以前 生产平稳发展 但现在产量下降 因而你想改变工作程序和任务分配 但是 你的职员不但不予配合 反而不断地抱怨说他们的前任老板在位时情况是如何如何地好 你怎么办 1 实施变更 密切注视工作情况 2 告诉他们你为什么要作出改变 说明改变将会给他们带来的利益 并倾听他们所关切的问题 3 同他们讨论打算改变的工作计划 征求他们提高生产能力的建议 4 让他们自己找出完成生产指标的办法 IfyouselectedChoicelineachcase yourpreferredmanagementstyle islikelytobe Directing 命令型Choice2denotesa Coaching style指导型Choice3denotesa Supporting style扶持型Choice4denotesa Delegating style委托型However yourpreferredstylemaynotbethemosteffectiveineachcase 自我技能测试 评价标准