地产公司档案管理制度.doc

.档 案 管 理 制 度第一章总则第一条为进一步加强公司档案管理，建立、健全公司档案管理体系，全面提升档案管理水平，确保公司档案的完整、准确、系统、安全和有效性，充分发挥档案在公司项目建设、经营管理以及发展等工作中的重要作用。根据中华人民共和国档案法、机关文件材料归档范围和档案保管期限规定、档案法实施办法和电子文件归档与电子档案管理办法等法律法规，特制订本管理制度。 第二条凡公司各部门、各项目在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司行政部移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。第二章档案的分类及归档范围第三条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。第四条 各级档案管理人员按照归档范围分类并明确存放地（详见附件一：档案管理分类细则）。（一） 公司及项目管理类档案：1、公司证照（含内设机构）：必须交由行政部归档。2、项目证件：必须交由行政部归档，其他部门视情况保留复印件。3、行政管理类文件：此类资料原件必须交由行政部归档。4、行文类文件（部门及以上文件）：此类文件资料原件必须交由行政部保管，需要下发文件由行政部统一下发。5、人事管理资料：人员入职、调动、离职需到行政部报备登记。（二） 合同类文件： 1、开发类合同：原件必须全部交由行政部归档保存，其他部门视情况保存复件。2、设计合同：此类合同签订完毕后行政部保留一份正本归档，其他部门视情况保管副本（复件）。3、施工合同：此类合同签订完毕后行政部保留一份正本归档，其他部门视情况保管副本（复件）。（三） 前期资料：1、立项文件：涉及部门可暂时保管原件，行政部暂存复件或台帐，待事项完结后；原件上报行政部归档。2、建设用地、征地、拆迁文件：此类文件有原件的情况下交由行政部归档，无原件的情况下行政部保管复印件。3、规划报建文件：此类文件原件待事项完结后交由行政部归档。4、专业报建文件：此类文件原件须交由行政部归档。5、开工审批文件：此类文件原件待事项完结后交由行政部归档。6、管线报建文件：此类文件原件待事项完结后交由行政部归档。7、竣工验收文件：此类文件原件待事项完结、组卷完毕后交由行政部归档。以上前期类文件资料有原件的情况下行政部保留原件归档，无原件的情况下保留复件归档。（四）工程图纸类资料：图纸、设计变更类文件由技术部及项目部暂时保管，待工程工程完结组卷完成后交由行政部归档。（五）工程施工类资料：此类资料待工程竣工验收组卷完成后交由行政部归档。第三章档案管理体制第五条公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。其中：一级管理是指公司行政部的统筹管理，由行政部指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门的档案管理工作。第六条公司档案管理的分散与集中。1、各部门档案资料台帐每月更新一次。2、属部门以下资料由各部门进行保管，并由各部门指定人员每月将档案台帐上报至行政部。3、属工程项目方面的资料，由项目部保管，并于每月将档案台帐上报至行政部；其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文原件或批件原件一律交由行政部归档保管，本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后一个月内，项目经理将所有档案移交至行政部统一保管。4、技术部、项目部负责工程图纸资料的临时保管，已办结资料应在一个月内移交到行政部，但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。5、各部门向行政部移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。6、各项目部及部门负责本部门的档案管理，属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到行政部统一保管，本单位可视情况保留复印件。第七条各项目部、部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，行政部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。第八条各部门向行政部移交档案时，要严格履行移交手续。档案管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知行政部，因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚后，才能离职。第四章档案的归档、立卷与编号第九条档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地归档。一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员负责收集。第十条归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。第十一条凡属归档范围的文件，经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档，任何单位和个人不得私自留存；经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经行政部负责人同意后妥为保存，行政部以复印件归档，经办部门在原稿用毕后仍应送行政部归档并换回复印件。第十二条声像档案必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第十三条为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第十四条立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起，文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。第十五条立卷时应编制好案卷目录，把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚，概括而简洁地拟好案卷标题，把案卷内容表达出来，填写备考表，注明保管期限。案卷装订整齐、牢固，无任何金属物。第十六条档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。第十七条 合同类、公司类文件需根据公司规定进行编号（详见公司行文管理办法及公司合同管理制度）。第五章档案的保管工作第十八条公司各部门应有专门存放档案的档案柜，档案柜须放置在通风干燥处，避免潮湿、虫蛀、水渍、强光等，柜门应结实牢固。各部门根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜。第十九条归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便提供利用。根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。第二十条档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报行政部负责人。要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生，做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。第二十一条档案管理员要做好档案流失的防护工作，妥善保管，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容；档案柜及房间钥匙不得随身携带。严禁无关人员随意进入档案室，非档案管理人员无故不许私开档案柜。要严格遵守档案安全保密制度，对档案的机密内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。第二十二条档案发生泄密、损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。第六章档案的保管期限与密级第二十三条根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值，确定其保管期限和密级。第二十四条保管期限文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依下列规定办理：1、永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录； (5)政府机关核准文件；(6)不动产所有权状及其他债权凭证；(7)工程设计图；(8) 规章制度；(9) 其他经核定须永久保存的文书。2、10年保存：(1)预算、决算书类； (2)事业计划资料；(3)其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。4、1年保存：结案后无长期保存必要者。第二十五条档案密级公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。1、“绝密”文书含：相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。2、“机密”文书含：公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。3、“密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。4、“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。第七章档案的借阅管理办法第二十六条凡需借阅公司档案者，均须填写文件借阅申请单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅，详见文件借阅管理制度及流程第二十七条借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据文件借阅申请单，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经部门负责人批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。第二十八条借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按行政部要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经行政部审查无误签字后，才能调离。第八章档案的销毁第二十九条行政部每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。第三十条对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经行政部负责人和档案形成部门经理共同鉴定，报分管领导审核，董事长批准，并进行登记造册后按规定予以销毁。第三十一条销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。第九章罚 则第三十二条有下列行为之一，视情节轻重，给予100元5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。 2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。 3、涂改、伪造档案。 4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。 5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。6、泄露公司档案机密者。第十章 附 则第三十三条本制度由行政部负责解释、补充，由公司董事长批准执行。第三十四条 附件： 附件一：档案管理分类细则XXXXXXX 2018年4月12日 附件一：档案管理分类细则 （第1页）管理类档案公司证照如营业执照正副本、资质证书正本（副本）、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、法人资质证等项目证件固定资产投资许可证、国有土地使用证及附图、建设用地批准书及红线图、建设用地规划许可证及附件及附图、建设工程规划许可证及附件、建筑工程施工图许可证、建设工程施工许可证、建设工程环保验收合格证、建设工程规划验收合格证（附1规划验收明细表 2验收测量记录 3图纸）、防雷证、商品房预售许可证、设施验收合格证等（注：复印件可分别在项目的各阶段作为附件使用）行政管理类文件如公司章程；股东决定；股东变更、干部任免；公司机构建立（含内设机构）、合并、撤销、更名、迁址、隶属关变更等行文类文件如对外部政府行文、内部文件发放、会议纪要、工作计划等人事管理资料员工花名册、入职人员信息、员工职称证件、人员调配、离职人员工作交接、人员编制等合同类文件开发类合同土地使用权转让合同、房地产开发合同、合作公司合作类合同、对外报建类合同、国有土地合同等开发类合同设计合同前期咨询、招标代理、工程勘察、建筑设计、室内设计、景观设计、专业设计咨询、工程监理、工程检测等其他类服务类（施工图审查合同）施工合同总承包、指定分包、独立承包类、材料供应、材料供应+安装等施工类合同文件前期资料立项文件房地产开发建设项目手册、可行性研究报告及批复、立项申请报告、关于立项有关的会议纪要、环境报告书和批复或环境影响报表或环境影响登记表、商品房建设预备项目计划回执（预备及正式）、岩土工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、专家建议文件、固定资产投资项目年度计划等档案管理分类细则 （第2页）前期资料建设用地、征地、拆迁文件房地产开发建设项目手册、可行性研究报告及批复、立项申请报告、关于立项有关的会议纪要、环境报告书和批复或环境影响报表或环境影响登记表、商品房建设预备项目计划回执（预备及正式）、岩土工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、专家建议文件、固定资产投资项目年度计划等规划报建文件坐标转换报告、建设工程测量、测绘成果报告书、红线地界桩点放点报告、地震评价报告、结构计算书、修建性详细规划的复函及附图及说明书、审定设计方案批复文件、初步设计审核文件、放线册（白皮）、建设工程报送责任书、管线综合规划审查的复函及附图专业报建文件有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通信、保密、教育、白蚁防治、卫生、抗震、河流湖泊、门牌申请、项目命名、邮通申报等）批准文件或协议，预售面积计算书，房地产权属证